jste Kanadský zaměstnavatel při hledání aplikace pro sledování hodin zaměstnanců? Pokud ano, mnoho aplikací vám může pomoci sledovat pracovní dobu zaměstnanců a podle toho platit svým pracovníkům. Jedna z těchto aplikací, QuickBooks Online, se může synchronizovat s mnoha dalšími aplikacemi pro sledování času pro snadnou integraci s vašimi současnými systémy.
naštěstí QuickBooks usnadňuje nastavení časových listů zaměstnanců a sledování jejich hodin. Tím zajistíte, že jim vždy zaplatíte přesně a zároveň poskytnete klíčové podrobnosti týkající se produktivity a efektivity vašeho podnikání.
Další informace o výhodách softwaru pro sledování času a o tom, jak sledovat čas v QuickBooks a TSheets.
jaké jsou výhody sledování času zaměstnanců?
lepší řízení projektů: použití sledování času k získání spolehlivých dat o vašem pracovním postupu může být velkou pomocí. Zaměstnanec, čas začátku, název projektu a rozsah projektu je okamžitě k dispozici pro vás, takže můžete mít přehled o projektech v reálném čase — to vše, aniž by se museli obtěžovat své zaměstnance na časové odhady. Pohled na stav projektu na první pohled usnadňuje nalezení neefektivnosti a zjištění úkolů, které vyžadují další pomoc. Můžete také zjistit, zda je Projekt na dobré cestě z hlediska rozpočtu, a podle toho upravit pracovní postup.
Přesné Klient Odhady: Když dáte klientovi odhad, v podstatě hádat, kolik času budete potřebovat k dokončení projektu. Ale s pomocí systémů pro sledování času máte přístup k databázi přesných záznamů, které přesně ukazují, jak dlouho trvá, než váš tým provede podobný projekt.
efektivní pracovní postupy: pokud vaši zaměstnanci nevyužívají svůj čas efektivně, mohou jíst z vašeho rozpočtu bez zvýšení zisku. Sledování času vám může pomoci odhalit neefektivitu a naučit vás, jak organizovat čas.
Snížit Rozsah Tečení: Rozsah tečení se stane, když klienti požádat o jednu věc, ale pak přidat další žádosti a dodání v průběhu času, které může ukázat být drahé pro malé a střední podniky. Sledování času vám může pomoci eliminovat rozsah tečení. Tráví vaši zaměstnanci čas na žádostech, které nebyly v původní smlouvě? Klientovi můžete zobrazit záznamy o sledování času. Poté může klient zastavit další požadavky nebo vyplatit více peněz na pokrytí práce navíc. Ať tak či onak, vaše podnikání vyhrává.
Zlepšete morálku: automatizovaný software pro účtování času může skutečně zlepšit pracovní postupy vašich zaměstnanců. Nemusí se starat o timecards nebo se snaží vzpomenout si, kolik času strávili na projektu. Místo toho mohou okamžitě sledovat čas pouhými několika kliknutími. Navíc, pokud si vyberete cloudový systém, mohou vaši zaměstnanci zaznamenávat čas odkudkoli, na jakémkoli zařízení.
manuální Vs. Online sledování času
ruční sledování času
Pokud dáváte přednost tradičnímu způsobu sledování času, zvažte montáž automatizovaných časových hodin na zeď. Každý zaměstnanec dostane časovou kartu a pokaždé, když osoba opustí a vrátí se do práce, zasune kartu Pod tiskový mechanismus na hodinách, kde obdrží časové razítko. Hodiny tisknou přesný odpracovaný čas každý den.
mějte na paměti; pro zpracování mezd musíte tyto hodiny zadat ručně, což může do procesu přidat značné množství času. Pro malé společnosti může ruční metoda zadávání časů spuštění a zastavení v tabulce ušetřit peníze a sloužit jako pohodlná metoda sledování času.
nevíte, kde začít? Stáhněte si snadno použitelné šablony pro sledování času pro Excel.
Online sledování času
Pokud máte v rozpočtu prostor, je sledování času v cloudu lepší volbou. Cloudové systémy umožňují sledovat čas z libovolného počítače, tabletu nebo mobilního telefonu. To znamená, že je snazší zaznamenávat hodiny, když cestujete nebo mimo kancelář.
Jak to funguje? Stačí si vybrat klienta nebo práci ze seznamu. Poté spusťte a zastavte časovač. Později můžete položku Přizpůsobit popisem úkolu a zahrnutím poznámek. Když je čas vyúčtovat klientovi, můžete fakturu rozepsat podle úkolu nebo jednoduše sečíst všechny hodiny.
Pokud to s efektivitou myslíte vážně, zvažte nástroj pro sledování času, který se integruje s vaším účetním softwarem. Program, jako je TSheets vám dává na plný úvazek-sledování schopnosti. Integruje se také s QuickBooks Online, což usnadňuje přidávání fakturovatelných hodin do faktur klientů a import pracovních hodin zaměstnanců a zefektivnění mezd.
Proč sledovat pracovní dobu zaměstnanců v QuickBooks?
QuickBooks poskytuje komplexní řešení pro sledování času a nabízí snadný a přesný přehled o sledování času. Některé z vrcholů řešení pro sledování času QuickBooks zahrnují schopnosti:
- sledovat, předkládat a schvalovat čas zaměstnanců na cestách.
- Monitor přesčasy a placené volno (PTO) s výstrahami.
- Získejte přesné informace o pracovní síle.
- Podívejte se, kdo pracuje, kde a na jakém úkolu.
- Vytvořte plány zaměstnanců prostřednictvím kategorií pracovních míst a směn.
- Zjednodušte funkčnost mezd.
jak vybrat nejlepší software pro sledování času
Investujte nějaký čas do nalezení správné aplikace pro sledování času pro vaše potřeby. V některých případech možná budete chtít jednoduchý časovač sledovat jen vaše hodiny. V ostatních případech možná budete potřebovat aplikaci, kterou může více zaměstnanců použít k přihlášení a odhlášení nebo přidání výdajů podle potřeby. Naštěstí většina aplikací nabízí bezplatné zkušební období, takže si můžete vyzkoušet jejich funkce před registrací ke službě.
při výběru softwaru pro sledování času je důležité hledat funkce jako:
- Cloud přístup z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu
- Mobilní aplikace pro telefony a tablety
- Reporting a analytics
- nástroje pro řízení Projektů, které vám pomohou sledovat pokrok
- Vlastní oprávnění pro různé uživatele
- Přizpůsobitelné výstrahy, aby vám říct, kdy projekt se blíží ke svému rozpočtu limit
- Bezpečné šifrování
Také, ujistěte se, že aplikace synchronizuje s vaším QuickBooks účetní software, takže můžete zefektivnit mzdy a faktury úkoly.
Ve většině případů, čas sledování aplikace účtovat malý měsíční poplatek za zaměstnance, ale cenové struktury se liší, a měli byste se podívat pozorně na náklady, aby zajistily, že vejde do vašeho rozpočtu. Kromě ceny služby také zvažte, zda potřebujete investovat do nového hardwaru. Většina aplikací pro sledování času je založena na cloudu, takže se nemusíte starat o úložný nebo zpracovatelský výkon. Místo toho jednoduše potřebujete několik notebooků nebo chytrých telefonů, které se můžete připojit k internetu.
jako zaměstnavatel se můžete rozhodnout poskytnout tyto nástroje svým zaměstnancům. Nicméně, jako většina Kanaďanů vlastní smartphony, můžete jednoduše chtít, aby vaši zaměstnanci používali své vlastní telefony. V takovém případě musíte zajistit, abyste splnili své zákonné povinnosti. Zejména v době zdanění byste měli vyplnit formulář T2200 (prohlášení o pracovním řádu). To jednoduše upozorní Canada Revenue Agency (CRA) o výdajích, které vašim zaměstnancům vzniknou v rámci jejich pracovní smlouvy. Tento formulář také umožňuje vašim zaměstnancům uplatnit tyto výdaje ve svých daňových přiznáních.
Jak Sledovat Čas v QuickBooks
QuickBooks nabízí čas sledování funkce, která umožňuje vaši zaměstnanci přihlásit množství času tráví na úkolu. U fakturovatelných úkolů si můžete vybrat, který klient dostane účet. Vaši zaměstnanci potřebují počítače s připojením k internetu, když používají QuickBooks ke sledování svého času. Můžete jim dát přístup pouze pro zadávání času, který jim brání v přístupu ke zbytku vašich informací, a můžete přidat tolik uživatelů, kolik chcete, aniž by to ovlivnilo počet a náklady na Licence QuickBooks. Chcete-li sledovat čas zaměstnance, proveďte následující kroky:
- klikněte na možnost zaměstnanci v horním menu a vyberte zadat čas
- Chcete-li vytvořit týdenní časový rozvrh, klikněte na Použít týdenní časový rozvrh.
- Vyberte zaměstnance v rozevíracím seznamu Název.
- pokud musíte účtovat čas, vyberte položku pro zákazníky a služby a označte čas jako fakturovatelný.
- vyberte položku mzdy pro daný čas.
- zadejte počet odpracovaných hodin ve sloupci za den.
- opakujte výše uvedené kroky a vyplňte časový list týdne.
- klikněte na Uložit a poté zavřít pro uložení časového rozvrhu.
Alternativně můžete aktivovat funkci sledování času v QuickBooks pomocí ikony ozubeného kola a přechodem na pokročilé účty a nastavení. Odtud, klikněte na ikonu tužky napravo od Sledování Času a pomocí Přidat Službu a Přidat Zákazníka, pole, přizpůsobit, jak se vaše zaměstnanci používají časové rozvrhy, a také můžete snadno převést tyto výkazy do účty pro své zákazníky. Po dokončení klikněte na Uložit a Hotovo pro návrat do QuickBooks.
jako zaměstnavatel nebo manažer hledáte způsoby, jak optimalizovat svou pracovní sílu. QuickBooks Online nabízí automatizovaný nástroj pro sledování času zaměstnanců, který vám pomůže znát vaše čísla pomocí pracovních zpráv v reálném čase. Pokud chcete lepší způsoby automatizace obchodních procesů, zvažte tuto možnost.
Sledovat Čas s TSheets
Kompatibilní s QuickBooks, TSheets umožňuje vytvářet plány, a to umožňuje zaměstnancům hodiny a ven z libovolného místa pomocí počítače, notebooku nebo smartphone app. Zaměstnanci mohou i text nebo volání v kódu podepsat v případě, že jsou nemají chytrý telefon, nebo jste v oblasti bez telefonního pokrytí. Funkce GPS vám umožní zkontrolovat polohu vašeho pracovníky v terénu, a palubní deska ukazuje, okamžitě, kdo pracuje, kde jsou, a kolik hodin se přihlásit.
klepnutím na tlačítko můžete synchronizovat hodiny svých pracovníků s účetním softwarem. To eliminuje chyby související s ručním zadáním, šetří čas a zefektivňuje váš mzdový proces. Aplikace začíná bezplatnou zkušební verzí, takže si ji můžete vyzkoušet, a pokud se vám líbí, služba je k dispozici za měsíční poplatek.
aplikace nabízí nepřeberné množství funkcí. Další informace naleznete níže:
TSheets také podporuje plánování směn. Chcete-li naplánovat posuny v TSheets:
- nainstalujte doplněk TSheets Scheduling, pokud jej ještě nemáte.
- klikněte na Spravovat a vyberte plán pro přístup do kalendáře plánu.
- Poklepejte na buňku v kalendáři plánu.
- klikněte na akce v levém horním rohu a vyberte Přidat posun.
- zvolte Čas začátku a konce směny.
- Přizpůsobte posun přidáním barvy, popisu práce a zaměstnance.
- kliknutím na tlačítko Publikovat publikujete informace o posunu do kalendářů přiřazeného zaměstnance.
- přidělený zaměstnanec obdrží oznámení o přiřazení směny.
sledování času vám poskytuje zdokumentovaný důkaz o hodinách zaměstnance, což eliminuje dohady o výplatách. To udržuje zaměstnance spokojené a zajišťuje, že vaše firma maximalizuje zisky tím, že neutrácí více, než musíte. Zvažte analýzu různých metod sledování času a objevte ten, který nejlépe vyhovuje velikosti vaší společnosti, a spárujte systém s účetním softwarem.
online software pro sledování času vám pomůže zůstat organizovaný a pochopit vaše mzdové systémy. 5,6 milionu podnikatelů používá QuickBooks, pomůže vaše malé firmy prospívat a připojit se k nim ještě dnes!