v tomto blogu často mluvím o procesu prioritizace projektu a nejlepším způsobu jeho implementace. V tomto článku bych se chtěl podělit o několik nápadů, jak používat matici priorit k upřednostňování projektů způsobem, který vám dává šanci uspět.

co je matice priorit?

matice priorit je jednoduchý nástroj, kde vytvoříte sadu kritérií (která by měla mapovat vaše obchodní cíle) a použít je k skóre vašich projektů. Proč? Snažíte se zjistit, které projekty jsou nejdůležitější, abyste je mohli upřednostnit.

je to docela jednoduché v konceptu, ale může být opravdu těžké dělat dobře.

není to matematika, která je obtížná (a to je místo, kde se většina článků o maticích priorit zaměřuje), je to všechno lidské věci…

výhody matice priorit

v zásadě se matice priorit snadno používá a používá k rozhodování. Většina obchodních manažerů může pochopit koncept váženého skóre v tabulce.

jakmile máte tabulku, je snadné vyladit váhy kritérií a okamžitě vidět vliv na vaše hodnocení.

vaše prioritní matice také vyplivne čisté, jednoznačné číslo pro „prioritu“. To je něco, co každý může pochopit a vztahovat se k němu.

Prioritizační matice pro projekty

pojďme se chvíli podívat na to, jak je matice priorit projektu obvykle nasazena.

nejprve definujete sadu kritérií, která budete používat k bodování projektů. Tato kritéria by měla odrážet vaše obchodní cíle. Pak byste měli zvážit tato kritéria-obvykle lidé dají každému z nich procentní váhu.

dále můžete skóre své projekty. Každý projekt musíte skórovat proti každému kritériu, ale musíte přijít s vhodnou stupnicí.

v rozhodovací vědě mluvíme o normalizaci skóre. 1-5 stupnice) pro všechna kritéria nebo dělat nějaké matematiky převést skóre na „normalizované skóre“ – nebudu jít do toho, jak to udělat tady, ale být si vědom tohoto kroku-mnoho lidí to chybí a to způsobuje problémy .

Nyní máte své vážená kritéria a vaše skóre pro každý projekt, můžete pracovat ven na vážené skóre pro každý projekt tím, že dělá poměrně jednoduchý výpočet:

(Váha Kritéria 1 x Skóre Kritérium 1) + (Váha Kritéria 2 x Skóre Kritérium 2) + (Váha Kritéria 3 x Skóre Kritérium 3) + …..

pokračujte, dokud nepřidáte vážené skóre pro všechna kritéria… a to je vše. Máte prioritní skóre pro váš projekt… a můžete pokračovat ve stejném výpočtu pro další projekt.

samozřejmě to budete pravděpodobně chtít udělat v tabulce. Tento příklad (který si můžete stáhnout zde) vám ukáže, jak matematika vypadá.

Problémy s Projektem, stanovení Priorit Matrix

základní problém je způsoben jeho hlavní výhody – priority matrix je nástroj navržen tak, aby rychlé a snadné použití… což je v pořádku, pokud rozhodnutí nejsou příliš důležitá. Pokud upřednostňujete krátké úkoly, věci, které dlouhodobě nemají velký dopad, pak je to v pořádku.

ale projekty nejsou úkoly.

projekty jsou větší a důsledky výběru špatných mohou být velkolepé.

například výběr nesprávných projektů může zvýšit míru selhání projektu přibližně o 30%. To se jeví jako docela významný důsledek (podívejte se na tento infographic a podívejte se na dopad sladění projektů se strategií).

podívejme se tedy, proč matice priorit projektu selže a co můžeme udělat pro její opravu.

1. Žádné zarovnání na kritériích

tým, který „vlastní zdroje“, velmi často sestaví prioritní matici, která pomůže zjistit, co by měli řešit jako první.

problém je v tom, že tento tým není „zákazníkem“. Tyto projekty existují na podporu vašich „zúčastněných stran zákazníků“ a měly by být těmi, kdo zvolí kritéria.>

samozřejmě, můžete si vlastní „proces“ výběru kritéria – spustit workshop brainstorming, například – ale vaše zúčastněné strany by měly vlastní výběr kritérií.

2. Žádný Proces pro stanovení váhy

vaše kritéria nejsou stejně důležitá.

a co víc, pokud se zeptáte 5 zúčastněných stran, jakou váhu dát na kritériích, budete pravděpodobně dostanete 10 odpovědi!

bez dohody o tom nemá matice priorit projektu smysl.

jistě, dá vám některá čísla, ale tato čísla nebudou důvěryhodná (nebo dokonce relevantní)pro vaše zúčastněné strany. Takže ano, budete moci rozhodovat o prioritách, ale nebudete činit rozhodnutí, která skutečně pomohou vašim zúčastněným stranám.

to je v zásadě důvod, proč vědci zjistili, že metody, jako je matice priorit, ve skutečnosti nefungují. Ve skutečnosti existují pouze dvě metody upřednostňování projektů, které fungují-AHP a DEA. Přečtěte si více: Nejlepší Projekt stanovení Priorit Metody a Techniky,

můžete opravit tento problém pomocí projektu stanovení priorit softwaru přidat AHP (což je zkratka pro Analytické Hierarchie Proces) front-end pro stanovení priorit matice matematika.

AHP vám umožňuje vybudovat silnou a jasnou shodu mezi zúčastněnými stranami. Výsledkem je soubor vážených kritérií, která zúčastněné strany vlastní, kterým důvěřují a které si cení.

3. Rozbité spolupráci na bodování

Když jste bodování projektu proti kritérium jako „Dopad na spokojenost zákazníků,“ budete muset učinit subjektivní rozhodnutí. Někteří lidé by mohli vidět “ dopad „projektu jako“ hlavní „a jiní by to mohli považovat za „nevýznamné“.

Pokud nechcete mít mechanismus pro řešení této, pro sdružující různé zainteresované strany, aby se subjektivní rozhodnutí, pak se vaše skóre bude nakonec být úplně bezvýznamné… alespoň, že bude nesmyslné, aby zúčastněné strany.

některé z vašich skóre budou „tvrdá čísla“. Například „čistá současná hodnota „nebo“ počet zasažených systémů „jsou tvrdá čísla, ale nějak musíte tyto údaje získat od „odborníka na předmět“, který je drží. To obvykle zahrnuje spoustu pronásledování a následné řezání a vkládání do tabulek.

to nejen vyžaduje čas, ale je otevřeno chybám při kopírování dat z jednoho místa na druhé. Je také běžné, že data jsou zastaralá.

Přesun online pomocí systému, jako je TransparentChoice, může opravdu pomoci.

TransparentChoice vám umožní spolupracovat se zúčastněnými stranami na budování konsensu kolem subjektivních úsudků (například „dopad na spokojenost zákazníků“). Zapojením různých zúčastněných stran a automatizací části této spolupráce můžete tento konsensus rychle a snadno vytvořit.

Celkově, pokud při bodování projektů efektivně nespolupracujete, vaše prioritní skóre nebude „důvěryhodné“.

4. Rozhodnutí založená na skóre

když upřednostňujete malé, taktické položky (úkoly, položky údržby atd.), obvykle můžete použít „skóre“ z matice k upřednostnění práce. Přijetí úkolu s nejvyšším skóre je obvykle dobrým pravidlem.

projekty jsou různé.

existují projekty, které vám pomohou dosáhnout strategičtějších obchodních cílů. Soutěží o zdroje a rozpočet. Někdy existují závislosti mezi projekty a celé rozhodnutí je obvykle docela politické. To znamená, že musíte vyvážit zdroje napříč různými odděleními, různými obchodními cíli atd….. a to vše při sledování různých omezení zdrojů a rozpočtu.

můžete to udělat v tabulkách, ale pokud máte více než 5 nebo 10 projektů, bude to opravdu komplikované opravdu rychle.

dobrý software, jako je TransparentChoice, umožňuje sledovat nejen skóre, ale také náklady na každý projekt. To vám umožní vyvážit projekty napříč obchodními řidiči při sledování různých omezení zdrojů. Dokonce sleduje závislostí projektu pro vás (takže nikdy schválit projekt bez předchozího schválení jeho „předchůdci“).

a můžete to udělat vše v jednom pohodlném řídicím panelu.

Shrnutí

stanovení Priorit Matrix je populární způsob, jak učinit rozhodnutí, ale používat to pro projekt stanovení priorit a výběr nemusí být velmi účinné.

koncepty za tím jsou zdravé – chceme maximalizovat sladění s našimi cíli a použít k tomu vážené skóre – ale praxe obvykle zaostává v oblastech, jako jsou:

• Vymezení vhodných kritérií k použití
• Váha těchto kritérií (stakeholder buy-in)
• Spolupráce se skóre projektů rychle a „přesně“
• Vyrovnávání jiné faktory než „skóre“

Software, jako je TransparentChoice může pomoci dovést projekt stanovení priorit matrix nápady na novou úroveň, což vede k portfoliu projektů, které mají silnější podporu zúčastněných stran a, podle pořadí, si vyšší úspěšnosti.

další informace

Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak upřednostnit projekty jako profesionál, tento blog je skvělým místem pro začátek: jak upřednostnit projekty. Také jsme pro vás vytvořili tohoto dokonalého průvodce pro stanovení priorit a výběr projektů.