en blanket indkøbsordre (BPO) er en langsigtet aftale mellem en organisation og en leverandør til at levere varer eller tjenesteydelser med en fast pris på en tilbagevendende basis over en bestemt tidsperiode. Hvis din virksomhed foretager flere betalinger for de samme varer eller tjenester, er det en effektiv måde at reducere tidsforbruget og behandle forsinkelser ved at udstede en blanket-indkøbsordre med detaljerne, såsom pris og leveringsplan.

leverandører kan igen indsende flere fakturaer med henvisning til det samme BPO-nummer. Tæppekøbsbegrænsningerne kan være baseret på et bestemt tidspunkt, for eksempel et år, eller et bestemt beløb. Ud over tidsramme, mængde og pris kan tæppekøbsordrer indeholde varekvalitetsspecifikationer.

fordelene ved tæppekøbsordrer

indkøbsafdelinger bruger tæppeordrer, som også kan kaldes stående indkøbsordrer, for at reducere omkostningerne og opbygge slankere, mere effektive arbejdsprocesser. Her er flere måder tæppe indkøbsordrer kan øge bundlinjen og forbedre arbejdsgangen.

Indkøbsprofessionelle kan bruge tæppekøbsordrer til at sikre lavere bulkpriser baseret på den samlede ordremængde, selv når der er behov for flere leverancer over tid. Når du foretager en ordre ad gangen i løbet af en periode, forhandles mindre mængder. En tæppekøbsordre eliminerer behovet for at sikre indkøb og forhandle kontrakter for hver ordre, hvilket gør det muligt for indkøbsafdelingens personale at fokusere på vigtige aktiviteter frem for gentagne opgaver.

kyndige indkøbschefer kan konsolidere virksomhedsdækkende direkte og indirekte udgifter til mere fordelagtige bulkpriser. Og da kontrakten definerer specifikationerne og omfanget af ordren, vil prisen ikke svinge over tid, uanset hvad der påvirker markedet.

en blanket indkøbsordre strømliner bestillingsprocessen for forventede gentagne køb. For eksempel, hvis en fremstillingsvirksomhed har brug for tyve forsendelser af de råvarer, der er nødvendige til produktion i løbet af et år, betyder en stående indkøbsordre en forhandling, en kontrakt og en godkendelsesproces i stedet for tyve. Flere forsendelser efter behov giver den ekstra fordel at minimere risikoen og omkostningerne forbundet med varelagring.

“Tæppekøbsordrer kan give indkøbsafdelinger gearing til betydeligt lavere indkøbsomkostninger for almindeligt anvendte varer og tjenester.”

Hvornår skal man bruge en tæppekøbsordre

Tæppeordrer er kun kloge at bruge under visse omstændigheder:

• når mængder af de samme varer eller tjenester er nødvendige i en tidsperiode, typisk et år.
• når enhedsomkostninger kan være veldefinerede, og detaljer kan specificeres.
• når en enkelt leverandør er i stand til at levere i hele kontraktens længde.
• ved bestilling i mængde Letter gunstigere kontraktvilkår, såsom bulkrabatter.
• når forskudte leverancer minimere strømpe risiko og omkostninger.

Blanket indkøbsordrer bør aldrig skrives for ordrer, hvor prisen ikke er garanteret, kvaliteten af produktet er upålidelig, eller sælgeren ikke kan stole på.

hvad skal medtages på blanket indkøbsordre

Blanket indkøbsordrer bør definere følgende kontraktvilkår:

• varighed af aftale
• prissætning og kontraktvilkår
• faktureringsoplysninger – hvordan sælgeren sender fakturaer til betaling
• varespecifikationer inklusive forventninger til kvalitet, størrelse og mængde
• Leveringsmængde, tider og placeringer
• Annulleringsklausul

udfordringerne ved at bruge tæppe indkøbsordrer

Prognosebehov er det mest udfordrende aspekt ved udarbejdelse af en tæppe indkøbsordre

. Dataanalyse kan give nøjagtige mængder, som virksomheden har brug for i den definerede tidsperiode. At vide, hvad der er nødvendigt, informerer leverandøren, hvilken mængde der skal lagerføres i tide for at levere i henhold til kontraktvilkår. Under kontraktforhandlinger kan virksomheden give plads til justeringer, da varer og tjenester leveres til brug.

aftaler af denne type forlænges ofte år for år, da virksomheder og leverandører bygger arbejdsforhold. Nøjagtige prognoser er afgørende for at optimere budgettet og minimere lageromkostninger for virksomheden. Sælgeren realiserer på sin side fordelene ved en garanteret langsigtet ordre med tilstrækkelig tid til at forberede varerne til levering.

med en købsaftale på plads og definerede vilkår leverer en betroet leverandør varer og tjenester, når det er nødvendigt og uden yderligere administrativt arbejde. BPO og indgående fakturaer skal overvåges for at sikre, at det samlede beløb ikke overskrider grænserne for aftalen. Den mest effektive og mindst fejlbehæftede metode til overvågning er automatiseret trevejs matching for at verificere modtagelse af varer mod ordren og PO med omfattende indkøbsprogrammer.

Administrer alle dine udgifter inklusive tæppe POs, standard POs og kontrakter med PLANERGY

Find ud af, hvordan