forsinkede betalinger er en almindelig begivenhed for enhver virksomhed og kan true en virksomheds solvens. Jo flere ubetalte kundekonti du har, jo større er likviditetsproblemet. Udestående gæld fører ikke kun til enorme rentetab, men hvis du ender med at skulle kompensere betalingerne med lån, bliver du nødt til at pådrage dig yderligere omkostninger.
Chasing klienter til at gøre deres betalinger kan være ganske frustrerende og ubehageligt for din virksomhed, og det kan spise op din værdifulde tid og ressourcer. Derfor er grunden til, at du skal lære at skrive og sende et forfaldent brev, der kan hjælpe dig med at forbedre pengestrømmen og sætte din virksomhed op til succes og gøre hele processen mindre trættende og opmuntre dine kunder til at foretage deres betalinger meget hurtigere. Her er hvad du skal gøre:
Indholdsfortegnelse
Send en proaktiv påmindelse
en proaktiv påmindelse sendes normalt 7-15 dage før betalingen forfalder. Dette er normalt en høflig og venlig påmindelse og kan betragtes som et høflighedsopkald. Begynd med” for nemheds skyld ” for at vise, at dette ikke er en nagende e-mail, blot et høflighedsopkald eller en hjælpsom gestus.
hold brevet personligt og venligt, og minde dem om dine betalingsmetoder.
eksempel:
kære Paul,
for nemheds skyld vil jeg gerne sende dig en hurtig påmindelse om, at betalingen for faktura A7165F forfalder den 15.August 2020.
Du kan foretage betalingerne via vores bankkontonummer (nummer) eller via (andre betalingsmetoder, Du accepterer)
Jeg håber du har en vidunderlig resten af din dag og ser frem til at gøre forretninger med dig igen snart!
alt det bedste,
Brian
første forfaldne brev
det første forfaldne brev sendes normalt den allerførste dag, betalingen forfalder. Det er vigtigt at lade kunden vide, at du er opmærksom på deres kriminalitet, og at du er på toppen af dine tilgodehavender. Ved at gøre dette, vil du have fremmet en kultur, hvor kunden prioriterer dine fakturaer. I de fleste tilfælde forsinker de fleste kunder med at foretage deres betalinger på grund af uorganisering eller præference for længere betalingsbetingelser-ikke ondskab. Som sådan skal dit første forfaldne brev være hjerteligt, men fast.
Når du skriver dit første forfaldne brev, skal du bruge et mere formelt sprog til at vise din alvor og for at forhindre, at forsinket betaling bliver et personligt problem. For at undgå spænding eller forsvarsevne skal du indramme brevet delikat ved at sige, “din konto hos os vises nu som forfalden.”Sørg for, at du inkluderer henvisningen til fakturaen, den dato, den skulle betales, og en kort påmindelse om din betalingspolitik.
Følg dette brev op med et opkald. Hvis det er muligt, kan du optage din samtale for nøjagtig registrering. Hvis du ikke får noget svar på dette brev, eller hvis de undlader at foretage betalingerne, skal du sende igen efter 45-50 dage.
eksempel:
kære Paul,
Vi vil gerne informere dig om, at din konto hos os nu vises som forfalden.
Vi vil gerne have denne faktura (fakturanummer) til din øjeblikkelige opmærksomhed.
Du kan foretage betalingerne via vores bankkontonummer (nummer) eller via (andre betalingsmetoder, Du accepterer)
Vi ville virkelig sætte pris på det, hvis du kunne fortælle os status for denne betaling. Ring til os på (telefonnummer), hvis du har spørgsmål vedrørende saldoen på din konto.
som du allerede ved, er vores betalingsbetingelser 45 dage fra fakturaens udstedelsesdato, og et forsinket gebyr på 4% opkræves på din konto, hvis betalingen ikke modtages inden for de 45 dage efter udstedelsesdatoen.
tak for at dedikere din tid til at deltage i dette problem og din fortsatte forretning.
Med venlig hilsen
Brian
60 dage forfaldne brev
sandsynligheden for vellykket indsamling, hvis en faktura er mellem 60-90 dage forfaldne. Det er vigtigt, at du følger op med opkald i denne periode og sender en række strengemails. En faktura, der er forfalden i så lang tid, skyldes mindre sandsynligt simpel uorganisering. Det er sandsynligt, at der er et underliggende problem. Dette brev skal være fast, have fed skrift og være skrevet på et formelt sprog. I betragtning af den reducerede Sandsynlighed for at inddrive gælden med succes efter denne periode, skal dine opfølgende e-mails indeholde en betalingsplan eller råd om, hvordan de kan få hjælp til at rydde op i deres balance.
eksempel:
kære Paul,
Vi vil gerne informere dig om, at din konto nu er 60 dage forfalden til fakturaen (fakturanummer)
dette problem kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Venligst foretage din betaling så hurtigt som muligt.
faktura # forfaldsdato: __________ beløb:______________ + 4% sene gebyrer, vurderet dato: ______________
betalingsmuligheder: __________
venligst informere os om den aktuelle status for denne betaling. Hvis du har spørgsmål vedrørende denne faktura eller restbeløbet på din konto, bedes du straks kontakte os.
vi vil fortsætte med at nå dig for at forsøge at få denne sag løst.i henhold til vores virksomhedspolitikker er betalingsperioden 45 dage. Bemærk venligst, at vi i henhold til vores politikker ikke kan fortsætte med at handle med en klient, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ forfalden.
Med venlig hilsen
Brian
90 dage forfaldne brev
90-120 dage forfaldne fakturaer er betydeligt vanskeligere at indsamle på. Dine opfølgende e-mails og opkald skal være faste og formelle og bør bruge forskellige taktikker såsom fed tekst eller forstørrede skrifttyper. Brevet skal også angive de mange forsøg, du har gjort for at forsøge at få problemet løst og konsekvenserne af deres manglende betaling.
eksempel:
kære Paul,
dette brev er meget vigtigt og kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. På trods af at du har sendt dig flere påmindelser, har du ikke gjort noget forsøg på at rydde din saldo, der er alvorligt forfalden. Vi føler, at vi har givet dig nok tid, og at vi har været mere tålmodige med dig. Derfor føler vi, at der ikke er nogen anden anvendelse end at afskrive denne gæld og rapportere den som et” dårligt gældstab ” til ______________ gennem en arkivering. For at undgå dette, bedes du sende din betaling i dag for det fulde skyldige beløb. Hvis du undlader at foretage betalingen inden for de næste tre dage, har du intet andet valg end at handle.
følgende faktura(er) kræver din øjeblikkelige opmærksomhed:
faktura # forfaldsdato: ______________ beløb:______________ + 4% sene gebyrer, vurderet dato: ______________
betalingsmuligheder: ______________
venligst informere os om den aktuelle status for denne betaling. Hvis du har spørgsmål om denne faktura eller saldoen på din konto, bedes du kontakte os med det samme.
kontakt os venligst på (telefonnummer), hvis du gerne vil oprette en tilbagebetalingsplan.i henhold til vores virksomhedspolitikker er betalingsperioden 45 dage. Bemærk venligst, at vi i henhold til vores politikker ikke kan fortsætte med at handle med en klient, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ forfalden.
Med venlig hilsen
Brian
endelig forfaldent brev
der er stadig en chance for indsamling af fakturaer, der er over 120 dage forfaldne, og derfor bør du stadig overveje at sende yderligere kommunikation. I dit sidste brev skal du medtage konsekvensen af deres manglende betaling af gælden (dårlig gæld-afskrivninger, kredit score) og ethvert andet sprog for at fortælle dem, at du vil tage de nødvendige handlinger for at rapportere deres kriminalitet til inkassobureauer og andre relevante organer.
eksempel:
kære Paul,
dette brev kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. På trods af at du sender flere e-mails og foretager flere opkald for at få dig til at betale din gæld, vi har ikke modtaget noget svar fra dig om din alvorligt kriminelle konto. Vi føler, at vi har givet dig mere end nok tid, og at vi har været mere tålmodige med dig. Derfor:
• Vi føler, at der ikke er nogen anvendelse, men at videresende din konto til inkassobureauet
• denne handling vil alvorligt påvirke dine kreditvurderinger
Kontakt os straks, hvis du vil oprette en tilbagebetalingsplan
følgende er alvorligt forfaldne:
faktura: ____________________ forfaldsdato: beløb +4% forsinket gebyr, udstedt Dato
betalingsmuligheder: ____________________
venligst informere os om den aktuelle status for denne betaling. Hvis du har spørgsmål om denne faktura eller saldoen på din konto, bedes du kontakte os med det samme.
kontakt os venligst på (telefonnummer), hvis du gerne vil oprette en tilbagebetalingsplan.i henhold til vores virksomhedspolitikker er betalingsperioden 45 dage. Bemærk venligst, at vi i henhold til vores politikker ikke kan fortsætte med at handle med en klient, der i øjeblikket er forfalden, eller som har været 60+ forfalden.
med venlig Hilsen,
Brian
hvis du sender alle de forfaldne breve til din klient, og de undlader at svare på dine breve, foretage deres betalinger eller oprette en betalingsplan med dig, kan du søge juridisk bistand ved at tage sagen til småkravsretten, hvis beløbet ikke er stort. Du kan også søge juridiske tjenester for rådgivning om, hvordan du får klienten til at give deres saldo, hvis beløbet er over grænsen for småkravsdomstol.
grundlæggende indhold af forfaldent brev
- dit navn og komplette adresse
- navnet på din virksomhed og dens komplette adresse
- navnet på din debitor og deres komplette adresse
- datoen, hvor det forfaldne brev sendes
- detaljer om debitorens skyld
- mængden af penge, der er involveret i transaktionen
- den dato, hvor debitor skulle betale dig
- den næste betalingsfrist
- eventuelle yderligere gebyrer eller bøder, der er involveret på grund af forsinket betaling
- en oversigt over trinnene hvis skyldneren ikke reagerer positivt på det forfaldne brev
- underskrivelsen af den person eller officer, der sender det forfaldne brev
når du skriver et forfaldent brev, skal du kort forklare den transnationale situation. Sørg for at angive dens elementer tydeligt. Sørg også for, at du er høflig, men fast. Lad dit sprog være klart og præcist. Sidst men ikke mindst skal du angive, at debitors betaling er påkrævet straks, inden der træffes yderligere foranstaltninger.
gør ikke nogen trusler. Styr dine følelser og forhindre det i at spilde ind i det forfaldne brev. Skriv heller ikke et forfaldent brev, der er længere end 1 side.