omkostningsestimering i projektstyring er processen med at forudsige omkostningerne og andre ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt inden for et defineret omfang. Omkostningsestimering tegner sig for hvert element, der kræves til projektet, og beregner et samlet beløb, der bestemmer et projekts budget.

estimering er generelt, hvor alle omkostningsdata genereres til projektet. Baseret på en af AACE ‘ s anbefalede fremgangsmåder, vist i tabel 1, klassificeres estimater normalt i 5 niveauer baseret på stigende definitionsniveauer.

Du skal dog huske på, at et godt skøn ikke kun omfatter omkostningerne, men også alle data relateret til den måde, projektet var planlagt til at blive gennemført.

i de fleste tilfælde afsluttes denne øvelse tidligt i projektets livscyklus, de opnåede godkendte udgifter (AFE) midler og alle disse data straks arkiveret og glemt.

i de tidlige stadier af projektet anvendes forskellige metoder til at udvikle estimater baseret på tilgængelige data. Dette omfatter kapacitet factoring, udstyr factoring og parametrisk estimering.

projektet går derefter videre til dets udførelsesfase, og den bedste vej fremad vælges, idet man i de fleste tilfælde forsømmer forskellene mellem den eksekveringsvej og den sti, der er planlagt, mens budgettet oprettes, det er estimatet.

hvis der anvendes et projektomkostningsstyringssystem, som f.eks. et programværktøj, og det omfatter alle enheder af projektkontroller, ville det ikke være muligt at ignorere eksekveringsændringerne, efter at budgettet er baseret på estimatdataene. Dette skyldes, at da dataene er de samme, tvinger den iboende programstruktur eventuelle ændringer til at blive skyllet ud og klart differentieret fra basislinjen. Derfor vil omkostningsestimatet også blive opdateret med ændringerne under udførelsen, hvilket vil holde estimatet dynamisk og nøjagtigt.

4 principper for omkostningsestimering

1. Omkostningsestimering bruges til at forudsige mængden, omkostningerne og prisen på de ressourcer, der kræves af projektets omfang. Et projekt kan være enhver proces, der er begyndt at udføre arbejdsaktiviteter og/eller oprette aktiver. Nøjagtigheden af estimatet afhænger meget af niveauet for definition af projektomfang: efterhånden som projektets design og betingelser bliver bedre defineret, det gør de estimerede værdier også. Tænk på de 5 estimatklasser af AACE, der er delt ovenfor.

2. Omkostningsestimering er nødvendig for at give beslutningstagerne midlerne til at træffe investeringsbeslutninger, vælge mellem alternativer og oprette budgettet i projekternes frontend. Til dette skal estimater foretaget af leverandører og entreprenører også valideres af klienter. I senere faser af projektet bruges budgetoverslaget som en basislinje til at vurdere projektets resultater.

i forbindelse med dette princip er det altid udfordrende at indsamle og læse den enorme mængde omkostningsdata, hvilket ikke hjælper med beslutningstagningen. Analyse og visualisering af omkostningsdata åbner dørene for at gøre dataene nyttige og meningsfulde. Dashboards i et projektstyringssystem er de datadrevne grafiske repræsentationer af et projekt; dashboards kan give beslutningstagere et hurtigt overblik over et projekts fremskridt og omdanne dataene til beslutningspunkter.

3. Estimering sker ved at nedbryde det samlede omfang af et projekt i håndterbare dele, hvortil ressourcer kan tildeles og omkostninger. Der er standardiserede måder at nedbryde et projekt på, som f.eks. Arbejdsopdelingsstrukturen og Omkostningsopdelingsstrukturen (CBS), men afhængigt af projektgruppens og eksterne parters behov implementeres der ofte flere strukturer for at tilpasse rapportering og deling af omkostningsdata.

4. Et omkostningsoverslag er mere end en liste over omkostninger. Det inkluderer også en detaljeret rapport om estimat (Boe), der beskriver antagelser, indeslutninger, udelukkelser, nøjagtighed og andre aspekter, der er nødvendige for at fortolke de samlede projektomkostninger. Ellers ville det være et meningsløst tal. BOE er forpligtet til at kommunikere estimatet til de forskellige parter, der er involveret i beslutningsprocessen, men er også praktisk under afslutningen, når projektets ydeevne sammenlignes med andre projekter. Det er den vitale del, der ofte overses, der giver dig mulighed for at lære af din oplevelse og fejl.

omkostningsestimering er dog lettere sagt end gjort. En nøjagtig estimeringsmetode kan være forskellen mellem en vellykket plan og en mislykket. Husk disse 4 principper, og du har allerede en ramme til at begynde at foretage estimater. Sørg for at opsætte estimatet på en struktureret måde for at muliggøre en nem overgang til projektomkostningsestimeringsprogrammer, hvilket vil hjælpe dig med at foretage mere solide og nøjagtige estimater i det lange løb.