organisatorisk kommunikation er en proces, hvorigennem mennesker konstruerer, styrer og fortolker adfærd og symboler (hvad enten det er verbalt eller ikke-verbalt), både bevidst og utilsigtet gennem interaktion (medieret eller direkte) inden for og på tværs af bestemte organisatoriske sammenhænge.

en oktober 2000-søgning efter publikationer, der omfattede “organisations -“og “communicat -“, gav mere end 2.000 bøger eller tidsskrifter i online Library of Congress-kataloget og mere end 630 ph.d. – afhandlinger i Dissertations Abstract database. ABI / Inform, online business andorganisations database, omfattede næsten 1.300 artikler, der blev indekseret med enten “organisatorisk” og “kommunikation” som emneord og næsten 200 artikler med de to ord i artikeltitlen. Desuden viser mange undersøgelser, at ledere rangerer kommunikation blandt de mest værdifulde færdigheder, som nye og veteranansatte skal have.organisatorisk kommunikation kan forekomme på forskellige niveauer, der involverer interpersonel og dyadisk interaktion, små grupper eller teams, store møder og inden for eller på tværs af organisatoriske afdelinger eller enheder, hele organisationer, industrisektorer og nationale grænser. Denne meddelelse kan understrege specifikt indhold (såsom et notat, der giver nogle oplysninger) eller kan understrege forholdet, hvad der kaldes “metakommunikation” (såsom det samme notat, der understreger, at den person, der leverer oplysningerne, helt klart er eksperten, og læseren skal følge ordrer). Fokus for kommunikationen kan være på opgaver eller sociale aspekter, på administrative eller operationelle funktioner og på formidling eller modtagelse.

organisationsteorier og kommunikationens rolle

forskellige teorier om organisationer involverer forskellige antagelser om kommunikation. Udviklet i begyndelsen af 1900 ‘ erne opstod “klassisk ledelsesteori”—inklusive videnskabelig ledelsesteori, administrativ ledelsesteori og formel bureaukratisteori—som reaktion på væksten i store organisationer, der udførte standardiserede procedurer til fremstilling af fremstillede materialer, et resultat af den industrielle revolution. Klassisk ledelsesteori foreslog generelt, at organisationer kunne være effektive og vellykkede gennem hierarkiske strukturer, nedadgående strøm af opgaveinformation fra ledere til arbejdstagere, anerkendelse af medarbejdernes monetære og sikkerhedsmæssige motiver, mens de ignorerer sociale relationer og personlige mål, undgåelse af tvetydighed eller subjektivitet af information, især i regler og procedurer, optimal design af arbejdsprocessen, autoritet og legitimitet placeret i hierarkisk position snarere end i personlig og politisk indflydelse, ansættelse og belønning af medarbejdere på grundlag af kompetence og opgavepræstation, arbejdsdeling for at øge effektiviteten og specialiseringen, lette horisontal kommunikation, når det er nødvendigt, men kun med godkendelse fra de relevante overordnede og et fortsat fokus på organisatoriske mål. I klassisk ledelsesteori er kommunikation meget struktureret og hierarkisk, upersonlig og kun fokuseret på organisationens mål.Human relations teori opstod ikke så meget som en afvisning af klassisk ledelsesteori, men som et middel til at styre relationer inden for hierarkiske organisationer. Imidlertid fandt de berømte Hagtorne-undersøgelser i 1920 ‘erne og 1930’ erne, at mennesker værdsætter social interaktion og opmærksomhed. Organisatorisk kommunikation bør således muliggøre udvikling af gruppesamhørighed og samarbejde, relationer inden for og mellem arbejdstagere og ledelse, jobtilfredshed, ledelsesmæssige færdigheder og bevidsthed om organisationens samfund.

Ved udgangen af Anden Verdenskrig udvidede human resource theory overvejelsen af sociale aspekter ved at understrege vigtigheden af ægte deltagelse og involvering af medlemmer. Andre tråde opstod, såsom autoritet-kommunikationsteori, der hævdede, at organisatorisk autoritet udvikles, vedligeholdes og accepteres gennem ærlig og åben kommunikation.

i 1960 ‘ erne konceptualiserede systemteori systemer som indlejret i større systemer og bestående af mindre delsystemer, hver indbyrdes afhængige, hver skaber noget større end summen af delene, og hver deltager i generelle processer. Organisatoriske miljøer består af andre organisationer, der leverer input til, ved hjælp af output fra og skaber begrænsninger for den fokale organisation. Organisationer kunne ikke længere styres som faste, effektive maskiner; snarere skal de betragtes som organiske, adaptive og konstant udfordrede processer, der kræver konstant kommunikation inden for og på tværs af systemgrænser.

relaterede begreber inkluderer organisatoriske kommunikationsnetværk og roller, såsom portvagter (som filtrerer kommunikation til en bestemt leder eller opad gennem organisationen), forbindelser (som formidler interaktion mellem to grupper), broer (et gruppemedlem, der formidler interaktion med eksterne individer), kosmopolit eller grænsenøgle (en der overvåger miljøet og bringer ny information ind i organisationen), klikker (medlemmer, der kommunikerer mere med hinanden end med andre medlemmer) oggrapeviner og rygtetetværk (hvor medlemmer kommunikerer gennem uformelle og sociale netværk om fremtrædende, tidsfølsomme emner).

kommunikationsstrukturer påvirker resultater (f. eks. centraliserede eller decentrale netværk er differentielt passende til forskellige slags opgaver), påvirkes af andre faktorer (f. eks. nøjagtigheden af opadgående kommunikation modereres af niveauet af tillid mellem overlegen og underordnet), moderate andre forhold (f. eks., organisationers evne til at reagere godt på kriser) og er både positive og negative påvirkninger på og påvirkes både positivt og negativt af organisatoriske ændringer såsom implementering af nye medier (Johnson and Rice, 1987). Evaluering og brug af nye organisatoriske medier kan påvirkes af andres adfærd og holdninger i ens kommunikationsnetværk (Fulk og Steinfield, 1990).

relateret noget til systemteori såvel som til nyere forestillinger om den fortolkende og interaktive karakter af organisatorisk kommunikation er teorien om organisatorisk sansefremstilling (1979). Formålet med at organisere er at reducere tvetydighed eller i hvilket omfang flere fortolkninger af en situation er mulige. Miljøets natur er stort set Konstrueret af, hvad folk er i stand til, eller vælger at, “vedtage.”I det omfang, hvad der vælges fra dette vedtagne miljø, er tvetydigt, skal folk enten henvise til fortolkninger og svar, der er bevaret fra tidligere aktiviteter, eller give mening om situationen gennem interaktion med andre. I fællesskab, gennem aftalte mønstre for vedtagelse, interaktion, og fortolkning, organisatoriske medlemmer “giver mening” af deres verden, så de kan engagere sig i adfærd. Tit, imidlertid, folk skal først handle, før de kan give mening om situationen, hvad der er kendt som “retrospektiv sansefremstilling.”

flere fortolkende og kulturelle konceptualiseringer ser organisationer som konstitueret og struktureret ikke af formelle strømme af nedadgående eller vandret kommunikation, men gennem og i form af historier, myter, ritualer, artefakter, værdier, logoer, varemærker, taget for givet adfærd, klædestilarter og kontorlandskaber. Det er, disse kulturelle symboler er både resultater af og indflydelse på betydninger og adfærd, både positivt og negativt, og dukker op organisk gennem kommunikation af medlemmer. Et stærkt eksempel på et fortolkende eller kulturelt perspektiv er den organisatoriske metafor. Medlemmer kan ledes, ofte implicit, af organisationens “rod” metafor—såsom forretning som “krig.”Disse metaforer former medlemmernes værdier og fortolkninger og dermed også deres beslutninger og adfærd. Metaforer kommunikerer også organisationens image til dets medlemmer, publikum, forskere, ledere og politikere—såsom maskine, organisme, hjerne/computer, kultur, politisk system, fængsler, selvproducerende systemer eller dominansinstrumenter (Morgan, 1986). Nogle teoretikere, såsom Stanley Deetts (1992), Michel Foucault (1995) og Dennis Mumby (1988), hævder, at al organisatorisk magt er indlejret i diskurs—der styrer, hvad der kan overføres inden for den organisatoriske kontekst. Kommunikation er således ikke kun et værktøj til at udøve magt; det er selve magtformen.

nyere udvikling inden for organisationsteori fokuserer på kvalitetsstyring (hvor kommunikation med nuværende og potentielle kunder er den afgørende kilde til feedback, der er nødvendig for at guide og forbedre organisationen), kaosteori og læringsorganisationer (hvor organisationer er komplekse, adaptive, selvorganiserende systemer afhængige af rig kommunikation, der fremmer samarbejde, delt viden og konstant feedback på forskellige niveauer) og netværksorganisationer (hvor organisatoriske grænser bliver sløret, når enheder engagerer sig i Midlertidige eller outsource hele divisioner for at drage fordel af markedsressourcer eller endda oprette virtuelle organisationer, der kun findes på internettet).

anvendelser af organisatorisk kommunikation

motivationsteorier hævder, at folk kan blive påvirket til at handle af fremtrædende behov, der ikke i øjeblikket opfyldes (Maslav, 1970), af forventninger til sandsynligheden og værdien af resultater (Vroom, 1982) eller af generelle opfattelser af forventninger, muligheder, opfyldelse og ydeevne (Pace and Faules, 1994). Hver af disse processer modereres af eller manifesteres i kommunikation; for eksempel kan forventninger ændres gennem kommunikation om evner og resultater.organisatorisk klima – en makro, organisatorisk niveau opfattelse af miljøet baseret på ens erfaringer med og opfattelser af organisatoriske elementer (såsom arbejde og ledelsespraksis)—påvirker en række kommunikationsresultater (såsom åben og nøjagtig nedadgående information og høringsniveau i beslutningsprocessen). Kommunikationstilfredshed-en mikrovurdering på individuelt niveau—repræsenterer i hvilket omfang grundlæggende kommunikationsprocesser (såsom evne til at foreslå forbedringer, mediekvalitet og tilstrækkelighed af information) er acceptable. Både klima og tilfredshed påvirker individers holdninger og adfærd (Pace and Faules, 1994).

begrebet lederskab er ændret fra en hierarkisk rolle, der leverer beslutninger og overvåger arbejdstagere, til en person, der hjælper med at konstruere fælles betydninger og normer, yder støtte og motivation og styrer enhedens grænser. Forskellige studier af ledelsesstile understreger forskellige kommunikationsaspekter, fra den passende balance mellem opgaver og personlige relationer, i det omfang Alle medlemmer kan engagere sig i beslutningstagning og selvregulering.

et andet skift er fra faste organisatoriske positioner og specialiserede opgaver til flydende teams og samarbejdsprojekter. Hold er ofte midlertidige grupper, der samler særlig ekspertise til et specifikt projekt, udfører deres opgave og derefter adskiller sig for at danne nye hold. Disse hold kan endda være “virtuelle”, hvor teamet består af medlemmer fra forskellige organisationer, der måske kun bruger en del af deres tid til hvert af flere hold, og som måske ikke engang møder deres teammedlemmer ansigt til ansigt, i stedet for at samarbejde og kommunikere gennem nye kommunikationsteknologier. Gruppebeslutningsstøttesystemer og andre former for gruppevarer kan bruges til at forbedre gruppekommunikation (f.eks. gennem anonym brainstorming), der tillader deltagelse på tværs af tids-og pladsbegrænsninger og leverer forskellige beslutningsværktøjer såsom afstemning eller rangordning. Selv traditionelle teams skal kommunikere godt for at udvikle sig gennem forskellige gruppeudviklingsfaser og yde den nødvendige sociale støtte såvel som opgavekoordinering. De nødvendige kommunikationsevner for spredte og virtuelle teams er større, især da teammedlemmer bliver mere og mere forskellige—fra forskellige lokaliteter, organisationer, erhverv, og kulturer—og da medlemmer bliver nødt til at skifte mellem hold og tilpasse sig nye hold oftere.Konflikthåndtering og forhandling er grundlæggende kommunikationsprocesser, da de er dybt indlejret i det sprog, information og fortolkninger, der er tilgængelige for og værdsat af hver af deltagerne. Der er formelle og strategiske kommunikationsstilarter, som erfarne forhandlere anvender i forskellige sammenhænge til forskellige mål.

skrivning, offentlige og gruppe taler, tænker kritisk, ved hjælp af nye medier, og præsentere rapporter og resultater er stigende i betydning. At arbejde med andre, især i ledelses-og lederroller, kræver gode lytte-og ikke-verbale kommunikationsevner, en forståelse af overbevisende meddelelser, fortrolighed med nye interaktive multimedier, samtaler, forberedelse og evaluering af genoptagelser, læsning og vurdering af forskningsrapporter, forståelse af brugen og evalueringen af online information og databaser og styring af medierede interaktioner, såsom gennem videokonferencer eller online diskussionsgrupper.

andre områder af organisatorisk kommunikation inkluderer pr, tværkulturel interaktion, præstationsvurdering, træning, socialisering, beslutningstagning, innovation, globalisering, følelser, tøjdesign og udvælgelse og kontorindretning. Næsten al organisatorisk kommunikation har etiske og juridiske konsekvenser vedrørende ting som chikane, diskrimination, egenkapital, kulturel mangfoldighed, kønsroller, racisme, ansættelse og forfremmelse bias, falsk eller vildledende reklame, og endda opsigelse og pensionering.

Se også:Udbredelse af innovationer og kommunikation; Internet og internettet; netværk og kommunikation; organisatorisk kommunikation, karriere i; Public Relations.

bibliografi

Barnard, Chester. (1968). Udøvende funktioner. Cambridge, MA: Harvard University Press.

Choo, Chun VII. (1995). Informationsstyring for den intelligente organisation: kunsten at scanne miljøet. Medford, NJ: Information i dag.

DEET, Stanley. (1992). Demokrati i en tid med Virksomhedskolonisering. Albany: Københavns Universitet.Eisenberg, Eric og Goodall, H. Lloyd (1999). Organisatorisk kommunikation, 3. udgave. Bedford / St. Martin ‘ S.

Fayol, Henri. (1984). Generel og industriel ledelse, revideret af Irvin Gray. Institut for elektriske og elektroniske ingeniører.

Foucault, Michel. (1995). Disciplin og straffe: fængslets fødsel, 2. udgave, oversat fra fransk af Alan Sheridan. København: Vintage Books.Fulk, Janet og Steinfield, Charles, eds. (1990). Organisationer og kommunikationsteknologi. Bøger fra Sage Publications (Sage Publications).Gleick, James. (1987). Kaos: at skabe en ny videnskab. Viking.

Jablin, Fred og Putnam, Linda, eds. (2000). Håndbog for organisatorisk kommunikation. Thousand Oaks, CA: Sage publikationer.Johnson, Bonnie og Rice, Ronald E. (1987). Håndtering af organisatorisk Innovation: udviklingen fra tekstbehandling til Kontorinformationssystemer. København: Columbia University Press.

kat, Daniel og Kahn, Robert. (1978). Socialpsykologi af organisationer. – Viley.

Likert, Rensis. (1961). Nye Ledelsesmønstre. – Mcgrave-Hill.

Abraham. (1970). Motivation og personlighed, 2. udgave. Ny York: Harper & række.

Mayo, Elton. (1986). De menneskelige problemer i en industriel civilisation. Salem, NH: Ayer.Mintberg, Henry. (1973). Arten af ledelsesarbejde. Ny York: Harper & række.

Morgan, Gareth. (1986). Billeder af organisationen. Bøger fra Sage Publications (Sage Publications).Mumby, Dennis. (1988). Kommunikation og magt i organisationer: diskurs, ideologi og Dominans. Jørgensen, NJ.Nohria, Nitin og Eccles, Robert, eds. (1992). Netværk og organisationer: struktur, form og handling. Boston, MA: Harvard Business School Press.P > P > Pace og Faules, Don. (1994). Organisatorisk kommunikation, 3. udgave. NJ: Prentice-Hall.Richmond, Virginia og McCroskey, James. (2000). Organisatorisk kommunikation til overlevelse: gør arbejde, arbejde, 2.udgave. Boston, MA: Allyn & Bacon.

Senge, Peter. (1990). Den femte disciplin: den lærende organisations Kunst og praksis. Doubleday.

Spencer, Barbara. (1994). “Modeller for organisation og Total kvalitetsstyring: en sammenligning og kritisk evaluering.”Academy of Management anmeldelse 19 (3): 446-471.Taylor, James og Van Every, Elisabeth. (1993). Den sårbare fæstning: bureaukratiske organisationer og ledelse i informationsalderen. Toronto: University of Toronto Press.von Bertalanffy, Ludvig. (1968). Generel Systemteori: Fundamenter, Udvikling, Applikationer. George Brasiller.

Vroom, Victor. (1982). Arbejde og Motivation. Malabar, FL: R. E. Kreiger.

Viber, maks. (1947). Teorien om Social og økonomisk organisation, Red. Talcott Parsons. Glencoe, IL: fri presse.

Vick, Karl. (1979). Socialpsykologien ved organisering, 2. udgave. Læsning, MA: Addison.

Ronald E. Rice