i denne blog taler jeg ofte om projektprioriteringsprocessen og den bedste metode til implementering af den. I denne artikel vil jeg gerne dele nogle ideer til, hvordan du bruger prioriteringsmatricen til at prioritere projekter på en måde, der giver dig en chance for at få succes.

Hvad er prioritering?

en prioriteringsmatrice er et simpelt værktøj, hvor du opretter et sæt kriterier (som skal kortlægges til dine forretningsmål) og bruge dem til at score dine projekter. Hvorfor? Nå, du prøver at finde ud af, hvilke projekter der er vigtigst, så du kan prioritere dem.

det er ret simpelt i konceptet, men kan være virkelig svært at gøre det godt.

det er ikke matematikken, der er vanskelig (og det er her de fleste artikler om prioriteringsmatricer fokuserer), det er alle de menneskelige ting…

fordele ved Prioriteringsmatrice

i princippet er en prioriteringsmatrice nem at bruge og bruge til at træffe beslutninger. De fleste virksomhedsledere kan forstå begrebet en vægtet score i et regneark.

når du har dit regneark, er det nemt at justere kriterievægte og se effekten på din placering med det samme.

din prioritetsmatrice spytter også et rent, entydigt tal for”prioritet”. Dette er noget, som alle kan forstå og forholde sig til.

Prioriteringsmatrice for projekter

lad os bruge et minut på at se på, hvordan projektprioriteringsmatricen normalt implementeres.

først definerer du et sæt kriterier, som du vil bruge til at score projekter. Disse kriterier skal afspejle dine forretningsmål. Du skal derefter vægte disse kriterier-normalt giver folk hver en procentbaseret vægtning.

dernæst scorer du dine projekter. Du skal score hvert projekt mod hvert kriterium, men du skal komme med en passende skala.

i beslutningsvidenskab taler vi om normalisering af scoringer. 1-5 skala) for alle kriterier eller lave nogle matematik for at konvertere scoringer til “normaliserede scoringer” – jeg vil ikke gå ind på, hvordan du gør dette her, men vær opmærksom på dette trin – mange mennesker savner det, og det forårsager problemer.

nu har du dine vægtede kriterier og dine score for hvert projekt, du kan udarbejde den vægtede score for hvert projekt ved at lave en ret simpel beregning:

(vægt af kriterium 1 Score af kriterium 1) + (vægt af kriterium 2 Score af kriterium 2) + (Vægt af kriterium 3 Score af kriterium 3)+…..

fortsæt, indtil du har tilføjet de vægtede scoringer for alle kriterierne… og det er det. Du har en prioriteret score for dit projekt… og du kan gå videre til at gøre den samme beregning for det næste projekt.

selvfølgelig vil du sandsynligvis gøre dette i et regneark. Dette eksempel (som du kan hente her) viser dig, hvordan matematikken ser ud.

problemer med Projektprioriteringsmatrice

kerneproblemet er forårsaget af dets vigtigste fordele – prioriteringsmatricen er et værktøj designet til at være hurtig og nem at bruge… hvilket er okay, hvis beslutninger ikke er meget vigtige. Hvis du prioriterer korte opgaver, ting der ikke har stor indflydelse på lang sigt, så er det fint.

men projekter er ikke opgaver.

projekter er større, og konsekvenserne af at vælge de forkerte kan være spektakulære.

Hvis du f.eks. vælger de forkerte projekter, kan du øge dine projektfejlfrekvenser med omkring 30%. Det virker som en ret betydelig konsekvens (se denne infografik for at se virkningen af at tilpasse projekter til strategi).

så lad os se på, hvorfor projektprioriteringsmatricen fejler, og hvad vi kan gøre for at løse det.

1. Ingen tilpasning til kriterier

meget ofte vil et team, der “ejer ressourcer”, sammensætte en prioriteret matrice for at hjælpe med at finde ud af, hvad de skal tackle først.

problemet er, at dette team ikke er “kunden”. Disse projekter findes for at støtte dine “kundeinteressenter”, og det bør være dem, der vælger kriterierne.>

selvfølgelig kan du eje “processen” med at vælge kriterier – f.eks.

2. Ingen proces til at etablere vægte

dine kriterier er ikke alle lige vigtige.

hvad mere er, hvis du spørger 5 interessenter, hvilken vægt der skal lægges på kriterierne, får du sandsynligvis 10 svar!

uden aftale om dette er din projektprioriteringsmatrice meningsløs.

sikker på, det vil give dig nogle tal, men disse tal vil ikke være tillid til (eller endda relevante) til dine interessenter. Så ja, du vil være i stand til at træffe prioriteringsbeslutninger, men du vil ikke tage beslutninger, der rent faktisk hjælper dine interessenter.

Dette er grundlæggende grunden til, at forskere har fundet ud af, at metoder som prioriteringsmatricen ikke rigtig fungerer. Faktisk er der kun to metoder til at prioritere projekter, der fungerer – AHP og DEA. Læs mere: de bedste Projektprioriteringsmetoder og-teknikker

Du kan løse dette problem ved at bruge projektprioriteringsprogrammet til at tilføje AHP (som står for den analytiske Hierarkiproces) til frontenden af prioriteringsmatricen matematik.

AHP giver dig mulighed for at opbygge en stærk og klar konsensus mellem interessenter. Dette resulterer i et sæt vægtede kriterier, som interessenterne ejer, som de stoler på, som de værdsætter.

3. Brudt samarbejde om scoring

når du scorer et projekt mod et kriterium som “indvirkning på kundetilfredshed”, skal du lave en subjektiv vurdering. Nogle mennesker kan se” virkningen “af projektet som værende” større”, og andre kan betragte det som”ubetydeligt”.

Hvis du ikke har en mekanisme til at løse dette, for at samle forskellige interessenter for at træffe subjektive vurderinger, så vil dine scoringer ende med at blive helt meningsløse… i det mindste vil de være meningsløse for dine interessenter.

Nogle af dine scoringer vil være “hårde tal”. For eksempel er” nutidsværdien “eller” antallet af berørte systemer “hårde tal, men på en eller anden måde skal du hente disse data fra” emneeksperten”, der besidder dem. Dette indebærer typisk en masse jagter og derefter skære-og-indsætte i regneark.

dette tager ikke kun tid, men er åbent for fejl, når du kopierer data fra et sted til et andet. Det er også almindeligt, at data er forældede.

flytning online, ved hjælp af et system som TransparentChoice, kan virkelig hjælpe.TransparentChoice giver dig mulighed for at samarbejde med dine interessenter for at opbygge konsensus omkring subjektive vurderinger (såsom “indvirkning på kundetilfredshed”). Ved at involvere forskellige interessenter, og ved at automatisere noget af dette samarbejde, Du kan opbygge denne konsensus hurtigt og nemt.

samlet set, hvis du ikke samarbejder effektivt, når du scorer projekter, vil dine prioriterede scoringer ikke være “betroede”.

4. Score-baserede beslutninger

når du prioriterer små, taktiske genstande (opgaver, vedligeholdelsesartikler osv.), kan du normalt bruge” score ” fra din matrice til at prioritere arbejde. At tage opgaven med den højeste score er typisk en god regel.

projekter er forskellige.

projekter findes for at hjælpe dig med at nå mere strategiske forretningsmål. De konkurrerer om ressourcer og budget. Nogle gange er der afhængigheder mellem projekter, og hele beslutningen er normalt ret politisk. Dette betyder, at du er nødt til at afbalancere ressourcer på tværs af forskellige afdelinger, forskellige forretningsmål osv…. og alt imens du sporer dine forskellige ressourcebegrænsninger og budget.

Du kan gøre dette i regneark, men hvis du har mere end 5 eller 10 projekter, bliver det virkelig kompliceret virkelig hurtigt.

godt program, som TransparentChoice, giver dig mulighed for at spore ikke kun scorerne, men også omkostningerne for hvert projekt. Det giver dig mulighed for at afbalancere projekterne på tværs af forretningsdrivere, mens du sporer dine forskellige ressourcebegrænsninger. Det sporer endda projektafhængigheder for dig (så du godkender aldrig et projekt uden først at godkende dets “forgængere”).

og du kan gøre det hele i et praktisk dashboard.

Resume

Prioriteringsmatricen er en populær måde at træffe beslutninger på, men at bruge den til projektprioritering og udvælgelse er muligvis ikke særlig effektiv.

begreberne bag det er sunde-vi ønsker at maksimere tilpasningen til vores mål og bruge vægtet scoring til at gøre det – men praksis kommer typisk til kort på områder som:

• definition af de relevante kriterier for at bruge
• vægtning af disse kriterier (med stakeholder buy-in)
• samarbejde om at score projekter hurtigt og “præcist”
• Balanceringsfaktorer bortset fra “score”

programmer som TransparentChoice kan hjælpe dig med at tage projektprioriteringsmatricen ideer til et nyt niveau, der fører til en portefølje af projekter, der nyder stærkere interessentstøtte og igen nyder højere succesrater.

Lær mere

Hvis du gerne vil lære mere om, hvordan du prioriterer projekter som en professionel, er denne blog et godt sted at starte: hvordan man prioriterer projekter. Vi har også oprettet denne ultimative Guide til Projektprioritering og udvælgelse til dig.