disse noter kommer fra fem succesrige år med Open Data Day DC og andre civic hackathons, som jeg har kørt, sponsoreret eller deltaget i.ideen er blevet inspireret af mange individer, især min Open Data Day DC-medarrangører Eric Mill, Sam Lee, Katherine Byend, og Julia Besgacheva, samt Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann, og Greg Bloom.

Hvad er en hackathon?

defineret

jeg definerer “hackathon” meget bredt:

• Hacking er kreativ problemløsning. (Det behøver ikke at involvere teknologi .)
• et hackathon er enhver begivenhed af enhver varighed, hvor folk mødes for at løse problemer. De fleste hackathons, jeg har kørt, har også et parallelt spor til værksteder.

deltagerne danner typisk grupper på omkring 2-5 personer, tager deres bærbare computere ud (hvis begivenheden er teknologitema) og dykker ned i problemer. Træningsværksteder er et godt parallelt spor, især for nyankomne, men også for alle deltagere.

positiv energi

Hackathons har fået en dårlig rap på grund af nogle, der har en usund, konkurrencedygtig struktur og for at sætte urealistiske forventninger. Kør ikke en hackathon sådan, og du vil være på rette spor. Her er de mål, jeg husker:

• styrke det samfund, som hackathon er til.
• vær velkommen til nyankomne i samfundet.
• Giv deltagerne mulighed for at lære noget nyt.
• Giv et rum og en tid for deltagerne at gøre fremskridt på problemer, de er interesseret i.

forvent ikke at have løst et problem ved udgangen af hackathon. Virkelige problemer er hårde! Tænk på hackathon som et pit-stop på en lang rejse for at løse problemer eller som en træningssession for at forberede deltagerne til at løse problemer.

da du ikke vil løse et problem, skal du ikke lægge urealistisk (og usundt) pres på dine deltagere. Bliv ikke oppe hele natten, pump ikke deltagere med koffein, og lav ikke vindere og tabere. Der har aldrig været øl, konkurrencer eller tidspres på mine hackathons. Deltagerne skal komme energisk og blive mødt med positiv energi.

vent – måske er en hackathon ikke den rigtige ting

mine noter nedenfor er for det meste logistiske og antager en teknologicentrisk tilgang. Jeg tager det for givet, at du vil køre en hackathon. Men læs så du tror, du vil køre en Hackathon? Tænk igen af Laurenellen McCann for tanker om andre (og nogle gange bedre) måder at engagere et samfund på.

overvej også ikke at kalde din begivenhed en “hackathon”. Ikke alle vil vide, hvad du mener, og “hacking” kan gøre det mindre sandsynligt, at alle grupper vil føle sig velkomne.

hvis målet med din hackathon er at markedsføre et produkt, skal du stoppe her og læse en anden guide. Dine mål og mine mål er ikke de samme.

indbydende nyankomne

det sværeste ved at køre en vellykket hackathon er at byde velkommen til nyankomne og hjælpe dem med at blive involveret i en aktivitet.

nybegyndere lider ofte af “imposter syndrom”, følelsen af at de ikke hører hjemme, fordi de ikke har færdigheder, ikke er kloge nok osv. De tager fejl, selvfølgelig, men indtil de føler, at de hører hjemme, vil de ikke være i stand til at få en tilfredsstillende oplevelse. Det er hackathon arrangørens job at hjælpe dem med at indse, at de har noget at bidrage med.

første gang hackathon-deltagere er ofte overvældede, når det er tid til at finde et projekt at arbejde på. De ved muligvis endnu ikke, hvordan de skal relatere deres egne færdigheder til de slags projekter, der arbejdes med. At vide, hvordan man kan være nyttig, er en færdighed i sig selv. Du bliver nødt til at guide dem til et projekt og gennem en proces for dem at indse, hvordan de kan bidrage. Hvis du har for mange mistede deltagere og ikke nok hjælp til at få dem i gang med et projekt, vil de forlade — prøv at undgå det.

hackathon-arrangøren skal sørge for, at alle har noget at gøre. En måde at gøre dette på er at have en liste over projektledere på forhånd: folk, du kender, kommer med bestemte projekter, som du kan guide andre deltagere til. Og du kan arbejde for at sikre, at dine hackingprojekter er klar til at acceptere nyankomne. Du kan også holde ikke-projektaktiviteter-værksteder, beskrevet nedenfor-som er lettere for nyankomne at deltage.du kan også overveje at parre nyankomne med mentorer eller holde en pre-event session bare for nyankomne, som for nylig gjorde.

Hacking

hacking sporet er for deltagerne at dykke ned i problemer. Ofte dannes grupper på 2-5 personer omkring et projekt, såsom at opbygge en ny datavisualisering, skrive et dokument eller samarbejde undersøge et problem. Deltagerne tager deres bærbare computere ud, opretter forbindelse til strøm og trådløst internet, og kom i gang.

Hacking begynder med projektintroduktioner. Deltagere, der bringer projekter til arrangementet, har mulighed for kort (maks.1 minut) at forklare, hvad de arbejder på i starten af arrangementet, så andre deltagere kan deltage i projektet. I slutningen af begivenheden, en indpakningssession giver hvert projekt en chance for at demonstrere nogle resultater.

dyrke gode projekter

ikke alle projekter gør en god hackathon projekt. Det er ekstremt vigtigt at maksimere følgende kvaliteter i projekterne på dit arrangement:

• klart artikuleret. Projekter skal have et klart spørgsmål eller problem, de forsøger at løse plus en rimelig specifik foreslået løsning.
• opnåelig. De fleste projekter vil opnå omkring 25% af, hvad de tror, de kan opnå i den begrænsede tid, de har. Administrer hvert projekts mål, så deltagerne er i stand til at føle sig gennemført i slutningen af sessionen, ikke afbrudt.
• let at ombord nyankomne. Projekter skal have klar-til-gå-opgaver for nytilkomne med en række færdigheder og på forskellige færdighedsniveauer. For kodningsprojekter kan disse opgaver ikke kræve en intim forståelse af kodebasen, og sørg for, at byggemiljøet kan spindes op på mindre end 20 minutter. Lav en liste over opgaver, eller opret github-problemer på forhånd!
• ledet af en interessent. En interessent (eller” emneekspert”) guider et projekt til relevans i den virkelige verden. Projekter uden en interessent kan “løse” et problem, der ikke findes. Ideelt set er lederen (eller en af lederne) en interessent eller en god fuldmagt for en interessent. Jeg anbefaler kraftigt at gennemgå Laurenellen McCanns Build med, ikke til serier om involvering af interessenter i alt civilt teknisk arbejde. Derudover er det aldrig nok for en projektleder at bare være en ideer person. Pas på, når lederen er en interessent, men kan ikke forudse, hvordan han eller hun kan implementere sammen med resten af holdet.
• organiseret. For projekter med fire eller flere medlemmer, især nytilkomne, skal projektlederens rolle være at koordinere, sikre, at hvert teammedlem har noget at arbejde på og hjælpe med at byde nye teammedlemmer velkommen.

behandle disse kugler som en tjekliste. Projekter, der tænker på sig selv med hensyn til disse kvaliteter, har tendens til at være lykkeligere og mere produktive.

Hvis du ved, hvilke projekter der skal arbejdes på ved arrangementet, jo tidligere kan du få disse projekter til at tænke over dette, jo bedre. Mød med projektledere og tal om disse komponenter i deres projekt på forhånd, hvis det er muligt. Som arrangør kan det at have disse oplysninger om projekter også hjælpe dig med at dirigere deltagere til projekter, de måske vil arbejde på.

på Tema Hackathons

et tema hackathon er et, hvor projekterne er begrænset til et bestemt problem: såsom fødevare bæredygtighed eller tilbagevendende borgere. Tema hackathons er i stand til at tiltrække emneeksperter (noget, som åbne hackathons som Open Data Day DC ikke er gode til), og projekter drejer sig typisk om problemer, som emneeksperterne bringer til bordet.

Når tema hackathons er også teknologi hackathons, der er et fælles problem: Emneeksperter kan let identificere problemer på deres område, men kan ikke altid gøre disse problemer til brugbare teknologiprojekter. Andre deltagere kan være klar til at anvende deres færdigheder, men ikke vide noget om hackathons tema. At bygge bro over dette hul kræver omhyggelig planlægning på forhånd.

det, der ofte resulterer, er en opdeling af rummet i tre grupper:

1. fageksperter og andre deltagere, der med succes arbejder sammen.
2. Emneeksperter, der arbejder med andre emneeksperter om problemundersøgelse, men ikke implementering.
3. andre deltagere kæmper for at finde noget relevant at arbejde på / implementere en løsning af minimal værdi for at løse temaets faktiske problemer.

#1 er fantastisk. # 2 er fint, hvis gruppen er glad. Men # 3 er dårligt: deltagere uden emnevejledning vil føle sig tabt. For at undgå dette skal du sørge for, at du har nok brugbare projekter til alle forud for begivenheden. Arbejd med emneeksperterne inden begivenheden for at gøre deres problemer til projekter. Se afsnittet dyrkning af gode projekter ovenfor for at sikre, at der er et sammenhængende spørgsmål, at de nødvendige ressourcer findes (f.eks. datasæt), og at de færdigheder, der er nødvendige for projektet, svarer til de færdigheder, som andre deltagere forventes at medbringe (og i tilstrækkelig mængde).

derudover kan en emneekspert foreslå mange ideer, men han eller hun kan kun effektivt deltage i et enkelt projekt under arrangementet, så sørg for, at der er mindst en emneekspert + brugbart projekt for omkring hver fire ikke-ekspertdeltagere.

placering af nytilkomne i nye projekter

onboarding deltagere på eksisterende projekter kan være meget vanskeligt. Det er en af de sværeste dele af hacking. Så har ideer til nye projekter, der er særligt let for deltagerne at komme i gang med, hvis de ikke kan deltage i et eksisterende projekt. At have projektideer klar er især vigtigt, hvis du ikke forventer, at mange deltagere medbringer projekter! Og vær altid åben for projektideer fra deltagere. Et projekt af en, hvilket betyder, at nogen arbejder alene, er også okay!

andre Tips

Tillad ikke nogen at pitche en ide, som de ikke vil arbejde på ved arrangementet, medmindre der virkelig ikke er nok ideer til at gå rundt. Ellers er dette spild af alles værdifulde tid.

når hacking er begyndt, skal du ikke afbryde hackerne undtagen for at sikre, at hackingen går glat, for at kontrollere, at alle har noget at gøre, og for at holde folk på den samlede tidsplan. Midt på dagen aktiviteter såsom frokosttidshøjttalere og videoopkald med folk off-site er utroligt distraherende for deltagere, der nu er ivrige efter at arbejde på et problem.

træning

en vellykket hackathon kan være bare hacking, bare træning eller både hacking og træning.

Hvis du har et betydeligt antal nyankomne, er det at have træningsværksteder en fantastisk måde at give dem noget at gøre, som de vil være mere komfortable med end at dykke ned i hacking. Du kan køre værksteder for at introducere deltagerne til emnet hackathon eller til særlige tekniske færdigheder, der er nyttige til hackathon. Værksteder kan også være steder at have en diskussion om emner inden for området relateret til hackathon. Værksteder skal være interaktive så meget som muligt

Vælg dine værkstedsledere omhyggeligt. Ideelt set har lederne kørt det samme værksted før, så de er godt indøvet. De skal også være så forskellige som de deltagere, du gerne vil se til stede ved arrangementet (køn, race, alder osv.). Læs Hopper Conference Diversity Guides tip til valg af højttalere.

Kør værkstederne i et andet rum, hvis det overhovedet er muligt. 45-90 minutters værksteder er en god længde. Hvis du har mere end et værksted, skal du lade 15-30 minutter være fri mellem værkstederne for at give den første leder mulighed for at lukke op og den anden leder oprette.

på Open Data Day DC har vi kørt seks værksteder over to dage på en introduktion til åbne data og API ‘ er, en introduktion til samarbejde ved hjælp af github, åben kortlægning, en introduktion til Python og samfundsengagement.

Venue & dato

grundlæggende krav

Find et sted at være vært for dit arrangement og reserver datoen. Dette er det eneste, du skal gøre betydeligt forud for arrangementet. Jo tidligere du kan reservere plads jo bedre.

Find et sted, der kan give:

• korrekt siddepladser (se nedenfor)
• en strømstrimmel pr. tabel
• trådløst internet (er det hurtigt og pålideligt? kan det forbinde alle dine deltagere? blokerer det nogen porte?)
• projektor
• en mikrofon, i det mindste i store rum
• tilgængelige indgange og kørestolsvenlige siddepladser (og hvis der er en scene, skal du kontrollere, om den er tilgængelig, hvis relevant)
• kønsneutral, enkeltværelse, tilgængelige badeværelser

(Hvis du kører en stor begivenhed, skal du også læse alle de tilgængelighedsproblemer, der er anført her.)

siddepladser

siddepladser krav er forskellige for hacking og værksteder. Til hacking vil du have en banket-stil opsætning med store cirkulære borde, der sidder omkring 10 personer hver. Værelser i banket-setup holde færrest antal mennesker i forhold til andre bord/stol arrangementer, så tage hensyn til, når computing kapacitet. Til værksteder vil du have siddepladser i klasseværelset, dvs. rektangulære borde med stole på den ene side.

når

vælg datoen for din begivenhed omhyggeligt. Undgå sommeren, helligdage og andre større begivenheder i dit felt. Ugedage er svære for folk, der deltager i deres faglige kapacitet. Ugedage er svære for forældre.

spørg dit sted om tilladte start-og sluttider. Indstil tidspunkter for hvornår du vil ankomme/forlade og for hvornår deltagerne vil ankomme/forlade. Planlæg mindst 30 minutter før og efter begivenheden for dig at oprette og rive ned/oprydning.

sørg for, at du kan komme ind, og at dine deltagere kan komme ind. Hvis bygningens hoveddør er låst, skal du sørge for at have en nøgle, og at du har nogen placeret ved døren for at lade deltagerne ind (du har muligvis brug for et team af mennesker til at rotere ved hoveddøren hele dagen).

kontroller også…

Kontroller, om lokalet tillader dig at have mad på værelset.

Hvis du holder arrangementet uden for åbningstiden, skal du kontrollere, at lokalet har aircondition/varme.

budgettering af dit sted

professionelle spillesteder opkræver en hel del penge, så du bliver nødt til at finde noget, der passer til dit budget. Forhåbentlig kan du finde noget ledig plads med god trådløs internetadgang (dit lokale bibliotek, en vens firma osv.).

for en stor, en hel dags begivenhed i en større by, forventer spillesteder at ændre sig i tusindvis af dollars om dagen. Det afhænger af, hvor meget plads du har brug for, og der er ingen rim eller grund til prisfastsættelse, men det kommer normalt ud til omkring $10-$30 pr.

sponsorering

ved store begivenheder har du sandsynligvis brug for sponsorer til at hjælpe dig med at dække omkostningerne.

sponsorer vil give dig noget-kontanter, plads, mad, t-shirts — med forventning om, at de får noget ud af deres støtte til dit arrangement. De kan rekruttere / ansætte og søger at spejde ud dine deltagere, eller de kan markedsføre et produkt, som de ønsker at fremme.

tænk over, hvad du er villig til at give sponsorer til gengæld for deres støtte. Du vil helt sikkert takke dine sponsorer, ved navn, under din åbning og lukning session, og du vil sandsynligvis gerne Kvidre din tak også. Udover det, vil du give dem en tid på et podium til at tale med dine deltagere? Eller et bord i ryggen for at vise deres ting? Det er op til dig, og du er nødt til at finde den rette balance mellem at indbringe nok sponsorater uden at forstyrre målene for din begivenhed.

Find ud af dit budget — dit sted og madomkostninger, især — først, så du ved, hvor meget i sponsorater du har brug for. Men så kom i gang med at sikre sponsorer tidligt.

mad

ideelt set bør du give kaffe og let billetpris til morgenmad og drikkevarer hele dagen (især vand). Fødevarer er overraskende dyre, så gør hvad du kan.

hvad skal man købe

Hvis du leverer mad, skal du virkelig levere vegetariske og mælkefrie muligheder, fordi disse diætbegrænsninger er meget almindelige. At gå all-vegetar er ikke en dårlig ide. Derefter skal du overveje andre begrænsninger, som dine deltagere kan have (veganer, kosher, glutenfri) og gøre dit bedste.

vær ansvarlig for din mad. Tænk som en forælder. Bestil mad, der er relativt sund. Undgå tunge fødevarer, der gør folk søvnige (som brød) eller ineffektive (som alkohol). Koffein og sukker er fint (energi er vigtigt), men har reel næring også..

budgettering og logistik

figur på $7 til $15 per person. Det er den billigste mad at få, men det er også dybest set det værste, du kan fodre nogen (og ikke alle spiser det) — undgå mad, hvis du kan.

Hvis du bestiller mad, vil du sandsynligvis placere ordren mindst tre dage før arrangementet.

tyvekoster

nogle begivenheder kan lide at give tyvekoster, ligesom t-shirts eller klistermærker. Personligt tror jeg, at der er meget bedre måder at bruge dit budget på, men hvis du virkelig ønsker at give tyvekoster, skal du huske–

ikke få en-størrelse-passer til alle t-shirts, fordi folk ikke alle er ens. Læs Hopper Conference Diversity Guide ‘ s afsnit om t-shirts.

adfærdskodeks

Teknologibegivenheder har en historie om ikke altid at være indbydende for kvinder og mindretal. Vi er nødt til at ændre det. Du kan være en del af denne ændring ved at vedtage en adfærdskodeks for begivenheden. En adfærdskodeks handler ikke kun om at håndhæve regler. Det sætter samfundsnormer og sender et signal til potentielle deltagere om, at du prøver at skabe et indbydende miljø. Og, selvfølgelig, hvis der er et problem på din begivenhed at have en adfærdskodeks på forhånd vil hjælpe dig med at løse problemet.

se efter adfærdskodekser, der bruges til begivenheder, du beundrer, eller kopier fra Code for DC ‘s code of conduct eller Tech Lady Hackathon + Training Day’ s code of conduct. Læs også Hopper Conference Diversity Guide ‘ s afsnit om dette.

Happy hours

en happy hour før begivenheden natten før hjælper deltagerne med at lære hinanden at kende i afslappende omgivelser. En happy hour efter begivenheden aftenen efter, at hackathon er afsluttet, giver deltagerne en chance for at socialisere sig nu, når de kender hinanden.

Ved store begivenheder skal du vælge en bar på forhånd og tale med baren og sørge for, at det er ok for dig at medbringe en stor gruppe. Du ønsker måske at reservere en del af linjen (de kan bede om en betaling på forhånd eller et garanteret minimumsudgifter, som de opkræver dig efter, hvis dine folk ikke bestiller nok).

Hvis du serverer alkohol, skal du huske: ikke alle drikker (dem under 21 år, gravide kvinder og mange mange andre mennesker af forskellige årsager); alkohol kan føre til et usikkert eller ubehageligt miljø; dem, der drikker, har brug for offentlig transport for at komme hjem. Så derfor: sørg for ikke-alkoholholdige drikkevarer; overvåge miljøet for at sikre, at det forbliver professionelt og behageligt for alle; være tæt på offentlig transport.

registrering

Opret en Eventbrite-registreringsformular.

Registreringsgrænse

Bestem din maksimale kapacitet. For en begivenhed med parallelle spor skal du huske, at deltagerne alle samles i et rum i starten af begivenheden, så din maksimale kapacitet er lidt større end kapaciteten i dit hovedrum (nogle mennesker kan klemme/stå i begyndelsen).

for en gratis begivenhed vil omkring 65% af dem, der tilmelder sig, faktisk dukke op. Dette tal ses meget konsekvent på tværs af begivenheder. Så cap registrering på 150% af din faktiske maksimale kapacitet.

Saml info

brug registreringsformularen til at indsamle oplysninger om deltagere:

• navn (og muligvis andre oplysninger som krævet af stedets sikkerhed)
• e-mail-adresse
• jobtitel
• er de nye til hackathons?
• hvilken slags hacker er de? Eksempler: Udvikler. Design. Data Scientist. Domæne Ekspert. Regeringens Personale. Communicator. projektleder. Fortaler.
• hvad er de interesseret i hacking på? (Gratis form spørgsmål)
• er de interesseret i nogen af værkstederne?
• hvordan de hørte om begivenheden
• særlige behov / anmodninger

jo flere oplysninger du kan samle på forhånd, jo bedre planlægning kan du gøre. Du kan begynde at tænke over, hvem der vil arbejde på hvad, så snart registreringer begynder at komme. Prøv bogstaveligt talt at forestille dig, hvordan hver registreret deltager vil holde sig beskæftiget ved begivenheden baseret på de oplysninger, du kender til dem.

ti dage før

Find projektledere

se på, hvem der kommer, og hvis du ved, at nogle af disse mennesker kommer med bestemte projekter, skal du identificere projektledere. Du kan også mødes med dem på dette tidspunkt for at:

• Guide dem om, hvordan man gør fremskridt med deres projekter
• Identificer, hvordan de kan påtage sig nyankomne, hvilke opgaver der kan udføres for nyankomne
• Identificer, hvilken slags hjælp deres projekt har brug for

se afsnittet Kultivering af gode projekter ovenfor.

Find hjælpere

Hvis du kører interaktive værksteder, hvor deltagerne følger med på deres bærbare computere og forventer, at mange deltagere deltager, kan du have værkstedshjælpere rundt for at hjælpe deltagere, der sidder fast. Planlæg for mindst en hjælper for hver 10-20 deltagere.

find også hjælpere til at køre et registreringsbord og bygningens hoveddør, hvis den er låst, og du kan også overveje at identificere frivillige til at tage point på fotografering, styre sociale medier og dokumentere, hvad der sker ved arrangementet til historiefortælling bagefter.

e-mail deltagere

du ønsker måske at e-maile de registrerede deltagere på dette tidspunkt med så meget af logistikoplysningerne som du ved, så de kan planlægge fremad. Se “Dagen før” nedenfor for, hvad du skal medtage i e-mailen.

tre dage før

Opsæt gruppekommunikation

Opsæt en måde, hvorpå dine deltagere kan kommunikere digitalt og holde kontakten efter begivenheden. Nogle muligheder er:

• et chatrum, som Slack
• en social mediekanal, som en hashtag på kvidre eller en Facebook-gruppe
• et delt dokumentrum, som Google Docs eller Dropbokspapir
• en e-mail-liste, som en Google-gruppe

tænk over, hvordan du vil fortælle din historie

en del af din begivenheds varige indflydelse er i, hvordan folk vil huske det:

• Vælg et hashtag.
• Opsæt en tumblr eller et andet offentligt delt dokumentrum (se ovenfor) til projekter til registrering af fremskridt og opslag af links.
• tænk på, hvordan du tager billeder af din hackathon, der fortæller sin historie.
• Læs Nathan Matias og pil Brughs mediefremstillingsstrategier for hackathons.

Anskaf forsyninger

Du skal medbringe til begivenheden:

• papir, markører og tape til at skrive og sende skilte med
• navnemærker og markører, så folk kan skrive deres navne på deres navnemærke
• Bemærk kort, penne, papir og andre forsyninger for at lette projektplanlægningen
• plastkopper, papirplader og engangsredskaber, hvis du leverer mad

også…

• Placer eventuelle mad catering ordrer
• e-mail alle journalister, du kender, der kan være interesseret i begivenheden
• oplad dit kamera, så du er klar til at tage billeder
• nogle spillesteder kræver en liste over deltagere for sikkerhed. Hvis du har brug for at indsende en liste, skal du sørge for at alfabetisere den! Sikkerhed vil sandsynligvis udskrive, hvad du har som det er, og tingene bliver komplicerede hurtigt, når listen ikke er i orden.

e-mail deltagere igen

du vil måske e-maile de registrerede deltagere på dette tidspunkt igen med så meget af logistikoplysningerne som du ved, så de kan planlægge fremad. Se “Dagen før” nedenfor for, hvad du skal medtage i e-mailen.

dagen før

gennemgang

gør en gennemgang af dit sted. Sørg for, at du har:

• Banketborde til hacking, rektangulære borde til værksteder
• nok stole (tæl dem!(måske endda teste din computer)
• en mikrofon, i det mindste i store rum

Hvis du har to parallelle spor:

• gå over listen ovenfor en gang til hackingrummet og igen til træningsrummet
• sørg for, at du har plads nok til at holde alle i et rum, fordi deltagerne samles i et rum og et værelse først til den indbydende session

email blast

send en logistikmail til registrerede deltagere. Omfatte:

• dine kontaktoplysninger, inklusive dit mobiltelefonnummer, så deltagerne kan ringe/sende en SMS til dig, hvis de ikke kan finde spillestedet
• enhver happy hour-information før begivenheden og efter begivenheden: placering, dato og tid
• start-og slutdatoer og tidspunkter for begivenheden
• begivenhedens placering (adresse og bygningsnavn), nøjagtig placering af indgang, retninger og kort
• påmindelse om at medbringe ID, hvis spillestedet har en sikkerhedskontrol
• påmindelse om at medbringe en bærbar computer og oplader
• hvilken mad / drikkevarer vil blive leveret, og hvornår (morgenmad, frokost, middag?), og hvilke begrænsninger vil blive imødekommet (vegetar osv.din adfærdskodeks (eller et link)
• hvis der er problemer med handicaptilgængelighed med mødestedet, skal du medtage, at
• ethvert read-ahead-materiale til at forberede dem til begivenhedens emne
• arrangørernes navne og anerkendelse/tak til sponsorer

uddelingskopier til deltagere, der inkluderer:

• begivenhedens hashtag og URL
• tidsplanen (starttidspunkt, frokost, sluttidspunkt og værkstedsplan, hvis relevant)
• en liste over breakout-rum
• Anbefal nærliggende steder til frokost/middag (og inkluder et kort, hvis det er muligt)
• en kort URL (f.eks. bitly) til tumblr-eller hackpad-siden

udskriv en kopi pr. tabel (dvs. en kopi for hver ~5-10 deltagere).

også

• Forbered dias til den indbydende session (hvis du vil)
• Oplad din telefon. Det bliver en lang dag i morgen.

Hackathon schedule

når du ankommer tidligt

• sørg for, at tingene er i orden: borde/stole er der, projektoren fungerer, toiletter er i funktionsdygtig stand
• send skilte fra bygningens hovedindgang til hvor deltagerne skal gå først
• send skilte til toiletter og eventuelle andre værelser deltagerne skal muligvis gå til
• læg navneskiltene ud. Hvis de er trykt med navne, skal du lægge dem alfabetisk ud, og hvis der er meget, skal du gruppere dem efter en del af alfabetet og skrive tegn.

indbydende session

Start med en kort session, der byder alle velkommen og lægger dagen ud:

• Introducer arrangørerne
• Tak mødestedet og sponsorerne (glem ikke nogen — det er derfor, de sponsorerede dig)
• Forklar begivenhedens historie og formål
• nævn adfærdskodeksen (igen er pointen ofte at sætte normer, ikke kun for at håndhæve regler)
• spørg, hvem der ikke har været i et hackathon før eller til din særlige begivenhed før; Giv et bifald
• forklar Logistik: Tumblr, tidsplanen for værksteder, frokost, sluttid
• opfordre folk til at tage og dele sessionsnotater og registrere fremskridt på projekter (se noterne ovenfor om at fortælle hackathons historie)

i en lille begivenhed (op til omkring 30 personer) kan du få alle deltagerne til at introducere sig selv.

enhver, der har bragt et projekt til at arbejde på, skal derefter introducere projektet for alle. Dette kaldes undertiden ” projektpladser.”Hold hver tonehøjde kort: lederens navn og tilknytning, en problemstilling, løsningen og de nødvendige færdigheder/hjælp. Projektledere har en tendens til at tale så længe de kan, så du skal muligvis afskære dem efter et minut for at respektere publikums tid. Tilskynd ledere til at tænke på dette ikke som rekruttering, men som at prale af, hvor fantastisk deres dag bliver.

I løbet af dagen

har nogen, der administrerer hackingrummet. Gå rundt for at kontrollere, at hvert projekt går glat. Se om nogen har brug for noget eller ikke kan finde noget at arbejde på. Hold folk på den overordnede tidsplan. Advar alle, når det er tid til frokost og en time før indpakningssessionen. Før op til indpakning, sørg for, at hvert projekt er parat til at forklare, hvad de gjorde. Få dem til at registrere deres fremskridt på tumblr.

har nogen, der administrerer værksteder. Sørg for, at værkstederne holder sig til tiden, at deltagerne forstår lederen, kan høre lederen fra bagsiden af rummet osv. Vær omkring for at sikre, at værkstedslederen ikke har nogen teknologiske problemer. En arrangør skal altid være til rådighed på værkstederne.

indpakning

indpakningssessionen giver alle en chance for at høre, hvad alle andre arbejdede med i løbet af dagen. For en lille gruppe skal du bede frivillige om at rapportere, hvad de har opnået, eller hvad de har lært (især for værkstedsdeltagere). Giv folk runder af bifald.

i store grupper har hver projektrapport om dens resultater. Hvis det er muligt, lad dem vise deres arbejde på projektoren. Men hold tingene hurtige. På dette tidspunkt kan projekter have meget at sige. Hold hvert projekt til 1 eller 2 minutter, og hvis de skal vise noget på projektoren, skal du sørge for, at det er klar, før indpakningssessionen begynder.

endelig:

• Tak mødestedet og sponsorerne
• Tak deltagerne og medarrangørerne
• hvis der er en post-begivenhed, skal du lede folk til det eller bede en frivillig om at lede folk over

rive ned

endelig når alle deltagerne er væk, skal du sørge for, at mødestedet returneres til dets oprindelige tilstand:

• Ryd op
• Fjern tegn
• kontroller for mistede genstande

Post Mortem

efter begivenheden:

• skriv ned alt, hvad der gik rigtigt, så du kan gentage det næste gang
• skriv ned alt, hvad der gik galt, så du kan undgå det næste gang
• Beregn, hvor meget begivenheden koster i alt og pr. deltager, bare for at vide
• Undersøg deltagerne om, hvad de kunne lide og ikke kunne lide
• Blog om begivenheden