Præsentationsuddelingens uhyggelige rolle

her er en dristig erklæring: Jeg tror, at den udskrivbare præsentationsuddeling er den grundlæggende årsag til, hvorfor publikum over hele verden falder i søvn under præsentationsmøder.

tro mig ikke? Overvej følgende:

under min signaturpræsentation myth-busting keynote, “få deres opmærksomhed”, udsætter jeg mit publikum for “one Idea Per Slide” – filosofien, der bruges af kendte præsentationseksperter som Garr Reynolds, Nancy Duarte og Guy. Formålet med dette er at bryde det fælles mønster af pakningsglas med kuglepunkter.

hvorfor? Fordi under en levende præsentation er den menneskelige hjerne kun i stand til at forstå en ide ad gangen og hurtigt mister opmærksomheden, når den er spærret med masser af kuglepunkter. Dette fører uundgåeligt til et diasdæk, der er meget mere effektivt til en live præsentation, men også meget længere.

der er et spørgsmål, jeg bliver pålideligt spurgt, hvor jeg ved, at mit svar vil hæve øjenbrynene:

“hvordan håndterer du præsentationsuddelinger? Jeg kan ikke sende en 120-slide dæk med et ord pr dias som en præsentation handout for de mennesker, der ikke var der…”

og de har ret. Jeg forstår smerten og lidelsen bag dette spørgsmål alt for godt. Og dette spørgsmål repræsenterer et nøgleforbindelse i kæden af præsentationsmisbrug, jeg har observeret at arbejde i virksomhedsorganisationer i over ti år.

derfor er mit publikum aldrig helt klar til mit svar, hvilket er:

jeg distribuerer aldrig nogensinde mine Live præsentationsglas som en uddeling efter en præsentation. NOGENSINDE.

Cue forvirret / forstyrret stirrer / pitchforks.

Ja, jeg ved det. Der er mennesker, der ikke deltog i mødet, der har brug for at vide, hvad der gik ned. Og der var mennesker på mødet, der ønsker at gennemgå, hvad de lærte. Du skal sende noget efter mødet.

Jeg er ikke enig. Jeg sender bare ikke mine Live dias som en præsentationsuddeling. Jeg kan forklare med en kort historie.

en uventet præsentation Handout lektion fra Seth Godin

når du er en digital marketingmedarbejder og præsentation junkie, ser Seth Godin til stede for et intimt publikum på 100 er så tæt på en professionel religiøs oplevelse, som du kan få.

Jeg var begavet sådan et privilegium, mens jeg deltog i 2013 ClickTale Forum. Blandt en stjernernes højttaler lineup, det var Godin Den Store, der virkelig stjal vis med sine spekulationer om død masse markedsføring og fødslen af den individualiserede stamme.

da det iriserende guldstøv slog sig ned fra hans tale, blev jeg chokeret, da de åbnede det for spørgsmål& A. Jeg kunne ikke forestille mig et forhøjet nok spørgsmål til at stille denne gud af scenen.

en anden troede, at de gjorde det. En ung herre foran løftede begejstret hånden, tilkaldte Lord Godins opmærksomhed og spurgte,

“vil du sende os dine præsentationsbilleder?”

plader styrtede ned, biler skreg i stå. En nervøs titter løb gennem publikum, og jeg observerede Seths nysgerrige udtryk og gravide pause. Han kan lige så godt have bedt Seth om at give buddet videre.

det var ikke et usædvanligt spørgsmål; det er blevet stillet i hvert møde, konferencepræsentation, værksted og hjemmeside, jeg nogensinde har deltaget i.

men jeg vidste i det øjeblik, at hans spørgsmål havde brudt den første regel i Slide Club: du beder ikke Seth Godin om at sende dig sine dias.Seths svar var så spot-on, at det blev et lærerigt øjeblik for alle i publikum. Han sagde noget om effekten af, “jeg sender ikke Folk mine dias. Uden mig ville du ikke have nogen anelse om, hvad de betyder. Jeg er din guide.”

Boom.

hvorfor jeg undgår at sende en e-mail til mine Præsentationsslides

Her er begrundelsen bag vores præsentationsdelingsfilosofi, ren og enkel: når du opretter et dokument til at betjene både dine live-deltagere og dine e-mail-modtagere, underserver du begge målgrupper.

et veldesignet live præsentationsdæk har brug for dig til at guide publikum gennem din fortælling. Men jo bedre du har designet dine live dias, jo mindre mening vil de give et offline publikum.

på bagsiden vil en overfyldt, teksttung præsentationsuddeling miste dit publikums opmærksomhed og ofre deres liveoplevelse.

og for mig er prioriteten på live-præsentationen, fordi det er her, du virkelig kommer til at skinne som partner med dine teams og klienter.

desværre har vi som et (travlt / overarbejde / overkapacitet) kollektivt erhvervsliv bukket under for at sende en forhastet kopi af teksttunge præsentationsslides som standardpraksis.

denne midtvejsrapport er, hvad præsentationsguddom Garr Reynolds har opfundet “Slideumentet”. Han forklarer i sin banebrydende præsentationsbibel, præsentation af:

“Slides er dias. Dokumenter er dokumenter. De er ikke det samme…slideumentet er ikke effektivt, og det er ikke effektivt, og det er ikke smukt. Forsøg på at få dias til at fungere som både projicerede billeder og som enkeltstående uddelingskopier giver dårlige billeder og dårlig dokumentation.”

~ Garr Reynolds

og her er hans begrundelse for dobbeltdokumentdoktrinen:

“Hvis du opretter en ordentlig uddeling som en orlov til din præsentation i forberedelsesfasen, vil du ikke føle dig tvunget til at sige alt om dit emne i din tale. Forberedelse af et ordentligt dokument … frigør dig til at fokusere på, hvad der er vigtigst for dit bestemte publikum på din særlige dag.”

~ Garr Reynolds

medpræsentationsguru Nancy Duarte fra Duarte er veltalende enig i sin utrolige bog slide: ology:

“publikum vil enten læse dine dias eller lytte til dig. De vil ikke gøre begge dele. Så spørg dig selv dette: er det mere effektivt, hvis de lytter, eller mere effektivt, hvis de læser?”

~ Nancy Duarte

faktisk citerer Nancy Seth Godin i sin bog om faren ved at præsentere slideuments for et live publikum:

“kommunikation handler om at få andre til at vedtage dit synspunkt…hvis alt hvad du vil gøre er at oprette en fil med fakta eller tal, skal du annullere mødet og sende en rapport.”~Seth Godin

og der kommer den fuld cirkel. Og det er af disse grunde, at jeg sender to dokumenter: en skræddersyet til mit liveopvisning og en til mine udeblivelser.

nu ved jeg hvad du tænker:

Lea Pica – Præsentationsuddelinger – har ingen tid til det

Jeg ved, at du er begravet i bjerge med talknusning og urimelige frister. Men Frygt ikke ung græshoppe; jeg ville ikke droppe denne konventionelle busting filosofi på dig uden en praktisk løsning.

Ved at udskære kun 30 – 45 minutter af din tid til at skabe begge leverancer godt, vil dit hårde arbejde gøre indhug i din karrierevej, du ikke ville se ellers.

det følgende er således min trinvise, upatenterede, tophemmelige plan for at oprette en separat præsentationsuddeling med mindre end en times omarbejdning.

den praktiske præsentation Handout løsning

jeg ved, du balking på ideen om at skabe to separate dokumenter. Men jeg sagde aldrig, at du skabte dem begge fra bunden.

derfor besluttede jeg at oprette en teknik til oprettelse af begge fra det samme Live præsentationsdokument.

denne tilgang udnytter en teknik, jeg bruger godt før præsentationen, under brainstorming og designprocessen. Når jeg lægger min indholdsstrøm i Google Slides (efter første brainstorming på Post-It-noter), dikterer jeg mine talepunkter i Noteboksen på hvert Effektpoint-dias.

Jeg dikterer mine talepunkter på en professionel, men alligevel tilgængelig måde, som en samtale i stedet for et akademisk foredrag. Which…is hvordan jeg kan lide at tale med mine publikum, store eller små.

Jeg bruger Dragon NaturallySpeaking diktat til at gøre dette (en sindssygt nyttig applikation). Men jeg bruger også mikrofonen på min Evernote-app til at diktere noter også.

Du kan også blot skrive dine talende noter i hver boks; bare sørg for at bruge en samtale måde. Disse noter er meget praktiske, når jeg øver min præsentation, og til at vejlede mig under mit Live-program, hvis jeg er i stand til at bruge præsentationsvisning.

men kirsebæret på toppen er, at når jeg har leveret præsentationen, bliver mine live talende noter fortællingsguiden for mine uddelingsmodtagere.

Dette er et eksempel på, hvordan der ikke er spildt arbejde i min proces; hvordan jeg laver min live historie i begyndelsen bliver historien for dem, der ikke kunne være der. Det er en effektiv teknik, der sparer mig masser af tid, mens du går de to dokument linje.

P. S. – denne teknik udnytter Notevisningen af Effektpunkt. Brug ikke visningen uddelingskopier. Visningen uddelingskopier er så elendig til uddelingskopier, den skal sendes til hjørnet.

klar? Kom så!

Sådan oprettes den perfekte Præsentationsuddeling

åbn din Notes Master i din præsentation. Notes Master styrer global formatering for dine Notesider på samme måde som Slide Master styrer dine dias.

Notes Master svarer til Diasmesteren (din tidsbesparende bedste præsentation) > ven) ved at du kan ændre skrifttypefamilien, farve og størrelse. Du kan også justere størrelsen på diaset på Notesiderne og ændre sideretningen.

her kan du også tilføje dit firmalogo til hvert dias for at overholde virksomhedens informationsdistributionspolitikker. Her, og kun her (ikke på dine live dias, tak).

Notes Master er dog helt i modsætning til Diasmesteren, fordi du har få formateringsmuligheder uden for det, jeg har nævnt. Selvom du synligt kan tilføje figurer og linjer eller fjerne glidekanten i Notemasteren, vises ændringerne ikke på dine Notesider. Lidt falsk reklame, men du kan altid tilføje disse elementer til de enkelte Notesider.

næste, aktivere sidetal, hvis de ikke allerede er. Kun i tilfælde af uddelingskopier og præsentationer, der kun er telefon, anbefaler jeg sidetal.

nu skal vi forfine hvert dias til en uddelingsside. Klik på” Luk Master ” og gå til det første dias, og gå derefter for at se siden med venstre noter.

for hvert dias, formatere de noter, du skrev ved hjælp af fed, nummererede lister, og her, punkttegn er ok. Gør det fortællende, til læsernes fordel. Husk, at du ikke er der for at guide dem, så skriv dine noter på en professionel, men alligevel samtale måde.

du er velkommen til at fjerne nogle dias (som sektionsoverskrifter), hvis en separat udskrevet side ikke giver nogen værdi.

konsolidere nogle dias, hvis du føler, at en enkelt ide er for sparsom til et dias. Lad os sige, at du har tre dias, der bruger det samme diagram, fordi du har tre separate indsigter at præsentere. Husk, at du vil pace dit live publikum en ide ad gangen. Eksempel nedenfor:

for uddelingen kan jeg konsolidere og tilføje antal anmærkninger for at tage dem gennem tilsvarende punkter i mine noter uden at bruge 3 hele sider. Se noter sider se nedenfor:

Bemærk: alle de ekstra billeder og annoteringer, du tilføjer til Notes-siden, vises kun i Notesvisning.

Når du er færdig, skal du gå til Udskriv tryk på tryk til PDF tryk på tryk på tryk på tryk på tryk på tryk på tryk på tryk på tryk på tryk.

Du er færdig! Det vil tage et par forsøg på at få det endelige produkt rigtigt, men når du først har fået fat i det, vil du aldrig svede uddelingsanmodningen igen!

Hent din gratis præsentation Handout skabelon

fordi du er bierne knæ, jeg giver dig min gratis praktisk + perfekt præsentation Handout skabelon, som vil lede dig gennem alle disse trin.

Klik på billedet nedenfor for at få fat i din kopi:

Endelige tanker om præsentation uddelingskopier

Jeg håber, at dette indlæg kun gav en løsning på dette ældgamle dilemma. Jeg siger på ingen måde, at det er den bedste måde; denne proces er ikke set-it-and-forget-it og kræver lidt ekstra tid og tanke.

men det er en praktisk, gentagelig metode, der drager fordel af flere indbyggede trin i min trusted presentation handout-proces.

jeg har oplevet fremragende resultater ved hjælp af denne metode med mine klienter og teams, der ikke var i stand til at deltage, uden at ofre live koncertoplevelsen for dem, der var. Jeg har også brugt dette til at oprette konference præsentation uddelingskopier til session deltagere med stor effekt.

dette indlæg blev inspireret af et nyligt indlæg om præsentationsuddelingsfilosofi af min ven Cole Nussbaumer Knaaflic af historiefortælling med Data, hvor hun deler nogle nyttige tip til oprettelse af en præsentationsuddeling.

og i betragtning af hvor udbredt dette dilemma er for praktikere og professionelle højttalere, er det helt sikkert tid til det.

vil du prøve at oprette en separat præsentationsuddeling?

Fotokreditter:
Seth Godin