Verspätete Zahlungen sind für jedes Unternehmen ein häufiges Ereignis und können die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens gefährden. Je mehr unbezahlte Kundenkonten Sie haben, desto größer ist das Liquiditätsproblem. Ausstehende Schulden führen nicht nur zu enormen Zinsverlusten, sondern wenn Sie am Ende die Zahlungen mit Krediten ausgleichen müssen, müssen Ihnen zusätzliche Kosten entstehen.
Kunden zu verfolgen, um ihre Zahlungen zu leisten, kann für Ihr Unternehmen ziemlich frustrierend und unangenehm sein und Ihre wertvolle Zeit und Ressourcen verschlingen. Daher der Grund, warum Sie lernen sollten, wie man einen überfälligen Brief schreibt und sendet, der Ihnen helfen kann, den Cashflow zu verbessern und Ihr Unternehmen auf Erfolg auszurichten, den gesamten Prozess weniger ermüdend zu gestalten und Ihre Kunden zu ermutigen, ihre Zahlungen viel schneller zu tätigen. Hier ist, was Sie tun sollten:
Inhaltsverzeichnis
Senden Sie eine proaktive Erinnerung
Eine proaktive Erinnerung wird normalerweise 7-15 Tage vor Fälligkeit der Zahlung gesendet. Dies ist normalerweise eine höfliche und freundliche Erinnerung und kann als Höflichkeitsanruf angesehen werden. Beginnen Sie mit „Für Ihre Bequemlichkeit“, um zu zeigen, dass dies keine nörgelnde E-Mail ist, nur ein Höflichkeitsanruf oder eine hilfreiche Geste.
Halten Sie den Brief persönlich und freundlich und erinnern Sie ihn an Ihre Zahlungsmethoden.
Beispiel:
Lieber Paul,
Zu Ihrer Bequemlichkeit möchte ich Ihnen eine kurze Erinnerung senden, dass die Zahlung für die Rechnung A7165F am 15.August 2020 fällig wird.
Sie können die Zahlungen über unsere Bankkontonummer (Nummer) oder über (jede andere Zahlungsmethode, die Sie akzeptieren)
Ich hoffe, Sie haben einen wunderbaren Rest Ihres Tages und freuen uns darauf, bald wieder mit Ihnen Geschäfte zu machen!
Alles Gute,
Brian
Erster überfälliger Brief
Der erste überfällige Brief wird normalerweise am ersten Tag der Fälligkeit der Zahlung gesendet. Es ist wichtig, den Kunden wissen zu lassen, dass Sie sich seiner Zahlungsunfähigkeit bewusst sind und dass Sie Ihre Forderungen im Griff haben. Auf diese Weise haben Sie eine Kultur gefördert, in der der Kunde Ihre Rechnungen priorisiert. In den meisten Fällen verzögern die meisten Kunden ihre Zahlungen aufgrund von Desorganisation oder Bevorzugung längerer Zahlungsfristen – nicht aus Bosheit. Daher sollte Ihr erster überfälliger Brief herzlich, aber fest sein.Wenn Sie Ihren ersten überfälligen Brief schreiben, verwenden Sie eine formellere Sprache, um Ihre Ernsthaftigkeit zu zeigen und zu verhindern, dass die verspätete Zahlung zu einem persönlichen Problem wird. Um Spannungen oder Abwehr zu vermeiden, umrahmen Sie den Brief vorsichtig mit den Worten: „Ihr Konto bei uns erscheint jetzt als überfällig.“ Stellen Sie sicher, dass Sie den Verweis auf die Rechnung, das Fälligkeitsdatum und eine kurze Erinnerung an Ihre Zahlungsbedingungen angeben.
Folgen Sie diesem Brief mit einem Anruf. Wenn möglich, können Sie Ihre Konversation aufzeichnen, um genaue Aufzeichnungen zu führen. Wenn Sie keine Antwort auf diesen Brief erhalten oder wenn sie die Zahlungen nicht leisten, senden Sie nach 45-50 Tagen erneut.
Beispiel:
Lieber Paul,
Wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihr Konto bei uns nun als überfällig erscheint.
Wir möchten Sie auf diese Rechnung (Rechnungsnummer) sofort aufmerksam machen.
Sie können die Zahlungen über unsere Bankkontonummer (Nummer) oder über (alle anderen von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden)
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns den Status dieser Zahlung mitteilen könnten. Bitte rufen Sie uns an (Telefonnummer), wenn Sie Fragen bezüglich des auf Ihrem Konto fälligen Guthabens haben.
Wie Sie bereits wissen, betragen unsere Zahlungsbedingungen 45 Tage ab Rechnungsdatum, und wenn die Zahlung nicht innerhalb von 45 Tagen nach Rechnungsdatum eingeht, wird Ihrem Konto eine Verzugsgebühr von 4% in Rechnung gestellt.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich diesem Thema und Ihrem weiteren Geschäft zu widmen.
Mit freundlichen Grüßen,
Brian
60 Tage überfällig Brief
Die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Sammlung, wenn eine Rechnung zwischen 60-90 Tagen überfällig ist. Es ist wichtig, dass Sie in diesem Zeitraum Anrufe tätigen und eine Reihe von String-E-Mails senden. Eine Rechnung, die so lange überfällig ist, ist weniger wahrscheinlich auf einfache Desorganisation zurückzuführen. Es ist wahrscheinlich, dass es ein zugrunde liegendes Problem gibt. Dieser Brief sollte fest sein, fettgedruckte Wörter haben und in einer formalen Sprache geschrieben sein. Angesichts der verringerten Wahrscheinlichkeit, dass die Schulden nach diesem Zeitraum erfolgreich eingezogen werden, sollten Ihre Follow-up-E-Mails einen Zahlungsplan oder Ratschläge enthalten, wie sie Hilfe erhalten können, um ihr Guthaben aufzuräumen.
Beispiel:
Lieber Paul,
Wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihr Konto jetzt 60 Tage überfällig ist für die Rechnung (Rechnungsnummer)
Dieses Problem erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Bitte machen sie Ihre Zahlung so schnell wie möglich.
Rechnung # Fälligkeitsdatum: __________ Betrag:______________ + 4% verspätete Gebühren, geschätztes Datum: ______________
Zahlungsmöglichkeiten: __________
Bitte informieren Sie uns über den aktuellen Stand dieser Zahlung. Sollten Sie Fragen zu dieser Rechnung oder dem Restbetrag auf Ihrem Konto haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.
Wir werden Sie weiterhin erreichen, um zu versuchen, diese Angelegenheit zu lösen.
Gemäß unserer Firmenpolitik beträgt die Zahlungsfrist 45 Tage. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unseren Richtlinien nicht in der Lage sind, Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder über 60 Jahre alt ist.
Mit freundlichen Grüßen,
Brian
90 Tage überfällige Rechnungen
90-120 Tage überfällige Rechnungen sind deutlich schwieriger zu sammeln. Ihre Follow-up-E-Mails und Anrufe sollten fest und formell sein und verschiedene Taktiken wie fettgedruckten Text oder vergrößerte Schriftarten verwenden. In dem Brief sollten auch die zahlreichen Versuche aufgeführt sein, die Sie unternommen haben, um das Problem zu lösen, und die Konsequenzen, wenn Sie die Zahlungen nicht leisten.
Beispiel:
Lieber Paul,
Dieser Brief ist sehr wichtig und erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Obwohl Sie mehrere Erinnerungen gesendet haben, haben Sie keinen Versuch unternommen, Ihr Guthaben zu löschen, das ernsthaft überfällig ist. Wir haben das Gefühl, dass wir Ihnen genug Zeit gegeben haben und dass wir geduldiger mit Ihnen waren. Daher haben wir das Gefühl, dass es keinen anderen Ausweg gibt, als diese Schulden abzuschreiben und sie als „Forderungsausfall“ an die ______________ durch eine Ablage. Um dies zu vermeiden, überweisen Sie bitte Ihre Zahlung heute für den vollen fälligen Betrag. Sollten Sie die Zahlung nicht innerhalb der nächsten drei Tage leisten, haben Sie keine andere Wahl, als zu handeln.
Die folgenden Rechnungen bedürfen Ihrer sofortigen Bearbeitung:
Rechnungsnummer Fälligkeitsdatum: ______________ Betrag:______________ + 4% verspätete Gebühren, geschätztes Datum: ______________
Zahlungsmöglichkeiten: ______________
Bitte informieren Sie uns über den aktuellen Stand dieser Zahlung. Sollten Sie Fragen zu dieser Rechnung oder dem Restbetrag auf Ihrem Konto haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.
Bitte erreichen Sie uns unter (Telefonnummer), wenn Sie einen Tilgungsplan erstellen möchten.
Gemäß unserer Firmenpolitik beträgt die Zahlungsfrist 45 Tage. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unseren Richtlinien nicht in der Lage sind, Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder über 60 Jahre alt ist.
Mit freundlichen Grüßen,
Brian
Endgültiger überfälliger Brief
Es besteht immer noch die Möglichkeit, dass Rechnungen, die über 120 Tage überfällig sind, eingezogen werden. Fügen Sie in Ihrem letzten Brief die Folge ihrer Nichtzahlung der Schulden (Forderungsausfälle, Kredit-Score) und jede andere Sprache hinzu, um sie wissen zu lassen, dass Sie die geeigneten Maßnahmen ergreifen werden, um ihre Zahlungsunfähigkeit Inkassobüros und anderen zuständigen Stellen zu melden.
Beispiel:
Lieber Paul,
Dieser Brief erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Obwohl wir Ihnen mehrere E-Mails gesendet und mehrere Anrufe getätigt haben, um Sie zur Begleichung Ihrer Schulden zu bewegen, haben wir von Ihnen keine Antwort auf Ihr ernsthaft delinquentes Konto erhalten. Wir haben das Gefühl, dass wir Ihnen mehr als genug Zeit gegeben haben und dass wir geduldiger mit Ihnen waren. Daher:
• Wir sind der Meinung, dass es keine andere Möglichkeit gibt, als Ihr Konto an das Inkassounternehmen weiterzuleiten
• Diese Aktion wird Ihre Kreditwürdigkeit stark beeinträchtigen
Bitte kontaktieren Sie uns sofort, wenn Sie einen Tilgungsplan erstellen möchten
Die folgenden Beträge sind stark überfällig:
: ____________________ Fälligkeitsdatum: Betrag +4% Verzugsgebühr, Ausgabedatum
Zahlungsoptionen: ____________________
Bitte informieren Sie uns über den aktuellen Stand dieser Zahlung. Sollten Sie Fragen zu dieser Rechnung oder dem Restbetrag auf Ihrem Konto haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.
Bitte erreichen Sie uns unter (Telefonnummer), wenn Sie einen Tilgungsplan erstellen möchten.
Gemäß unserer Firmenpolitik beträgt die Zahlungsfrist 45 Tage. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unseren Richtlinien nicht in der Lage sind, Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder über 60 Jahre alt ist.
Mit freundlichen Grüßen,
Brian
Wenn Sie alle überfälligen Briefe an Ihren Kunden senden und dieser nicht auf Ihre Briefe reagiert, seine Zahlungen leistet oder einen Zahlungsplan mit Ihnen erstellt, können Sie Rechtshilfe in Anspruch nehmen, indem Sie den Fall an das Gericht für geringfügige Forderungen bringen, wenn der Betrag nicht hoch ist. Sie können auch Rechtsberatung in Anspruch nehmen, um zu erfahren, wie Sie den Kunden dazu bringen können, sein Guthaben bereitzustellen, wenn der Betrag über der Grenze des Gerichts für geringfügige Forderungen liegt.
Grundlegender Inhalt des überfälligen Schreibens
- Ihr Name und Ihre vollständige Adresse
- Der Name Ihres Unternehmens und seine vollständige Adresse
- Der Name Ihres Schuldners und seine vollständige Adresse
- Das Datum, an dem das überfällige Schreiben gesendet wird
- Details der vom Schuldner geschuldeten Zahlung
- Geldbetrag, der an der Transaktion beteiligt ist
- Das Datum, an dem der Schuldner Sie bezahlen sollte
- Die nächste Zahlungsfrist
- Alle zusätzlichen Gebühren oder Geldbußen aufgrund verspäteter Zahlung
- Eine Übersicht über die Schritte was Ihr Unternehmen unternehmen wird, wenn der Schuldner nicht positiv auf das überfällige Schreiben reagiert
- Die Unterschrift der Person oder des Beamten, die das überfällige Schreiben senden
Wenn Sie ein überfälliges Schreiben schreiben, sollten Sie die finanzielle Situation kurz erläutern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Elemente klar angeben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie höflich, aber fest sind. Lassen Sie Ihre Sprache klar und prägnant sein. Geben Sie nicht zuletzt an, dass die Zahlung durch den Schuldner unverzüglich erforderlich ist, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden.
Machen Sie keine Drohungen. Kontrollieren Sie Ihre Emotionen und verhindern Sie, dass sie in den überfälligen Brief gelangen. Schreiben Sie auch keinen überfälligen Brief, der länger als 1 Seite ist.