en blanket innkjøpsordre (BPO) er en langsiktig avtale mellom en organisasjon og en leverandør for å levere varer eller tjenester til en fast pris på regelmessig basis over en bestemt tidsperiode. Hvis bedriften din foretar flere betalinger for de samme varene eller tjenestene, er det en effektiv måte å redusere tidsbruk og behandlingsforsinkelser ved å utstede en teppekjøpsordre med detaljene, for eksempel pris og leveringsplan, som allerede er angitt.

Leverandører kan i sin tur sende inn flere fakturaer med samme BPO-nummer. Teppe innkjøpsordrebegrensninger kan være basert på en bestemt tid, for eksempel et år, eller en bestemt sum penger. I tillegg til tidsramme, mengde og pris, kan teppe innkjøpsordrer inkludere produktkvalitetsspesifikasjoner.

Fordelene med teppekjøpsordre

Innkjøpsavdelinger bruker teppeordrer, som også kan kalles stående innkjøpsordrer, for å redusere kostnadene og bygge slankere, mer effektive arbeidsprosesser. Her er flere måter teppe bestillinger kan øke bunnlinjen og forbedre arbeidsflyten.

Innkjøpspersonell kan bruke teppekjøpsordrer for å sikre lavere bulkpriser basert på total ordrekvantitet, selv når det er behov for flere leveranser over tid. Når du foretar en bestilling om gangen i løpet av en tidsperiode, forhandles mindre mengder. En innkjøpsordre eliminerer behovet for å sikre innkjøp og forhandle kontrakter for hver ordre, noe som gjør det mulig for innkjøpsavdelingens ansatte å fokusere på viktige aktiviteter over repetitive oppgaver.

Kunnskapsrike innkjøpssjefer kan konsolidere direkte og indirekte utgifter i hele selskapet for mer fordelaktig bulkprising. Og siden kontrakten definerer detaljene og omfanget av ordren, vil prisen ikke svinge over tid, uansett hva som påvirker markedet.

en teppekjøpsordre strømlinjeformer bestillingsprosessen for forventede gjentatte kjøp. For eksempel, hvis et produksjonsfirma trenger tjue forsendelser av råvarene som er nødvendige for produksjon i løpet av et år, betyr en stående innkjøpsordre en forhandling, en kontrakt og en godkjenningsprosess, i stedet for tjue. Flere forsendelser etter behov gir den ekstra fordelen av å minimere risikoen og kostnadene forbundet med varelagring.

«Innkjøpsordrer kan gi innkjøpsavdelinger innflytelse til betydelig lavere innkjøpskostnad for brukte varer og tjenester.»

Når du skal bruke et teppe innkjøpsordre

Teppe bestillinger er bare lurt å bruke under visse omstendigheter:

• når mengder av samme varer eller tjenester er nødvendig gjennom en tidsperiode, vanligvis ett år.
• når enhetskostnad kan være veldefinert og detaljer kan spesifiseres.
• Når en enkelt leverandør er i stand til å levere gjennom hele kontraktens lengde.
• når du bestiller i antall letter gunstigere kontraktsvilkår, for eksempel bulk rabatter.
• når forskjøvet leveranser minimere strømpe risiko og kostnader.

Teppe bestillinger skal aldri skrives for bestillinger der prisen ikke er garantert, kvaliteten på produktet er upålitelig, eller leverandøren kan ikke stole på.

Hva å inkludere på teppe innkjøpsordre

Teppe innkjøpsordre bør definere følgende kontraktsvilkår:

• varighet av avtalen
• Priser Og kontraktsvilkår
• Faktureringsinformasjon – hvordan leverandøren vil sende fakturaer for betaling
• Varespesifikasjoner, inkludert forventninger om kvalitet, størrelse og antall
• leveringsmengde, tider og steder
• Avbestillingsklausul

utfordringene ved å bruke teppekjøpsordre

Prognosebehov er det mest utfordrende aspektet ved å utarbeide en teppekjøpsordre. Dataanalyse kan gi nøyaktige mengder som trengs av virksomheten over den definerte tidsperioden. Å vite hva som trengs informerer leverandøren hvilken mengde til lager i tide for å levere i henhold til kontraktsvilkår. Under kontraktsforhandlinger kan selskapet gi rom for justeringer ettersom varer og tjenester leveres i bruk.

Avtaler av denne typen forlenges ofte år etter år når bedrifter og leverandører bygger arbeidsforhold. Nøyaktig prognoser er avgjørende for å optimalisere budsjettet og minimere strømpe kostnader for selskapet. Leverandøren innser i sin tur fordelene med en garantert langsiktig ordre med tilstrekkelig tid til å forberede varene til levering.

med en kjøpsavtale på plass og vilkår definert, vil en pålitelig leverandør levere varer og tjenester, når det er nødvendig og uten ytterligere administrativt arbeid. BPO og innkommende fakturaer bør overvåkes for å sikre at summen ikke overskrider grensene for avtalen. Den mest effektive og minst feilutsatte metoden for overvåking er automatisert treveis matching for å verifisere mottak av varer mot ordren og PO med omfattende innkjøpsprogramvare.