disse notatene kommer fra fem vellykkede år Med Open Data Day DC og andre civic hackathons som jeg har kjørt, sponset eller deltatt i.ideene har blitt inspirert av mange individer, spesielt inkludert Mine Open Data Day DC-medarrangører Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend og Julia Bezgacheva, Samt Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann og Greg Bloom.
hva er en hackathon?
Definert
jeg definerer «hackathon» veldig bredt:
- Hacking er kreativ problemløsning. (Det trenger ikke å involvere teknologi.)
- en hackathon er enhver hendelse av enhver varighet hvor folk kommer sammen for å løse problemer. De fleste hackathons jeg har kjørt har også en parallell spor for workshops.Deltakere danner vanligvis grupper på ca 2-5 personer, tar ut sine bærbare datamaskiner (hvis arrangementet er teknologitema), og dykker inn i problemer. Trening workshops er en flott parallell spor spesielt for nykommere, men også for alle deltakere.
Positiv energi
Hackathons har fått en dårlig rap på grunn av noen som har en usunn, konkurransedyktig struktur, og for å sette urealistiske forventninger. Ikke kjør en hackathon sånn, og du vil være på rett spor. Her er målene jeg husker:
- Styrke samfunnet som hackathon er for.
- vær velkommen til nykommere til samfunnet.
- Gir deltakerne mulighet til å lære noe nytt.
- Gi en plass og en tid for deltakerne å gjøre fremgang på problemer de er interessert i.
ikke forvent å ha faktisk løst et problem ved slutten av hackathon. Virkelige problemer er vanskelig! Tenk på hackathon som en pit-stop på en lang reise for å løse problemer eller som en treningsøkt for å forberede deltakerne på å løse problemer. Siden du ikke skal løse et problem, må du ikke sette urealistisk (og usunt) press på deltakerne dine. Ikke vær oppe hele natten, ikke pump deltakere med koffein, og ikke gjør vinnere og tapere. Det har aldri vært øl, konkurranser eller tidspress på hackatonene mine. Deltakerne bør komme energi og bli møtt med positiv energi.
Vent – kanskje en hackathon ikke er den riktige tingen
mine notater nedenfor er for det meste logistiske og antar en teknologi-sentrisk tilnærming. Jeg tar det for gitt at du vil kjøre en hackathon. Men les Så Du Tror Du Vil Kjøre En Hackathon? Tenk Igjen Av Laurenellen McCann for tanker om andre (og noen ganger bedre) måter å engasjere et fellesskap på.
også vurdere å ikke kalle arrangementet en «hackathon». Ikke alle vil vite hva du mener, og «hacking» kan gjøre det mindre sannsynlig at alle grupper vil føle seg velkommen.
hvis målet med hackathon er å markedsføre et produkt, stoppe her og lese en annen guide. Dine mål og mine mål er ikke det samme.
Innbydende nykommere
det vanskeligste med å kjøre en vellykket hackathon er å ønske nykommere velkommen og hjelpe dem med å bli involvert i en aktivitet.Nykommere lider ofte av «imposter syndrome», følelsen av at de ikke hører hjemme fordi de ikke har ferdigheter, ikke er klare nok, etc. De tar selvfølgelig feil, men til de føler at de tilhører, vil de ikke kunne ha en tilfredsstillende opplevelse. Det er hackathon-arrangørens jobb å hjelpe dem med å innse at de har noe å bidra med.første gang hackathon deltakere er ofte overveldet når det gjelder tid til å finne et prosjekt å jobbe med. De kan ennå ikke vet hvordan de skal forholde sine egne ferdigheter til den slags prosjekter som blir jobbet på. Å vite hvordan å være nyttig er en ferdighet i seg selv. Du må veilede dem til et prosjekt og gjennom en prosess for dem å innse hvordan de kan bidra. Hvis du har for mange tapte deltakere og ikke nok hjelp til å få dem i gang på et prosjekt, vil de forlate-prøv å unngå det.
hackathon-arrangøren må sørge for at alle har noe å gjøre. En måte å gjøre dette på er å ha en liste over prosjektledere på forhånd: folk du kjenner kommer med bestemte prosjekter som du kan veilede andre deltakere til. Og du kan jobbe for å sikre at hackingsprosjektene dine er klare til å akseptere nykommere. Du kan også holde ikke-prosjektaktiviteter — workshops, beskrevet nedenfor-som er enklere for nykommere å bli med.
Du kan også vurdere å pare nykommere med mentorer eller holde en pre-event-økt bare for nykommere, som Wikimedia nylig gjorde.
Hacking
hackingssporet er for deltakerne å dykke inn i problemer. Ofte dannes grupper på 2-5 personer rundt et prosjekt, for eksempel å bygge en ny datavisualisering, skrive et dokument eller samarbeide om å undersøke et problem. Deltakerne ta ut sine bærbare datamaskiner, koble til strøm og wifi, og få jobbe.
Hacking begynner med prosjekt introduksjoner. Deltakere som bringer prosjekter til arrangementet, har mulighet til å kort (1 minutt maks) forklare hva de jobber med i starten av arrangementet, slik at andre deltakere kan bli med i prosjektet. På slutten av arrangementet, en wrap-up økt gir hvert prosjekt en sjanse til å demonstrere noen prestasjoner.
Dyrke Gode Prosjekter
Ikke alle prosjekter gjør en god hackathon prosjekt. Det er ekstremt viktig å maksimere følgende kvaliteter i prosjektene på arrangementet ditt:
- Klart formulert. Prosjekter bør ha et klart spørsmål eller problem de prøver å løse pluss en rimelig spesifikk foreslått løsning.
- Oppnåelig. De fleste prosjekter vil oppnå ca 25% av hva de tror de kan oppnå i begrenset tid de har. Administrer hvert prosjekts mål slik at deltakerne kan føle seg oppnådd på slutten av økten, ikke avbrutt.
- Lett å ombord nykommere. Prosjekter bør ha klare oppgaver for nykommere med en rekke ferdigheter og på en rekke ferdighetsnivåer. For kodingsprosjekter kan disse oppgavene ikke kreve en intim forståelse av kodebasen, og sørg for at byggemiljøet kan spinnes opp på mindre enn 20 minutter. Lag en liste over oppgaver eller opprett github-problemer på forhånd!
- Ledet av en interessent. En interessent (eller «fagekspert») leder et prosjekt til virkelig relevans. Prosjekter uten interessenter kan «løse» et problem som ikke eksisterer. Ideelt sett er lederen (eller en av lederne) en interessent, eller en god proxy for en interessent. Jeg anbefaler på Det sterkeste å gjennomgå Laurenellen Mccanns Build With, Ikke for serier om å involvere interessenter i alt civic tech-arbeid. I tillegg er det aldri nok for en prosjektleder å bare være en ideer person. Vær forsiktig når lederen er en interessent, men kan ikke forutse hvordan han eller hun kan implementere sammen med resten av teamet.
- Organisert. For prosjekter med fire eller flere medlemmer, spesielt nykommere, bør prosjektlederens rolle være å koordinere, sikre at hvert teammedlem har noe å jobbe med og bidra til å ønske nye teammedlemmer velkommen.
Behandle disse kulene som en sjekkliste. Prosjekter som tenker på seg selv når det gjelder disse egenskapene, har en tendens til å være lykkeligere og mer produktive.
hvis du vet hvilke prosjekter som skal jobbes på arrangementet, jo tidligere kan du få disse prosjektene til å tenke på dette jo bedre. Møt prosjektledere og snakk om disse komponentene i prosjektet på forhånd hvis det er mulig. Som arrangør kan det å ha denne informasjonen om prosjekter også hjelpe deg med å rute deltakere til prosjekter de kanskje vil jobbe med.
På Tema Hackathons
et tema hackathon er en der prosjektene er begrenset til et bestemt problem: for eksempel mat bærekraft eller retur borgere. Tema hackathons er i stand til å tiltrekke seg fageksperter (noe som åpne hackathons som Open Data Day DC ikke er gode på), og prosjekter dreier seg vanligvis om problemer som fagekspertene bringer til bordet.
når tema hackathons er også teknologi hackathons, det er et vanlig problem: Fageksperter kan lett identifisere problemer i sitt felt, men kan ikke alltid gjøre disse problemene til brukbare teknologiprosjekter. Andre deltakere kan være klare til å bruke sine ferdigheter, men vet ikke noe om hackathons tema. Å bygge bro over dette gapet krever nøye planlegging på forhånd.
det som ofte resulterer er en oppdeling av rommet i tre grupper:
- Fageksperter og andre deltakere som lykkes med å jobbe sammen.
- Fageksperter som arbeider med andre fageksperter om problemundersøkelse, men ikke implementering.
- andre deltakere sliter med å finne noe relevant å jobbe med / implementere en løsning av minimal verdi for å løse temaets faktiske problemer.
#1 er flott. # 2 er bra hvis gruppen er glad. Men # 3 er dårlig: deltakere uten emne veiledning vil føle seg tapt. For å unngå dette, sørg for at du har nok gjennomførbare prosjekter for alle i forkant av arrangementet. Arbeid med fageksperter før arrangementet for å gjøre sine problemer til prosjekter. Se Avsnittet Kultivering Av Gode Prosjekter ovenfor for å sikre at det er et sammenhengende spørsmål, at de nødvendige ressursene eksisterer (f.eks. datasett), og at ferdighetene som trengs for prosjektet, samsvarer med ferdighetene som forventes brakt av andre deltakere (og i tilstrekkelig mengde).I Tillegg kan en fagekspert foreslå mange ideer, men han eller hun kan bare effektivt delta i et enkelt prosjekt under arrangementet, så sørg for at det er minst ett fagekspert + gjennomførbart prosjekt for omtrent hver fire ikke-ekspertdeltakere.
Det Kan være svært vanskelig å plassere Nykommere i Nye Prosjekter
onboarding deltakere på eksisterende prosjekter. Det er en av de vanskeligste delene av hacking. Så har ideer for nye prosjekter som er spesielt lett for deltakerne å komme i gang med hvis de ikke kan delta i et eksisterende prosjekt. Å ha prosjektideer klar er spesielt viktig hvis du ikke forventer at mange deltakere skal ta med prosjekter! Og alltid være åpen for prosjektideer fra deltakerne. Et prosjekt av en, noe som betyr at noen jobber alene, er også greit!
Andre Tips
ikke la noen kaste en ide om at de ikke vil jobbe med på arrangementet, med mindre det egentlig ikke er nok ideer til å gå rundt. Ellers er dette sløsing med alles verdifulle tid.Når hacking har begynt, må du ikke avbryte hackerne unntatt for å sikre at hackingen går jevnt, for å kontrollere at alle har noe å gjøre, og for å holde folk på den generelle tidsplanen. Midt på dagen aktiviteter som lunsj-tid høyttalere og videosamtaler med folk off-site er utrolig distraherende for deltakere som nå er ivrige etter å få jobbe med et problem.
Trening
en vellykket hackathon kan være bare hacking, bare trening, eller både hacking og trening.
hvis du har et betydelig antall nykommere, er det en fin måte å gi dem noe å gjøre som de vil være mer komfortable med enn å dykke inn i hacking. Du kan kjøre workshops for å introdusere deltakerne til temaet hackathon eller til spesielle tekniske ferdigheter som er nyttige for hackathon. Workshops kan også være steder å ha en diskusjon om problemstillinger i feltet knyttet til hackathon. Workshops bør være interaktive så mye som mulig
Velg dine verkstedsledere nøye. Ideelt sett har lederne kjørt samme verksted før, så de er godt repetert. De bør også være så forskjellige som deltakerne du vil se til stede på arrangementet (kjønn, rase, alder, etc.). Les Hopper Conference Diversity Guides tips om valg av høyttalere.
Kjør verkstedene i et annet rom hvis det er mulig. 45-90 minutters workshops er en god lengde. Hvis du har mer enn ett verksted, la 15-30 minutter være gratis mellom workshops for å tillate den første lederen å lukke opp og den andre lederen å sette opp.PÅ Open Data Day DC har vi kjørt seks workshops over to dager på en introduksjon til åpne data og Apier, en introduksjon til samarbeid ved hjelp av github, åpen kartlegging, en introduksjon til Python og samfunnsengasjement.
Sted& dato
Grunnleggende krav
Finn et sted for å være vert for arrangementet ditt og reservere datoen. Dette er det eneste du trenger å gjøre betydelig i forkant av arrangementet. Jo tidligere du kan reservere plass jo bedre.
Finn et sted som kan gi:
- Riktig sitteplasser (se nedenfor)
- En strømkabel per bord
- Wifi (er Det raskt og pålitelig? kan det koble alle deltakerne? blokkerer det noen porter?)
- Projektor
- en mikrofon, i hvert fall i store rom
- tilgjengelige innganger og rullestolvennlig sitteplasser (og hvis det er en scene, sjekk om det er tilgjengelig, hvis det er aktuelt)
- Kjønnsnøytrale, single-occupancy, tilgjengelig bad
(hvis du kjører et stort arrangement, også lese gjennom alle tilgjengelighet bekymringer oppført her.)
Sitteplasser
Sitteplasser krav er forskjellige for hacking og workshops. For hacking, vil du ha en bankett-stil oppsett med store sirkulære bord som plass til ca 10 personer hver. Rom i bankett-oppsett holder færrest antall personer i forhold til andre bord / stol ordninger, så ta det i betraktning når datakapasitet. For workshops vil du ha klasserom-stil sitteplasser, dvs. rektangulære bord med stoler på den ene siden.
Når
Velg datoen for arrangementet ditt nøye. Unngå sommer, helligdager og andre store hendelser i ditt felt. Helger er vanskelig for folk som deltar i deres faglige kapasitet. Ukedagene er vanskelige for foreldrene.
Spør din arena om atte start-og sluttider. Faste tider for når du kommer/forlater og for når deltakerne kommer / forlater. Planlegg minst 30 minutter før og etter arrangementet for å sette opp og rive ned / opprydding.
Sørg for at du kan komme inn og at deltakerne kan komme inn. Hvis bygningens inngangsdør er låst, må du sørge for at du har en nøkkel og at du har noen lagt ut på døren for å la inn deltakere (du må kanskje ha et team av folk til å rotere ved inngangsdøren hele dagen).
sjekk også…
Sjekk om lokalet tillater at du har mat på rommet.
hvis du holder arrangementet utenfor åpningstiden, sjekk at lokalet vil ha air condition / oppvarming.
Budsjettering ditt sted
Profesjonelle arenaer krever ganske mye penger, så du må finne noe som passer ditt budsjett. Forhåpentligvis kan du finne litt ledig plass med god wifi(ditt lokale bibliotek, en venns selskap, etc.).For en stor, en-hel-dagers hendelse i en storby, forvent arenaer for å endre seg i tusenvis av dollar per dag. Det avhenger av hvor mye plass du trenger, og det er ingen rim eller grunn til prising, men det kommer vanligvis ut til rundt $10 – $30 per person.
Sponsing
for store arrangementer vil du sannsynligvis trenge sponsorer for å hjelpe deg med å dekke kostnadene.Sponsorer vil gi deg noe — penger, plass, mat, t-skjorter – med forventning om at de får noe ut av deres støtte til arrangementet ditt. De kan rekruttere/ansette og ønsker å speide ut deltakerne, eller de kan markedsføre et produkt som de vil markedsføre.
Tenk på hva du er villig til å gi sponsorer i retur for deres støtte. Du vil sikkert takke sponsorene dine, etter navn, under åpnings-og avslutningssesjonen, og du vil sannsynligvis ønske å tweet din takk også. Utover det, vil du gi dem en tid på et podium for å snakke med deltakerne dine? Eller et bord på baksiden for å vise frem sine ting? Det er opp til deg, og du må finne den rette balansen mellom å bringe inn nok sponsing med ikke forstyrrer målene for arrangementet ditt.
Finn ut budsjettet ditt — ditt sted og matkostnader, spesielt — først, slik at du vet hvor mye i sponsing du trenger. Men så kom i gang med å sikre sponsorer tidlig.
Mat
Ideelt sett bør du gi kaffe og lett mat til frokost og drikke hele dagen (spesielt vann). Mat er overraskende dyrt, så gjør det du kan.
Hva du skal kjøpe
Hvis du gir mat, må du virkelig levere vegetariske og meierifrie alternativer fordi disse diettbegrensningene er svært vanlige. Å gå all-vegetarianer er ikke en dårlig ide. Etter det, ta hensyn til andre restriksjoner deltakerne dine kan ha (vegan, kosher, glutenfri) og gjør ditt beste.
Vær ansvarlig med maten din. Tenk som en forelder. Bestill mat som er relativt sunn. Unngå tunge matvarer som gjør folk søvnige (som brød) eller ineffektive (som alkohol). Koffein og sukker er fine (energi er viktig), men har også reell næring..
Budsjettering og logistikk
Figur på $ 7 til $15 per person. Pizza er den billigste maten å få, men det er også i utgangspunktet det verste du kan muligens mate noen (og ikke alle spiser det) — unngå pizza hvis du kan.
hvis du bestiller mat, vil du sannsynligvis legge inn bestillingen minst tre dager før arrangementet.
Swag
noen hendelser liker å gi swag, som t-skjorter eller klistremerker. Personlig tror jeg det er mye bedre måter å bruke budsjettet på, men hvis du virkelig vil gi swag, husk–
ikke få en-størrelse-passer-alle t-skjorter fordi folk ikke er like. Faktisk, les Hopper Conference Diversity Guides seksjon om t-skjorter.
Code of conduct
teknologi hendelser har en historie om ikke alltid å være innbydende for kvinner og minoriteter. Vi må endre det. Du kan være en del av denne endringen ved å vedta en code of conduct for arrangementet. En code of conduct handler ikke bare om å håndheve regler. Det setter samfunnet normer og sender et signal til potensielle deltakere at du prøver å skape et innbydende miljø. Og selvfølgelig, hvis det er et problem på arrangementet ditt å ha en oppførselskode på forhånd, vil det hjelpe deg med å løse problemet.
Se etter etiske retningslinjer som brukes på arrangementer du beundrer, eller kopier Fra Code for DCS code of conduct eller Tech Lady Hackathon + Training Day ‘ s code of conduct. Les Også Hopper Conference Diversity Guides seksjon om dette.
Happy hours
en pre-event happy hour natten før hjelper deltakerne til å bli kjent med hverandre i en avslappende setting. En post-event happy hour kvelden etter hackathon brytes opp gir deltakerne en sjanse til å sosialisere nå som de kjenner hverandre.
for store arrangementer, velg en bar på forhånd og snakk med baren og sørg for at det er ok for deg å ta med en stor gruppe. Det kan være lurt å reservere en del av baren (de kan be om en betaling på forhånd eller en garantert minimumsutgifter som de vil belaste deg etter hvis folk ikke bestiller nok).Hvis du serverer alkohol husk: ikke alle drikker (de under 21, gravide kvinner, og mange mange andre mennesker for en rekke årsaker); alkohol kan føre til en usikker eller ubehagelig miljø; de som drikker vil trenge offentlig transport for å komme hjem. Så derfor: gi alkoholfrie drikker; overvåke miljøet for å sikre at det forblir profesjonelt og behagelig for alle; være nær offentlig transport.
Registrering
Sett opp Et Eventbrite registreringsskjema.
Registreringsgrense
Bestem maksimal kapasitet. For et arrangement med parallelle spor, husk at deltakerne vil alle samles i ett rom ved starten av arrangementet, så maksimal kapasitet er litt større enn kapasiteten til hovedrommet ditt (noen kan klemme/stå i begynnelsen).
for et gratis arrangement vil omtrent 65% av de som registrerer seg faktisk dukke opp. Dette tallet er svært konsekvent sett på tvers av hendelser. Så cap registrering på 150% av din faktiske maksimale kapasitet.
Samle info
Bruk registreringsskjemaet for å samle informasjon om deltakere:
- Navn (og muligens annen informasjon som kreves av venue security)
- E-postadresse
- Jobbtittel
- Er de nye til hackathons?
- Hva slags hacker er de? Eksempler: Utvikler. Design. Data Scientist. Domene Ekspert. Regjeringens Ansatte. Kommunikator. prosjektleder. Talsmann.
- Hva er de interessert i hacking på? (fri form spørsmål)
- er de interessert i noen av verkstedene?
- Hvordan de hørte om hendelsen
- Spesielle behov / forespørsler
jo mer informasjon du kan samle på forhånd bedre planlegging du kan gjøre. Du kan begynne å tenke på hvem som skal jobbe med hva så snart registreringer begynner å komme. Bokstavelig talt prøve å forestille seg hvordan hver registrert deltaker vil holde opptatt på arrangementet basert på hvilken informasjon du vet om dem.
Ti dager før
Finn prosjektledere
Se på hvem som kommer, Og hvis du vet at noen av disse menneskene kommer med bestemte prosjekter, identifiser prosjektledere. Du vil kanskje også møte dem på dette tidspunktet for å:
- Veilede dem om hvordan de kan gjøre fremskritt på sine prosjekter
- Identifisere hvordan de kan ta på nykommere, hvilke oppgaver som kan gjøres for nykommere
- Identifisere hva slags hjelp deres prosjekt trenger
Se Avsnittet Dyrke Gode Prosjekter ovenfor.
Finn hjelpere
hvis du kjører interaktive workshops hvor deltakerne følger med på sine bærbare datamaskiner og forventer at mange deltakere skal delta, vil du kanskje ha verkstedhjelpere rundt for å hjelpe deltakere som sitter fast. Planlegg for minst en hjelper for hver 10-20 deltakere.finn også hjelpere til å kjøre et registreringsbord og bygningens inngangsdør hvis den er låst, og du kan også vurdere å identifisere frivillige til å ta poeng på fotografering, administrere sosiale medier og dokumentere hva som skjer på arrangementet for historiefortelling etterpå.
e-post deltakere
det kan være lurt å sende de registrerte deltakerne på dette punktet med så mye av logistikkinformasjon som du vet, slik at de kan planlegge fremover. Se «dagen før» nedenfor for hva du skal inkludere i e-posten.
Tre dager før
Sett opp gruppekommunikasjon
Sett opp en måte for deltakerne å kommunisere digitalt og holde kontakten etter arrangementet. Noen alternativer er:
- et chatterom, Som Slack
- en sosial mediekanal, som en hashtag På Twitter eller En Facebook-gruppe
- et delt dokumentområde, Som Google Docs eller Dropbox Paper
- en e-postliste, som En Google-Gruppe
Tenk på hvordan du vil fortelle historien din
En del av arrangementets varige innvirkning er hvordan folk vil huske det:
- Velg en hashtag.
- Sett opp en tumblr eller annen offentlig delt dokumentplass (se ovenfor) for prosjekter for å registrere fremdrift og legge inn lenker.
- Tenk på hvordan du tar bilder av hackathon som forteller sin historie.
- Les Nathan Matias og Willow Brughs medieopprettingsstrategier for hackathons.
Kjøp forsyninger
Du bør ta med til arrangementet:
- Papir, markører og tape for å skrive og legge inn skilt med
- navneskilt klistremerker og markører for folk å skrive navnene sine på navneskiltet
- Notatkort, penner, papir og andre forsyninger for å lette prosjektplanlegging
- Plastkopper, papirplater og engangsutstyr hvis du gir mat
også…
- Plasser mat catering bestillinger
- Send E-post til eventuelle journalister du kjenner som kan være interessert i arrangementet
- Lad kameraet ditt slik at Du er klar til å ta bilder
- Noen arenaer krever en liste over deltakere for sikkerhet. Hvis du trenger å sende inn en liste, sørg for at du alfabetisere det! Sikkerhet vil trolig skrive ut hva du har som-er og ting blir komplisert raskt når listen ikke er i orden.
E-post deltakere igjen
det kan være lurt å sende de registrerte deltakerne på dette punktet, igjen, med så mye av logistikkinformasjon som du vet, slik at de kan planlegge fremover. Se «dagen før» nedenfor for hva du skal inkludere i e-posten.
dagen før
Walk-through
Gjør en gjennomgang av ditt sted. Sørg for at du har:
- Bankettbord for hacking, rektangulære bord for workshops
- nok stoler (telle dem!)
- en strømkabel per bord
- Arbeider WiFi
- arbeider projektor og VGA dongle (kanskje til og med teste datamaskinen)
- en mikrofon, i hvert fall i store rom
Hvis du har to parallelle spor:
- Gå over listen over en gang for hacking rommet og igjen for treningsrommet
- Sørg For at du har nok plass til å holde alle i ett rom fordi deltakerne vil samles i en rom først for innbydende økt
email blast
send ut en logistikk E-POST til registrerte deltakere. Inkludere:
- kontaktinformasjonen din, inkludert mobilnummeret ditt, slik at deltakerne kan ringe/tekst deg hvis de ikke finner lokalet
- enhver pre-event og post-event happy hour informasjon: sted, dato og klokkeslett
- Start-og sluttdatoer og klokkeslett for arrangementet
- plassering av arrangementet (adresse og bygningsnavn), nøyaktig plassering av inngangen, veibeskrivelse og kart
- Påminnelse OM Å ta MED ID hvis lokalet har en sikkerhetssjekk.
- påminnelse om å ta med en bærbar pc og lader
- hva mat/drikke vil bli gitt og når (frokost, lunsj, middag?), og hvilke restriksjoner vil bli innkvartert (vegetarianer, etc.)
- tidsplan for workshops, hvis aktuelt
- din code of conduct (eller en link)
- hvis det er noen funksjonshemming tilgjengelighetsproblemer med lokalet, inkludere at
- noen lese-fremover materialer for å forberede dem for temaet for arrangementet
- navn på arrangørene og anerkjennelse / takk til sponsorer
Brosjyrer
Skriv ut brosjyrer for deltakere som inkluderer:
- WiFi info (SSID og passord)
- hendelsens hashtag og URL
- tidsplanen (starttid, lunsj, sluttid og workshop tidsplan hvis aktuelt)
- En liste over avslapnings rom
- Anbefal nærliggende steder for lunsj/middag (og inkluder et kart hvis mulig)
- en kort URL (f.eks bitly) til tumblr eller hackpad side
skriv ut en kopi per tabell (dvs. EN KOPI for hver ~5-10 deltakere).
Også
- Forbered lysbilder for innbydende økt (hvis du vil)
- Lad telefonen. Det blir en lang dag i morgen.
Hackathon schedule
Når du ankommer tidlig
- Sørg for at ting ER OK: bord/stoler er DER, projektoren fungerer, toaletter er i orden
- Post skilt fra hovedinngangen til bygningen til der deltakerne skal gå først
- Post skilt til toaletter og eventuelle andre rom deltakerne må gå til
- Legge ut navneskilt. Hvis de skrives ut med navn, legge dem ut alfabetisk, og hvis det er mye gruppe dem av en del av alfabetet og post tegn.
Innbydende økt
Start med en kort økt som ønsker alle velkommen og legger ut dagen:
- Introduser arrangørene
- Takk lokalet og sponsorene (ikke glem noen — dette er grunnen til at de sponset deg)
- Forklar historien og hensikten med arrangementet
- Nevn oppførselskodeksen (igjen, poenget er ofte å sette normer, ikke bare for å håndheve regler)
- Spør hvem har ikke vært på en hackathon før, eller Til din spesielle begivenhet før; gi en applaus
- forklar logistikk: Tumblr, timeplanen for workshops, lunsj, sluttid
- Oppfordrer folk til å ta og dele øktnotater og å registrere fremgang på prosjekter (se notatene ovenfor om å fortelle hackathons historie)
i et lite arrangement (opptil 30 personer), kan du få alle deltakerne til å introdusere seg selv.
Alle som har tatt et prosjekt å jobbe med, bør da introdusere prosjektet til alle. Dette kalles noen ganger » prosjekt plasser.»Hold hver tonehøyde kort: lederens navn og tilknytning, en problemstilling, løsningen og ferdighetene/hjelpen som trengs. Prosjektledere har en tendens til å snakke så lenge de kan, så du må kanskje kutte dem av etter ett minutt for å være respektfull for publikums tid. Oppfordre ledere til å tenke på dette ikke som rekruttering, men som å skryte av hvor fantastisk dagen deres kommer til å bli.
i løpet av dagen
Har noen administrere hacking rommet. Gå rundt for å sjekke at hvert prosjekt går jevnt. Se om noen trenger noe eller ikke kan finne noe å jobbe med. Hold folk på den generelle tidsplanen. Varsle alle når det er tid for lunsj og en time før wrap-up økten. Ledende opp til wrap-up, sørg for at hvert prosjekt er forberedt på å forklare hva de gjorde. Få dem til å registrere deres fremgang på tumblr.
Har noen som administrerer workshops. Sørg for at verkstedene holder seg i rute, at deltakerne forstår lederen, kan høre lederen fra baksiden av rommet, etc. Vær rundt for å sikre at verkstedslederen ikke har noen teknologiproblemer. En arrangør bør være til stede på verkstedene til enhver tid.
Wrap-up
wrap-up økten gir alle en sjanse til å høre hva alle andre jobbet med i løpet av dagen. For en liten gruppe, be frivillige om å rapportere hva de oppnådde eller hva de lærte (spesielt for workshop-deltakere). Gi folk applaus.
i store grupper, har hvert prosjekt rapport om sine prestasjoner. Hvis mulig, la dem vise sitt arbeid på projektoren. Men hold ting raskt. På dette punktet prosjekter kan ha mye å si. Hold hvert prosjekt til 1 eller 2 minutter, og hvis de kommer til å vise noe på projektoren sørge for at den er klar før wrap-up økten begynner.
Endelig:
- Takk arena og sponsorer
- Takk deltakerne og medarrangører
- hvis det er en post-event, direkte folk til det eller be en frivillig til å lede folk over
Rive ned
Endelig når alle deltakerne er borte, sørg for at lokalet er returnert til sin opprinnelige tilstand:
- Rydde opp
- Fjern skilt
- se etter tapte elementer
post-mortem
etter hendelsen:
- Skriv ned alt som gikk rett, slik at du kan gjenta det neste gang
- Skriv ned alt som gikk galt, slik at du kan unngå det neste gang
- Beregn hvor mye hendelsen koster totalt og per deltaker, bare for å vite
- Undersøk deltakerne om hva de likte og ikke likte
- Blogg om arrangementet