i denne bloggen snakker jeg ofte om prosjektprioriteringsprosessen og den beste metoden for å implementere den. I denne artikkelen vil jeg gjerne dele noen ideer om hvordan du bruker prioriteringsmatrisen til å prioritere prosjekter på en måte som gir deg en sjanse til å lykkes.

Hva Er Prioriteringsmatrise?

en prioriteringsmatrise er et enkelt verktøy der du lager et sett med kriterier (som skal kartlegge forretningsmålene dine) og bruke dem til å score prosjektene dine. Hvorfor? Vel, du prøver å finne ut hvilke prosjekter som er viktigst, slik at du kan prioritere dem.

Det er ganske enkelt i konseptet, men kan være veldig vanskelig å gjøre det bra.Det er ikke matematikken som er vanskelig (og det er der de fleste artikler om prioriteringsmatriser fokuserer), det er alle menneskelige ting…

Fordeler Med Prioriteringsmatrise

i prinsippet er en prioriteringsmatrise enkel å bruke og bruke til å ta beslutninger. De fleste bedriftsledere kan forstå konseptet med en vektet poengsum i et regneark.

når du har regnearket ditt, er det enkelt å justere kriterievekter og se effekten på rangeringen din umiddelbart.

din prioritetsmatrise spytter også ut et rent, entydig nummer for «prioritet». Dette er noe som alle kan forstå og forholde seg til.

Prioriteringsmatrise for Prosjekter

La oss bruke et minutt på å se på hvordan prosjektprioriteringsmatrisen vanligvis distribueres.

først definerer du et sett med kriterier som du vil bruke til å score prosjekter. Disse kriteriene bør gjenspeile dine forretningsmål. Du bør da vekt disse kriteriene-vanligvis vil folk gi hver en prosentbasert vekting.

neste, du scorer dine prosjekter. Du må score hvert prosjekt mot hvert kriterium, men du må komme opp med en passende skala.

i beslutningsvitenskap snakker vi om normalisering av score. 1-5 skala) for alle kriterier eller gjør noen matte for å konvertere poeng til «normaliserte poeng» – jeg vil ikke gå inn på hvordan du gjør dette her, men vær oppmerksom på dette trinnet – mange savner det og det forårsaker problemer.Du kan trene den vektede poengsummen for hvert prosjekt ved å gjøre en ganske enkel beregning:

(Vekt Av Kriterium 1 X Score På Kriterium 1) + (Vekt Av Kriterium 2 x Score På Kriterium 2) + (Vekt Av Kriterium 3 x Score På Kriterium 3) + …..

Fortsett til du har lagt opp de vektede poengene for alle kriteriene… og det er det. Du har en prioritetspoeng for prosjektet ditt… og du kan fortsette å gjøre samme beregning for neste prosjekt.

selvfølgelig vil du sannsynligvis gjøre dette i et regneark. Dette eksemplet (som du kan laste ned her) vil vise deg hvordan matematikken ser ut.

problemer Med Project Prioritization Matrix

kjerneproblemet er forårsaket av hovedfordelene – prioritization matrix er et verktøy designet for å være raskt og enkelt å bruke… det er greit hvis beslutninger ikke er veldig viktige. Hvis du prioriterer korte oppgaver, ting som ikke har stor innvirkning på lang sikt, så er dette greit.

men prosjekter er ikke oppgaver.

Prosjekter er større og konsekvensene av å plukke feil kan være spektakulære.

hvis du for eksempel velger feil prosjekter, kan du øke prosjektfeilfrekvensen med rundt 30%. Det virker som en ganske betydelig konsekvens (se denne infografikken for å se effekten av å tilpasse prosjekter til strategi).

så la oss se på hvorfor prosjektprioriteringsmatrisen mislykkes og hva vi kan gjøre for å fikse det.

1. Ingen justering på kriterier

Svært ofte vil et lag som «eier ressurser» sette sammen en prioritetsmatrise for å finne ut hva de skal takle først.

problemet er at dette laget ikke er «kunden». Disse prosjektene eksisterer for å støtte dine «kunde-interessenter», og de bør være de som velger kriteriene.>

selvfølgelig kan du eie «prosessen» med å velge kriterier – kjøre en brainstorming workshop, for eksempel – men interessentene dine bør eie valg av kriterier.

2. Ingen prosess for å etablere vekter

kriteriene dine er ikke like viktige.

Hva mer, hvis du spør 5 interessenter hvilken vekt å sette på kriteriene, vil du sannsynligvis få 10 svar!

uten avtale om dette er prosjektprioriteringsmatrisen din meningsløs.

Jada, det vil gi deg noen tall, men disse tallene vil ikke være klarert (eller relevant) til dine interessenter. Så ja, du vil kunne ta prioriteringsbeslutninger, men du vil ikke ta beslutninger som faktisk hjelper interessentene dine.Dette er fundamentalt hvorfor forskere har funnet ut at metoder som prioriteringsmatrisen ikke virkelig fungerer. FAKTISK er det bare to metoder for å prioritere prosjekter som fungerer – AHP og DEA. Les mer: De Beste Metodene og Teknikkene for Prosjektprioritering

du kan løse dette problemet ved å bruke programvare for prosjektprioritering for å legge TIL AHP (Som står FOR Analytic Hierarchy Process) i frontenden av prioritetsmatrisen.

AHP lar deg bygge en sterk og klar konsensus mellom interessenter. Dette resulterer i et sett med vektede kriterier som interessentene eier, som de stoler på, som de verdsetter.

3. Brutt samarbeid på scoring

Når du scorer et prosjekt mot et kriterium som «Innvirkning på kundetilfredshet», må du gjøre en subjektiv vurdering. Noen mennesker kan se» virkningen «av prosjektet som» Stor «og andre kan vurdere det»Ubetydelig».

hvis du ikke har en mekanisme for å løse dette, for å samle ulike interessenter for å gjøre subjektive vurderinger, vil poengene dine ende opp med å være helt meningsløse … i det minste vil de være meningsløse for interessentene dine.

Noen av poengene dine vil være «harde tall». For eksempel er «netto nåverdi «eller» antall systemer påvirket «harde tall, men på en eller annen måte må du få disse dataene fra» fageksperten » som holder dem. Dette innebærer vanligvis mye jage og deretter kutte-og-lime inn i regneark.

dette tar ikke bare tid, Men er åpen for feil når du kopierer data fra ett sted til et annet. Det er også vanlig at data er utdatert.Flytte på nettet, ved hjelp av et system som TransparentChoice, kan virkelig hjelpe.

TransparentChoice lar deg samarbeide med interessentene dine for å bygge konsensus rundt subjektive vurderinger(for eksempel «Innvirkning på kundetilfredshet»). Ved å involvere ulike interessenter, og ved å automatisere noe av dette samarbeidet, kan du bygge denne konsensusen raskt og enkelt.

samlet sett, Hvis du ikke samarbeider effektivt når du scorer prosjekter, prioriterte score vil ikke være «klarert».

4. Score-baserte beslutninger

når du prioriterer små, taktiske elementer (oppgaver, vedlikeholdsartikler, etc.), kan du vanligvis bruke «score» fra matrisen til å prioritere arbeid. Å ta oppgaven med høyest poengsum er vanligvis en god regel.

Prosjekter er forskjellige.

Prosjekter finnes for å hjelpe deg å oppnå mer strategiske forretningsmål. De konkurrerer om ressurser og budsjett. Noen ganger er det avhengigheter mellom prosjekter og hele beslutningen er vanligvis ganske politisk. Dette betyr at du må balansere ressurser på tvers av ulike avdelinger, ulike forretningsmål, etc…. og alt mens du sporer dine ulike ressursbegrensninger og budsjett.

Du kan gjøre dette i regneark, men hvis du har mer enn 5 eller 10 prosjekter, blir det veldig komplisert veldig raskt.God programvare, Som TransparentChoice, lar deg spore ikke bare resultatet, men også kostnaden for hvert prosjekt. Den lar deg balansere prosjekter på tvers av forretningsdrivere mens sporing ulike ressursbegrensninger. Den sporer til og med prosjektavhengigheter for deg (slik at du aldri godkjenner et prosjekt uten først å godkjenne sine «forgjengere»).

og du kan gjøre alt i ett praktisk dashbord.

Sammendrag

Prioritetsmatrisen er en populær måte å ta beslutninger på, men Det kan ikke være veldig effektivt å bruke Den til prosjektprioritering og valg.konseptene bak det er lyd – vi ønsker å maksimere justering med våre mål, og bruke vektet scoring for å gjøre det-men øvelsen faller vanligvis kort på områder som:

• Definere de riktige kriteriene for å bruke
• Vekting disse kriteriene (med interessenter buy-in)
• Samarbeide for å score prosjekter raskt og «nøyaktig»
• Balansering faktorer enn «score»

Programvare som TransparentChoice kan hjelpe deg å ta prosjektet prioritering matrise ideer til et nytt nivå som fører til en portefølje av prosjekter som nyter sterkere interessenter støtte og, i sin tur, nyte høyere suksessrate.

Lær mer

hvis du vil lære mer om hvordan du prioriterer prosjekter som en proff, er denne bloggen et flott sted å starte: Hvordan Prioritere Prosjekter. Vi har også laget Denne Ultimate Guiden Til Prosjektprioritering og Valg for Deg.