betalingsachterstanden komen veel voor bij elk bedrijf en kunnen de solvabiliteit van een bedrijf bedreigen. Hoe meer onbetaalde klantenrekeningen je hebt, hoe groter het liquiditeitsprobleem. Uitstaande schulden leiden niet alleen tot enorme rentelasten, maar als je uiteindelijk de betalingen met leningen moet compenseren, zul je extra kosten moeten maken.
het najagen van klanten om hun betalingen te doen kan behoorlijk frustrerend en ongemakkelijk zijn voor uw bedrijf, en het kan uw kostbare tijd en middelen opslokken. Vandaar de reden waarom je moet leren hoe te schrijven en stuur een achterstallige brief die u kunnen helpen bij het verbeteren van de cash flow en het opzetten van uw bedrijf voor succes en maken het hele proces minder vermoeiend en aan te moedigen uw klanten om hun betalingen veel sneller. Hier is wat je moet doen:
inhoudsopgave
stuur een proactieve herinnering
een proactieve herinnering wordt gewoonlijk 7-15 dagen voordat de betaling verschuldigd is verzonden. Dit is meestal een beleefde en vriendelijke herinnering en kan worden beschouwd als een beleefdheidsbezoek. Begin met “voor uw gemak” om te laten zien dat dit niet een zeurende e-mail, slechts een beleefdheidsbezoek of een nuttig gebaar.
Houd de brief persoonlijk en vriendelijk, en herinner ze aan uw betaalmethoden.
voorbeeld:Dear Paul,
voor uw gemak wil ik u een snelle herinnering sturen dat de betaling voor Factuur A7165F op 15 augustus 2020 verschuldigd zal zijn.
u kunt de betalingen doen via ons bankrekeningnummer (nummer) of via (andere betaalmethoden die u accepteert)
Ik hoop dat u een geweldige rest van uw dag hebt en kijk ernaar uit binnenkort weer zaken met u te doen!
All the best,
Brian
eerste achterstallige Letter
de eerste achterstallige letter wordt meestal verzonden op de eerste dag dat de betaling verschuldigd is. Het is belangrijk om de klant te laten weten dat u op de hoogte bent van hun delinquentie en dat u op de top van uw rekeningen vorderingen. Daarbij heb je een cultuur bevorderd waarin de klant prioriteit geeft aan je facturen. In de meeste gevallen, de meeste klanten vertraging in het maken van hun betalingen als gevolg van desorganisatie of de voorkeur voor langere betalingstermijnen-niet kwaadwilligheid. Als zodanig, uw eerste achterstallige brief moet hartelijk maar stevig zijn.
gebruik bij het schrijven van uw eerste achterstallige brief een formelere taal om uw ernst aan te tonen en om te voorkomen dat de late betaling een persoonlijk probleem wordt. Om spanning of defensiviteit te voorkomen, frame de brief subtiel door te zeggen, “uw account bij ons lijkt nu te vervallen.”Zorg ervoor dat u de verwijzing naar de factuur, de datum waarop deze verschuldigd was, en een korte herinnering aan uw betalingsbeleid.
volg deze letter met een aanroep. Indien mogelijk, kunt u uw gesprek opnemen voor nauwkeurige record-keeping. Als u geen antwoord op deze brief of als ze niet aan de betalingen te maken, Opnieuw verzenden na 45-50 dagen.
voorbeeld:
Beste Paul,
wij willen u graag informeren dat uw account bij ons nu als achterstallig verschijnt.
wij willen deze factuur (factuurnummer) onmiddellijk onder uw aandacht brengen.
u kunt de betalingen doen via ons bankrekeningnummer (nummer) of via (andere betaalmethoden die u accepteert)
wij zouden het erg op prijs stellen als u ons de status van deze betaling kon laten weten. Bel ons op (telefoonnummer) als u vragen heeft over het verschuldigde saldo op uw rekening.
zoals u al weet, zijn onze betalingsvoorwaarden 45 dagen vanaf de datum van uitgifte van de factuur, en een te late vergoeding van 4% wordt in rekening gebracht op uw rekening als de betaling niet binnen de 45 dagen na de datum van uitgifte is ontvangen.
Dank u voor het Besteden van uw tijd om aandacht te besteden aan dit probleem en uw verdere werkzaamheden.
oprecht,
Brian
60 dagen achterstallige brief
de kans op succesvolle inning als een factuur tussen 60-90 dagen achterstallig is. Het is belangrijk dat u tijdens deze periode oproepen opvolgt en een reeks string-e-mails verzendt. Een factuur die is achterstallig voor deze lange is minder waarschijnlijk te wijten aan eenvoudige desorganisatie. Het is waarschijnlijk dat er een onderliggende kwestie. Deze brief moet stevig zijn, vetgedrukt woorden, en worden geschreven in een formele taal. Gezien de verminderde kans op het verzamelen van de schuld met succes na deze periode, uw follow-up e-mails moet een betalingsplan of advies over hoe ze wat hulp kunnen krijgen om hun saldo op te ruimen.
voorbeeld:
Beste Paul,
wij willen u graag informeren dat uw rekening nu 60 dagen achterstallig is voor de factuur (factuurnummer)
Dit probleem vraagt uw onmiddellijke aandacht. Gelieve uw betaling zo snel mogelijk.
vervaldatum factuur # : __________ bedrag:______________ + 4% te late vergoedingen, geschatte datum: ______________
betalingsopties: __________
informeer ons over de huidige status van deze betaling. Mocht u vragen hebben over deze factuur of het verschuldigde saldo op uw rekening, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
wij zullen u blijven bereiken om te proberen deze zaak op te lossen.
volgens ons bedrijfsbeleid is de betalingstermijn 45 dagen. Houd er rekening mee dat we volgens ons beleid geen zaken kunnen blijven doen met een klant die momenteel achterstallig is of 60+ verschuldigd is.
oprecht,
Brian
90 dagen achterstallige brief
90-120 dagen achterstallige facturen zijn aanzienlijk moeilijker te innen. Uw follow-up e-mails en oproepen moeten stevig en formeel zijn en moeten verschillende tactieken gebruiken, zoals vetgedrukte tekst of vergrote lettertypen. De brief moet ook vermelden de talrijke pogingen die je hebt gemaakt in het proberen om het probleem opgelost en de gevolgen van hun verzuim om de betalingen te doen.
voorbeeld:
Beste Paul,
Deze letter is erg belangrijk en vraagt uw onmiddellijke aandacht. Ondanks het sturen van u een aantal herinneringen, je hebt geen poging gedaan om uw evenwicht dat is ernstig achterstallig wissen. We hebben het gevoel dat we jullie genoeg tijd hebben gegeven en dat we meer geduld met jullie hebben gehad. Daarom zijn we van mening dat er geen andere toevlucht dan af te schrijven deze schuld en rapporteren als een “bad-debt loss” aan de ______________ door middel van een dossier. Om dit te voorkomen, vriendelijk betalen uw betaling vandaag voor het volledige verschuldigde bedrag. Als u de betaling niet binnen de komende drie dagen doet, zult u geen andere keuze hebben dan te handelen.
de volgende factuur(en) vereisen uw onmiddellijke aandacht:
factuur # vervaldatum: ______________ bedrag:______________ + 4% te late vergoedingen, geschatte datum: ______________
betalingsopties: ______________
informeer ons over de huidige status van deze betaling. Mocht u vragen hebben over deze factuur of het verschuldigde saldo op uw rekening, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
neem contact met ons op (telefoonnummer) als u een terugbetalingsplan wilt opzetten.
volgens ons bedrijfsbeleid is de betalingstermijn 45 dagen. Houd er rekening mee dat we volgens ons beleid geen zaken kunnen blijven doen met een klant die momenteel achterstallig is of 60+ verschuldigd is.
oprecht,
Brian
Laatste achterstallige Letter
Er is nog steeds enige kans op inning voor facturen die meer dan 120 dagen achterstallig zijn, en daarom moet u nog steeds overwegen om aanvullende communicatie te verzenden. In uw laatste brief, onder meer de gevolgen van hun verzuim om de schuld te betalen (slechte schuld-afschrijvingen, credit score) en een andere taal om hen te laten weten dat u de juiste maatregelen zal nemen om hun delinquentie te melden aan incassobureaus en andere relevante organen.
voorbeeld:
Beste Paul,
Deze letter vereist uw onmiddellijke aandacht. Ondanks het sturen van meerdere e-mails en het maken van verschillende gesprekken om u te krijgen om uw schuld te betalen, hebben we geen reactie van u ontvangen over uw ernstig delinquent account. We hebben het gevoel dat we je meer dan genoeg tijd hebben gegeven en dat we meer geduld met je hebben gehad. Daarom:
• wij zijn van mening dat er geen andere keuze is dan uw rekening door te sturen naar het incassobureau
• Deze actie zal ernstige gevolgen hebben voor uw credit ratings
neem onmiddellijk contact met ons op als u een terugbetalingsplan wilt opzetten
de volgende zijn ernstig achterstallig:
Factuur: ____________________ vervaldatum: bedrag +4% te late vergoeding, uitgegeven Datum
betalingsopties: ____________________
informeer ons over de huidige status van deze betaling. Mocht u vragen hebben over deze factuur of het verschuldigde saldo op uw rekening, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
neem contact met ons op (telefoonnummer) als u een terugbetalingsplan wilt opzetten.
volgens ons bedrijfsbeleid is de betalingstermijn 45 dagen. Houd er rekening mee dat we volgens ons beleid geen zaken kunnen blijven doen met een klant die momenteel achterstallig is of 60+ verschuldigd is.
met vriendelijke groet,
Brian
Als u alles uit het verleden als gevolg van brieven naar uw klanten, en ze falen om te reageren op uw brieven, hun betalingen, of het opzetten van een betaling plan met u, kunt u zoeken naar juridische bijstand door het nemen van de zaak naar de kleine vorderingen rechter als het bedrag is niet groot. U kunt ook zoeken juridische diensten voor advies over hoe de klant te leveren hun saldo als het bedrag is boven de grens van kleine vorderingen rechtbank.
Basis inhoud van vervallen brief
- Uw naam en volledige adres
- De naam van uw bedrijf en uw volledige adres
- De naam van uw debiteur en hun volledige adres
- De datum waarop de vervallen Brief is verzonden
- Details van de verschuldigde betaling door de schuldenaar
- Hoeveelheid geld die betrokken is bij de transactie
- De datum waarop de schuldenaar moest betalen u
- De volgende deadline voor betaling
- geen extra kosten of boetes die betrokken zijn wegens te late betaling
- Een overzicht van de stappen welke uw onderneming zal nemen indien de debiteur niet positief reageert op de achterstallige brief
- de handtekening van de persoon of functionaris die de achterstallige brief
bij het schrijven van een achterstallige brief dient u de transnationale situatie kort toe te lichten. Zorg ervoor dat de elementen duidelijk aan te geven. Zorg er ook voor dat je beleefd maar stevig bent. Laat uw taal duidelijk en beknopt zijn. Tot slot, maar niet in de laatste plaats, aangeven dat betaling door de debiteur snel vereist is voordat verdere maatregelen worden genomen.
maak geen bedreigingen. Controle van uw emotie en voorkomen dat het morsen in de achterstallige brief. Schrijf ook geen achterstallige brief die langer is dan 1 pagina.