trudno jest oszacować projekt, ponieważ nigdy nie znajdziesz dokładnie tych samych, aby wziąć przykłady i zgadnąć, ile wysiłku, czasu i budżetu może to zająć. To, co działa najlepiej w jednym przypadku, nie działa w żadnym innym, nawet z tymi samymi danymi, zespołami i budżetem. Co więcej, nawet najlepsze techniki szacowania projektów mogą się nie powieść, a jedyną techniką, która naprawdę działa, jest sama realizacja projektu. Tylko jego spełnienie pokazuje dokładną ilość czasu.

każdy kierownik projektu powinien wiedzieć: im lepiej jesteś przygotowany z szacunkami projektu, tym bardziej prawdopodobne jest, że ukończysz projekt i zaoszczędzisz budżet.

co to jest szacowanie?

rzecz, której musimy się od razu nauczyć. Ogólnie rzecz biorąc, estymacja jest pewnego rodzaju procesem mającym na celu znalezienie określonej wartości – oszacowania. Korzystając z tego oszacowania jako punktu odniesienia, kierownicy projektów są w stanie określić kluczowe punkty, takie jak wysiłki, budżet, zasoby, czas i inne, aby pomyślnie zakończyć projekt.

techniki szacowania projektów

1. Oszacowanie analogiczne

2. Oszacowanie parametryczne

3. Kosztorys 3-punktowy

4. Szacunki oddolne

aby rozpocząć od szacunków, chciałbym wspomnieć o bardzo ważnym punkcie. Ważne jest, aby być jak najbardziej precyzyjnym z zakresem projektu i znać jak najwięcej udanych przykładów oświadczeń dotyczących zakresu projektu. Jeśli wszystko jest zdefiniowane od samego początku, jest to o wiele lepsze dla dalszego rozwoju i realizacji projektu. Z zakresu projektu powinno być jasne, co projekt powinien osiągnąć.

techniki szacowania projektu mają kluczowe znaczenie dla przewidywania daty jego realizacji i pieniędzy, których wymaga. Opisane techniki szacowania mogą być stosowane w każdej metodologii, czy to coś tradycyjnego, jak Wodospad, czy nowoczesnego, jak Agile. Oczywiście, jeśli wejdziemy głębiej w, powiedzmy, Agile, odkryjemy wiele innych technik. Ale zwrócę Twoją uwagę na 4 znaczące. Posiadanie ich jest również konieczne, aby mieć dobrą znajomość najlepszych umiejętności zarządzania projektami 10.

1. Analogiczne oszacowanie

niektórzy nazywają to również oszacowaniem odgórnym. Kosztorys projektu jest stosowany w przypadkach, gdy nie ma zbyt wiele dokumentacji lub informacji. Aby dokonać szacunków, podobny projekt lub projekty są brane z przeszłości. Oczywiście o wiele lepiej, jeśli poprzednie projekty są podejmowane przez ludzi, którzy nimi zarządzali i wiedzą, co dokładnie trzeba było zrobić, aby je ukończyć.

przykład

istnieje zadanie – opracowanie pięciu nowych lądowań marketingowych. Wasza drużyna poradziła sobie już z podobnymi zadaniami z pięcioma lądowaniami i zajęło to 1 tydzień. W związku z tym bierzesz tę ilość czasu jako przykład. Tak więc, jeśli potrzebujesz rozwinąć 10 lądowań, mnożysz 1 tydzień przez 2 i dostajesz 2 tygodnie.

plusy: kalkulacja jest szybka; niewiele dokumentacji jest potrzebne.

minusy: nie tak dokładne w porównaniu z innymi technikami.

dokładność: najniższe

oszacowanie parametryczne

jest bardzo podobne do oszacowania analogów. Ale jest to bardziej dokładne, ponieważ cała praca w projekcie jest podzielona na części lub jednostki, które można zmierzyć. Niektórzy uważają, że jest to jedna z najdokładniejszych metod określania kosztów i czasu trwania projektu.

podejście opiera się na szczegółowych danych z poprzednich projektów lub działań. Do tego trzeba zdefiniować każdy deliverable i co to wymaga, a następnie badania informacji, które powie Ci czas trwania lub koszt każdego deliverable. Różnica między tym oszacowaniem a analogicznym polega na tym, że tutaj istnieje statystyczny dowód dla techniki.

przykład

ponownie nasz przykład lądowania. Przeszukujemy internet w celu znalezienia istotnych informacji o tym, ile czasu zajmuje opracowanie podobnego lądowania. Okazuje się, że w przybliżeniu potrzebuje 10 godzin. Jeśli potrzebujemy 5, mnożymy 10 przez 5 i otrzymujemy 50 godzin.

plusy: szybka kalkulacja; prawdopodobnie szybkie wyszukiwanie danych.

minusy: nie tak dokładne jak inne szacunki projektu (ale dokładniejsze niż analogiczne).

dokładność: wyższa niż analogiczna.

szacowanie 3-punktowe

Ta jedna z technik szacowania zarządzania projektami ma inną nazwę – Technika oceny i przeglądu projektu lub w skrócie PERT (teraz nie musisz pytać wszystkich, czym są wykresy PERT). To pozwala członkom zespołu, aby zapewnić ich pomoc lub wkład do oszacowania zadań i sprawia, że proces ten łatwiejszy.

technika szacowania projektu, podobnie jak szacunek oddolny, który idzie dalej na liście, stosuje również metodę rozkładu projektu na mniejsze zadania. Następnie Menedżer współpracuje ze swoim zespołem i identyfikuje związane z tym ryzyko. Jeśli powiedzieć to w kilku słowach, pozytywne ryzyko wymaga mniej czasu, a negatywne – odwrotnie.

następnie każde zadanie jest szacowane według 3 punktów: najlepszy przypadek lub optymistyczny (nazwijmy to O), najbardziej prawdopodobny przypadek (M) i najgorszy przypadek lub pesymistyczny (P). Powinno być oczywiste, że opcja M ma największą wagę.

Jeśli chcesz przejść do szczegółów, istnieją trzy formuły do oszacowania projektu.

najprostszy: (O+M+P)/3

dokładniejszy: (O+4m+P)/6

ten, który daje odchylenie standardowe: (P-O)/6

przykład

wróćmy jeszcze raz do naszego przykładu i powiedzmy to bardzo prosto. Tak więc, aby opracować lądowanie, szacujemy O jako 40 godzin, m jako 45 godzin i P jako 55 godzin. Zgodnie z drugim wzorem mamy (40+4*45+55)/6 = 46 godzin.

plusy: jest uważany za jedną z najdokładniejszych technik estymacji w zarządzaniu projektami; zmniejsza scenariusz ze zbyt optymistycznymi i zbyt zawyżonymi szacunkami.

minusy: potrzeba więcej czasu na dostarczenie trzech szacunków dla każdego zadania.

dokładność: bliska najwyższej wartości.

kosztorys oddolny

ta technika kosztorysowania projektu wdraża strukturę podziału pracy. W takim przypadku projekt lub zadanie jest podzielone na mniejsze części, dopóki nie będzie możliwe oszacowanie każdego z nich. Tak więc wiedząc, ile czasu, wysiłków, zasobów lub pieniędzy jest potrzebnych do określonego zadania, możliwe jest podsumowanie wszystkich z nich i uzyskanie obrazu całego oszacowania projektu.

technika wymaga więcej czasu na oszacowanie, ale daje najdokładniejsze wyniki.

przykład

Jeśli potrzebujesz opracować lądowania, podziel cały proces, jak stwierdzono, na mniejsze części, które można łatwo oszacować. Wymaga głębszej analizy z obowiązkowymi rzeczami do zrobienia, ale na pierwszy rzut oka obejmuje pisanie tekstu, projektowanie, front-end i kilka innych faz. Po tej sumy każde oszacowanie w górę, a otrzymasz całe oszacowanie.

plusy: najwyższy poziom dokładności; ponieważ cały projekt jest podzielony na mniejsze części, jest bardzo prawdopodobne, że żaden szczegół nie zostanie pominięty.

minusy: wymaga największej ilości czasu w porównaniu z innymi technikami.

dokładność: najwyższa.

Jak uzyskać jasny obraz projektu z wykresem Gantta?

jednym z głównych wskazówek dla udanego zarządzania projektami, które mogą pomóc w szacowaniu kosztów jest użycie oprogramowania wykresu Gantta jako oprogramowania do szacowania kosztów.

w oprogramowaniu ganttpro Gantt chart menedżer może łatwo pracować z szacowaniem kosztów. Narzędzie pokaże, ile będzie kosztować każde zadanie w oparciu o szacowany czas i szybkość zasobu. Wszystko to sprawia, że budżet całego projektu.

w GanttPRO znajdziesz trzy rodzaje wartości kosztów: za godzinę, za sztukę i stałą cenę.

podsumowanie

metody opisane powyżej są bardzo rozpowszechnione i stosowane w każdym projekcie. Wypróbuj jeden z nich lub spróbuj połączyć je, aby uzyskać najlepsze rozwiązanie dla Ciebie. Możesz też po prostu zarządzać wszystkimi zadaniami i projektami w profesjonalnym oprogramowaniu do wykresów Gantta online, które łatwo szacuje wszystko dla ciebie.