część 13 – uproszczone procedury akwizycji
(zmienione od 1 października 2020 r.do procltr 2020-18)
spis treści
13.003 Polityka.
podpunkt 13.1 – procedury
13.106 konkursy, ocena ofert lub ofert, wyróżnienie i dokumentacja.
13.106 – 3.106
2-działania na poziomie lub poniżej progu mikroprzedsiębiorstw
13.201 działania na poziomie lub poniżej progu mikroprzedsiębiorstw.
13.3 – uproszczone metody akwizycji
13.301
13.303
13.303-20.303
13.303-3 Przygotowanie BPA.
13.390 umów na czas nieokreślony (IDC) poniżej uproszczonego progu nabycia (SAT). Podpunkt 13.4-procedura szybkiej płatności
13.402 Warunki użytkowania.
13.404 Klauzula umowna.
5-procedury uproszczone dla niektórych pozycji handlowych
13.501 specjalne wymogi dotyczące dokumentacji.
13.003
(e)(1) wszystkie pozycje są kandydatami do zautomatyzowanego pozyskiwania, z tym wyjątkiem, że przejęcia za usługi, dla pozycji innych niż NSN i dla wymagań kupowanych za pomocą zamówień dostawy na czas nieokreślony-umowy dostawy są wyłączone. Kryteria wykluczenia pozycji do automatycznej oceny lub przyznawania są zawarte w specyfikacjach funkcjonalnych i zarządzane za pomocą automatycznych kontroli wewnętrznych systemu zamówień. Właściciel procesu zamówień jest organem zatwierdzającym zmiany systemowe w funkcjach automatycznego wykluczania zamówień. HCA jest organem zatwierdzającym wyłączenia dla indywidualnych wniosków o zakup lub materiałów z automatycznego pozyskiwania, oceny lub nagrody dla każdego łańcucha dostaw. Indywidualne żądanie zakupu lub wykluczenia materiałowe będą rejestrowane z powodem wykluczenia i raportowane co miesiąc do programów pozyskiwania DLA przez każdą organizację zamawiającą. HCA musi dostarczyć determinację do procesu zamówień nabycia DLA i szef działu systemów do wejścia do zautomatyzowanego systemu.
(S-90) zob. 18.270 progi związane z elastycznością akwizycji awaryjnej.
podczęść 13.1 – procedury
(poprawiona od 1 października 2020 r.do PROCLTR 2020-18)
13.106 ubieganie się o konkurs, ocena ofert lub ofert, nagroda i dokumentacja.
(1)(S-90) Zamawiający stosują kody ChRL w pkt 15.406-3 lit.a) pkt 11. Oficerowie zamawiający w DLA Aviation, Dla Land and Maritime oraz DLA Troop Support dokumentują ChRL w formacie uproszczonej dokumentacji zamówień nabycia (Saad) pod numerem 53.9013(a). Urzędnicy zamawiający w DLA Distribution, dla Disposition Services, dla Contracing Services Office, dla Strategic Materials i DLA Energy dokumentują ChRL w alternatywnym formacie SAAD pod numerem 53.9013(c).
(S-91) oceniając cenę produktu z jednym źródłem produkcji (określanym również jako producent oryginalnego sprzętu (OEM)), Zamawiający może określić cenę konkurencyjną w przypadku nagród nieprzekraczających SAT, gdy—
(a) istnieją oferty od co najmniej dwóch dystrybutorów dla tego samego jedynego źródła produktu OEM; i
(B) Zamawiający określa—
(1) oferowane ceny są niezależne (patrz 13.106-3(a) 1) (S-92); I
(2) w przeciwnym razie udana Cena oferenta nie jest nieuzasadniona.
(S-92) Zamawiający biorą pod uwagę strategię OEM dotyczącą sprzedaży lub dystrybucji produktów przy ustalaniu, czy ceny są niezależne.
(a) następujące strategie OEM wskazują, że ceny nie są niezależne:
(1) Sprzedaż Bezpośrednia wszystkim klientom, gdy OEM konkuruje bezpośrednio z dealerem lub dystrybutorem;
(2) Sprzedaż za pośrednictwem własnej finansowo powiązanej sieci dealerów lub dystrybutorów; lub
(3) nawiązanie relacji wyłącznego dealera lub dystrybutora.
(B) Jeśli OEM sprzedaje wielu niezależnym dealerom lub dystrybutorom, którzy nie są powiązani finansowo, może to oznaczać, że ceny są niezależne.
(S-93) Zamawiający używa litery „B” na drugiej pozycji ChRL (zob. 15.406-3 lit.a) pkt 11)) W przypadku zamówień nieprzekraczających SAT, gdy istnieje jedno źródło produkcji, a Zamawiający oparł ustalenie racjonalności cen na niezależnej konkurencji cenowej.
(b) dokumentacja i przechowywanie plików. Zamawiający dokumentują podstawę udzielenia zamówienia dla wszystkich uproszczonych zakupów. Oficerowie zamawiający w DLA Aviation, Dla Land and Maritime oraz DLA Troop Support stosują format SAAD w wersji 53.9013(a). Urzędnicy zamawiający w firmie dla Distribution, DLA Disposition Services, dla Contracting Services Office, DLA Strategic Materials i DLA Energy stosują alternatywny format SAAD w wersji 53.9013(c). Podstawą przyznania nagrody jest określenie najlepszej wartości kompromisu wymaganego przy przyznawaniu innej niż najniższa cena/Najwyższa ocena SPRS (lub innej niż najniższa cena/Najwyższa ocena przy użyciu FAR 13.5 lub gdy zastosowanie mają inne czynniki oceny); i ustalenie rozsądku cenowego. Każda organizacja zamawiająca może dodawać ustandaryzowane informacje uzupełniające wyłącznie poprzez dołączenie ich na końcu SAAD lub alternatywnego formatu SAAD, w celu wspierania jednolitej prezentacji w całej agencji. Urzędnicy Zamawiający potwierdzają również, że potencjalny laureat nie został wykluczony, zawieszony lub zaproponowany do zawieszenia/wykluczenia. Urzędnicy Zamawiający przechowują SAAD lub zastępcę SAAD w dokumentacji zamówienia.
2-działania na poziomie lub poniżej progu mikroprzedsiębiorstw
(zmienione 14 sierpnia 2019 r. do PROCLTR 2019-18)
13.201 ogólne.
(g)(1) W przypadku przejęć innych niż karty zakupu Dyrektor ds. nabycia DLA przekazał ten organ Zamawiającemu (zob. 18.270). W przypadku nabycia karty zakupu organem ustalającym jest HCA.
13.3 – uproszczone metody akwizycji
(poprawione 14 sierpnia 2019 r.do PROCLTR 2019-18)
13.301
(a) dyrektor DLA przekazał agencji / koordynatorowi programu organizacyjnego poziom 4 do HCA. HCA może delegować ten organ nie niżej niż CCO.
(b) posiadacze rządowych kart zakupu komercyjnego będą postępować zgodnie z DLAM 5025.07, rządowym programem zakupu karty (GPC) (https://issue-p.dla.mil/Published_Issuances/DLAM_GPC_6 Kwiecień 2016.pdf ).
(c) wymóg zakupu produktów AbilityOne dla wszystkich produktów na liście zakupów AbilityOne nie może być uchylony, ale może być spełniony przez zamawianie w sklepach stacjonarnych AbilityOne, AbilityOne.com, AbilityOne uczestniczące agencje non-profit lub DoD FedMall.
(d) wymóg korzystania z dod FedMall może zostać uchylony, gdy korzystanie z dod FedMall nie spełni wymagań dostawy lub spowoduje nieuzasadnione lub nadmierne koszty wymaganej działalności.
(e) stosować następującą kolejność pierwszeństwa, aby spełnić wymagania dotyczące zakupu AbilityOne:
(1) sklepy AbilityOne na bazie, AbilityOne.com, lub AbilityOne uczestniczące agencje non-profit.
(2) DoD FedMall.
(3) Źródła komercyjne.
13.303
(c)(3)(S-90) kontrahenci BPA z federalnym harmonogramem dostaw (FSS) dla pozycji nieobjętych FSS określają BPA wyłącza wszystkie pozycje w FSS.
13.303-3 Przygotowanie BPA.
(a)(1) HCA określają maksymalną łączną kwotę, jeśli taka istnieje, wszystkich wezwań, które mają być wystawione przeciwko jednemu BPA.
13.390 umów dostawy na czas nieokreślony (IDC) poniżej uproszczonego progu nabycia (SAT).
(a) IDC poniżej SAT stosują procedury uproszczone w celu nabycia nieokreślonej ilości dostaw w kwotach nie przekraczających uproszczonego progu nabycia dla całego okresu obowiązywania umowy. Umowa podstawowa będzie określać warunki IDC poniżej SAT. IDC poniżej SAT są przydatne, gdy powtarzalne zakupy o niskiej wartości w dolarach są dokonywane dla tego samego przedmiotu, oczekuje się, że cena przedmiotu będzie stabilna, a oczekiwane roczne lub inne długoterminowe wymagania nie są wystarczające do ustanowienia umowy dostawy na czas nieokreślony przy użyciu procedur FAR Part 15. Gwarantowane minimum (GM) musi zostać ustanowione dla okresu bazowego i jest opcjonalne dla każdego okresu opcji. Aby spełnić wymagania GM, pierwsze zlecenie dostawy wydaje się z umową podstawową lub ustanawia się rachunek GM.
(b) Zamawiający koordynują przewidywany czas trwania i częstotliwość z organizatorem materiałów przed podjęciem decyzji o wykorzystaniu IDC poniżej SAT.
(c) dla każdej pozycji ustala się tylko jedno IDC poniżej SAT; z tym wyjątkiem, że można przyznać wiele IDC poniżej SAT dla tej samej pozycji, jeśli wyniki laureata w ramach każdego IDC poniżej SAT są ograniczone do oddzielnego i odrębnego regionu lub fizycznej lokalizacji.
(d) IDCs poniżej SAT mogą być jednostronne lub dwustronne w zależności od ryzyka związanego z przedmiotem i wykonawcą.
e) urzędnicy Zamawiający umieszczają noty o zamówieniach H05 lub H06 w IDCs poniżej zapytania ofertowego SAT.
*****
H05 dwustronna umowa dostawy na czas nieokreślony (IDC) poniżej uproszczonego progu nabycia (SAT) (wrzesień 2017)
(1) rząd przyzna dwustronną umowę IDC poniżej SAT wynikającą z tego zapytania ofertowego właściwemu oferentowi, którego oferta zgodna z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym będzie najkorzystniejsza dla rządu, ceny i innych czynników. Oferent otrzymujący udzielenie zamówienia jest zobowiązany do podpisania umowy podstawowej i zwrócenia podpisanej umowy Zamawiającemu.
(2) wycena będzie oparta na cenie podanej dla szacowanego rocznego zapotrzebowania w harmonogramie.
(3) Po spełnieniu gwarantowanej minimalnej ilości dla IDC rząd nie ma obowiązku składania dodatkowych zamówień. Rząd może składać zamówienia dodatkowe na okres realizacji określony w umowie podstawowej, począwszy od daty udzielenia zamówienia podstawowego. Wszystkie dodatkowe zamówienia będą odwoływać się do umowy podstawowej, która dokumentuje warunki IDC. Maksymalna łączna wartość zamówień w ramach IDC poniżej SAT jest określona w umowie podstawowej; łączna wartość wszystkich zamówień nie przekroczy uproszczonego progu nabycia lub, w przypadku IDC poniżej SAT przy użyciu FAR podczęść 13.5, progów w 13.500(a).
(4) cennik zamówień. Cena jednostkowa dla zamówień jest oparta na cenie dla zakresu ilości, który obejmie całkowitą ilość w zamówieniu, niezależnie od miejsca przeznaczenia, jeśli ma to zastosowanie.
*****
H06 jednostronna umowa dostawy na czas nieokreślony (IDC) poniżej uproszczonego progu nabycia (SAT) (wrzesień 2017)
(1) rząd przyzna IDC poniżej SAT wynikającego z tego zapytania ofertowego właściwemu oferentowi, którego oferta zgodna z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym będzie najkorzystniejsza dla rządu, ceny i innych czynników.
(2) wycena będzie oparta na cenie podanej dla szacowanego rocznego zapotrzebowania w harmonogramie.
(3) akceptowalne wykonanie przez wykonawcę wstępnego zlecenia dostawy tworzy IDC poniżej SAT i jest zgoda wykonawcy na przyjęcie dodatkowych zamówień na tych samych warunkach określonych w podstawowym zamówieniu.
(4) Po spełnieniu gwarantowanej minimalnej ilości dla IDC rząd nie ma obowiązku składania dodatkowych zamówień. Rząd może złożyć dodatkowe zamówienia na okres wykonania określony w podstawowej nagrody, skuteczne od daty przyznania. Wszystkie dodatkowe zamówienia będą odnosić się do podstawowej nagrody, która dokumentuje warunki IDC. Maksymalna łączna wartość zamówień w ramach IDC poniżej SAT jest określona w podstawowej ofercie; łączna wartość wszystkich zamówień nie przekroczy uproszczonego progu nabycia lub, w przypadku IDC poniżej SAT przy użyciu FAR podczęść 13.5, progów w 13.500(a).
(5) cennik zamówień. Cena jednostkowa dla zamówień jest oparta na cenie dla zakresu ilości, który obejmie całkowitą ilość w zamówieniu, niezależnie od miejsca przeznaczenia, jeśli ma to zastosowanie.
* * * * *
4-Procedura szybkiej płatności
(zmieniona 1 września 2017 r. przez PROCLTR 2017-14)
13.402 Warunki użytkowania.
(A) Dla Troop Support Construction and Equipment Prime Vendor programs i dla Aviation Chemicals and Packaged Petroleum, Oils, and Lubricants requirements for OCONUS are authorised to use fast payment procedures on individual orders up to $150,000. (Patrz PROCLTR 16-03.) DLA Troop Support Construction and Equipment jest uprawniony do korzystania z procedur szybkiej płatności za dostosowane wsparcie logistyczne FSG 80 wymagania na indywidualne zamówienia z maksymalnym progiem $35,000 dla CONUS i $150,000 dla OCONUS. Indywidualne inicjatywy w zakresie zamówień na wsparcie logistyczne (zob. 17.9500) to programy najlepszych dostawców dla celów tych organów.
(f) kontrole wewnętrzne w celu monitorowania działań kontraktowych przy użyciu procedur szybkiej płatności to:
(1) zgodność z klauzulą. Dział dla Acquisition Compliance, Policy and Pricing dokonuje przeglądu comiesięcznych nagród za zgodność.
(2) potwierdzenie odbioru. Zarządzanie zleceniami operacyjnymi DLA identyfikuje i uzyskuje brakujące potwierdzenia odbioru materiałów (MRA).
(3) Zarządzanie zleceniami operacyjnymi DLA identyfikuje i podejmuje działania w odniesieniu do rozbieżnych zleceń.
kwartalne raportowanie do SPE wymaga uwzględnienia wskaźników, braków i planów działań naprawczych.
(S-90) procedury szybkiej płatności mogą być stosowane w przypadku—
(1) inicjatywy OCONUS dla Direct supporting Forward Stock Locations (FSL), gdy inspekcja i akceptacja są w miejscu przeznaczenia.
(2) klient OCONUS bezpośrednio, gdy kontrola i akceptacja są w miejscu przeznaczenia.
(3) przesyłki bezpośrednie Klienta do skonsolidowanych punktów kontenerowych (CCP), gdy kontrola i odbiór są w miejscu przeznaczenia.
13.404 Klauzula umowna.
(S-90) odchylenie 20-05 uchyla wymagania FAR 52.213-1(c)(2) dla programu FDT.
podczęść 13.5 – procedury uproszczone dla niektórych pozycji handlowych
(zmienione od 1 października 2020 r.do PROCLTR 2020-18)
13.501 specjalne wymogi dokumentacyjne.
(b) dokumentacja akt kontraktowych.
(3) Zamawiający wykorzystują format Mrcicdm (ang. „Market Research for Commercial Items and Commerciality Determination Memorandum”) w formacie 53.9013(b) w celu udokumentowania badań rynkowych przeprowadzonych przez organizację zamawiającą w celu ustalenia, czy dany produkt jest komercyjny. Każda organizacja zamawiająca może dodawać ustandaryzowane informacje uzupełniające tylko poprzez dołączenie ich na końcu formatu MRCICDM, w celu wspierania jednolitej prezentacji w całej agencji. Zamawiający są zachęcani, ale nie są zobowiązani, do używania formatu SAAD w wersji 53.9013 (a) lub alternatywnego formatu SAAD w wersji 53.9013 lit. c), zgodnie z przepisem 13.106-3 lit. b) i 15.406-1 lit. b) pkt 1, w miejsce PNM, w celu udokumentowania podstawy przyznawania działań wycenianych w granicach progów FAR 13.500 lit. a).
