te notatki pochodzą z pięciu udanych lat Open Data Day DC i innych hackathonów civic, które prowadziłem, sponsorowałem lub uczestniczyłem.

pomysły zostały zainspirowane przez wiele osób, zwłaszcza w tym współorganizatorów my Open Data Day DC, Erica Milla, sama Lee, Katherine Townsend i Julię Bezgachevą, a także Justina Grimes, Matta Baileya, Leah Bannon, Laurenellen McCann i Grega Blooma.

co to jest hackathon?

zdefiniowane

definiuję „hackathon” bardzo szeroko:

• Hacking to kreatywne rozwiązywanie problemów. (Nie musi to wiązać się z technologią.)
• hackathon to każde wydarzenie o dowolnym czasie trwania, w którym ludzie spotykają się, aby rozwiązać problemy. Większość hackathonów, które prowadziłem, ma również równoległą ścieżkę dla warsztatów.

uczestnicy zazwyczaj tworzą grupy liczące około 2-5 osób, wyjmują laptopy (jeśli wydarzenie jest tematyczne) i nurkują w problemach. Warsztaty szkoleniowe są świetną równoległą ścieżką szczególnie dla początkujących, ale także dla wszystkich uczestników.

pozytywna energia

hackathony cieszą się złą sławą z powodu niektórych, które mają niezdrową, konkurencyjną strukturę i stawiają nierealistyczne oczekiwania. Nie prowadź hackathonu w ten sposób, a będziesz na dobrej drodze. Oto cele, o których mam na uwadze:

• wzmocnienie społeczności, dla której jest hackathon.
• powitajcie nowych członków społeczności.
• dają uczestnikom możliwość nauczenia się czegoś nowego.
• Zapewnij uczestnikom przestrzeń i czas na postępy w interesujących ich problemach.

nie spodziewaj się, że do końca hackathonu uda ci się rozwiązać problem. Prawdziwe problemy życiowe są trudne! Pomyśl o hackathonie jako o pit-stopie na długą podróż w celu rozwiązania problemów lub jako o szkoleniu przygotowującym uczestników do rozwiązywania problemów.

ponieważ nie zamierzasz rozwiązać problemu, nie wywieraj nierealistycznej (i niezdrowej) presji na swoich uczestników. Nie siedź całą noc, nie pompuj uczestników kofeiną i nie rób zwycięzców i przegranych. Nigdy nie było piwa, konkursów ani presji czasu na moich hackathonach. Uczestnicy powinni przyjść naładowani energią i zostać powitani pozytywną energią.

czekaj — może hackathon nie jest właściwą rzeczą

moje uwagi poniżej są głównie logistyczne i zakładają podejście zorientowane na technologię. Rozumiem, że chcesz prowadzić hackathon. Ale przeczytaj Więc myślisz, że chcesz uruchomić Hackathon? Pomyśl jeszcze raz przez Laurenellen McCann do myśli na inne (i czasami lepsze) sposoby angażowania społeczności.

nie nazywaj swojego wydarzenia „hackathonem”. Nie wszyscy będą wiedzieć, co masz na myśli, a „hakowanie” może zmniejszyć prawdopodobieństwo, że wszystkie grupy będą mile widziane.

Jeśli celem twojego hackathonu jest wprowadzenie produktu na rynek, zatrzymaj się tutaj i przeczytaj inny przewodnik. Twoje cele i moje cele nie są takie same.

powitanie nowych osób

najtrudniejszą rzeczą w prowadzeniu udanego hackathonu jest powitanie nowych osób i pomoc im w zaangażowaniu się w działalność.

nowicjusze często cierpią na „syndrom oszusta”, poczucie, że nie należą do nich, ponieważ nie mają umiejętności, nie są wystarczająco inteligentni itp. Oczywiście są w błędzie, ale dopóki nie poczują, że należą do nich, nie będą mogli doświadczyć satysfakcjonującego doświadczenia. Zadaniem organizatora hackathonu jest pomóc im uświadomić sobie, że mają coś do wniesienia.

uczestnicy hackathonu po raz pierwszy często są przytłoczeni, gdy przychodzi czas na znalezienie projektu do pracy. Mogą jeszcze nie wiedzieć, jak odnieść własne umiejętności do rodzaju projektów, nad którymi pracują. Umiejętność bycia użytecznym to umiejętność sama w sobie. Będziesz musiał poprowadzić ich do projektu i przez proces, aby zdali sobie sprawę, w jaki sposób mogą wnieść swój wkład. Jeśli masz zbyt wielu zagubionych uczestników i niewystarczającą pomoc w rozpoczęciu projektu, odejdą-staraj się tego uniknąć.

organizator hackathonu musi się upewnić, że każdy ma coś do zrobienia. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest posiadanie listy liderów projektów z wyprzedzeniem: ludzie, których znasz, przychodzą z konkretnymi projektami, które możesz poprowadzić innych uczestników. I możesz pracować, aby upewnić się, że Twoje projekty hakerskie są gotowe do przyjęcia nowych osób. Możesz również organizować działania pozaprojektowe-warsztaty, opisane poniżej — które są łatwiejsze dla nowo przybyłych.

Możesz również rozważyć powiązanie nowicjuszy z mentorami lub zorganizowanie sesji przed wydarzeniem tylko dla nowicjuszy, tak jak niedawno zrobiła to Wikimedia.

Hacking

ścieżka hakowania jest przeznaczona dla uczestników, którzy mogą nurkować w problemach. Często grupy 2-5 osób tworzą się wokół projektu, na przykład tworząc nową wizualizację danych, pisząc dokument lub wspólnie badając problem. Uczestnicy wyjmują laptopy, podłączają się do zasilania i Wi-Fi i zabierają się do pracy.

hakowanie zaczyna się od wprowadzenia projektu. Uczestnicy, którzy przynoszą projekty na wydarzenie, mają okazję krótko (maksymalnie 1 minutę) wyjaśnić, nad czym pracują na samym początku wydarzenia, aby inni uczestnicy mogli dołączyć do tego projektu. Na koniec wydarzenia, sesja podsumowująca daje każdemu projektowi szansę na zademonstrowanie pewnych osiągnięć.

pielęgnowanie dobrych projektów

nie każdy projekt tworzy dobry hackathon. Niezwykle ważne jest, aby maksymalizować następujące cechy w projektach na Twoim wydarzeniu:

• wyraźnie artykułowane. Projekty powinny mieć jasne pytanie lub problem, który próbują rozwiązać, a także rozsądnie konkretne proponowane rozwiązanie.
• osiągalne. Większość projektów osiągnie około 25% tego, co uważają, że mogą osiągnąć w ograniczonym czasie, jaki mają. Zarządzaj celami każdego projektu, aby uczestnicy czuli się zrealizowani na koniec sesji, a nie przerwani.
• łatwy w obsłudze. Projekty powinny mieć gotowe zadania dla nowo przybyłych z różnymi umiejętnościami i na różnych poziomach umiejętności. W przypadku projektów programistycznych zadania te nie wymagają dogłębnego zrozumienia podstawy kodu i upewnij się, że środowisko kompilacji można uruchomić w czasie krótszym niż 20 minut. Zrób listę zadań lub utwórz problemy z github z wyprzedzeniem!
• prowadzony przez interesariusza. Interesariusz (lub” ekspert tematyczny”) kieruje projektem do rzeczywistego znaczenia. Projekty bez interesariuszy mogą „rozwiązać” problem, który nie istnieje. Najlepiej lider (lub jeden z liderów) jest interesariuszem lub dobrym pełnomocnikiem dla interesariusza. Zdecydowanie polecam przejrzenie Laurenellen McCann ’ s Build With, NIE DLA serii na temat angażowania interesariuszy we wszystkie prace civic tech. Ponadto nigdy nie wystarczy, aby lider projektu był po prostu osobą pomysłową. Uważaj, gdy lider jest interesariuszem, ale nie może przewidzieć, w jaki sposób może wdrażać wraz z resztą zespołu.
• zorganizowany. W przypadku projektów z czterema lub więcej członkami, zwłaszcza nowo przybyłymi, rolą lidera projektu powinna być koordynacja, zapewnienie każdemu członkowi zespołu czegoś do pracy i pomoc w powitaniu nowych członków zespołu.

traktuj te kule jak listę kontrolną. Projekty, które myślą o sobie w kategoriach tych cech, wydają się być szczęśliwsze i bardziej produktywne.

Jeśli wiesz, nad jakimi projektami będziemy pracować podczas wydarzenia, im wcześniej będziesz mógł o tym pomyśleć, tym lepiej. Spotkaj się z kierownikami projektu i porozmawiaj o tych elementach ich projektu z wyprzedzeniem, jeśli to możliwe. Jako organizator, posiadanie tych informacji o projektach może również pomóc w kierowaniu uczestników do projektów, nad którymi mogą chcieć pracować.

na Hackathonach tematycznych

Hackathon tematyczny to taki, w którym projekty ograniczają się do konkretnego problemu: takiego jak zrównoważony rozwój żywności lub powracający obywatele. Hackathony tematyczne są w stanie przyciągnąć ekspertów tematycznych (coś, w czym otwarte hackathony, takie jak Open Data Day DC, nie są dobre), a projekty Zwykle obracają się wokół problemów, które eksperci tematyczni zgłaszają do stołu.

Kiedy hackathony tematyczne są również hackatonami technologicznymi, istnieje powszechny problem: Eksperci przedmiotowi mogą łatwo zidentyfikować problemy w swojej dziedzinie, ale nie zawsze mogą przekształcić te problemy w realne projekty technologiczne. Inni uczestnicy mogą być gotowi do wykorzystania swoich umiejętności, ale nie wiedzą nic na temat hackathonu. Wypełnienie tej luki wymaga starannego planowania z wyprzedzeniem.

często efektem jest podział sali na trzy grupy:

1. eksperci merytoryczni i inni uczestnicy z powodzeniem współpracujący.
2. eksperci przedmiotowi współpracują z innymi ekspertami przedmiotowymi w zakresie badania problemów, ale nie wdrażania.
3. inni uczestnicy zmagają się ze znalezieniem czegoś odpowiedniego do pracy / wdrożenia rozwiązania o minimalnej wartości do rozwiązania rzeczywistych problemów tematu.

# 1 jest super. # 2 jest w porządku, jeśli grupa jest szczęśliwa. Ale # 3 jest złe: uczestnicy bez przewodnika tematycznego poczują się zagubieni. Aby tego uniknąć, upewnij się, że masz wystarczająco dużo wykonalnych projektów dla wszystkich przed wydarzeniem. Współpracuj z ekspertami tematycznymi przed wydarzeniem, aby przekształcić ich problemy w projekty. Aby upewnić się, że istnieje spójna kwestia, że istnieją niezbędne zasoby (np. zbiory danych) oraz że umiejętności potrzebne do realizacji projektu odpowiadają umiejętnościom oczekiwanym przez innych uczestników (i to w wystarczającej ilości).

ponadto ekspert tematyczny może zaproponować wiele pomysłów, ale może skutecznie uczestniczyć tylko w jednym projekcie podczas wydarzenia, więc upewnij się, że istnieje co najmniej jeden ekspert tematyczny + wykonalny projekt dla około czterech uczestników niebędących ekspertami.

umieszczanie nowych uczestników w nowych projektach

wdrażanie uczestników do istniejących projektów może być bardzo trudne. Jest to jedna z najtrudniejszych części hakerstwa. Masz więc pomysły na nowe projekty, które są szczególnie łatwe do rozpoczęcia dla uczestników, jeśli nie mogą dołączyć do istniejącego projektu. Przygotowanie pomysłów na projekty jest szczególnie ważne, jeśli nie spodziewasz się, że wielu uczestników przyniesie projekty! I zawsze bądź otwarty na pomysły projektowe od uczestników. Jeden projekt, czyli ktoś pracujący sam, też jest w porządku!

inne wskazówki

nie pozwalają nikomu przedstawić pomysłu, nad którym nie będzie pracował na imprezie, chyba że naprawdę nie ma wystarczająco dużo pomysłów, aby je obejść. W przeciwnym razie jest to strata cennego czasu każdego z nas.

Po rozpoczęciu hakowania nie przerywaj hakerom, z wyjątkiem zapewnienia, że hakowanie przebiega sprawnie, aby sprawdzić, czy każdy ma coś do zrobienia i utrzymać ludzi w ogólnym harmonogramie. Zajęcia w środku dnia, takie jak głośniki w porze lunchu i rozmowy wideo z ludźmi poza siedzibą są niezwykle rozpraszające dla uczestników, którzy teraz chcą pracować nad problemem.

Szkolenie

udany hackathon może być po prostu hakowaniem, tylko szkoleniem lub zarówno hakowaniem, jak i szkoleniem.

Jeśli masz znaczną liczbę nowicjuszy, posiadanie warsztatów szkoleniowych jest świetnym sposobem, aby dać im coś do zrobienia, z czym będą bardziej komfortowi niż nurkowanie w hackingu. Możesz prowadzić warsztaty, które wprowadzą uczestników w tematykę hackathonu lub do konkretnych umiejętności technicznych przydatnych w hackathonie. Warsztaty mogą być również miejscem dyskusji na tematy związane z hackathonem. Warsztaty powinny być w jak największym stopniu interaktywne

ostrożnie dobieraj liderów warsztatów. Najlepiej, aby przywódcy prowadzili wcześniej te same warsztaty, więc są dobrze przećwiczeni. Powinny one być również tak zróżnicowane, jak uczestnicy, których chciałbyś widzieć obecnych na wydarzeniu (płeć, rasa, wiek itp.). Przeczytaj wskazówki Hopper Conference Diversity Guide dotyczące wyboru prelegentów.

poprowadź warsztaty w drugiej sali, jeśli to w ogóle możliwe. 45-90 minutowe warsztaty to dobra długość. Jeśli masz więcej niż jeden warsztat, pozostaw 15-30 minut wolnego między warsztatami, aby umożliwić zamknięcie pierwszego lidera, a utworzenie drugiego lidera.

na Open Data Day DC przeprowadziliśmy sześć warsztatów w ciągu dwóch dni dotyczących wprowadzenia do otwartych danych i interfejsów API, wprowadzenia do współpracy przy użyciu github, otwartego mapowania, wprowadzenia do Pythona i zaangażowania społeczności.

miejsce& Data

podstawowe wymagania

znajdź miejsce, w którym odbędzie się Twoje wydarzenie i zarezerwuj termin. Jest to jedyna rzecz, którą musisz zrobić znacznie przed wydarzeniem. Im wcześniej możesz zarezerwować miejsce, tym lepiej.

znajdź miejsce, które może zapewnić:

• odpowiednie siedzenia (patrz poniżej)
• jedna Listwa zasilająca na stół
• Wifi (czy jest szybki i niezawodny? czy można połączyć wszystkich uczestników? czy blokuje jakieś porty?)
• Projektor
• mikrofon, przynajmniej w dużych pomieszczeniach
• dostępne wejścia i miejsce do siedzenia dla wózków inwalidzkich (a jeśli istnieje scena, sprawdź, czy jest dostępna, jeśli dotyczy)
• neutralne pod względem płci, pojedyncze osoby, dostępne łazienki

(Jeśli prowadzisz duże wydarzenie, przeczytaj również wszystkie problemy związane z dostępnością wymienione tutaj.)

siedzenia

wymagania dotyczące siedzenia są różne dla hakerów i warsztatów. Do hackingu, będziesz chciał konfiguracji w stylu bankietu z dużymi okrągłymi stołami, które mieszczą około 10 osób każdy. Sale bankietowe mieszczą najmniejszą liczbę osób w porównaniu z innymi aranżacjami stołów / krzeseł, więc weź to pod uwagę przy obliczaniu mocy obliczeniowej. Na warsztaty będą potrzebne siedzenia w stylu klasy, czyli prostokątne stoły z krzesłami po jednej stronie.

kiedy

Wybierz datę wydarzenia ostrożnie. Unikaj lata, wakacji i innych ważnych wydarzeń w swojej dziedzinie. Weekendy są trudne dla ludzi, którzy uczestniczą w ich zdolności zawodowych. Weekendy są trudne dla rodziców.

zapytaj swoje miejsce o dopuszczalne czasy rozpoczęcia i zakończenia. Ustalaj godziny, kiedy przyjedziesz / wyjedziesz i kiedy uczestnicy przyjadą / wyjadą. Zaplanuj co najmniej 30 minut przed i po wydarzeniu, aby skonfigurować i zburzyć/oczyścić.

upewnij się, że możesz wejść i że twoi uczestnicy mogą wejść. Jeśli drzwi wejściowe budynku są zamknięte, upewnij się, że masz klucz i że masz kogoś wysłanego przy drzwiach, aby wpuścić uczestników (możesz potrzebować zespołu ludzi, aby obracać się przy drzwiach wejściowych przez cały dzień).

również Sprawdź…

sprawdź, czy lokal pozwala na jedzenie w pokoju.

jeśli organizujesz imprezę poza godzinami pracy, sprawdź, czy miejsce będzie wyposażone w klimatyzację / ogrzewanie.

Budżetowanie miejsca

profesjonalne miejsca pobierają sporo pieniędzy, więc musisz znaleźć coś, co pasuje do Twojego budżetu. Mam nadzieję, że znajdziesz trochę wolnego miejsca z dobrym wifi (lokalna biblioteka, firma znajomego, itp.).

w przypadku dużej, jednodniowej imprezy w dużym mieście, spodziewaj się, że miejsca zmienią się w tysiącach dolarów dziennie. To zależy od tego, ile miejsca potrzebujesz, i nie ma rymu ani powodu do wyceny, ale zwykle wychodzi około $10-$30 za osobę.

Sponsoring

w przypadku dużych imprez prawdopodobnie będziesz potrzebować sponsorów, którzy pomogą Ci pokryć koszty.

Sponsorzy dadzą ci coś — gotówkę, przestrzeń, jedzenie, koszulki-z nadzieją, że otrzymają coś ze swojego wsparcia dla Twojego wydarzenia. Mogą rekrutować / zatrudniać i chcą zbadać uczestników, lub mogą sprzedawać produkt, który chcą promować.

zastanów się, co chcesz dać sponsorom w zamian za ich wsparcie. Na pewno podziękujesz swoim sponsorom, po imieniu, podczas sesji otwierającej i zamykającej, i prawdopodobnie będziesz chciał tweetować swoje podziękowania. Poza tym, czy chcesz dać im czas na podium, aby porozmawiali z uczestnikami? Albo stolik z tyłu, żeby pokazać swoje rzeczy? To zależy od Ciebie i musisz znaleźć właściwą równowagę między zapewnieniem wystarczającej liczby sponsoringu, a nie ingerowaniem w cele Twojego wydarzenia.

Oblicz swój budżet-lokal i koszty wyżywienia, zwłaszcza-po pierwsze, więc wiesz, ile w sponsoringu potrzebujesz. Ale potem zacznij wcześnie zabezpieczać sponsorów.

Jedzenie

najlepiej jest zapewnić kawę i lekkie posiłki na śniadanie i napoje przez cały dzień (zwłaszcza wodę). Jedzenie jest zaskakująco drogie, więc rób, co możesz.

co kupić

Jeśli dostarczasz jakieś jedzenie, naprawdę musisz DOSTARCZYĆ opcje wegetariańskie i bezmleczne, ponieważ te ograniczenia dietetyczne są bardzo powszechne. Wegetariańskie to niezły pomysł. Następnie weź pod uwagę inne ograniczenia, które mogą mieć Twoi uczestnicy (wegańskie, Koszerne, bezglutenowe) i postaraj się jak najlepiej.

Bądź odpowiedzialny za swoje jedzenie. Myśl jak rodzic. Zamów jedzenie, które jest stosunkowo zdrowe. Unikaj ciężkich pokarmów, które sprawiają, że ludzie są senni (jak chleb) lub nieskuteczni (jak alkohol). Kofeina i cukier są w porządku (energia jest ważna), ale mają również prawdziwe odżywienie..

budżetowanie i logistyka

Pizza jest najtańszym jedzeniem, ale jest również w zasadzie najgorszą rzeczą, jaką można nakarmić kogoś (i nie wszyscy ją jedzą) – unikaj pizzy, jeśli możesz.

jeśli zamawiasz jedzenie, prawdopodobnie złożysz zamówienie co najmniej trzy dni przed imprezą.

Swag

niektóre wydarzenia lubią dostarczać swag, takie jak koszulki lub naklejki. Osobiście uważam, że są o wiele lepsze sposoby na wydanie budżetu, ale jeśli naprawdę chcesz zapewnić swag, pamiętaj –

nie kupuj koszulek w jednym rozmiarze, ponieważ ludzie nie są tacy sami. W rzeczywistości przeczytaj sekcję Hopper Conference Diversity Guide na koszulkach.

Kodeks postępowania

wydarzenia technologiczne nie zawsze są przyjazne kobietom i mniejszościom. Musimy to zmienić. Możesz być częścią tej zmiany, przyjmując Kodeks Postępowania dla wydarzenia. Kodeks postępowania to nie tylko egzekwowanie zasad. Ustanawia normy społeczne i wysyła sygnał do potencjalnych uczestników, że próbujesz stworzyć przyjazne środowisko. I, oczywiście, jeśli wystąpi problem na Twoim wydarzeniu posiadanie Kodeksu postępowania z wyprzedzeniem pomoże Ci rozwiązać ten problem.

poszukaj kodeksów postępowania stosowanych podczas wydarzeń, które podziwiasz, lub skopiuj z kodu Kodeksu postępowania DC lub Tech Lady Hackathon + training Day ’ s code of conduct. Przeczytaj również sekcję Przewodnik różnorodności konferencji Hopper na ten temat.

Happy hours

przed wydarzeniem happy hour pomaga uczestnikom poznać się w relaksującej atmosferze. Po wydarzeniu happy hour wieczór po zakończeniu hackathonu daje uczestnikom możliwość nawiązania kontaktów towarzyskich teraz, gdy się znają.

w przypadku dużych imprez, wybierz bar z wyprzedzeniem i porozmawiaj z barem i upewnij się, że możesz zabrać dużą grupę. Możesz zarezerwować część baru (mogą poprosić o płatność z wyprzedzeniem lub gwarantowane minimalne wydatki, które będą Cię obciążać, jeśli twoi ludzie nie zamówią wystarczająco dużo).

jeśli podajesz alkohol, pamiętaj: nie wszyscy piją (osoby poniżej 21 roku życia, kobiety w ciąży i wiele innych osób z różnych powodów); alkohol może prowadzić do niebezpiecznego lub niewygodnego środowiska; ci, którzy piją, będą potrzebować transportu publicznego, aby dostać się do domu. Dlatego: zapewnij napoje bezalkoholowe; nadzoruj środowisko, aby zapewnić wszystkim profesjonalizm i wygodę; bądź w pobliżu transportu publicznego.

Rejestracja

załóż formularz rejestracyjny Eventbrite.

Limit rejestracji

Określ swoją maksymalną pojemność. W przypadku wydarzenia z równoległymi torami należy pamiętać, że wszyscy uczestnicy zgromadzą się w jednym pomieszczeniu na początku wydarzenia, więc maksymalna pojemność jest nieco większa niż pojemność głównego pokoju (niektóre osoby mogą ściskać/stać na początku).

w przypadku darmowego wydarzenia pojawi się około 65% osób, które się zarejestrują. Liczba ta jest bardzo konsekwentnie postrzegana w różnych wydarzeniach. Więc rejestracja cap na 150% rzeczywistej maksymalnej pojemności.

zbieraj informacje

użyj formularza rejestracyjnego, aby zebrać informacje o uczestnikach:

• nazwa (i ewentualnie inne informacje wymagane przez ochronę obiektu)
• adres e-mail
• nazwa stanowiska
• czy są nowi w hackathonach?
• co to za haker? Przykłady: Programista. Projektant. Analityk Danych. Ekspert Ds. Domen. Pracownicy Rządowi. Komunikator. Kierownik Projektu. Adwokat.
• co ich interesuje hakowanie?
• czy są zainteresowani którymś z warsztatów?
• jak usłyszeli o wydarzeniu
• specjalne potrzeby/prośby

im więcej informacji możesz zebrać z wyprzedzeniem, tym lepiej możesz to zaplanować. Możesz zacząć myśleć o tym, kto będzie pracował nad czym, gdy tylko zaczną się rejestracje. Dosłownie spróbuj sobie wyobrazić, jak każdy zarejestrowany uczestnik będzie zajęty na wydarzeniu w oparciu o wszelkie informacje, które o nim wiesz.

dziesięć dni przed

Znajdź liderów projektów

Zobacz, kto przyjdzie i jeśli wiesz, że niektórzy z tych osób przyjeżdżają z konkretnymi projektami, zidentyfikuj liderów projektów. Możesz również spotkać się z nimi w tym czasie, aby:

• poprowadzić ich, jak robić postępy w swoich projektach
• zidentyfikować, w jaki sposób mogą podjąć się nowych osób, jakie zadania są wykonalne dla nowych osób
• określić, jakiego rodzaju pomocy potrzebuje ich projekt

zobacz sekcję pielęgnowanie dobrych projektów powyżej.

Znajdź pomocników

Jeśli prowadzisz interaktywne warsztaty, w których uczestnicy śledzą na swoich laptopach i oczekują, że wielu uczestników weźmie udział, możesz chcieć mieć pomocników warsztatowych, którzy pomogą uczestnikom, którzy utkną. Zaplanuj co najmniej jednego pomocnika na 10-20 uczestników.

znajdź również pomocników do prowadzenia tabeli rejestracyjnej i drzwi wejściowych budynku, jeśli są zamknięte, a także możesz rozważyć identyfikację wolontariuszy, którzy zajmą się fotografią, zarządzaniem mediami społecznościowymi i dokumentowaniem tego, co dzieje się na wydarzeniu, aby później opowiedzieć historię.

wyślij e-mail do uczestników

możesz wysłać e-mail do zarejestrowanych uczestników w tym momencie z taką ilością informacji logistycznych, jaką znasz, aby mogli zaplanować z wyprzedzeniem. Zobacz „dzień wcześniej” poniżej, aby dowiedzieć się, co należy zawrzeć w wiadomości e-mail.

trzy dni przed

Skonfiguruj komunikację grupową

Skonfiguruj sposób komunikacji cyfrowej dla uczestników i pozostań w kontakcie po wydarzeniu. Niektóre opcje to:

• pokój czatu, taki jak Slack
• kanał społecznościowy, taki jak hashtag na Twitterze lub grupa na Facebooku
• współdzielona przestrzeń dokumentów, taka jak Google Docs lub Dropbox Paper
• lista e-mail, taka jak Grupa Google

pomyśl o tym, jak opowiesz swoją historię

trwały wpływ twojego Wydarzenia ma to, jak ludzie będą o Nim pamiętać:

• Wybierz hashtag.
• Skonfiguruj tumblr lub inne publiczne współdzielone miejsce na dokumenty (patrz wyżej) dla projektów, aby rejestrować postępy i publikować linki.
• pomyśl o tym, jak zrobić zdjęcia swojego hackathonu, które opowiadają jego historię.
• przeczytaj strategie medialne Nathana Matiasa i Willow Brugh dla hackathonów.

Zdobądź zapasy

powinieneś zabrać ze sobą:

• Papier, markery i taśma do pisania i umieszczania znaków z
• naklejki i markery z etykietami imiennymi, aby ludzie mogli zapisać swoje nazwiska na etykiecie z imieniem
• kartki, długopisy, papier i inne materiały ułatwiające planowanie projektu
• plastikowe kubki, talerze papierowe i jednorazowe naczynia, jeśli dostarczasz żywność

również…

• Złóż wszelkie zamówienia na catering
• wyślij e-mail do dziennikarzy, których znasz, którzy mogą być zainteresowani wydarzeniem
• Naładuj aparat, abyś był gotowy do robienia zdjęć
• niektóre miejsca wymagają listy uczestników dla bezpieczeństwa. Jeśli chcesz przesłać listę, upewnij się, że Alfabetycznie! Bezpieczeństwo prawdopodobnie wydrukuje wszystko, co masz w aktualnym stanie, a sprawy komplikują się szybko, gdy lista nie jest w porządku.

ponownie wyślij e-mail do uczestników

możesz ponownie wysłać e-mail do zarejestrowanych uczestników w tym momencie, z taką ilością informacji logistycznych, jaką znasz, aby mogli zaplanować z wyprzedzeniem. Zobacz „dzień wcześniej” poniżej, aby dowiedzieć się, co należy zawrzeć w wiadomości e-mail.

dzień wcześniej

Przejście

zrób Przejście swojego lokalu. Upewnij się, że masz:

• stoły bankietowe do hakowania, stoły prostokątne do warsztatów
• wystarczająco dużo krzeseł (policz je!
• jedna Listwa zasilająca na stół
• działające WiFi
• działający projektor i klucz sprzętowy VGA (może nawet przetestować komputer)
• mikrofon, przynajmniej w dużych pomieszczeniach

Jeśli masz dwa równoległe tory:

• przejdź do powyższej listy raz do pokoju hakerskiego i ponownie do sali szkoleniowej
• upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić wszystkich w jednym pomieszczeniu, ponieważ uczestnicy zbierają się w pierwsza sala na powitanie

e-mail

wyślij e-mail do zarejestrowanych uczestników. Include:

• Twoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu komórkowego, aby uczestnicy mogli zadzwonić/napisać do ciebie, jeśli nie mogą znaleźć miejsca
• wszelkie informacje przed wydarzeniem i po wydarzeniu happy hour: lokalizacja, Data i godzina
• daty rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia
• lokalizacja wydarzenia (adres i nazwa budynku), dokładna lokalizacja wejścia, wskazówki i mapa
• przypomnienie o przyniesieniu identyfikatora, jeśli miejsce ma odprawę bezpieczeństwa
• przypomnienie o przywiezieniu laptopa i ładowarki
• jakie jedzenie/napoje będą dostarczane i kiedy (śniadanie, obiad, kolacja?), a jakie ograniczenia zostaną uwzględnione (Wegetariańskie itp.
• harmonogram warsztatów, jeśli dotyczy
• Twój Kodeks postępowania (lub link)
• jeśli występują problemy z dostępnością osób niepełnosprawnych z miejscem, należy dołączyć
• wszelkie materiały z wyprzedzeniem, aby przygotować je do tematu wydarzenia
• nazwiska organizatorów i podziękowania dla sponsorów

materiały informacyjne

Drukuj materiały informacyjne dla uczestników, które obejmują::

• informacje o WiFi (identyfikator SSID i hasło)
• hashtag wydarzenia i adres URL
• harmonogram (czas rozpoczęcia, lunch, czas zakończenia i harmonogram warsztatów, jeśli dotyczy)
• lista pokoi breakout
• polecaj pobliskie lokalizacje na lunch/kolację (i dołącz mapę, jeśli to możliwe)
• Krótki URL (np. lekko) do strony tumblr lub hackpad

wydrukuj jedną kopię na tabelę (tj. jedną kopię na każdego ~5-10 uczestników).

również

• przygotuj slajdy do sesji powitalnej (jeśli chcesz)
• naładuj telefon. Jutro będzie długi dzień.

harmonogram hackathonu

kiedy przyjedziesz wcześnie

• upewnij się, że wszystko jest w porządku: stoły/krzesła są tam, projektor działa, toalety są w stanie sprawnym
• Znaki pocztowe od głównego wejścia do budynku, do którego uczestnicy powinni udać się jako pierwsi
• Znaki pocztowe do toalet i innych pokoi uczestnicy mogą potrzebować udać się do
• rozłóż plakietki z nazwiskami. Jeśli są drukowane z nazwami, ułóż je alfabetycznie, a jeśli jest ich dużo, pogrupuj je według części alfabetu i znaków pocztowych.

sesja powitalna

zacznij od krótkiej sesji powitania wszystkich i ułożenia dnia:

• Przedstaw organizatorów
• Podziękuj organizatorom i sponsorom (nie zapominaj o nikim — dlatego sponsorowali Ciebie)
• wyjaśnij historię i cel imprezy
• wspomnij o Kodeksie postępowania (ponownie, często chodzi o ustalanie norm, a nie tylko o egzekwowanie zasad)
• zapytaj, kto nie był wcześniej na hackathonie ani na twoim konkretnym wydarzeniu; oklaski
• wyjaśnij logistykę: Tumblr, harmonogram warsztatów, lunch, czas zakończenia
• zachęcają do robienia i dzielenia się notatkami z sesji oraz do rejestrowania postępów w projektach (patrz UWAGI powyżej na temat opowiadania historii hackathonu)

w małym wydarzeniu (do około 30 osób), wszyscy uczestnicy mogą się przedstawić.

każdy, kto przyniósł projekt do pracy, powinien przedstawić go wszystkim. Jest to czasami nazywane ” rzutami projektu.”Skracaj każde boisko: imię i nazwisko lidera, afiliacja, Oświadczenie o problemie, rozwiązanie i potrzebne umiejętności/pomoc. Liderzy projektów Zwykle rozmawiają tak długo, jak to możliwe, więc być może będziesz musiał ich odciąć po jednej minucie, aby szanować czas publiczności. Zachęcaj liderów, aby myśleli o tym nie jako o rekrutacji, ale o tym, jak wspaniały będzie ich dzień.

w ciągu dnia

niech ktoś zarządza pokojem hakerskim. Sprawdź, czy każdy projekt idzie gładko. Zobacz, czy ktoś czegoś potrzebuje lub nie może znaleźć czegoś do pracy. Trzymaj ludzi na ogólnym harmonogramie. Powiadom wszystkich, gdy nadszedł czas na lunch i godzinę przed sesją podsumowującą. Przed zakończeniem upewnij się, że każdy projekt jest przygotowany do wyjaśnienia, co zrobił. Niech nagrywają swoje postępy na Tumblrze.

niech ktoś poprowadzi warsztaty. Upewnij się, że warsztaty pozostają zgodnie z harmonogramem, że uczestnicy rozumieją lidera, słyszą lidera z tyłu sali itp. Bądź w pobliżu, aby kierownik warsztatu nie miał żadnych problemów technologicznych. Organizator powinien być zawsze pod ręką na warsztatach.

podsumowanie

sesja podsumowująca daje każdemu szansę usłyszeć, nad czym wszyscy pracowali w ciągu dnia. W przypadku małej grupy poproś wolontariuszy o zgłoszenie tego, co osiągnęli lub czego się nauczyli (szczególnie dla uczestników warsztatów). Oklaski dla ludzi.

w dużych grupach, każdy projekt raport o swoich osiągnięciach. Jeśli to możliwe, pozwól im pokazać swoją pracę na projektorze. Ale tylko szybko. W tym momencie projekty mogą mieć wiele do powiedzenia. Zachowaj każdy projekt do 1 lub 2 minut, a jeśli mają zamiar pokazać coś na projektorze, upewnij się, że jest gotowy przed rozpoczęciem sesji podsumowującej.

wreszcie:

• Podziękuj miejscu i sponsorom
• Podziękuj uczestnikom i współorganizatorom
• Jeśli po wydarzeniu odbędzie się impreza, skieruj do niej ludzi lub poproś wolontariusza, aby poprowadził ludzi

zburzenie

wreszcie, gdy wszyscy uczestnicy znikną, upewnij się, że miejsce wróci do pierwotnego stanu:

• Posprzątaj
• Usuń znaki
• sprawdzenie zaginionych przedmiotów

pośmiertne

po wydarzeniu:

• Zapisz wszystko, co poszło dobrze, abyś mógł powtórzyć to następnym razem
• Zapisz wszystko, co poszło nie tak, abyś mógł go uniknąć następnym razem
• Oblicz, ile kosztowało wydarzenie w sumie i na uczestnika, aby wiedzieć
• Przepytaj uczestników o to, co im się podobało, a czego nie
• Blog o wydarzeniu