w tym blogu często mówię o procesie priorytetyzacji projektu i najlepszej metodzie jego realizacji. W tym artykule chciałbym podzielić się kilkoma pomysłami na to, jak wykorzystać matrycę priorytetów do priorytetyzacji projektów w sposób, który daje szansę na sukces.

co to jest macierz priorytetów?

macierz priorytetów to proste narzędzie, w którym tworzysz zestaw kryteriów (które powinny odzwierciedlać Twoje cele biznesowe) i wykorzystujesz je do oceny projektów. Dlaczego? Starasz się ustalić, które projekty są najważniejsze, abyś mógł je priorytetyzować.

jest to dość proste w koncepcji, ale może być naprawdę trudne do zrobienia dobrze.

to nie matematyka jest trudna (i na tym skupia się większość artykułów na temat macierzy priorytetów), to wszystko ludzkie…

zalety macierzy priorytetów

zasadniczo macierz priorytetów jest łatwa w użyciu i użyciu do podejmowania decyzji. Większość menedżerów biznesowych może zrozumieć koncepcję ważonego wyniku w arkuszu kalkulacyjnym.

gdy już masz swój arkusz kalkulacyjny, łatwo jest dostosować wagi kryteriów i natychmiast zobaczyć wpływ na ranking.

macierz priorytetów również wypluwa czystą, jednoznaczną liczbę dla „priorytetu”. Jest to coś, co każdy może zrozumieć i odnieść się do.

macierz priorytetów dla projektów

poświęćmy chwilę na przyjrzenie się, w jaki sposób matryca priorytetów projektu jest zwykle wdrażana.

najpierw definiujesz zestaw kryteriów, których będziesz używać do oceniania projektów. Kryteria te powinny odzwierciedlać Twoje cele biznesowe. Następnie należy zważyć te kryteria-zwykle ludzie dadzą każdemu z nich wagę procentową.

następnie oceniasz swoje projekty. Musisz ocenić każdy projekt pod kątem każdego kryterium, ale musisz wymyślić odpowiednią skalę.

w decision-science mówimy o normalizacji wyników. Oznacza to albo użycie tej samej skali (np. skala 1-5) dla wszystkich kryteriów, albo zrobienie kilku obliczeń, aby przekształcić wyniki w „znormalizowane wyniki” – nie będę wchodził w to, jak to robisz tutaj, ale pamiętaj o tym kroku – Wiele osób tęskni za tym i powoduje problemy.

teraz masz swoje ważone kryteria i wyniki dla każdego projektu, możesz obliczyć ważony wynik dla każdego projektu, wykonując dość proste obliczenia:

(Waga kryterium 1 x wynik kryterium 1) + (Waga kryterium 2 x wynik kryterium 2) + (Waga kryterium 3 x wynik kryterium 3) + …..

kontynuuj, dopóki nie zsumujesz ważonych wyników dla wszystkich kryteriów… i tyle. Masz priorytetowy wynik dla swojego projektu … i możesz przejść do tego samego obliczenia dla następnego projektu.

oczywiście, prawdopodobnie będziesz chciał to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym. Ten przykład (który możesz pobrać tutaj) pokaże Ci jak wygląda matematyka.

problemy z matrycą priorytetów projektu

główny problem jest spowodowany jego głównymi zaletami – matryca priorytetów jest narzędziem zaprojektowanym tak, aby było szybkie i łatwe w użyciu… co jest w porządku, jeśli decyzje nie są bardzo ważne. Jeśli priorytetyzujesz krótkie zadania, rzeczy, które nie mają większego wpływu na dłuższą metę, jest to w porządku.

ale projekty to nie zadania.

projekty są większe, a konsekwencje wyboru niewłaściwych mogą być spektakularne.

na przykład wybranie niewłaściwych projektów może zwiększyć wskaźnik niepowodzenia projektu o około 30%. Wydaje się to dość istotną konsekwencją (zobacz tę infografikę, aby zobaczyć wpływ dostosowania projektów do strategii).

przyjrzyjmy się więc, dlaczego matryca priorytetów projektu zawodzi i co możemy zrobić, aby ją naprawić.

1. Brak dopasowania do kryteriów

bardzo często zespół, który „posiada zasoby”, tworzy matrycę priorytetów, aby pomóc dowiedzieć się, z czym powinien się najpierw uporać.

problem w tym, że ten zespół nie jest „klientem”. Projekty te istnieją po to, aby wspierać „interesariuszy klienta” i to oni powinni wybrać kryteria.>

oczywiście możesz być właścicielem „procesu” wyboru kryteriów – na przykład przeprowadzić burzę mózgów – ale twoi interesariusze powinni być właścicielami wyboru kryteriów.

2. Brak procesu ustalania wag

Twoje kryteria nie są równie ważne.

Co więcej, jeśli zapytasz 5 interesariuszy, jaką wagę przywiązać do kryteriów, prawdopodobnie otrzymasz 10 odpowiedzi!

bez porozumienia w tej sprawie macierz priorytetów projektu jest bez znaczenia.

oczywiście, da ci kilka liczb, ale te liczby nie będą zaufane (ani nawet istotne) dla Twoich interesariuszy. Więc tak, będziesz mógł podejmować decyzje o priorytetyzacji, ale nie będziesz podejmować decyzji, które faktycznie pomogą interesariuszom.

To jest zasadniczo powód, dla którego naukowcy odkryli, że metody takie jak macierz priorytetów tak naprawdę nie działają. W rzeczywistości istnieją tylko dwie metody priorytetyzacji projektów, które działają-AHP i DEA. Czytaj więcej: Najlepsze metody i techniki priorytetyzacji projektów

możesz rozwiązać ten problem, używając oprogramowania do priorytetyzacji projektów, aby dodać AHP (co oznacza proces hierarchii analitycznej) do interfejsu macierzy priorytetów matematycznych.

AHP pozwala na budowanie silnego i jasnego konsensusu między interesariuszami. Skutkuje to zestawem ważonych kryteriów, które interesariusze posiadają, którym ufają, które cenią.

3. Zerwana współpraca w zakresie punktacji

Kiedy oceniasz projekt na podstawie kryterium takiego jak „wpływ na zadowolenie klienta”, musisz dokonać subiektywnej oceny. Niektórzy ludzie mogą postrzegać „wpływ” projektu jako „poważny”, a inni mogą uznać go za”nieistotny”.

Jeśli nie masz mechanizmu na rozwiązanie tego problemu, na zebranie różnych interesariuszy w celu dokonania subiektywnych ocen, to Twoje wyniki skończą się całkowicie bezsensowne … przynajmniej będą bezsensowne dla Twoich interesariuszy.

niektóre z twoich wyników będą „twardymi liczbami”. Na przykład” wartość bieżąca netto „lub” liczba systemów dotkniętych „są twardymi liczbami, ale w jakiś sposób musisz uzyskać te dane od” eksperta przedmiotowego”, który je przechowuje. Zazwyczaj wiąże się to z dużą ilością pościgu, a następnie cięcia i wklejania do arkuszy kalkulacyjnych.

to nie tylko wymaga czasu, ale jest otwarte na błędy podczas kopiowania danych z jednego miejsca do drugiego. Często zdarza się również, że dane są nieaktualne.

Przeprowadzka online, przy użyciu systemu takiego jak TransparentChoice, może naprawdę pomóc.

TransparentChoice umożliwia współpracę z interesariuszami w celu budowania konsensusu wokół subiektywnych osądów (takich jak „wpływ na zadowolenie klienta”). Angażując różnych interesariuszy i automatyzując część tej współpracy, możesz szybko i łatwo zbudować ten konsensus.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nie będziesz skutecznie współpracować podczas oceniania projektów, Twoje priorytetowe wyniki nie będą „zaufane”.

4. Decyzje oparte na wynikach

, gdy nadajesz priorytet małym, taktycznym elementom (zadaniom, elementom konserwacji itp.), zazwyczaj można użyć „wynik” z matrycy do priorytetyzacji pracy. Podjęcie zadania z najwyższym wynikiem jest zazwyczaj dobrą zasadą.

projekty są różne.

projekty istnieją, aby pomóc ci osiągnąć bardziej strategiczne cele biznesowe. Konkurują o zasoby i budżet. Czasami istnieją zależności między projektami i cała decyzja jest zwykle dość polityczna. Oznacza to, że musisz zrównoważyć zasoby w różnych działach, różnych celach biznesowych itp…. a wszystko to podczas śledzenia różnych ograniczeń zasobów i budżetu.

Możesz to zrobić w arkuszach kalkulacyjnych, ale jeśli masz więcej niż 5 lub 10 projektów, to bardzo szybko się skomplikuje.

dobre oprogramowanie, takie jak TransparentChoice, pozwala śledzić nie tylko wyniki, ale także koszty każdego projektu. Pozwala to zrównoważyć projekty między sterownikami biznesowymi, jednocześnie śledząc różne ograniczenia zasobów. Śledzi nawet zależności projektu (więc nigdy nie zatwierdzasz projektu bez uprzedniego zatwierdzenia jego „poprzedników”).

i możesz to zrobić w jednym wygodnym pulpicie nawigacyjnym.

podsumowanie

macierz priorytetów jest popularnym sposobem podejmowania decyzji, ale używanie jej do ustalania priorytetów i selekcji projektów może nie być zbyt skuteczne.

koncepcje stojące za tym są solidne-chcemy zmaksymalizować dopasowanie do naszych celów i użyć ważonej punktacji, aby to zrobić – ale praktyka zwykle zawodzi w takich obszarach, jak:

• zdefiniowanie odpowiednich kryteriów, aby użyć
• ważenie tych kryteriów (z udziałem zainteresowanych stron)
• Współpraca w celu szybkiego i „dokładnego”oceniania projektów
• Równoważenie czynników innych niż „wynik”

oprogramowanie takie jak TransparentChoice może pomóc przenieść pomysły matrycy priorytetów projektu na nowy poziom, prowadząc do portfolio projektów, które cieszą się silniejszym wsparciem interesariuszy, a z kolei cieszą się wyższym wskaźnikiem sukcesu.

dowiedz się więcej

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak priorytetować projekty jak profesjonalista, ten blog jest doskonałym miejscem na początek: jak Priorytetować projekty. Ponadto stworzyliśmy dla ciebie ten najlepszy przewodnik po priorytetyzacji i wyborze projektów.