od czasu do czasu doradzam pracodawcy, który albo nie ma polityki FMLA, albo zupełnie nie ma żadnych istotnych szczegółów. Często zasady te nie zawierają kluczowych przepisów chroniących przed odpowiedzialnością.
Weźmy na przykład 12-miesięczny okres FMLA.
jak wiedzą pracodawcy, kwalifikujący się pracownik ma prawo do 12 tygodni urlopu FMLA w okresie 12 miesięcy. W szczególności ten” 12-miesięczny okres ” jest definiowany przez pracodawcę. Co się dzieje, gdy pracodawca nie ujawni w polisie FMLA okresu 12 miesięcy? Mogą skończyć jak Illinois Department of Corrections (IDOC).
IDoc najwyraźniej utrzymał politykę FMLA, ale nie poinformował pracowników, w jaki sposób zdefiniowano 12-miesięczny okres FMLA. Kiedy tak się dzieje, stosuje się opcję 12-miesięczną, która zapewnia najbardziej korzystny wynik dla pracownika. IDOC nauczył się tego na własnej skórze. Jeden z jego pracowników, Mike, wziął i pozornie wyczerpany urlop FMLA. Później został zwolniony za trzy nieusprawiedliwione nieobecności.
uznając, że IDOC nie poinformował pracowników o tym, co wykorzystuje jako 12-miesięczny okres FMLA, sąd uznał, że „najbardziej korzystny” wynik powinien zostać wykorzystany dla Mike ’ a, skutecznie zyskując mu dwa tygodnie urlopu FMLA, który mógł wykorzystać w tym przypadku. Caggiano V. Illinois Dept. korekty (pdf)
To piecze.
na ile sposobów można liczyć do 12?
wykorzystajmy stratę IDOC jako okazję do omówienia, jaki 12-miesięczny okres FMLA powinieneś wykorzystać dla swoich pracowników. Przepisy FMLA pozwalają pracodawcom na korzystanie z jednej z czterech różnych metod obliczania kwoty urlopu FMLA, z którego korzysta pracownik w okresie 12 miesięcy. Zgodnie z regulaminem pracodawca może wybrać jeden z następujących 12-miesięcznych okresów:
- rok kalendarzowy
- dowolny stały 12-miesięczny „rok urlopu”, taki jak rok podatkowy, rok wymagany przez prawo państwowe lub rok rozpoczynający się w dniu „rocznicy” pracownika
- 12-miesięczny okres liczony do przodu od daty rozpoczęcia pierwszego urlopu FMLA pracownika
- „kroczący” 12-miesięczny okres liczony do tyłu od dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu FMLA
plusy i minusy przy wyborze urlopu FMLA
okres 12 miesięcy
pracodawcy mogą wybrać jedną z tych czterech metod liczenia, o ile metoda ta jest stosowana konsekwentnie i jednolicie dla wszystkich pracowników. Po wybraniu przez pracodawcę określonego 12-miesięcznego okresu nie może on jednak przejść na inny 12-miesięczny okres bez uprzedniego powiadomienia wszystkich pracowników o zmianie z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem. 29 CFR 825.200(d) (1) Jak wspomniałem powyżej, jeśli pracodawca nie wybierze jednego z powyższych okresów 12 miesięcy lub jeśli pracodawca zmienił metodę, ale mieści się ona w przedziale 60 dni, pracodawca musi wykorzystać okres 12 miesięcy, który zapewnia najbardziej korzystny wynik dla tego pracownika.
oczywiście są plusy i minusy każdej z tych czterech metod. Ale jedna metoda wyróżnia się nad resztą: „rolling” 12-miesięczny okres mierzony wstecz od dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu FMLA.
Pozwól mi wyjaśnić.
metody jeden i dwa
pierwsze dwie metody są zasadniczo takie same, ponieważ wyznaczają stały punkt w czasie, za pomocą którego należy rozpocząć obliczanie urlopu FMLA. Chociaż te dwie opcje są zdecydowanie najłatwiejsze do administrowania, pozwalają pracownikom „układać” 12-tygodniowe okresy FMLA z powrotem do tyłu, co potencjalnie zapewnia więcej urlopu niż to konieczne. „Układanie” oznacza wzięcie urlopu FMLA na kolejny rok urlopu FMLA zaraz po urlopie pobranym w poprzednim roku.
Weźmy na przykład Jane. Zgodnie z metodą „roku kalendarzowego” jej pracodawcy, Jane bierze cztery tygodnie urlopu FMLA po raz pierwszy 1 lutego. Później w listopadzie bierze kolejne osiem tygodni urlopu, który trwa do końca roku kalendarzowego. Teoretycznie, począwszy od 1 stycznia, Jane mogła wykorzystać kolejne 12 tygodni urlopu FMLA. W tym przykładzie, ta metoda obliczania pozwala Jane w sumie 20 kolejnych tygodni urlopu FMLA. (Mogło być gorzej — Jane mogła zająć 12 tygodni pod koniec roku, a kolejne 12 na początku następnego roku kalendarzowego, w sumie 24 kolejne tygodnie pracy FMLA.) Dla pracodawców poszukujących ciągłości działalności gospodarczej ten niezamierzony wynik może być trudną pigułką do przełknięcia.
metoda trzecia
trzecia metoda nie różni się całkowicie od dwóch powyższych, ale oferuje nieznacznie lepszą równowagę między ochroną ciągłości działania firmy a łatwością administracji. Zgodnie z tą metodą pracownik miałby prawo do 12 tygodni urlopu w ciągu roku rozpoczynającego się w dniu pierwszego skorzystania z urlopu FMLA. Z administracyjnego punktu widzenia jest to łatwiejsze do zrozumienia: pracownik rozpoczyna urlop 1 lutego, więc rok urlopu pracownika rozpoczyna się 1 lutego. Jednak ta metoda nie unika zagadki „układania” określonej powyżej. W tym przypadku pracodawcy nie mogą uniknąć sytuacji, w której pracownik korzysta z urlopu FMLA później w roku urlopowym FMLA, po którym następuje kolejno aż 12 tygodni na początku następnego roku FMLA (1 lutego).
w szczególności, zgodnie z przepisami FMLA, pracodawcy muszą stosować tę metodę przy obliczaniu urlopu dla pracownika, który opiekuje się pracownikiem objętym ubezpieczeniem z poważnym urazem lub chorobą. 29 C. F. R. 825.200 (f)
metoda czwarta
najczęstszą (ale najwyraźniej najbardziej mylącą) metodą stosowaną przez pracodawców jest metoda „rolling”. W ramach metody” rolling”, znanej również w kręgach HR jako metoda” look-back”, pracodawca” patrzy wstecz ” w ciągu ostatnich 12 miesięcy, sumuje cały czas FMLA wykorzystany przez pracownika w ciągu ostatnich 12 miesięcy i odejmuje tę sumę od przydzielonego mu 12-tygodniowego urlopu. W związku z tym, przy obliczaniu dostępnego urlopu FMLA pracownika, pozostałe dostępne saldo pracownika wynosi 12 tygodni minus dowolna część urlopu FMLA wykorzystanego przez pracownika w ciągu 12 miesięcy poprzedzających ten dzień.
przepisy dostarczają dość prostego przykładu, w jaki sposób pracodawca obliczałby urlop za pomocą tej metody:
gdyby pracownik wykorzystał cztery tygodnie rozpoczynające się 1 lutego 2008 r., cztery tygodnie rozpoczynające 1 czerwca 2008 r. i cztery tygodnie rozpoczynające 1 grudnia 2008 r., pracownikowi nie przysługiwałby żaden dodatkowy urlop do 1 lutego 2009 r. Jednak od 1 lutego 2009 r. pracownik będzie ponownie uprawniony do skorzystania z urlopu FMLA, odzyskując prawo do skorzystania z urlopu w taki sam sposób, jak w roku poprzednim. W ten sposób pracownik odzyskuje (i będzie uprawniony do korzystania) jeden dodatkowy dzień urlopu FMLA każdego dnia przez cztery tygodnie, począwszy od 1 lutego 2009 roku. Pracownik rozpocznie również odzyskiwanie dodatkowych dni rozpoczynających się 1 czerwca 2009 r.oraz dodatkowych dni rozpoczynających się 1 grudnia 2009 r. W związku z tym pracodawcy korzystający z 12-miesięcznego okresu mogą być zmuszeni obliczyć, czy pracownik jest uprawniony do korzystania z urlopu FMLA za każdym razem, gdy o niego wnioskuje, a pracownicy korzystający z urlopu FMLA na tej podstawie mogą podlegać ochronie FMLA na podstawie korzystania z FMLA w poprzednich 12 miesiącach. Na przykład, w powyższym przykładzie, jeśli pracownik potrzebuje sześciu tygodni urlopu z powodu poważnego stanu zdrowia, począwszy od 1 lutego 2009 r., tylko pierwsze cztery tygodnie urlopu będą objęte ochroną FMLA.
Zwycięzca
korzystając z kalendarza kroczącego lub okresu zerkania, urlop FMLA pracownika pozostający w jego 12-tygodniowym urlopie FMLA może zmieniać się dosłownie codziennie, ponieważ pracodawca musi dodać dni (lub godziny) wykorzystane w 12-miesięczną rocznicę nieobecności FMLA. Chociaż ta metoda może być myląca w administrowaniu (na przykład obliczanie urlopu dostępnego w różnych terminach FMLA dla każdego pracownika i robienie tego za każdym razem, gdy wnioskuje się o urlop FMLA), jest to jedyna metoda dostępna zgodnie z przepisami w celu zapewnienia, że pracownik nie weźmie bloku urlopu FMLA przez więcej niż 12 kolejnych tygodni. Wdrożenie tej metody jest najlepszą obroną pracodawcy przed nadużyciami FMLA i ma tendencję do oszczędzania kosztów w dłuższej perspektywie. Ponadto zniechęca pracowników do korzystania z przedłużonych okresów urlopu w kolejnych 12-miesięcznych okresach. W porównaniu z innymi, ta metoda często jest najlepszym wyborem dla pracodawców.
współpracuj ze swoim doradcą ds. zatrudnienia, aby upewnić się, że korzystasz z roku FMLA, który spełnia Twoje potrzeby operacyjne i biznesowe.
ale pamiętaj!
nie popełniaj tego samego błędu, który zrobił IDOC powyżej. Niezależnie od tego, jaki 12-miesięczny okres FMLA wybierzesz, upewnij się, że jest on jasno określony w Polityce FMLA.