blankietowe zamówienie zakupu (BPO) to długoterminowa umowa między organizacją a dostawcą, która ma na celu dostarczanie towarów lub usług po ustalonej cenie w określonym okresie czasu. Jeśli Twoja firma dokonuje wielu płatności za te same towary lub usługi, wystawienie ogólnego zamówienia zakupu z określonymi już szczegółami, takimi jak cena i harmonogram dostaw, jest skutecznym sposobem na skrócenie czasu i opóźnienia przetwarzania.

dostawcy, z kolei, mogą składać wiele faktur powołując się na ten sam numer BPO. Ogólne Ograniczenia zamówienia zakupu mogą opierać się na określonym czasie, na przykład roku lub określonej kwocie pieniędzy. Oprócz ram czasowych, ilości i ceny, zamówienia na koc mogą zawierać specyfikacje jakości przedmiotu.

zalety zamówień zbiorczych

działy zaopatrzenia używają zamówień zbiorczych, które mogą być również nazywane stałymi zamówieniami, w celu zmniejszenia kosztów i zbudowania szczuplejszych, bardziej wydajnych procesów pracy. Oto kilka sposobów, w jakie zamówienia zakupu mogą zwiększyć zyski i poprawić przepływ pracy.

Specjaliści ds. zamówień mogą korzystać z ogólnych zamówień zakupu, aby zapewnić niższe ceny masowe w oparciu o całkowitą ilość zamówienia, nawet jeśli z czasem potrzebne są liczne dostawy. Przy składaniu jednego zamówienia w danym okresie czasu negocjowane są mniejsze ilości. Zbiorcze zlecenie zakupu eliminuje potrzebę zapewnienia zaopatrzenia i negocjowania umów dla każdego zamówienia, co pozwala personelowi Działu Zaopatrzenia skupić się na ważnych działaniach zamiast powtarzalnych zadań.

doświadczeni menedżerowie zakupów mogą skonsolidować bezpośrednie i pośrednie wydatki w całej firmie, aby uzyskać bardziej korzystne ceny zbiorcze. A ponieważ umowa określa specyfikę i zakres zamówienia, cena nie będzie się wahać w czasie, bez względu na to, co wpływa na rynek.

ogólne zamówienie zakupu usprawnia proces zamawiania oczekiwanych powtarzalnych zakupów. Na przykład, jeśli firma produkcyjna potrzebuje dwudziestu dostaw surowców niezbędnych do produkcji w ciągu roku, stałe zlecenie zakupu oznacza jedną negocjację, jedną umowę i jeden proces zatwierdzania, zamiast dwudziestu. Wielokrotne wysyłki w razie potrzeby oferują dodatkową korzyść w postaci zminimalizowania ryzyka i kosztów związanych z przechowywaniem towarów.

„zamówienia zbiorcze mogą dać działom zaopatrzenia dźwignię w celu znacznego obniżenia kosztów zakupu powszechnie używanych towarów i usług.”

kiedy użyć zamówienia zbiorczego

zamówienia zbiorcze są mądre tylko w pewnych okolicznościach:

• , gdy ilości tych samych towarów lub usług są potrzebne przez cały okres czasu, zazwyczaj jeden rok.
• gdy koszt jednostkowy może być dobrze zdefiniowany i można określić szczegóły.
• gdy jeden sprzedawca jest w stanie dostarczyć towar przez cały okres trwania umowy.
• przy zamawianiu w ilości ułatwia korzystniejsze warunki umowy, takie jak rabaty zbiorcze.
• przy dostawach rozłożonych minimalizują ryzyko i koszty magazynowania.

zamówienia nie powinny być pisane dla zamówień, w których cena nie jest gwarantowana, jakość produktu jest zawodna lub nie można ufać sprzedawcy.

co należy uwzględnić w zamówieniu zakupu koc

zamówienia zakupu koc powinny określać następujące warunki umowy:

• czas trwania umowy
• Cennik i warunki umowy
• informacje rozliczeniowe – sposób, w jaki sprzedawca będzie przesyłał faktury do zapłaty
• Specyfikacja przedmiotu, w tym oczekiwania dotyczące jakości, wielkości i ilości
• Ilość, czas i lokalizacja dostawy
• klauzula anulowania

wyzwania związane z wykorzystaniem ogólnych zamówień zakupu

Prognozowanie potrzeby jest najtrudniejszym aspektem sporządzania ogólnego zamówienia zakupu. Analiza danych może dostarczyć dokładnych ilości potrzebnych firmie w określonym okresie czasu. Wiedza o tym, co jest potrzebne, informuje dostawcę, jaką ilość ma być magazynowana w czasie, aby dostarczyć zgodnie z warunkami umowy. Podczas negocjacji umowy firma może pozostawić miejsce na korekty, ponieważ towary i usługi są dostarczane do użytku.

Umowy tego typu są często przedłużane z roku na rok, ponieważ firmy i dostawcy budują relacje robocze. Dokładne prognozowanie ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji budżetu i minimalizacji kosztów magazynowania dla firmy. Z kolei sprzedawca realizuje korzyści z gwarantowanego długoterminowego zamówienia z odpowiednim czasem na przygotowanie towaru do dostawy.

Po zawarciu umowy zakupu i zdefiniowaniu warunków zaufany sprzedawca dostarczy towary i usługi, w razie potrzeby i bez dodatkowych prac administracyjnych. BPO i faktury przychodzące powinny być monitorowane, aby suma nie przekraczała granic umowy. Najbardziej efektywną i najmniej podatną na błędy metodą monitoringu jest zautomatyzowane dopasowanie trójdrożne w celu weryfikacji odbioru towaru pod względem zamówienia i zamówienia z kompleksowym oprogramowaniem zakupowym.