en filt inköpsorder (BPO) är ett långsiktigt avtal mellan en organisation och en leverantör för att leverera varor eller tjänster med ett fast pris på en återkommande basis under en viss tidsperiod. Om ditt företag gör flera betalningar för samma varor eller tjänster, utfärdar en filtköpsorder med detaljerna, till exempel pris och leveransschema, redan angivet är ett effektivt sätt att minska tid och bearbetningsförseningar.

leverantörer kan i sin tur skicka flera fakturor med samma BPO-nummer. Begränsningarna för filtköp kan baseras på en viss tid, till exempel ett år, eller en viss summa pengar. Förutom tidsram, kvantitet, och pris, filt inköpsorder kan innehålla artikelkvalitetsspecifikationer.

fördelarna med filt inköpsorder

upphandlingsavdelningar använder filt order, som också kan kallas stående inköpsorder, för att minska kostnaderna och bygga smalare, effektivare arbetsprocesser. Här är flera sätt filt inköpsorder kan öka den nedersta raden och förbättra arbetsflödet.

Procurement professionals kan använda filt inköpsorder för att säkra lägre bulk prissättning baserat på total orderkvantitet, även när flera leveranser behövs över tiden. När man gör en beställning i taget under en tidsperiod förhandlas mindre kvantiteter. En inköpsorder eliminerar behovet av att säkra inköp och förhandla kontrakt för varje order, vilket gör att upphandlingsavdelningens personal kan fokusera på viktiga aktiviteter över repetitiva uppgifter.

kunniga upphandlingschefer kan konsolidera företagsomfattande direkta och indirekta utgifter för mer fördelaktiga bulkpriser. Och eftersom kontraktet definierar beställningens detaljer och omfattning kommer priset inte att fluktuera över tiden, oavsett vad som påverkar marknaden.

en filt inköpsorder effektiviserar beställningsprocessen för förväntade upprepade inköp. Till exempel, om ett tillverkningsföretag behöver tjugo leveranser av de råvaror som behövs för produktion under ett år, innebär en stående inköpsorder en förhandling, ett kontrakt och en godkännandeprocess istället för tjugo. Flera leveranser efter behov ger den extra fördelen att minimera risken och kostnaderna för lagring av varor.

” Blanket inköpsorder kan ge upphandlingsavdelningar hävstångseffekt till betydligt lägre inköpskostnad för vanliga varor och tjänster.”

när du ska använda en filt inköpsorder

filt order är bara klokt att använda under vissa omständigheter:

• när mängder av samma varor eller tjänster behövs under en tidsperiod, vanligtvis ett år.
• när enhetskostnaden kan vara väldefinierad och detaljer kan specificeras.
• när en enda leverantör kan leverera under hela kontraktets längd.
• vid beställning i kvantitet underlättar förmånligare avtalsvillkor, till exempel bulkrabatter.
• när förskjutna leveranser minimerar lagerrisk och kostnader.

Blanket inköpsorder ska aldrig skrivas för beställningar där priset inte garanteras, produktens kvalitet är opålitlig eller säljaren inte kan lita på.

Vad ska inkluderas på filt inköpsorder

filt inköpsorder bör definiera följande avtalsvillkor:

• avtalslängd
• prissättning och avtalsvillkor
• faktureringsinformation – hur säljaren skickar fakturor för betalning
• artikelspecifikationer inklusive förväntningar på kvalitet, storlek och kvantitet
• Leveranskvantitet, tider och platser
• Avbokningsklausul

utmaningarna med att använda filtköpsorder

Prognosbehov är den mest utmanande aspekten av att utarbeta en filtköpsorder. Dataanalys kan ge exakta kvantiteter som behövs av verksamheten under den definierade tidsperioden. Att veta vad som behövs informerar leverantören vilken mängd som ska lagras i tid för att leverera enligt avtalsvillkor. Under avtalsförhandlingar kan företaget lämna utrymme för justeringar eftersom varor och tjänster levereras till användning.

Avtal av denna typ förlängs ofta år Över år när företag och leverantörer bygger arbetsrelationer. Noggrann prognos är avgörande för att optimera budgeten och minimera lagerkostnaderna för företaget. Säljaren inser i sin tur fördelen med en garanterad långsiktig order med tillräcklig tid för att förbereda varorna för leverans.

med ett köpeavtal på plats och definierade villkor kommer en betrodd leverantör att leverera varor och tjänster, vid behov och utan ytterligare administrativt arbete. BPO och inkommande fakturor bör övervakas för att säkerställa att summan inte överskrider avtalets gränser. Den mest effektiva och minst felbenägna metoden för övervakning är automatiserad trevägsmatchning för att verifiera mottagandet av varor mot ordern och PO med omfattande upphandlingsprogramvara.