uppdaterad augusti 03, 2018-Dom Barnard

För många människor är tanken på att leverera en presentation en skrämmande uppgift och medför mycket nerver. Men om du tar lite tid att förstå hur effektiva presentationer är strukturerade och sedan tillämpa denna struktur på din egen presentation, kommer du att se mycket mer självsäker och avslappnad ut.

Här är vår kompletta guide för att strukturera din presentation, med exempel i slutet av artikeln för att visa dessa punkter.

Varför är det så viktigt att strukturera en presentation?

Om du någonsin har satt dig igenom en bra presentation har du lämnat känslan antingen inspirerad eller informerad om ett visst ämne. Detta beror inte på att talaren var den mest kunniga eller motiverande personen i världen. Istället beror det på att de vet hur man strukturerar presentationer – de har skapat sitt budskap på ett logiskt och enkelt sätt som har gjort det möjligt för publiken att hålla jämna steg med dem och ta bort viktiga meddelanden.

forskning har stött detta, med studier som visar att publiken behåller strukturerad information 40% mer exakt än ostrukturerad information.

faktum är att det inte bara är att strukturera en presentation som är viktig för publikens förståelse, Det är också viktigt för dig som talare. En bra struktur hjälper dig att förbli lugn, hålla dig på ämnet och undvika besvärliga tystnader.

vad kommer att påverka din presentationsstruktur?

generellt sett finns det ett naturligt flöde som någon anständig presentation kommer att följa som vi kommer att gå in på inom kort. Du bör dock vara medveten om att alla presentationsstrukturer kommer att vara olika på sitt eget unika sätt och detta beror på ett antal faktorer, inklusive:

• Om du behöver leverera några demonstrationer
• hur kunnig publiken redan är på det givna ämnet
• hur mycket interaktion du vill ha från publiken
• eventuella tidsbegränsningar finns det för ditt samtal
• vilken inställning du är i
• din förmåga att använda alla typer av visuell hjälp

innan du väljer presentationens struktur svara på dessa frågor först:

1. Vad är syftet med din presentation?
2. Vem är publiken?
3. vilka är de viktigaste punkterna som din publik bör komma ihåg efteråt?

När du läser punkterna nedan, tänk kritiskt på vilka saker som kan göra att din presentationsstruktur blir lite annorlunda. Du kan lägga till vissa element och lägga till mer fokus på vissa stunder om det fungerar bättre för ditt tal.

Vad är den typiska presentationsstrukturen?

detta är det vanliga flödet av en presentation, som täcker alla viktiga avsnitt och är en bra utgångspunkt för din. Det gör att din publik enkelt kan följa med och anger en solid struktur som du kan lägga till ditt innehåll i.

1. Hälsa publiken och presentera dig själv

innan du börjar leverera ditt föredrag, presentera dig själv för publiken och förtydliga vem du är och din relevanta expertis. Detta behöver inte vara långt eller otroligt detaljerat, men hjälper till att bygga ett omedelbart förhållande mellan dig och publiken. Det ger dig chansen att kortfattat klargöra din expertis och varför du är värd att lyssna på. Detta kommer att bidra till att skapa din etos så att publiken kommer att lita på dig mer och tror att du är trovärdig.

läs våra tips om hur du startar en Presentation effektivt

2. Introduktion

i introduktionen måste du förklara ämnet och syftet med din presentation samtidigt som du får publikens intresse och förtroende. Det är ibland bra att tänka på din introduktion som trattformad för att hjälpa till att filtrera ner ditt ämne:

1. presentera ditt allmänna ämne
2. förklara ditt ämnesområde
3. ange problem/utmaningar i det här området du kommer att utforska
4. ange din presentations syfte-Detta är grunden för din presentation så se till att du ger ett uttalande som förklarar hur ämnet kommer att behandlas, till exempel ”Jag kommer att hävda att…” eller kanske du kommer att ”jämföra”, ”analysera”, ”utvärdera”, ”beskriv” etc.
5. ge ett uttalande om vad du hoppas att resultatet av presentationen kommer att vara, till exempel, ” Jag hoppas att detta kommer att ge dig…”
6. visa en förhandsgranskning av organisationen av din presentation

i det här avsnittet förklarar du också:

• längden på samtalet.
• signalera om du vill ha publikinteraktion-vissa presentatörer föredrar publiken att ställa frågor hela tiden medan andra tilldelar ett specifikt avsnitt för detta.
• om det gäller, informera publiken om att ta anteckningar eller om du kommer att ge åhörarkopior.

hur du strukturerar din introduktion kan bero på hur mycket tid du har fått att presentera: en försäljningsnivå kan bestå av en snabb presentation så att du kan börja med din slutsats och sedan ge bevisen. Omvänt skulle en talare som presenterar sin ide för förändring i världen vara bättre lämpad att börja med bevisen och sedan dra slutsatsen vad detta betyder för publiken.

Tänk på att huvudsyftet med introduktionen är att fånga publikens uppmärksamhet och få kontakt med dem.

3. Huvuddelen av ditt tal

huvuddelen av ditt tal måste uppfylla de löften du gjorde i introduktionen. Beroende på vilken typ av din presentation, tydligt segment de olika ämnen som du kommer att diskutera, och sedan arbeta dig igenom dem en i taget – det är viktigt att allt organiseras logiskt för publiken att till fullo förstå. Det finns många olika sätt att organisera dina huvudpunkter, till exempel, efter prioritet, tema, kronologiskt etc.

• huvudpunkter bör behandlas en efter en med stödjande bevis och exempel.
• innan du går vidare till nästa punkt bör du ge en mini-sammanfattning.
• länkar ska tydligt anges mellan ideer och du måste göra det klart när du går vidare till nästa punkt.
• ge tid för människor att ta relevanta anteckningar och hålla sig till de ämnen du har förberett i förväg snarare än att avvika för långt från ämnet.

När du planerar din presentation skriv en lista med huvudpunkter du vill göra och fråga dig själv ”vad jag säger till publiken? Vad ska de förstå av detta?”att förfina dina svar på detta sätt hjälper dig att producera tydliga meddelanden.

4. Slutsats

i presentationer är slutsatsen ofta underutvecklad och saknar syfte vilket är synd eftersom det är det bästa stället att förstärka dina meddelanden. Vanligtvis har din presentation ett specifikt mål – det kan vara att konvertera ett antal publikmedlemmar till kunder, leda till ett visst antal förfrågningar för att göra människor kunniga om specifika nyckelpunkter eller att motivera dem mot ett gemensamt mål.

oavsett vad det målet är, var noga med att sammanfatta dina huvudpunkter och deras konsekvenser. Detta klargör det övergripande syftet med ditt samtal och förstärker din anledning att vara där.

följ dessa steg:

• signalera att det är nästan slutet på din presentation, till exempel ”när vi avslutar/när vi avslutar samtalet…”
• upprepa ämnet och syftet med din presentation – ”i det här talet ville jag jämföra…”
• sammanfatta huvudpunkterna, inklusive deras konsekvenser och slutsatser
• ange vad som är nästa/en uppmaning till handling/en tankeväckande takeaway
• gå vidare till det sista avsnittet

5. Tacka publiken och bjud in frågor

avsluta ditt föredrag genom att tacka publiken för deras tid och be dem ställa eventuella frågor de kan ha. Som tidigare nämnts kommer personliga omständigheter att påverka strukturen i din presentation.

många presentatörer föredrar att göra Q& en session den viktigaste delen av sitt tal och försöka snabba igenom huvuddelen av presentationen. Det här är helt bra, men det är fortfarande bäst att fokusera på att leverera någon form av inledande presentation för att ställa in tonen och diskussionsämnena I Q&A.

andra vanliga presentationsstrukturer

ovanstående var en beskrivning av en grundläggande presentation, här är några mer specifika presentationslayouter:

Demonstration

använd demonstrationsstrukturen när du har något användbart att visa. Detta används vanligtvis när du vill visa hur en produkt fungerar. Steve Jobs använde ofta denna teknik i sina presentationer.

• förklara varför produkten är värdefull.
• beskriv varför produkten är nödvändig.
• förklara vilka problem det kan lösa för publiken.
• visa produkten för att stödja vad du har sagt.
• gör förslag på andra saker det kan göra för att göra publiken nyfiken.

problemlösning

denna struktur är särskilt användbar för att övertyga publiken.

• rama in problemet kort.
• gå in i frågan i detalj och visa varför det är ett sådant problem. Använd logotyper och patos för detta – de logiska och känslomässiga överklaganden.
• ge lösningen och förklara varför detta också skulle hjälpa publiken.
• Call to action-något du vill att publiken ska göra som är enkelt och relevant för lösningen.

Storytelling

förutom att inkludera berättelser i din presentation kan du organisera hela presentationen som en berättelse. Det finns många olika typer av berättelsestrukturer du kan använda – ett populärt val är monomyth – hjältens resa. I en monomyth går en hjälte på en svår resa eller tar en utmaning – de flyttar från det bekanta till det okända. Efter inför hinder och slutligen lyckas hjälten återvänder hem, omvandlas och med nyfunna visdom.

ett annat populärt val för att använda en berättelse för att strukturera din presentation är i media ras (i mitten av saken). I den här typen av berättelse startar du direkt in i handlingen genom att tillhandahålla ett utdrag/teaser av vad som händer och sedan börjar du förklara händelserna som ledde till den händelsen. Detta är engagerande eftersom du börjar din berättelse på den mest spännande delen som kommer att göra publiken nyfiken – de vill veta hur du kom dit.

• stor storytelling: exempel från Alibaba grundare, Jack Ma

återstående metod

den återstående metodstrukturen är bra för situationer där du presenterar ditt perspektiv på ett kontroversiellt ämne som har delat människors åsikter.

• rama in problemet kort.
• gå in i frågan i detalj och visa varför det är ett sådant problem-använd logotyper och patos.
• motbevisa dina motståndares lösningar-förklara varför deras lösningar kan vara användbara eftersom publiken kommer att se detta som rättvist och därför tror att du är pålitlig och sedan förklara varför du tycker att dessa lösningar inte är giltiga.
• när du har presenterat alla alternativ ger din lösning, den återstående lösningen. Detta är mycket övertygande eftersom det ser ut som den vinnande ideen, särskilt med publiken som tror att du är rättvis och pålitlig.

övergångar

När du levererar presentationer är det viktigt för dina ord och tankar att flöda så att din publik kan förstå hur allt länkar ihop och varför det är allt relevant. Detta kan göras med hjälp av talövergångar som är ord och fraser som gör att du smidigt kan flytta från en punkt till en annan så att ditt tal flyter och din presentation förenas.

övergångar kan vara ett ord, en fras eller en hel mening – det finns många olika former, här är några exempel:

flytta från introduktionen till den första punkten

betyder för publiken att du nu börjar diskutera den första huvudpunkten:

• nu när du är medveten om översikten, låt oss börja med…
• först, låt oss börja med…
• jag kommer först att täcka…
• min första punkt täcker…
• för att komma igång, låt oss titta på…

växla mellan liknande punkter

flytta från en punkt till en liknande:

• på samma sätt…
• likaså…
• lika…
• detta liknar…
• på samma sätt…

interna sammanfattningar

Intern sammanfattning består av att sammanfatta innan du går vidare till nästa punkt. Du måste informera publiken:

• vilken del av presentationen du täckte – ”i den första delen av detta tal har vi täckt…”
• vad de viktigaste punkterna var – ” exakt hur…”
• hur detta länkar till den övergripande presentationen – ” så det är sammanhanget…”
• vad du går vidare till – ” nu skulle jag vilja gå vidare till den andra delen av presentationen som tittar på…”

fysisk rörelse

Du kan flytta din kropp och din stående plats när du övergår till en annan punkt. Publiken tycker att det är lättare att följa din presentation och rörelse kommer att öka deras intresse.

en vanlig teknik för att integrera rörelse i din presentation är att:

• börja din introduktion genom att stå i mitten av scenen.
• för din första punkt står du på vänster sida av scenen.
• du diskuterar din andra punkt från mitten igen.
• du står på höger sida av scenen för din tredje punkt.
• slutsatsen sker i mitten.

nyckelbilder för din presentation

bilder är ett användbart verktyg för de flesta presentationer: de kan i hög grad hjälpa till med leveransen av ditt meddelande och hjälpa publiken att följa med vad du säger. Viktiga bilder inkluderar:

• en intro-bild som beskriver dina ideer
• en sammanfattande bild med kärnpunkter att komma ihåg
• högkvalitativa bildglidor för att komplettera vad du säger

det finns några presentatörer som väljer att inte använda bilder alls, även om det här är mer sällsynt. Slides kan vara ett kraftfullt verktyg om de används på rätt sätt, men problemet är att många misslyckas med att göra just det. Här är några gyllene regler att följa när du använder bilder i en presentation:

1. fyll inte över dem – dina bilder är där för att hjälpa ditt tal, snarare än att vara kontaktpunkten. De borde ha så lite information som möjligt för att undvika att distrahera människor från ditt samtal.
2. en bild säger tusen ord – istället för att fylla en bild med text, fokusera istället på en eller två bilder eller diagram för att hjälpa till att stödja och förklara den punkt du diskuterar vid den tiden.
3. gör dem läsbara – beroende på publikens storlek kanske vissa inte kan se liten text eller bilder, så gör allt tillräckligt stort för att fylla utrymmet.
4. rusa inte genom bilder-ge publiken tillräckligt med tid för att smälta varje bild.

Guy Kawasaki, en entreprenör och författare, föreslår att bildspel ska följa en 10-20-30 – regel:

• Det ska finnas högst 10 bilder-människor kommer sällan ihåg mer än ett koncept efteråt så det är ingen mening att överväldiga dem med onödig information.
• presentationen bör inte vara längre än 20 minuter eftersom det ger tid för frågor och diskussion.
• teckenstorleken bör vara minst 30pt eftersom publiken läser snabbare än du pratar så mindre information på bilderna innebär att det finns mindre chans att publiken blir distraherad.

här är några ytterligare resurser för bilddesign:

• 7 designtips för effektiva, vackra PowerPoint-presentationer
• 11 designtips för vackra presentationer
• 10 tips om hur du gör bilder som kommunicerar din ide

grupppresentationer

grupppresentationer är strukturerade på samma sätt som presentationer med en högtalare men kräver vanligtvis mer repetition och praxis. Ren övergång mellan högtalare är mycket viktigt för att producera en presentation som flyter bra. Ett sätt att göra detta består av:

• kort sammanfattning av vad du täckte i ditt avsnitt: ”Så det var en kort introduktion om vad hälsoångest är och hur det kan påverka någon ”
• introducera nästa talare i laget och förklara vad de kommer att diskutera: ”nu kommer Elnaz att prata om förekomsten av hälsoångest.”
• avsluta sedan med att titta på nästa talare, gestikulera mot dem och säga deras namn: ”Elnaz”.
• nästa talare bör bekräfta detta med en snabb: ”tack Joe.”

från det här exemplet kan du se hur de olika avsnitten i presentationerna länkar vilket gör det lättare för publiken att följa och förbli engagerad.

exempel på bra presentationsstruktur och leverans

att ha exempel på bra presentationer hjälper till att inspirera dina egna strukturer, här är några sådana exempel, var och en unik och inspirerande på sitt eget sätt.

hur Google fungerar-av Eric Schmidt

denna presentation av ex-Googles VD Eric Schmidt visar några av de viktigaste lärdomarna han och hans team har lärt sig när det gäller att arbeta med några av de mest begåvade individerna de anställde. Den förenklade men ändå sammanhängande stilen på alla bilderna är något att uppskatta. De är relativt enkla, men lägger till kraft och tydlighet i berättelsen om presentationen.

börja med Varför – av Simon Sinek

sedan den släpptes 2009 har denna presentation visats nästan fyra miljoner gånger över hela världen. Budskapet i sig är mycket kraftfullt, men det är inte en ide som inte har hörts tidigare. Det som gör denna presentation så kraftfull är det enkla budskapet han kommer över, och det enkla och begripliga sättet på vilket han levererar det. Observera också att han inte använder några bilder, bara en whiteboard där han skapar ett enkelt diagram över sin åsikt.

the Wisdom of a Third Grade Dropout – av Rick Rigsby

Här är ett exempel på en presentation som ges av en relativt okänd person som vill inspirera nästa generation av akademiker. Ricks presentation är unik på många sätt jämfört med de två ovan. I synnerhet använder han inga visuella uppmaningar och innehåller mycket humor.

men det som liknar är strukturen han använder. Han introducerar först sitt budskap att den klokaste mannen han kände var en tredje klassens bortfall. Han fortsätter sedan att leverera sin huvudsakliga argument, och i slutändan, avslutar med sitt budskap. Detta kraftfulla tal håller tittaren engagerad genom en blandning av hjärtvärmande känslor, kraftfulla livsråd och engagerande humor.

som du kan se från exemplen ovan, och som det har uttryckts genom hela, innebär en bra presentationsstruktur att analysera kärnbudskapet i din presentation. Bestäm dig för ett viktigt budskap du vill förmedla publiken med och skapa sedan ett engagerande sätt att leverera det.

genom att förbereda en solid struktur, och öva ditt föredrag i förväg, kan du gå in i presentationen med tillförsikt och leverera ett meningsfullt budskap till en intresserad publik.

Sammanfattningsvis

det är viktigt att en presentation är välstrukturerad så att den kan ha störst inverkan på din publik. En ostrukturerad presentation kan vara svår att följa och till och med frustrerande att lyssna på. Hjärtat i ditt tal är dina huvudpunkter som stöds av bevis och dina övergångar bör hjälpa rörelsen mellan punkter och klargöra hur allt är kopplat.

forskning tyder på att publiken kommer ihåg de första och sista sakerna du säger så din introduktion och slutsats är avgörande för att förstärka dina poäng. I huvudsak, se till att du spenderar tid på att strukturera din presentation och adressera alla avsnitt.