Hackathon Guide | Balanced Body

dessa anteckningar kommer från fem framgångsrika år av Open Data Day DC och andra civic hackathons som jag har kört, sponsrat eller deltagit i.

tankarna har inspirerats av många individer, särskilt bland mina Open Data Day DC-medarrangörer Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend och Julia Bezgacheva, liksom Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann och Greg Bloom.

vad är en hackathon?

definierad

jag definierar ”hackathon” mycket brett:

Hacking är kreativ problemlösning. (Det behöver inte involvera teknik.)
en hackathon är varje händelse av någon varaktighet där människor samlas för att lösa problem. De flesta hackathons jag har kört har också ett parallellt spår för workshops.

deltagare bildar vanligtvis grupper på cirka 2-5 individer, tar ut sina bärbara datorer (om händelsen är tekniktema) och dyker in i problem. Träningsworkshops är ett bra parallellt spår speciellt för nykomlingar men också för alla deltagare.

positiv energi

Hackathons har fått en dålig rap på grund av vissa som har en ohälsosam, konkurrenskraftig struktur och för att ställa orealistiska förväntningar. Kör inte ett hackathon så är du på rätt väg. Här är de mål jag tänker på:

stärka samhället som hackathon är för.
Välkommen till nykomlingar i samhället.
ge deltagarna möjlighet att lära sig något nytt.
ge ett utrymme och en tid för deltagarna att göra framsteg på problem de är intresserade av.

förvänta dig inte att ha faktiskt löst ett problem i slutet av hackathon. Verkliga problem är svåra! Tänk på hackathon som ett pit-stop på en lång resa för att lösa problem eller som ett träningspass för att förbereda deltagarna för att lösa problem.

eftersom du inte kommer att lösa ett problem, lägg inte orealistiskt (och ohälsosamt) tryck på dina deltagare. Stanna inte uppe hela natten, pumpa inte deltagare med koffein och gör inte vinnare och förlorare. Det har aldrig varit öl, tävlingar eller tidspress på mina hackathons. Deltagarna bör komma energiska och hälsas med positiv energi.

vänta – kanske är en hackathon inte rätt sak

mina anteckningar nedan är mestadels logistiska och antar ett teknikcentrerat tillvägagångssätt. Jag tar det för givet att du vill köra en hackathon. Men läs så tror du att du vill köra en Hackathon? Think Again av Laurenellen McCann för tankar om andra (och ibland bättre) sätt att engagera ett samhälle.

också överväga att inte kalla ditt evenemang en ”hackathon”. Inte alla vet vad du menar, och ”hacking” kan göra det mindre troligt att alla grupper kommer att känna sig välkomna.

om målet med din hackathon är att marknadsföra en produkt, stanna här och läs en annan guide. Dina och mina mål är inte samma sak.

välkomna nykomlingar

det svåraste med att driva en framgångsrik hackathon är att välkomna nykomlingar och hjälpa dem att engagera sig i en aktivitet.

nykomlingar lider ofta av” imposter syndrome”, känslan av att de inte hör hemma eftersom de inte har färdigheter, inte är tillräckligt smarta etc. De har naturligtvis fel, men tills de känner att de tillhör kommer de inte att kunna ha en uppfyllande upplevelse. Det är hackathon-arrangörens jobb att hjälpa dem att inse att de har något att bidra med.

första gången hackathon-deltagare är ofta överväldigade när det är dags att hitta ett projekt att arbeta med. De kanske ännu inte vet hur de ska relatera sina egna färdigheter till de typer av projekt som arbetas med. Att veta hur man ska vara användbar är en färdighet i sig. Du måste vägleda dem till ett projekt och genom en process för att de ska inse hur de kan bidra. Om du har för många förlorade deltagare och inte tillräckligt med hjälp för att få dem igång på ett projekt, kommer de att lämna — försök att undvika det.

hackathon organizer måste se till att alla har något att göra. Ett sätt att göra detta är att ha en lista över projektledare i förväg: personer du känner kommer med särskilda projekt som du kan vägleda andra deltagare till. Och du kan arbeta för att se till att dina hackprojekt är redo att acceptera nykomlingar. Du kan också hålla icke-projektaktiviteter-workshops, beskrivna nedan-som är lättare för nykomlingar att gå med.

Du kan också överväga att para ihop nykomlingar med mentorer eller hålla en pre-event-session bara för nykomlingar, som Wikimedia nyligen gjorde.

Hacking

hacking-spåret är för deltagarna att dyka in i problem. Ofta bildar grupper om 2-5 individer runt ett projekt, som att bygga en ny datavisualisering, skriva ett dokument eller samarbeta undersöka ett problem. Deltagarna tar ut sina bärbara datorer, ansluter till ström och wifi och börjar arbeta.

Hacking börjar med projektintroduktioner. Deltagare som tar med projekt till evenemanget har möjlighet att kort (1 minut max) förklara vad de arbetar med i början av evenemanget så att andra deltagare kan gå med i projektet. I slutet av evenemanget, en wrap-up session ger varje projekt en chans att visa några prestationer.

odla bra projekt

inte varje projekt gör ett bra hackathon-projekt. Det är oerhört viktigt att maximera följande egenskaper i projekten vid ditt evenemang:

tydligt artikulerad. Projekt bör ha en tydlig fråga eller ett problem som de försöker lösa plus en rimligt specifik föreslagen lösning.
uppnåelig. De flesta projekt kommer att uppnå cirka 25% av vad de tror att de kan åstadkomma under den begränsade tid de har. Hantera varje projekts mål så att deltagarna kan känna sig uppnådda i slutet av sessionen, inte avbrutna.
lätt att ombord nykomlingar. Projekt bör ha färdiga uppgifter för nykomlingar med olika färdigheter och på olika nivåer. För kodningsprojekt kan dessa uppgifter inte kräva en intim förståelse av kodbasen och se till att byggmiljön kan spinnas upp på mindre än 20 minuter. Gör en lista över uppgifter eller skapa github-problem i förväg!
leds av en intressent. En intressent (eller” ämnesexpert”) vägleder ett projekt till verklig relevans. Projekt utan intressent kan ”lösa” ett problem som inte finns. Helst är ledaren (eller en av ledarna) en intressent eller en bra proxy för en intressent. Jag rekommenderar starkt att du granskar Laurenellen McCanns byggnad med, inte för serier om att involvera intressenter i allt civic tech-arbete. Dessutom räcker det aldrig för en projektledare att bara vara en ideaperson. Akta dig när ledaren är en intressent men inte kan förutse hur han eller hon kan genomföra tillsammans med resten av laget.
organiserad. För projekt med fyra eller fler medlemmar, särskilt nykomlingar, bör projektledarens roll vara att samordna, se till att varje teammedlem har något att arbeta med och hjälpa till att välkomna nya teammedlemmar.

behandla dessa kulor som en checklista. Projekt som tänker på sig själva när det gäller dessa egenskaper tenderar att vara lyckligare och mer produktiva.

om du vet vilka projekt som ska arbetas med vid evenemanget, ju tidigare du kan få dessa projekt att tänka på detta desto bättre. Träffa projektledare och prata om dessa komponenter i deras projekt i förväg om möjligt. Som arrangör kan denna information om projekt också hjälpa dig att dirigera deltagare till projekt som de kanske vill arbeta med.

på Tema Hackathons

ett tema hackathon är en där projekten är begränsade till ett särskilt problem: såsom livsmedel hållbarhet eller återvändande medborgare. Tema hackathons kan locka ämnesexperter (något som öppna hackathons som Open Data Day DC inte är bra på), och projekt kretsar vanligtvis kring problem som ämnesexperterna tar med sig till bordet.

När tema hackathons är också teknik hackathons, det finns ett vanligt problem: Ämnesexperter kan lätt identifiera problem inom sitt område men kan inte alltid göra dessa problem till fungerande teknikprojekt. Andra deltagare kan vara redo att tillämpa sina färdigheter men inte vet något om hackathons tema. Att överbrygga detta gap kräver noggrann planering i förväg.

det som ofta resulterar är en uppdelning av rummet i tre grupper:

ämnesexperter och andra deltagare som framgångsrikt arbetar tillsammans.
ämnesexperter som arbetar med andra ämnesexperter om problemutredning men inte implementering.
andra deltagare kämpar för att hitta något relevant att arbeta med / genomföra en lösning av minimalt värde för att lösa temats faktiska problem.

#1 är bra. # 2 är bra om gruppen är lycklig. Men # 3 är dåligt: deltagare utan ämnesvägledning kommer att känna sig förlorade. För att undvika detta, se till att du har tillräckligt med fungerande projekt för alla före evenemanget. Arbeta med ämnesexperterna före evenemanget för att förvandla sina problem till projekt. Se avsnittet odla bra projekt ovan för att säkerställa att det finns en sammanhängande fråga, att de nödvändiga resurserna finns (t.ex. datamängder) och att de färdigheter som behövs för projektet matchar de färdigheter som förväntas föras av andra deltagare (och i tillräcklig mängd).dessutom kan en ämnesexpert föreslå många förslag, men han eller hon kan bara effektivt delta i ett enda projekt under evenemanget, så se till att det finns minst ett ämnesexpert + genomförbart projekt för ungefär var fjärde icke-expertdeltagare.

att placera nykomlingar i nya projekt

Onboarding deltagare på befintliga projekt kan vara mycket svårt. Det är en av de svåraste delarna av hacking. Så har förslag på nya projekt som är särskilt lätt för deltagarna att komma igång med om de inte kan gå med i ett befintligt projekt. Att ha projektideer redo är särskilt viktigt om du inte förväntar dig många deltagare att ta med projekt! Och var alltid öppen för projektförslag från deltagare. Ett projekt av en, vilket betyder att någon arbetar ensam, är också okej!

andra Tips

låt inte någon slå upp en uppfattning om att de inte kommer att arbeta med vid evenemanget, om det inte verkligen finns tillräckligt med ideer att gå runt. Annars är detta slöseri med allas värdefulla tid.

När hackningen har börjat, avbryt inte hackarna förutom att säkerställa att hackningen går smidigt, för att kontrollera att alla har något att göra och för att hålla folk på det övergripande schemat. Aktiviteter på mitten av dagen som lunchhögtalare och videosamtal med människor utanför platsen är otroligt distraherande för deltagare som nu är angelägna om att få arbeta med ett problem.

utbildning

en framgångsrik hackathon kan vara bara hacking, bara träning, eller både hacking och träning.

Om du har ett betydande antal nykomlingar är det ett bra sätt att ge dem något att göra som de kommer att vara mer bekväma med än att dyka in i hacking. Du kan köra workshops för att introducera deltagarna till ämnet hackathon eller särskilda tekniska färdigheter som är användbara för hackathon. Workshops kan också vara platser för att diskutera frågor inom området relaterade till hackathon. Workshops ska vara interaktiva så mycket som möjligt

Välj dina workshopledare noggrant. Helst har ledarna kört samma workshop tidigare så de är väl repeterade. De bör också vara så olika som de deltagare du vill se närvarande vid evenemanget (kön, ras, ålder etc.). Läs Hopper Conference Diversity guides tips om hur du väljer högtalare.

kör verkstäderna i ett andra rum om möjligt. 45-90 minuters workshops är en bra längd. Om du har mer än en workshop, lämna 15-30 minuter Gratis mellan workshops för att möjliggöra för den första ledaren att stänga upp och den andra ledaren att ställa in.

på Open Data Day DC har vi under två dagar drivit sex workshops om en introduktion till open data och API: er, en introduktion till samarbete med github, öppen kartläggning, en introduktion till Python och samhällsengagemang.

plats & datum

grundläggande krav

hitta en plats att vara värd för ditt evenemang och boka datumet. Det här är det enda du behöver göra betydligt före evenemanget. Ju tidigare du kan reservera utrymme desto bättre.

hitta en plats som kan ge:

korrekt sittplatser (se nedan)
en Grenuttag per tabell
Wifi (är det snabbt och pålitligt? kan det ansluta alla dina deltagare? blockerar det några portar?)
projektor
en mikrofon, åtminstone i stora rum
tillgängliga ingångar och rullstolsvänlig sittplats (och om det finns en scen, kontrollera om den är tillgänglig, om tillämpligt)
könsneutral, enkelrum, tillgängliga badrum

(om du kör ett stort evenemang, Läs också igenom alla tillgänglighetsproblem som anges här.)

sittplatser

sittplatser är olika för hacking och workshops. För hacking vill du ha en bankettstil med stora cirkulära bord som rymmer cirka 10 personer vardera. Rum i bankett-setup håller minst antal personer jämfört med andra bord/stol arrangemang, så ta hänsyn till det när datorkapacitet. För workshops vill du ha sittplatser i klassrumsstil, dvs rektangulära bord med stolar på ena sidan.

när

Välj datum för ditt evenemang noggrant. Undvik sommar, helgdagar och andra stora evenemang inom ditt område. Helger är svåra för människor som deltar i sin professionella kapacitet. Veckodagar är svåra för föräldrar.

fråga din plats om tillåtna start-och sluttider. Ställ in tider för när du kommer fram/lämnar och för när deltagarna kommer fram/lämnar. Planera minst 30 minuter före och efter evenemanget så att du kan ställa in och riva ner/rensa.

se till att du kan komma in och att dina deltagare kan komma in. Om byggnadens ytterdörr är låst, se till att du har en nyckel och att du har någon postad vid dörren för att släppa in deltagare (du kan behöva ett team av människor att rotera vid ytterdörren hela dagen).

Kontrollera också…

kontrollera om platsen tillåter dig att ha mat i rummet.

om evenemanget hålls utanför kontorstid, kontrollera att lokalen har luftkonditionering / uppvärmning.

budgetera din plats

professionella arenor tar ut en hel del pengar, så du måste hitta något som passar din budget. Förhoppningsvis kan du hitta lite ledigt utrymme med bra wifi (ditt lokala bibliotek, en väns företag etc.).

för en stor, en hel dag händelse i en storstad, förväntar arenor att förändras i tusentals dollar per dag. Det beror på hur mycket utrymme du behöver, och det finns ingen rim eller anledning till prissättning, men det brukar komma ut till ca $10-$30 per person.

sponsring

för stora evenemang behöver du förmodligen sponsorer som hjälper dig att täcka kostnaderna.

sponsorer ger dig något-pengar, utrymme, mat, T-shirts — med förväntan att de får något ur sitt stöd för ditt evenemang. De kan rekrytera / anställa och letar efter att scouta ut dina deltagare, eller de kan marknadsföra en produkt som de vill marknadsföra.

Tänk på vad du är villig att ge sponsorer i utbyte mot deras stöd. Du kommer säkert att tacka dina sponsorer, med namn, under din öppnings-och stängningssession, och du kommer förmodligen att vilja Tweeta ditt tack också. Utöver det, vill du ge dem en tid på ett podium för att prata med dina deltagare? Eller ett bord i ryggen för att visa upp sina grejer? Det är upp till dig, och du måste hitta rätt balans mellan att få in tillräckligt med sponsring med att inte störa målen för ditt evenemang.

räkna ut din budget – din plats och matkostnader, särskilt — först, så att du vet hur mycket i sponsring du behöver. Men sedan komma igång med att säkra sponsorer tidigt.

mat

helst bör du ge kaffe och lätta måltider för frukost och dryck hela dagen (särskilt vatten). Maten är förvånansvärt dyr, så gör vad du kan.

vad du ska köpa

om du tillhandahåller mat måste du verkligen tillhandahålla vegetariska och mjölkfria alternativ eftersom dessa kostbegränsningar är mycket vanliga. Att gå helt vegetariskt är inte en dålig ide. Efter det, ta hänsyn till andra begränsningar som dina deltagare kan ha (vegan, kosher, glutenfri) och gör ditt bästa.

var ansvarig för din mat. Tänk som en förälder. Beställ mat som är relativt hälsosam. Undvik tunga livsmedel som gör människor sömniga (som bröd) eller ineffektiva (som alkohol). Koffein och socker är bra (energi är viktigt), men har verklig näring också..

budgetering och logistik

figur på $7 till $15 per person. Pizza är den billigaste maten att få, men det är också i princip det värsta du kan mata någon (och inte alla äter det) — undvik pizza om du kan.

om du beställer mat kommer du förmodligen att beställa minst tre dagar före evenemanget.

Swag

vissa händelser gillar att ge swag, som t-shirts eller klistermärken. Personligen tror jag att det finns mycket bättre sätt att spendera din budget, men om du verkligen vill ge swag kom ihåg–

får inte one-size-fits-all T-shirts eftersom människor inte alla är lika. Faktum är att läsa Hopper Conference Diversity Guides avsnitt om t-shirts.

uppförandekod

teknikhändelser har en historia av att inte alltid vara välkomnande för kvinnor och minoriteter. Vi måste ändra på det. Du kan vara en del av den förändringen genom att anta en uppförandekod för evenemanget. En uppförandekod handlar inte bara om att upprätthålla regler. Det sätter gemenskapsnormer och skickar en signal till blivande deltagare att du försöker skapa en välkomnande miljö. Och, självklart, om det finns ett problem på ditt evenemang med en uppförandekod i förväg kommer att hjälpa dig att lösa problemet.

leta efter uppförandekoder som används vid evenemang du beundrar, eller kopiera från kod för DC: s uppförandekod eller Tech Lady Hackathon + Training Day: s uppförandekod. Läs också Hopper Conference Diversity Guide avsnitt om detta.

Happy hours

en pre-event happy hour kvällen innan hjälper deltagarna att lära känna varandra i en avkopplande miljö. En happy hour efter evenemanget kvällen efter hackathon-omslaget ger deltagarna en chans att umgås nu när de känner varandra.

för stora evenemang, välj en bar i förväg och prata med baren och se till att det är ok för dig att ta med en stor grupp. Du kanske vill reservera en del av baren (de kan begära en betalning i förväg eller en garanterad minimiutgift som de kommer att debitera dig efter om ditt folk inte beställer tillräckligt).

om du serverar alkohol kom ihåg: inte alla dricker (de under 21 år, gravida kvinnor och många många andra människor av olika skäl); alkohol kan leda till en osäker eller obekväm miljö; de som dricker behöver kollektivtrafik för att komma hem. Så därför: tillhandahålla alkoholfria drycker; övervaka miljön för att säkerställa att den förblir professionell och bekväm för alla; vara nära kollektivtrafik.

registrering

skapa ett Eventbrite-registreringsformulär.

Registreringsgräns

Bestäm din maximala kapacitet. För en händelse med parallella spår, kom ihåg att deltagarna alla kommer att samlas i ett rum i början av evenemanget, så din maximala kapacitet är lite större än kapaciteten i ditt huvudrum (vissa människor kan klämma/stå i början).

för ett gratis evenemang kommer cirka 65% av dem som registrerar sig faktiskt att dyka upp. Detta nummer ses mycket konsekvent över händelser. Så cap registrering på 150% av din faktiska maximala kapacitet.

samla info

använd registreringsformuläret för att samla information om deltagarna:

namn (och eventuellt annan information som krävs av plats Säkerhet)
e-postadress
jobbtitel
är de nya till hackathons?
vilken typ av hacker är de? Exempel: Utvecklare. Formgivare. Data Scientist. Domän Expert. Statlig Personal. Communicator. projektledare. Förespråka.
Vad är de intresserade av att hacka på? (fri form fråga)
är de intresserade av någon av workshops?
hur de hörde om händelsen
särskilda behov / önskemål

ju mer information du kan samla i förväg desto bättre planering kan du göra. Du kan börja tänka på vem som ska arbeta med vad så snart registreringar börjar komma. Försök bokstavligen att föreställa dig hur varje registrerad deltagare kommer att hålla sig upptagen vid evenemanget baserat på vilken information du vet om dem.

tio dagar före

hitta projektledare

titta på vem som kommer och om du vet att några av dessa människor kommer med särskilda projekt, identifiera projektledare. Du kanske också vill träffa dem just nu för att:

vägleda dem om hur man gör framsteg på sina projekt
identifiera hur de kan ta sig an nykomlingar, vilka uppgifter som är genomförbara för nykomlingar
identifiera vilken typ av hjälp deras projekt behöver

Se avsnittet odla bra projekt ovan.

hitta hjälpare

om du kör interaktiva workshops där deltagarna följer med på sina bärbara datorer och förväntar sig att många deltagare ska delta, kanske du vill ha verkstadshjälpmedel för att hjälpa deltagare som fastnar. Planera för minst en hjälpare för varje 10-20 deltagare.

hitta också hjälpare för att köra ett registreringstabell och byggnadens ytterdörr om den är låst, och du kan också överväga att identifiera volontärer för att ta punkt på fotografering, hantera sociala medier och dokumentera vad som händer vid evenemanget för berättande efteråt.

e-post deltagare

Du kanske vill maila de registrerade deltagarna vid denna tidpunkt med så mycket av logistikinformationen som du vet, så att de kan planera framåt. Se ”dagen innan” nedan för vad som ska inkluderas i e-postmeddelandet.

tre dagar före

Ställ in gruppkommunikation

Ställ in ett sätt för dina deltagare att kommunicera digitalt och hålla kontakten efter evenemanget. Några alternativ är:

ett chattrum, som Slack
en social mediekanal, som en hashtag på Twitter eller en Facebook-grupp
ett delat dokumentutrymme, som Google Docs eller Dropbox Paper
en e-postlista, som en Google-grupp

Tänk på hur du kommer att berätta din historia

en del av ditt events varaktiga inverkan är hur människor kommer ihåg det:

välj en hashtag.
Ställ in ett tumblr eller annat offentligt delat dokumentutrymme (se ovan) för projekt för att spela in framsteg och postlänkar.
Tänk på hur du tar bilder av din hackathon som berättar sin historia.
Läs Nathan Matias och Willow Brughs medieskapande strategier för hackathons.

Acquire supplies

Du bör ta med till evenemanget:

papper, markörer och tejp för att skriva och posta skyltar med
namnmärkeklistermärken och markörer för att människor ska skriva sina namn på sin namnskylt
notera kort, pennor, papper och andra förnödenheter för att underlätta projektplanering
plastkoppar, pappersplattor och engångsredskap om du tillhandahåller mat

också…

placera alla mat catering order
e-post alla journalister som du vet som kan vara intresserade av händelsen
ladda kameran så att du är redo att ta bilder
vissa platser kräver en lista över deltagare för säkerhet. Om du behöver skicka in en lista, se till att du alfabetiserar den! Säkerhet kommer förmodligen att skriva ut vad du än har och saker blir komplicerade snabbt när listan inte är i ordning.

e-post deltagare igen

Du kanske vill maila de registrerade deltagarna vid denna tidpunkt, igen, med så mycket av logistikinformationen som du vet, så att de kan planera framåt. Se ”dagen innan” nedan för vad som ska inkluderas i e-postmeddelandet.

dagen innan

genomgång

Gör en genomgång av din plats. Se till att du har:

bankettbord för hacking, rektangulära bord för workshops
tillräckligt med stolar (räkna dem!)
en Grenuttag per tabell
Working WiFi
Working projektor och VGA dongle (kanske till och med testa din dator)
en mikrofon, åtminstone i stora rum

Om du har två parallella spår:

gå över listan ovan en gång för hackingrummet och igen för träningsrummet
se till att du har tillräckligt med utrymme för att hålla alla i ett rum eftersom deltagarna kommer att samlas i först för välkomstsessionen

email Blast

skicka ut ett Logistik-e-postmeddelande till registrerade deltagare. Ingå:

din kontaktinformation, inklusive ditt mobilnummer så att deltagarna kan ringa/SMS till dig om de inte kan hitta platsen
någon pre-event och post-event happy hour information: plats, datum och tid
Start-och slutdatum och tider för händelsen
plats för händelsen (adress och byggnadsnamn), exakt plats för ingången, vägbeskrivning och karta
påminnelse om att ta med ID om platsen har en säkerhetskontroll
påminnelse om att ta med en bärbar dator och laddare
vilken mat/dryck kommer att tillhandahållas och när (frukost, lunch, middag?), och vilka begränsningar kommer att rymmas (vegetarian, etc.)
schema för workshops, om tillämpligt
din uppförandekod (eller en länk)
om det finns några handikapptillgänglighetsproblem med arenan, inkludera det
Alla läsningsmaterial för att förbereda dem för ämnet för evenemanget
namn på arrangörerna och bekräftelse / tack till sponsorer

utdelningar

Skriv ut utdelningar för deltagare som inkluderar:

WiFi info (SSID och lösenord)
evenemangets hashtag och URL
schemat (starttid, lunch, sluttid och workshopschema om tillämpligt)
en lista över breakout-rum
rekommendera närliggande platser för lunch/middag (och inkludera en karta om möjligt)
en kort URL (t.ex. bitly) till tumblr-eller hackpad-sidan

skriv ut en kopia per tabell (dvs. en kopia för varje ~5-10 deltagare).

också

Förbered bilder för den välkomnande sessionen (om du vill)
ladda din telefon. Det kommer att bli en lång dag imorgon.

Hackathon schedule

när du anländer tidigt

se till att sakerna är OK: bord/stolar finns där, projektorn fungerar, toaletter är i funktionsdugligt skick
Postskyltar från byggnadens huvudingång till var deltagarna ska gå först
Postskyltar till toaletter och alla andra rum deltagare kan behöva gå till
lägg ut namnskyltarna. Om de skrivs ut med namn, lägg dem alfabetiskt och om det finns många grupperar dem efter en del av alfabetet och posttecknen.

välkomnande session

börja med en kort session som välkomnar alla och lägger ut dagen:

introducera arrangörerna
tacka platsen och sponsorerna (glöm inte någon — det är därför de sponsrade dig)
förklara historien och syftet med evenemanget
nämn uppförandekoden (återigen är poängen ofta att ställa normer, inte bara för att genomdriva regler)
fråga Vem har inte varit på ett hackathon tidigare, eller till ditt speciella evenemang tidigare; ge en applåder
förklara Logistik: Tumblr, schemat för workshops, lunch, sluttid
uppmuntra människor att ta och dela sessionsanteckningar och registrera framsteg på projekt (se anteckningarna ovan om att berätta hackathons historia)

i en liten händelse (upp till cirka 30 personer) kan du få alla deltagare att presentera sig.

den som har tagit ett projekt att arbeta med bör sedan introducera projektet för alla. Detta kallas ibland ” projektplatser.”Håll varje tonhöjd kort: ledarens namn och tillhörighet, ett problemförklaring, lösningen och de färdigheter/hjälp som behövs. Projektledare tenderar att prata så länge de kan, så du kan behöva skära av dem efter en minut för att respektera publikens tid. Uppmuntra ledare att tänka på detta inte som rekrytering utan som skryter hur fantastisk deras dag kommer att bli.

under dagen

har någon hantera hacking rummet. Gå runt för att kontrollera att varje projekt går smidigt. Se om någon behöver något eller inte kan hitta något att arbeta med. Håll människor på det övergripande schemat. Varna alla när det är dags för lunch och en timme före avslutningen. Leder upp till wrap – up, se till att varje projekt är beredd att förklara vad de gjorde. Få dem att spela in sina framsteg på tumblr.

har någon som hanterar workshops. Se till att workshops håller sig enligt schemat, att deltagarna förstår ledaren, kan höra ledaren från baksidan av rummet etc. Var runt för att se till att verkstadsledaren inte har några tekniska problem. En arrangör bör alltid finnas till hands på verkstäderna.

Wrap-up

wrap-up-sessionen ger alla en chans att höra vad alla andra arbetade med under dagen. För en liten grupp, be volontärer att rapportera vad de åstadkommit eller vad de lärde sig (särskilt för workshopdeltagare). Ge folk applåder.

i stora grupper, har varje projekt rapport om sina prestationer. Låt dem om möjligt visa sitt arbete på projektorn. Men håll saker snabbt. Vid denna tidpunkt kan Projekt ha mycket att säga. Håll varje projekt till 1 eller 2 minuter, och om de ska visa något på projektorn, se till att det är klart innan omslagssessionen börjar.

äntligen:

tacka platsen och sponsorerna
tacka deltagarna och medarrangörerna
om det finns en post-händelse, rikta folk till det eller be en volontär att leda människor över

riva ner

slutligen när alla deltagare är borta, se till att platsen återgår till sitt ursprungliga tillstånd:

städa upp
ta bort tecken
kontrollera efter förlorade föremål

post mortem

efter händelsen:

skriv ner allt som gick rätt så att du kan upprepa det nästa gång
skriv ner allt som gick fel så att du kan undvika det nästa gång
beräkna hur mycket evenemanget kostar totalt och per deltagare, bara för att veta
Undersök deltagarna om vad de gillade och inte gillade
blogg om evenemanget