den olycksbådande Roll presentationen Handout

här är ett djärvt uttalande: Jag tror att utskrivbara presentation handout är orsaken till varför publiken runt om i världen somnar under presentationsmöten.

tro mig inte? Tänk på följande:under min signaturpresentation myth-busting keynote,” Get Their Attention”, utsätter jag min publik för” One Idea Per Slide ” – filosofin som används av kända presentationsexperter som Garr Reynolds, Nancy Duarte och Guy Kawasaki. Syftet med detta är att bryta det gemensamma mönstret av packningsglas med punktpunkter.

varför? För under en levande presentation kan den mänskliga hjärnan bara förstå en ide i taget och förlorar snabbt uppmärksamhet när den är upprörd med massor av punkter. Detta leder oundvikligen till en bild däck som är mycket mer effektivt för en levande presentation, men också, mycket längre.

det finns en fråga Jag är pålitligt frågad var jag vet att mitt svar kommer att höja ögonbrynen:

” hur hanterar du presentationsutdelningar? Jag kan inte skicka ut en 120-slide däck med ett ord per bild som en presentation handout för de människor som inte var där…”

och de har rätt. Jag förstår smärtan och lidandet bakom denna fråga alltför väl. Och den här frågan representerar en nyckellänk i kedjan av presentationsmissbruk som jag har observerat att arbeta i företagsorganisationer i över tio år.

följaktligen är min publik aldrig riktigt redo för mitt svar, vilket är:

jag distribuerar aldrig någonsin mina levande presentationsbilder som en handout efter en presentation. NÅGONSIN.

Cue förvirrad / störd stirrar / högafflar.

Ja, jag vet. Det finns människor som inte deltog i mötet som behöver veta vad som gick ner. Och det fanns människor på mötet som vill granska vad de lärde sig. Du måste skicka något efter mötet.

Jag håller inte med. Jag skickar bara inte mina live-bilder som en presentationsutdelning. Jag kan förklara med en kort historia.

en oväntad Presentation Handout lektion från Seth Godin

När du är en digital marknadsförare och presentation knarkare, titta Seth Godin närvarande till en intim publik på 100 är så nära en professionell religiös upplevelse som du kan få.

jag var begåvad ett sådant privilegium när jag deltog i 2013 ClickTale Forum. Bland en stellar högtalare lineup, det var Godin den Store som verkligen stal showen med sina funderingar på döden av mass marknadsföring och födelsen av individualiserad stam.

När det iriserande gulddammet bosatte sig från hans tal blev jag chockad när de öppnade den för Q&A. Jag kunde inte tänka mig en förhöjd nog Fråga för att fråga denna gud av scenen.

någon annan trodde att de gjorde det. En ung gentleman i fronten lyfte upp sin hand, kallade Lord Godin uppmärksamhet och frågade,

”kommer du att skicka oss dina presentationsbilder?”

plattor kraschade, bilar skrek till stopp. En nervös titter sprang genom publiken, och jag observerade Seths nyfikna uttryck och gravida paus. Han kan lika gärna ha bett Seth att behaga passera jelly.

det var inte en ovanlig fråga; det har ställts i varje möte, konferenspresentation, workshop och webinar jag någonsin har deltagit.

men jag visste i det ögonblicket att hans fråga hade brutit den första regeln i Slide Club: du frågar inte Seth Godin att skicka dig sina bilder.

Seths svar var så spot-on att det blev ett lärbart ögonblick för alla i publiken. Han sa något till effekten av, ” Jag skickar inte folk mina bilder. Utan mig hade du ingen aning om vad de menar. Jag är din guide.”

Boom.

varför jag undviker att skicka e-post till mina presentationsbilder

här är motiveringen bakom vår presentationsfilosofi, ren och enkel: när du skapar ett dokument för att tjäna både dina levande deltagare och dina e-postmottagare, underserve du båda målgrupperna.

ett väldesignat livepresentationsdäck behöver dig för att vägleda publiken genom din berättelse. Men ju bättre du har utformat dina live-bilder, desto mindre känsla kommer de att göra för en offline-publik.

på baksidan kommer en överfull, text-tung presentation handout att förlora publikens uppmärksamhet och offra sin liveupplevelse.

och för mig är prioriteringen på livepresentationen eftersom det är där du verkligen får lysa som partner med dina lag och kunder.

tyvärr har vi som en (upptagen / överarbetad / överkapacitet) kollektiv företagsgemenskap gett efter för att skicka en rusad kopia av texttunga presentationsbilder som standardpraxis.

denna rapport i mitten av vägen är vilken presentationsgud Garr Reynolds har myntat”Slideumentet”. Han förklarar i sin banbrytande presentation Bibeln, Presentation Zen:

”Slides är slides. Dokument är dokument. De är inte samma sak…slideumentet är inte effektivt, och det är inte effektivt, och det är inte vackert. Att försöka få bilder att fungera som både projicerade bilder och som fristående utdelningar ger dåliga bilder och dålig dokumentation.”

~ Garr Reynolds

och här är hans motivering för doktrinen med dubbla dokument:

” om du skapar en ordentlig handout som en ledighet för din presentation under förberedelsefasen, kommer du inte att känna dig tvungen att säga allt om ditt ämne i ditt föredrag. Att förbereda ett korrekt dokument … frigör dig att fokusera på det som är viktigast för din specifika publik på din speciella dag.”

~ Garr Reynolds

Fellow presentation guru Nancy Duarte av Duarte instämmer vältaligt i hennes otroliga bok slide: ology:

” publiken läser antingen dina bilder eller lyssnar på dig. De kommer inte att göra båda. Så fråga dig själv Detta: är det mer effektivt om de lyssnar eller mer effektivt om de läser?”

~ Nancy Duarte

faktum är att Nancy citerar Seth Godin i sin bok om faran att presentera slideuments för en levande publik:

och där kommer det hela cirkeln. Och det är av dessa skäl varför jag skickar två dokument: en skräddarsydd för min live show, och en för mina no-shows.

nu vet jag vad du tänker:

Jag vet att du är begravd i berg av nummerkrossande och orimliga tidsfrister. Men frukta inte unga gräshoppa; jag skulle inte släppa denna konventionella busting filosofi på dig utan en praktisk lösning.

genom att skära ut bara 30 – 45 minuter av din tid för att skapa båda leveranserna, kommer ditt hårda arbete att göra inbrytningar i din karriärväg som du inte skulle se annars.

Således är det som följer min steg-för-steg, opatenterade, topphemliga, måste-till-Döda-du-nu-ritning för att skapa en separat presentationsutdelning med mindre än en timmes omarbetning i PowerPoint.

den praktiska presentationen Handout lösning

Jag vet att du balking på tanken på att skapa två separata dokument. Men, jag sa aldrig att du skapade dem båda från grunden.

därför bestämde jag mig för att skapa en teknik för att skapa båda från samma levande presentationsdokument.

detta tillvägagångssätt utnyttjar en teknik som jag använder långt före presentationen, under brainstorming och designprocessen. När jag lägger ut mitt innehållsflöde i Google Slides (efter första brainstorming på post-it-anteckningar) dikterar jag mina samtalspunkter i Anteckningsrutan i varje PowerPoint-bild.

jag dikterar mina talpunkter på ett professionellt men ändå lättillgängligt sätt, som en konversation istället för en akademisk föreläsning. Which…is hur jag gillar att prata med min publik, stor eller liten.

Jag använder Dragon NaturallySpeaking dictation software för att göra detta (en vansinnigt användbar applikation). Men jag använder också mikrofonen på min Evernote-app för att diktera anteckningar också.

Du kan också helt enkelt skriva dina talande anteckningar i varje ruta; bara se till att använda en samtals sätt. Dessa anteckningar är mycket praktiska när jag repeterar min presentation och för att vägleda mig under min liveshow om jag kan använda Presentatörsvyn.

men körsbäret på toppen är att när jag har levererat presentationen blir mina levande talande anteckningar den berättande guiden för mina handout-mottagare.

detta är ett exempel på hur det inte finns något bortkastat arbete i min process; hur jag skapar min levande historia i början blir historien för dem som inte kunde vara där. Det är en effektiv teknik som sparar mig massor av tid när hon gick två dokument linje.

P. S. – Den här tekniken utnyttjar Notes-vyn i PowerPoint. Använd inte åhörarvyn. Utdelningsvyn är så elak för utdelningar, den ska skickas till hörnet.

redo? Kom igen!

hur man skapar den perfekta presentationen Handout

i din PowerPoint-presentation, öppna Anteckningar mästare. Notes Master styr Global formatering för dina Notes-sidor på samma sätt som Slide Master styr dina bilder.

anteckningarna mästaren liknar Slide Master (din tidsbesparande bäst vän) genom att du kan ändra typsnittsfamilj, färg och storlek. Du kan också justera storleken på bilden på Anteckningssidorna och ändra sidorientering.

här kan du också lägga till din företagslogotyp i varje bild för att följa företagets informationsdistributionspolicy. Här, och bara här (inte på dina levande bilder, snälla).

Notes Master är dock ganska olik Slide Master eftersom du har få formateringsalternativ utanför vad jag har nämnt. Även om du synligt kan lägga till former och linjer eller ta bort bildkanten i Anteckningsbakgrunden visas inte ändringarna på dina anteckningssidor. Lite falsk annonsering, men du kan alltid lägga till dessa element på de enskilda Anteckningssidorna.

nästa, aktivera sidnummer om de inte redan är. Endast vid handouts och telefonpresentationer rekommenderar jag sidnummer.

Nu ska vi förfina varje bild i en åhörarkopian sida. Klicka på” Close Master ” och gå till den första bilden, gå sedan till Visa sidan för anteckningar om anteckningar.

för varje bild, formatera anteckningar du skrev med fet, numrerade listor, och här, punktpunkter är ok. Gör det berättande, till läsarnas fördel. Kom ihåg att du inte är där för att vägleda dem, så skriv dina anteckningar på ett professionellt men ändå konversationsmässigt sätt.

Ta gärna bort några bilder (som sektionshuvuden) om en separat utskriven sida inte ger något värde.

konsolidera några bilder om du känner att en enda IDE är för gles för en bild. Låt oss säga att du har tre bilder med samma diagram eftersom du har tre separata insikter att presentera. Kom ihåg att du vill tempo din levande publik en ide i taget. Exempel nedan:

För handouten kan jag konsolidera och lägga till nummeranteckningar för att ta dem genom motsvarande punkter i mina anteckningar utan att använda upp 3 hela sidor. Se vyn anteckningar sidor nedan:

Obs: alla extra bilder och anteckningar som du lägger till anteckningar sidan visas bara i Anteckningar view.

När du är klar går du till Skriv ut utskriften till PDF .

Du är klar! Det kommer att ta några försök att få den slutliga produkten rätt, men när du får kläm på det, du aldrig svettas handout begäran igen!

ladda ner din gratis Presentation Handout Mall

eftersom du är bina knän, jag ger dig min gratis praktisk + perfekt Presentation Handout Mall som kommer att gå igenom alla dessa steg.

klicka på bilden nedan för att hämta ditt exemplar:

slutliga tankar om presentationsmallar

jag hoppas att det här inlägget bara gav en lösning på detta åldriga dilemma. Jag säger inte på något sätt att det är det bästa sättet; denna process är inte set-it-and-forget-it och kräver lite extra tid och tanke.

men det är en praktisk, repeterbar metod som utnyttjar flera inbyggda steg i min betrodda presentation handout process.

Jag har upplevt utmärkta resultat med den här metoden med mina klienter och lag som inte kunde gå med, utan att offra livekonsertupplevelsen för dem som var. Jag har också använt detta för att skapa konferenspresentationsutdelningar för sessionsdeltagare med stor effekt.

det här inlägget inspirerades av en ny post på presentation handout filosofi av min vän Cole Nussbaumer Knaflic av Storytelling With Data, där hon delar några användbara tips för att skapa en presentation handout.

och med tanke på hur genomgripande detta dilemma är för utövare och professionella talare är det definitivt dags för det.

kommer du att försöka skapa en separat presentation handout?

Fotokrediter:
Seth Godin