är du en kanadensisk arbetsgivare på jakt efter en app för att spåra anställd timmar? Om så är fallet kan många appar hjälpa dig att spåra anställdas timmar och betala dina arbetare i enlighet därmed. En av dessa appar, QuickBooks Online, kan synkronisera med många andra tidsspårningsappar för enkel integration med dina nuvarande system.

Lyckligtvis gör QuickBooks det enkelt att ställa in anställdas tidrapporter och spåra deras timmar. Detta säkerställer att du alltid betalar dem exakt samtidigt som du ger viktiga detaljer om ditt företags produktivitet och effektivitet.

lär dig om fördelarna med tidsspårningsprogramvara och hur du spårar tid i QuickBooks och TSheets.

vilka är fördelarna med anställdas tidsspårning?

bättre Projektledning: att använda tidsspårning för att få tillförlitliga data om ditt arbetsflöde kan vara till stor hjälp. Medarbetarnas starttid, projektnamn och omfattning är omedelbart tillgängliga för dig, så att du kan hålla koll på projekt i realtid — allt utan att behöva tjata din personal för tidsberäkningar. Att se projektets status på ett ögonblick gör det lättare att hitta ineffektivitet och upptäcka uppgifter som behöver ytterligare hjälp. Du kan också se om projektet är på rätt spår när det gäller budget och justera ditt arbetsflöde därefter.

exakta Kundberäkningar: när du ger en klient en uppskattning gissar du i huvudsak hur mycket tid du behöver för att slutföra projektet. Men med hjälp av tidsspårningssystem har du tillgång till en databas med exakta register som visar exakt hur lång tid det tar ditt team att göra ett liknande projekt.

effektiva arbetsflöden: om dina anställda inte använder sin tid effektivt kan det äta bort på din budget utan att öka vinsten. Tidspårning kan hjälpa dig att upptäcka ineffektivitet och lära dig hur du organiserar tid.

minskat Scope Creep: Scope creep händer när kunder ber om en sak, men lägger sedan till extra förfrågningar och levereras över tiden, vilket kan visa sig vara dyrt för småföretag. Tidspårning kan hjälpa dig att eliminera scope creep. Spenderar dina anställda tid på förfrågningar som inte fanns i det ursprungliga kontraktet? Du kan visa klienten tidsspårningsposterna. Sedan kan kunden stoppa ytterligare förfrågningar eller betala ut mer pengar för att täcka det extra arbetet. Hur som helst, ditt företag vinner.

förbättra moralen: automatiserad tidsredovisningsprogramvara kan faktiskt förbättra dina anställdas arbetsflöden. De behöver inte oroa sig för tidkort eller kämpa för att komma ihåg hur mycket tid de spenderade på ett projekt. Istället kan de spåra tiden direkt med bara några klick. Dessutom, om du väljer ett molnbaserat system kan din personal spela in tid var som helst, på vilken enhet som helst.

Manuell Vs. Online-tidsspårning

Manuell tidsspårning

om du föredrar en traditionell metod för spårningstid, överväg att montera en automatisk klocka på väggen. Varje anställd får ett tidskort och varje gång personen lämnar och återvänder till jobbet skjuter de kortet under tryckmekanismen på klockan, där den får en tidsstämpel. Klockorna skriver ut den exakta tiden som arbetat varje dag.

Tänk på; du måste ange dessa timmar manuellt för att bearbeta lön, vilket kan ge en betydande tid till processen. För små företag kan en manuell metod för att ange start-och stopptider på ett kalkylblad spara pengar och fungera som en bekväm metod för spårningstid.

vet du inte var du ska börja? Ladda ner lättanvända tidspårningsmallar för Excel.

online Time Tracking

om du har plats i budgeten är cloud time tracking ett bättre alternativ. Molnbaserade system låter dig spåra tid från vilken dator, surfplatta eller mobiltelefon som helst. Det betyder att det är lättare att registrera dina timmar när du reser eller utanför kontoret.

hur fungerar det? Välj bara klienten eller jobbet från en lista. Starta och stoppa sedan timern. Senare kan du anpassa posten genom att beskriva uppgiften och inkludera anteckningar. När det är dags att fakturera klienten kan du specificera fakturan efter uppgift eller helt enkelt lägga till alla timmar.

om du är seriös om effektivitet, överväga ett tidsspårningsverktyg som integreras med din bokföringsprogramvara. Ett program som TSheets ger dig fulltidsspårningsfunktioner. Det integreras också med QuickBooks Online, vilket gör det lättare att lägga till fakturerbara timmar till kundfakturor och importera anställdas arbetstid och effektivisera lönerna.

varför spåra anställdas timmar i QuickBooks?

QuickBooks ger en allt-i-ett-tidsspårningslösning och erbjuder enkel, exakt tidsspårningsinsikt. Några av höjdpunkterna i QuickBooks tidsspårningslösning inkluderar förmågan att:

• spåra, skicka in och godkänna anställdas tid på språng.
• övervaka övertid och betald ledighet (PTO) med varningar.
• få exakta insikter om arbetskraften.
• se vem som arbetar, var och på vilken uppgift.
• skapa anställdas scheman genom jobbkategorier och skift.
• effektivisera lönefunktionen.

hur man väljer den bästa Tidsspårningsprogramvaran

investera lite tid på att hitta rätt tidsspårningsapp för dina behov. I vissa fall kanske du vill ha en enkel timer för att spåra bara dina timmar. I andra fall kan du behöva en app som flera anställda kan använda för att logga in och ut eller lägga till utgifter efter behov. Lyckligtvis erbjuder de flesta appar en gratis provperiod så att du kan testa deras funktioner innan du registrerar dig för tjänsten.

När du väljer tidsspårningsprogramvara är det viktigt att leta efter funktioner som:

• molnåtkomst från alla Internetanslutna enheter
• mobilappar för telefoner och surfplattor
• rapportering och analys
• projekthanteringsverktyg som hjälper dig att spåra framsteg
• anpassade behörigheter för olika användare
• anpassningsbara varningar för att berätta när ett projekt närmar sig sin budgetgräns
• säker kryptering

se också till att appen synkroniseras med din QuickBooks bokföringsprogram så att du kan effektivisera löne-och fakturauppgifter.

i de flesta fall tar tidspårningsappar ut en liten månadsavgift per anställd, men prissättningsstrukturerna varierar, och du bör titta noga på kostnaderna för att säkerställa att de passar in i din budget. Förutom priset på tjänsten, överväga också om du behöver investera i ny hårdvara eller inte. De flesta tidsspårningsappar är molnbaserade, så du behöver inte oroa dig för lagring eller processorkraft. Istället behöver du bara några bärbara datorer eller smartphones som du kan ansluta till internet.

som arbetsgivare kan du välja att tillhandahålla dessa verktyg till dina anställda. Men eftersom de flesta kanadensare äger smartphones kanske du helt enkelt vill att dina anställda använder sina egna telefoner. I det här fallet måste du se till att du uppfyller dina lagliga skyldigheter. I synnerhet vid skattetid bör du fylla i formulär T2200 (en förklaring om anställningsvillkor). Detta meddelar helt enkelt Canada Revenue Agency (CRA) om utgifter som dina anställda ådrar sig som en del av deras anställningsavtal. Detta formulär gör det också möjligt för dina anställda att göra anspråk på dessa utgifter på sina avkastningar.

hur man spårar tid i QuickBooks

QuickBooks erbjuder en tidsspårningsfunktion som låter dina anställda Logga den tid de spenderar på en uppgift. För fakturerbara uppgifter kan du välja vilken klient som får räkningen. Dina anställda behöver bara datorer med internetanslutning när de använder QuickBooks för att spåra sin tid. Du kan ge dem tillträde endast tid som hindrar dem från att komma åt resten av din information, och du kan lägga till så många användare som du vill utan att påverka antalet och kostnaden för dina QuickBooks licenser. För att spåra anställdas tid, gör följande steg:

1. Klicka på alternativet anställda i toppmenyn och välj Ange tid
2. Om du vill skapa en veckotidrapport klickar du på Använd Veckotidrapport.
3. välj en anställd i listrutan Namn.
4. Om du måste fakturera tiden väljer du ett kund-och serviceobjekt och markerar tiden som fakturerbar.
5. välj en lönepost för tiden.
6. ange antalet arbetade timmar i kolumnen för dagen.
7. upprepa ovanstående steg för att fylla i tidtabellen för veckan.
8. Klicka på Spara och stäng sedan för att spara tidrapporten.

Alternativt kan du aktivera tidsspårningsfunktionen i QuickBooks genom att använda kugghjulsikonen och gå till avancerade konton och inställningar. Därifrån klickar du på pennan till höger om tidsspårning och använder fälten Lägg till tjänst och Lägg till kund för att anpassa hur dina anställda använder tidrapporterna, och du kan också enkelt konvertera dessa tidrapporter till räkningar för dina kunder. När du är klar klickar du på Spara och gjort för att återgå till QuickBooks.

som arbetsgivare eller chef letar du efter sätt att optimera din arbetskraft. QuickBooks Online erbjuder en automatiserad anställd tidredovisning verktyg som hjälper dig att veta dina siffror med realtidsarbetsrapporter. Om du vill ha bättre sätt att automatisera dina affärsprocesser, överväga det här alternativet.

spåra tid med TSheets

kompatibel med QuickBooks, TSheets kan du skapa scheman, och det låter anställda klocka in och Ut från var som helst med hjälp av en dator, laptop, eller smartphone app. Anställda kan till och med SMS eller ringa in en kod för att logga in om de inte har en smartphone eller befinner sig i ett område utan mobiltelefontäckning. GPS-funktioner gör att du kan kontrollera platsen för dina arbetare i fältet, och instrumentpanelen visar dig direkt vem som arbetar, var de är och hur många timmar de loggar.

med en knapptryckning kan du synkronisera dina arbetstimmar till din bokföringsprogramvara. Detta eliminerar misstag relaterade till manuell inmatning, sparar tid och effektiviserar din löneprocess. Appen börjar med en gratis provperiod så att du kan testa den, och om du gillar den är tjänsten tillgänglig för en månadsavgift.

appen erbjuder en mängd funktioner. Läs mer nedan:

TSheets stöder också skiftplanering. För att schemalägga skift i TSheets:

1. installera TSheets Scheduling add-on Om du inte redan har det.
2. Klicka på Hantera och välj schema för att komma åt schemakalendern.
3. dubbelklicka på en cell i schemakalendern.
4. Klicka på åtgärder i det övre vänstra hörnet och välj Lägg till Skift.
5. Välj Start-och sluttider för skiftet.
6. anpassa skiftet genom att lägga till en färg, arbetsbeskrivning och en anställd.
7. Klicka på knappen Publicera för att publicera skiftinformationen till kalendrarna för den tilldelade medarbetaren.
8. den tilldelade medarbetaren får ett meddelande om skifttilldelningen.

tidsspårning ger dig dokumenterat bevis på en anställds timmar, vilket eliminerar gissningar på lönedagar. Detta håller anställda nöjda, och det säkerställer att ditt företag maximerar vinsten genom att inte spendera mer än du måste. Överväg att analysera de olika metoderna för tidsspårning för att upptäcka en som fungerar bäst för ditt företags storlek och koppla ihop systemet med din bokföringsprogramvara.

online-tidsspårningsprogramvara kan hjälpa dig att hålla ordning och förstå dina lönesystem. 5,6 miljoner företagare använder QuickBooks, hjälper ditt lilla företag att trivas och gå med i dem idag!