varje gång i ett tag, jag befinner mig rådgivning en arbetsgivare med antingen ingen FMLA politik eller en helt saknar några meningsfulla detaljer. Ofta innehåller dessa policyer inte viktiga bestämmelser för att skydda mot ansvar.
ta till exempel FMLA 12-månadersperioden.
som arbetsgivare är medvetna om har en annars berättigad anställd rätt till 12 veckors FMLA-ledighet under en 12-månadersperiod. I synnerhet definieras denna” 12-månadersperiod ” av arbetsgivaren. Vad händer när en arbetsgivare inte avslöjar 12-månadersperioden i sin FMLA-policy? De kan hamna som Illinois Department of Corrections (iDoc).
IDOC upprätthöll tydligen en FMLA-policy, men det misslyckades med att informera anställda om hur 12-månadersperioden FMLA definierades. När det händer används 12-månadersalternativet som ger det mest fördelaktiga resultatet för arbetstagaren. IDOC lärde sig detta den hårda vägen. En av dess anställda, mikrofon, tog och till synes utmattad FMLA ledighet. Han avslutades senare för tre outforskade frånvaro.
att finna att IDOC inte informerade anställda om vad den använde som 12-månaders FMLA-period bestämde domstolen att det” mest fördelaktiga ” resultatet skulle användas för Mike, vilket effektivt tjänade honom tillbaka två veckor av FMLA-ledighet som han kunde ha använt i det här fallet. Caggiano v. Illinois Avd. av korrigeringar (pdf)
aj. Det svider.
hur många sätt finns det att räkna till 12?
Låt oss använda IDOCS förlust som en möjlighet att diskutera vilken 12-månaders FMLA-period du ska använda för din arbetskraft. FMLA-reglerna tillåter arbetsgivare att använda någon av fyra olika metoder för att beräkna mängden FMLA-ledighet som en anställd använder inom en 12-månadersperiod. Enligt reglerna kan en arbetsgivare välja någon av följande 12-månadersperioder:
- kalenderåret
- varje fast 12-månaders ”ledighetsår”, till exempel ett räkenskapsår, ett år som krävs enligt statlig lag eller ett år som börjar på en anställds ”årsdag” datum
- 12-månadersperioden mätt framåt från det datum då en anställds första FMLA-ledighet börjar
- en ”rullande” 12-månadersperiod mätt bakåt från det datum en anställd använder någon FMLA-ledighet
fördelar och nackdelar vid val av en särskild 12-månadersperiod
arbetsgivare kan välja någon av dessa fyra räkningsmetoder, så länge metoden tillämpas konsekvent och enhetligt för alla anställda. När arbetsgivaren väljer en viss 12-månadersperiod kan den dock inte byta till en annan 12-månadersperiod utan att först ge alla anställda minst 60 dagars varsel om ändringen. 29 CFR 825.200 (d) (1) som jag hänvisade till ovan, om arbetsgivaren inte väljer en av ovanstående 12-månadersperioder, eller om arbetsgivaren har ändrat metoden men det ligger inom 60-dagarsfönstret, måste arbetsgivaren använda den 12-månadersperiod som ger det mest fördelaktiga resultatet för den anställde.
klart, det finns för-och nackdelar med var och en av dessa fyra metoder. Men en metod sticker ut över resten: den” rullande ” 12-månadersperioden mätt bakåt från det datum en anställd använder någon FMLA-ledighet.
Låt mig förklara.
metoder en och två
de två första metoderna är väsentligt desamma genom att de ställer in en fast tidpunkt för att börja beräkna FMLA-ledighet. Även om dessa två alternativ är överlägset enklaste att administrera, tillåter de anställda att ”stapla” 12-veckors FMLA-perioder rygg mot rygg, vilket potentiellt ger mer ledighet än nödvändigt. ”Stapling” betyder att ta FMLA-ledighet för ett efterföljande FMLA-ledighetsår direkt efter ledighet som tagits under föregående år.
ta Jane, till exempel. Enligt hennes arbetsgivares ”kalenderår” – metod tar Jane fyra veckors FMLA-ledighet första gången den 1 februari. Senare i November, hon tar ytterligare åtta veckors ledighet, vilket tar henne till slutet av kalenderåret. I teorin, med början den 1 januari, Jane kunde använda ytterligare 12 veckors FMLA-ledighet. I det här exemplet tillåter denna beräkningsmetod Jane totalt 20 veckor i följd av FMLA-ledighet. (Det kunde ha varit värre — Jane kunde ha tagit 12 veckor i slutet av året och ytterligare 12 i början av det följande kalenderåret, för totalt 24 på varandra följande arbetsveckor av FMLA-ledighet.) För arbetsgivare som söker en kontinuitet i affärsverksamheten kan detta oavsiktliga resultat vara ett svårt piller att svälja.
metod tre
den tredje metoden skiljer sig inte helt från de två ovan, men det ger en marginellt bättre balans mellan att skydda kontinuiteten i företagens verksamhet och enkel administration. Enligt denna metod, en anställd skulle ha rätt till 12 veckors ledighet under året som börjar den första dagen FMLA ledighet tas. Ur ett administrativt perspektiv är detta lättare att förstå: arbetstagaren börjar lämna den 1 februari, så arbetstagarens ledighetsår börjar den 1 februari. Denna metod undviker emellertid inte det” stapling ” – problem som identifierats ovan. Här kan arbetsgivare inte undvika en situation där en anställd tar FMLA-ledighet senare under FMLA-ledighetsåret, vilket följs i följd av så många som 12 veckor som tas i början av följande FMLA-år (den 1 februari).
i synnerhet, enligt FMLA-förordningarna, måste arbetsgivare använda denna metod vid beräkning av ledighet för en anställd som tar hand om en täckt servicemedlem med allvarlig skada eller sjukdom. 29 C. F. R. 825.200 (f)
metod fyra
den vanligaste metoden (men klart den mest förvirrande) som arbetsgivare använder kallas ”rullande” – metoden. Under” rullande ”-metoden, även känd i HR-kretsar som” look-back ”- metoden, ser arbetsgivaren” tillbaka ” under de senaste 12 månaderna, lägger till all FMLA-tid som arbetstagaren har använt under de senaste 12 månaderna och subtraherar den totala från arbetstagarens 12-veckors ledighet. Därför, vid beräkning av en anställds tillgängliga FMLA-ledighet, är den anställdes återstående tillgängliga saldo 12 veckor minus vilken del av FMLA-ledighet den anställde använde under de 12 månaderna före den dagen.
reglerna ger ett ganska enkelt exempel på hur arbetsgivaren skulle beräkna ledighet med den här metoden:
om en anställd använde fyra veckor från och med 1 februari 2008, fyra veckor från och med 1 juni 2008 och fyra veckor från och med 1 December 2008, skulle arbetstagaren inte ha rätt till ytterligare ledighet förrän 1 februari 2009. Men från och med den 1 februari 2009 skulle arbetstagaren återigen vara berättigad att ta FMLA-ledighet och återkräva rätten att ta ledigheten på samma sätt och belopp som den användes föregående år. Således skulle arbetstagaren få tillbaka (och ha rätt att använda) ytterligare en dag av FMLA-ledighet varje dag i fyra veckor, med början den 1 februari 2009. Arbetstagaren skulle också börja återhämta ytterligare dagar som börjar den 1 juni 2009 och ytterligare dagar som börjar den 1 December 2009. Följaktligen kan arbetsgivare som använder den rullande 12-månadersperioden behöva beräkna om arbetstagaren har rätt att ta FMLA-ledighet varje gång som ledighet begärs, och anställda som tar FMLA-ledighet på sådan grund kan falla in och ut ur FMLA-skydd baserat på deras FMLA-användning under de föregående 12 månaderna. Till exempel, i exemplet ovan, om arbetstagaren behöver sex veckors ledighet för ett allvarligt hälsotillstånd som börjar den 1 februari 2009, skulle endast de första fyra veckorna av ledigheten vara FMLA-skyddad.
vinnaren
När du använder den rullande kalendern eller tillbakablickperioden kan en anställds FMLA-ledighet kvar i hans eller hennes 12-veckors FMLA-ledighet bokstavligen ändras dagligen, eftersom arbetsgivaren måste lägga till dagar (eller timmar) som används vid 12-månadersdagen för en FMLA-frånvaro. Även om denna metod kan vara förvirrande att administrera (som att beräkna ledigheten tillgänglig från olika FMLA-Datum för varje anställd, och att göra det varje gång FMLA-ledighet begärs), är det den enda metoden som finns tillgänglig enligt reglerna för att säkerställa att en anställd inte tar ett block av FMLA-ledighet i mer än 12 veckor i följd. Att implementera denna metod är en arbetsgivares bästa försvar mot FMLA-missbruk, och det tenderar att spara kostnader på lång sikt. Dessutom avskräcker det anställdas användning av längre perioder av ledighet över på varandra följande 12-månadersperioder. När den balanseras mot de andra är denna metod ofta det bästa valet för arbetsgivare.
arbeta med din arbetsrådgivare för att säkerställa att du använder ett FMLA-år som uppfyller dina operativa och affärsmässiga behov.
men kom ihåg!
gör inte samma misstag som IDOC gjorde ovan. Oavsett vilken 12-månaders FMLA-period du väljer, se till att den är tydligt definierad i din FMLA-policy.