organisationskommunikation är en process genom vilken människor konstruerar, hanterar och tolkar beteenden och symboler (vare sig verbala eller icke-verbala), både avsiktligt och oavsiktligt, genom interaktion (medierad eller direkt), inom och över särskilda organisatoriska sammanhang.

en sökning i oktober 2000 efter publikationer som inkluderade ”organiz-”och ”communicat-” gav mer än 2000 böcker eller tidskrifter i Online Library of Congress-katalogen och mer än 630 doktorsavhandlingar i Dissertations Abstract database. Abi / Inform, online business andorganisations-databasen, inkluderade nästan 1300 artiklar som indexerades med antingen ”organisatorisk” och ”kommunikation” som ämnesord och nästan 200 artiklar med de två orden i artikeltiteln. Dessutom visar många undersökningar att Chefer rankar kommunikation bland de mest värdefulla färdigheterna som nya och veteran, anställda borde ha.

organisationskommunikation kan förekomma på olika nivåer, med interpersonell och dyadisk interaktion, små grupper eller team, stora möten och inom eller över organisatoriska avdelningar eller enheter, hela organisationer, industrisektorer och nationella gränser. Detta meddelande kan betona specifikt innehåll (till exempel ett memo som ger viss information) eller kan betona förhållandet, det som kallas ”metakommunikation” (till exempel samma memo som betonar att personen som tillhandahåller informationen är klart experten och läsaren bör följa order). Meddelandet kan inriktas på uppgifter eller sociala aspekter, på administrativa eller operativa funktioner och på spridning eller mottagande.

Organisationsteorier och Kommunikationsrollen

olika teorier om organisationer involverar olika antaganden om kommunikation. Utvecklad under början av 1900—talet, ”klassisk ledningsteori”—inklusive vetenskaplig ledningsteori, administrativ ledningsteori och formell byråkratiteori-uppstod som svar på tillväxten av stora organisationer som utför standardiserade förfaranden för att producera tillverkade material, ett resultat av industriell revolution. Klassisk ledningsteori föreslog generellt att organisationer skulle kunna vara effektiva och framgångsrika genom hierarkiska strukturer, nedåtflöde av uppgiftsinformation från chefer till arbetare, erkännande av anställdas monetära och säkerhetsmotivationer samtidigt som man ignorerar sociala relationer och personliga mål, undvikande av tvetydighet eller subjektivitet av information, särskilt i Regler och förfaranden, optimal utformning av arbetsprocessen, auktoritet och legitimitet som ligger i hierarkisk position snarare än i personligt och politiskt inflytande, anställa och belöna anställda på grundval av kompetens och arbetsprestanda, arbetsfördelning för att öka effektiviteten och specialiseringen, underlättande av horisontell kommunikation vid behov men endast med godkännande av relevanta överordnade och ett fortsatt fokus på organisatoriska mål. I klassisk ledningsteori är kommunikationen mycket strukturerad och hierarkisk, opersonlig och fokuserad endast på organisationens mål.

mänskliga relationer teori uppstod inte så mycket som ett avslag på klassisk ledningsteori utan som ett sätt att hantera relationer inom hierarkiska organisationer. Men de berömda Hawthorne-studierna på 1920-och 1930-talet fann att människor värdesätter social interaktion och uppmärksamhet. Således bör organisationskommunikation möjliggöra utveckling av gruppsammanhållning och samarbete, relationer inom och mellan arbetstagare och ledning, arbetstillfredsställelse, ledarskap och medvetenhet om organisationens samhälle.

i slutet av andra världskriget utvidgade Human resource theory övervägandet av sociala aspekter genom att betona vikten av verkligt deltagande och deltagande av medlemmar. Andra strängar uppstod, såsom auktoritets-kommunikationsteorin, som hävdade att organisatorisk auktoritet utvecklas, underhålls och accepteras genom ärlig och öppen kommunikation.på 1960-talet konceptualiserade systemteori system som inbäddade i större system och bestående av mindre delsystem, var och en beroende av varandra, var och en skapar något större än summan av delarna och var och en engagerar sig i allmänna processer. Organisationsmiljöer består av andra organisationer som tillhandahåller ingångar till, använder utgångar från och skapar begränsningar för den fokala organisationen. Organisationer kan inte längre hanteras som fasta, effektiva maskiner; snarare måste de betraktas som organiska, adaptiva och ständigt utmanade processer som kräver ständig kommunikation inom och över systemgränser.

relaterade begrepp inkluderar organisatoriska kommunikationsnätverk och roller, såsom gatekeepers (som filtrerar kommunikation till en specifik chef eller uppåt genom organisationen), kontaktpersoner (som förmedlar interaktion mellan två grupper), broar (en gruppmedlem som förmedlar interaktion med externa individer), kosmopolit eller gränsnyckel (en som övervakar miljön och ger ny information till organisationen), klick (medlemmar som kommunicerar mer med varandra än med andra medlemmar), ochgrapevines och ryktnätverk (där medlemmar kommunicerar genom informella och sociala nätverk om framträdande, tidskänsliga ämnen).

kommunikationsstrukturer påverkar resultaten (t. ex. centraliserade eller decentraliserade nätverk är differentiellt lämpliga för olika typer av uppgifter), påverkas av andra faktorer (t. ex. noggrannhet för uppåtgående kommunikation modereras av förtroendenivån mellan överlägsen och underordnad), måttliga andra relationer (t. ex. är både positiva och negativa influenser på och påverkas både positivt och negativt av organisatoriska förändringar som implementeringen av nya medier (Johnson and Rice, 1987). Utvärdering och användning av nya organisatoriska medier kan påverkas av andras beteenden och attityder i sitt kommunikationsnätverk (Fulk och Steinfield, 1990).

relaterat något till systemteori, liksom till nyare begrepp om den tolkande och interaktiva karaktären av organisationskommunikation, är teorin om organisatorisk sinnesskapande (Weick, 1979). Syftet med organisationen är att minska tvetydigheten eller i vilken utsträckning flera tolkningar av en situation är möjliga. Miljöns natur är till stor del konstruerad av vad människor kan, eller väljer att, ”anta.”I den utsträckning som det som väljs från denna antagna miljö är tvetydigt, måste människor antingen hänvisa till tolkningar och svar som behålls från tidigare aktiviteter eller förstå situationen genom interaktioner med andra. Gemensamt, genom överenskomna mönster för antagande, interaktion och tolkning, organisatoriska medlemmar ”vettigt” av deras värld så att de kan engagera sig i beteenden. Ofta, i alla fall, människor måste först vidta åtgärder innan de kan förstå situationen, vad som kallas ”retrospektiv sinnesskapande.”

fler tolkande och kulturella konceptualiseringar ser organisationer som konstituerade och strukturerade inte genom formella flöden av nedåtgående eller horisontell kommunikation utan genom och i form av berättelser, myter, ritualer, artefakter, värderingar, logotyper, varumärken, tagna för givet beteende, klädstilar och kontorslandskap. Det vill säga dessa kulturella symboler är både resultat av och påverkan på betydelser och beteenden, både positivt och negativt, och framträder organiskt genom medlemmarnas kommunikation. Ett kraftfullt exempel på ett tolkande eller kulturellt perspektiv är den organisatoriska metaforen. Medlemmar kan styras, ofta implicit, av organisationens ”root” metafor—såsom verksamhet som ”krig.”Dessa metaforer formar medlemmarnas värderingar och tolkningar och därmed också deras beslut och beteenden. Metaforer kommunicerar också organisationens image till sina medlemmar, publik, forskare, chefer och beslutsfattare—som Maskin, organism, hjärna/dator, kultur, politiskt system, fängelser, självproducerande system eller dominansinstrument (Morgan, 1986). Vissa teoretiker, som Stanley Deetz (1992), Michel Foucault (1995) och Dennis Mumby (1988), hävdar att all organisatorisk kraft är inbäddad i diskurs—vem kontrollerar vad som är överförbart inom det organisatoriska sammanhanget. Således är kommunikation inte bara ett verktyg för att utöva makt; det är själva formen av makt.

nyare utveckling inom organisationsteori fokuserar på kvalitetsledning (där kommunikation med nuvarande och potentiella kunder är den avgörande källan till feedback som krävs för att vägleda och förbättra organisationen), kaosteori och inlärningsorganisationer( där organisationer är komplexa, adaptiva, självorganiserande system beroende av rik kommunikation som främjar samarbete, delad kunskap och konstant feedback på olika nivåer) och nätverksorganisationer( där organisatoriska gränser blir suddiga när enheter engagerar sig i tillfälliga relationer för eller outsourca hela divisioner för att dra nytta av marketplace-resurser eller till och med skapa virtuella organisationer som bara finns på Internet).

tillämpningar av organisationskommunikation

motivationsteorier hävdar att människor kan påverkas för att vidta åtgärder av framträdande behov som för närvarande inte uppfylls (Maslow, 1970), av förväntningar på sannolikheten och värdet av resultat (Vroom, 1982) eller av allmänna uppfattningar om förväntningar, möjligheter, uppfyllelse och prestanda (Pace and Faules, 1994). Var och en av dessa processer modereras av eller manifesteras i kommunikation; till exempel kan förväntningar ändras genom kommunikation om förmågor och resultat.

organisationsklimat-en Makro—, organisatorisk nivåuppfattning av miljön baserad på ens erfarenheter av och uppfattningar om organisatoriska element (såsom arbets-och ledningspraxis) – påverkar en mängd olika kommunikationsresultat (såsom öppen och korrekt nedåtriktad information och nivå av samråd i beslutsfattandet). Kommunikationstillfredsställelse-en mikro—utvärdering på individnivå-representerar i vilken utsträckning grundläggande kommunikationsprocesser (såsom förmåga att föreslå förbättringar, mediekvalitet och tillräcklighet för information) är acceptabla. Både klimat och tillfredsställelse påverkar individernas attityder och beteenden (Pace and Faules, 1994).

begreppet ledarskap har förändrats från en hierarkisk roll som levererar beslut och övervakar arbetare, till en person som hjälper till att konstruera delade betydelser och normer, ger stöd och motivation och hanterar enhetens gränser. Olika studier av ledarstilar betonar olika kommunikationsaspekter, från lämplig balans mellan uppgifter och personliga relationer, i vilken utsträckning alla medlemmar kan delta i beslutsfattande och självreglering.

ett annat skifte är från fasta organisatoriska positioner och specialiserade uppgifter till flytande team och samarbetsprojekt. Team är ofta tillfälliga grupper som samlar särskild expertis för ett specifikt projekt, utför sin uppgift och sedan demonterar för att bilda nya team. Dessa team kan till och med vara ”virtuella”, där teamet består av medlemmar från olika organisationer som kanske bara ägnar en del av sin tid åt var och en av flera lag och som kanske inte ens träffar sina teammedlemmar ansikte mot ansikte, istället samarbetar och kommunicerar genom ny kommunikationsteknik. Gruppbeslutstödssystem och andra former av grupprogram kan användas för att förbättra gruppkommunikation (t.ex. genom anonym brainstorming), vilket möjliggör deltagande över tids-och rymdbegränsningar och tillhandahåller olika beslutsverktyg som röstning eller rangordning. Även traditionella team måste kommunicera bra för att utvecklas genom olika grupputvecklingsstadier och ge det nödvändiga sociala stödet samt uppgiftskoordinering. De nödvändiga kommunikationsförmågorna för spridda och virtuella team är större, särskilt eftersom teammedlemmarna blir alltmer olika-från olika platser, organisationer, yrken och kulturer—och eftersom medlemmarna måste växla mellan lag och anpassa sig till nya lag oftare.konflikthantering och förhandlingar är grundläggande kommunikationsprocesser, eftersom de är djupt inbäddade i språket, informationen och tolkningarna som är tillgängliga för och värderade av var och en av deltagarna. Det finns formella och strategiska kommunikationsstilar som erfarna förhandlare tillämpar i olika sammanhang, för olika mål.

skriva, offentligt och grupptalande, tänka kritiskt, använda nya medier och presentera rapporter och resultat ökar i betydelse. Att arbeta med andra, särskilt i lednings-och ledarroller, kräver god lyssnings-och icke-verbal kommunikationsförmåga, förståelse för övertygande meddelanden, förtrogenhet med ny interaktiv multimedia, intervjua, förbereda och utvärdera CV, läsa och bedöma forskningsrapporter, förstå användning och utvärdering av onlineinformation och databaser och hantera medierade interaktioner, till exempel genom videokonferenser eller online diskussionsgrupper.

andra områden av organisationskommunikation inkluderar pr, tvärkulturell interaktion, prestationsbedömning, utbildning, socialisering, beslutsfattande, innovation, globalisering, känslor, kläddesign och urval och kontorsdekoration. Nästan all organisationskommunikation har etiska och juridiska konsekvenser för saker som trakasserier, diskriminering, rättvisa, kulturell mångfald, könsroller, rasism, anställnings-och befordringsfördomar, falsk eller vilseledande reklam och till och med uppsägning och pensionering.

Se även:Spridning av innovationer och kommunikation; Internet och World Wide Web; nätverk och kommunikation; organisationskommunikation, karriärer i; PR.

bibliografi

Barnard, Chester. (1968). Verkställande funktioner. Cambridge, MA: Harvard University Press.

Choo, Chun Wei. (1995). Informationshantering för den intelligenta organisationen: konsten att skanna miljön. Medford, NJ: Information idag.

Deetz, Stanley. (1992). Demokrati i en tid av Företagskolonisering. Albany: State University of New York Press.

Eisenberg, Eric och Goodall, H. Lloyd (1999). Organisationskommunikation, 3: e upplagan. New York: Bedford / St. Martin ’ S.

Fayol, Henri. (1984). Allmän och industriell ledning, reviderad av Irwin Gray. New York: Institutet för elektriska och elektroniska ingenjörer.

Foucault, Michel. (1995). Disciplin och straffa: födelsen av fängelset, 2: a upplagan, översatt från franska av Alan Sheridan. New York: Vintage Böcker.

Fulk, Janet och Steinfield, Charles, Red. (1990). Organisationer och kommunikationsteknik. Newbury Park, CA: Sage publikationer.

Gleick, James. (1987). Kaos: att skapa en ny vetenskap. New York: Viking.

Jablin, Fred och Putnam, Linda, Red. (2000). Handbok för organisationskommunikation. Thousand Oaks, CA: Sage publikationer.

Johnson, Bonnie och Rice, Ronald E. (1987). Hantera organisatorisk Innovation: utvecklingen från ordbehandling till Kontorsinformationssystem. New York: Columbia University Press.

Katz, Daniel och Kahn, Robert. (1978). Socialpsykologi av organisationer. Wiley.

Likert, Rensis. (1961). Nya Förvaltningsmönster. New York: McGraw-Hill.

Maslow, Abraham. (1970). Motivation och personlighet, 2: a upplagan. New York: Harper & rad.

Mayo, Elton. (1986). De mänskliga problemen i en industriell civilisation. Salem, NH: Ayer.

Mintzberg, Henry. (1973). Arten av ledningsarbete. New York: Harper & rad.

Morgan, Gareth. (1986). Bilder från organisationen. Newbury Park, CA: Sage publikationer.

Mumby, Dennis. (1988). Kommunikation och makt i organisationer: diskurs, ideologi och dominans. Norwood, NJ: Ablex.

Nohria, Nitin och Eccles, Robert, Red. (1992). Nätverk och organisationer: struktur, Form och handling. Boston, MA: Harvard Business School Press.

Pace, R. Wayne och Faules, Don. (1994). Organisationskommunikation, 3: e upplagan. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.

Richmond, Virginia och McCroskey, James. (2000). Organisationskommunikation för överlevnad: att göra Arbete, Arbete, 2: a upplagan. Boston, MA: Allyn & Bacon.

Senge, Peter. (1990). Den femte disciplinen: Lärandeorganisationens konst och övning. New York: Doubleday.

Spencer, Barbara. (1994). ”Modeller för organisation och Total kvalitetsstyrning: en jämförelse och kritisk utvärdering.”Academy of Management Review 19 (3): 446-471.

Taylor, James och Van Every, Elizabeth. (1993). Den sårbara fästningen: byråkratiska organisationer och ledning i informationsåldern. Toronto: University of Toronto Press.

von Bertalanffy, Ludwig. (1968). Allmän Systemteori: Stiftelser, Utveckling, Applikationer. New York: George Braziller.

Vroom, Victor. (1982). Arbete och Motivation. Malabar, FL: R. E. Kreiger.

Weber, Max. (1947). Teorin om Social och ekonomisk organisation, Red. Talcott Parsons. Glencoe, IL: Fri Press.

Weick, Karl. (1979). Socialpsykologin för att organisera, 2: a upplagan. Läsning, MA: Addison-Wesley.

Ronald E. Rice