professionell kommunikation bygger på teorier från så olika områden som retorik och vetenskap, psykologi och filosofi, sociologi och lingvistik.

mycket av professionell kommunikationsteori är en praktisk blandning av traditionell kommunikationsteori, tekniskt skrivande, retorisk teori, vuxeninlärningsteori och etik. Carolyn Miller i vad är praktiskt om tekniskt skrivande? hänvisar till professionell kommunikation som inte bara arbetsplatsaktivitet och att skriva som rör ”mänskligt beteende i de aktiviteter som upprätthåller livet i ett samhälle.”Som Nancy Roundy Blyler diskuterar i sin artikel forskning som ideologi i professionell kommunikation forskare försöker utöka professionell kommunikationsteori för att inkludera oro med praxis och socialt ansvar.

När det gäller denna sociala aspekt definierar Richard C. Freed i ”Postmodern Practice: Perspectives and Prospects” professionell kommunikation som

A. diskurs riktad till en grupp, eller till en individ som verkar som medlem i gruppen, med avsikt att påverka gruppens funktion, och/eller B. diskurs riktad från en grupp, eller från en individ som verkar som medlem i gruppen, med avsikt att påverka gruppens funktion, där grupp betyder en enhet som avsiktligt organiseras och/eller drivs av sina medlemmar för att utföra en viss funktion….I första hand uteslutna från denna definition av grupp skulle vara familjer (som bara skulle kvalificera sig om till exempel deras grupptillhörighet var ett familjeföretag), skolklasser (som bara skulle kvalificera sig om de till exempel hade organiserat sig för att utföra en funktion utanför klassrummet-till exempel att klaga på eller berömma en lärare till en skoladministratör) och oorganiserade aggregat (dvs. massor av människor). Primärt uteslutet från definitionen av professionell kommunikation skulle vara dagboksanteckningar( diskurs riktad mot författaren), personlig korrespondens( diskurs riktad till en eller flera läsare bortsett från deras gruppanslutningar), reportage eller belletristisk diskurs (romaner, dikter, enstaka uppsatser-diskurs som vanligtvis skrivs av individer och riktas till flera läsare som inte är organiserade som en grupp), mest intraklassrumskommunikation (till exempel klassrumsdiskurs sammansatt av studenter för lärare) och viss teknisk kommunikation (till exempel instruktioner – för att byta däck, och liknande; återigen, diskurs riktad mot läsare eller lyssnare bortsett från deras grupptillhörighet)….Professionell kommunikation…verkar annorlunda än diskurs som involverar en enskild individ bortsett från en gruppanslutning som kommunicerar med en annan sådan person, eller en enskild individ som kommunicerar med ett stort oorganiserat aggregat av individer som föreslås av termen masskommunikation (Blyler och Thralls, professionell kommunikation: det sociala perspektivet, (s.197-198).