i den här bloggen pratar jag ofta om projektprioriteringsprocessen och den bästa metoden för att implementera den. I den här artikeln vill jag dela med mig av några förslag på hur man använder prioriteringsmatrisen för att prioritera projekt på ett sätt som ger dig en chans att lyckas.

Vad är Prioriteringsmatris?

en prioriteringsmatris är ett enkelt verktyg där du skapar en uppsättning kriterier (som ska kartlägga dina affärsmål) och använda dem för att göra dina projekt. Varför? Tja, du försöker ta reda på vilka projekt som är viktigast så att du kan prioritera dem.

det är ganska enkelt i konceptet, men kan vara riktigt svårt att göra bra.

det är inte matematiken som är svår (och det är där de flesta artiklar om prioriteringsmatriser fokuserar), det är alla mänskliga saker…

fördelar med Prioriteringsmatris

i princip är en prioriteringsmatris lätt att använda och använda för att fatta beslut. De flesta företagsledare kan förstå begreppet en viktad poäng i ett kalkylblad.

När du har ditt kalkylblad är det enkelt att justera kriterievikter och se effekten på din ranking omedelbart.

din prioritetsmatris spottar också ut ett rent, entydigt nummer för”prioritet”. Detta är något som alla kan förstå och relatera till.

Prioriteringsmatris för projekt

Låt oss spendera en minut på att titta på hur projektprioriteringsmatrisen vanligtvis distribueras.

först definierar du en uppsättning kriterier som du kommer att använda för att göra mål projekt. Dessa kriterier bör återspegla dina affärsmål. Du bör då väga dessa kriterier – vanligtvis kommer människor att ge var och en en procentbaserad viktning.

därefter gör du dina projekt. Du måste göra varje projekt mot varje kriterium, men du måste komma med en lämplig skala.

i beslutsvetenskap talar vi om normaliserande poäng. 1-5 skala) för alla kriterier eller gör några matematik för att konvertera poäng till ”normaliserade poäng” – Jag kommer inte att gå in på hur du gör det här, men var medveten om detta steg – många människor saknar det och det orsakar problem.

nu har du dina viktade kriterier och dina poäng för varje projekt, du kan träna den viktade poängen för varje projekt genom att göra en ganska enkel beräkning:

(vikt av kriterium 1 x poäng av kriterium 1) +(vikt av kriterium 2 x poäng av kriterium 2) +(Vikt av kriterium 3 x poäng av kriterium 3)+…..

fortsätt tills du har lagt till de viktade poängen för alla kriterier … och det är det. Du har en prioritetspoäng för ditt projekt… och du kan gå vidare för att göra samma beräkning för nästa projekt.

naturligtvis kommer du förmodligen vill göra detta i ett kalkylblad. Det här exemplet (som du kan ladda ner här) visar hur matematiken ser ut.

problem med Projektprioriteringsmatris

kärnproblemet orsakas av dess främsta fördelar – prioriteringsmatrisen är ett verktyg som är utformat för att vara snabbt och enkelt att använda… vilket är okej om beslut inte är särskilt viktiga. Om du prioriterar korta uppgifter, saker som inte har stor inverkan på lång sikt, så är det bra.

men projekt är inte uppgifter.

Projekt är större och konsekvenserna av att välja fel kan vara spektakulära.

om du till exempel väljer fel projekt kan du öka antalet projektfel med cirka 30%. Det verkar som en ganska signifikant konsekvens (se denna infographic för att se effekten av att anpassa projekt till Strategi).

så låt oss titta på varför projektprioriteringsmatrisen misslyckas och vad vi kan göra för att fixa det.

1. Ingen anpassning på kriterier

Mycket ofta kommer ett team som ”äger resurser” att sätta ihop en prioritetsmatris för att hjälpa till att ta reda på vad de ska ta itu med först.

problemet är att det här laget inte är ”kunden”. Dessa projekt finns för att stödja dina ”kundintressenter” och de bör vara de som väljer kriterierna.>

Naturligtvis kan du äga” processen ” för att välja kriterier – kör en brainstorming workshop, till exempel – men dina intressenter bör äga valet av kriterier.

2. Ingen process för att fastställa vikter

dina kriterier är inte alla lika viktiga.

dessutom, om du frågar 5 intressenter vilken vikt du ska lägga på kriterierna, får du förmodligen 10 Svar!

utan överenskommelse om detta är din projektprioriteringsmatris meningslös.

Visst, det kommer att ge dig några siffror, men dessa siffror kommer inte att lita på (eller till och med relevanta) för dina intressenter. Så ja, du kommer att kunna fatta prioriteringsbeslut, men du kommer inte att fatta beslut som faktiskt hjälper dina intressenter.

detta är i grunden varför forskare har funnit att metoder som prioriteringsmatrisen inte riktigt fungerar. Faktum är att det bara finns två metoder för att prioritera projekt som fungerar – AHP och DEA. Läs Mer: de bästa Projektprioriteringsmetoderna och teknikerna

Du kan åtgärda detta problem genom att använda projektprioriteringsprogramvara för att lägga till AHP (som står för Analytisk Hierarkiprocess) i front-end av prioriteringsmatrismatematiken.

AHP låter dig bygga ett starkt och tydligt samförstånd mellan intressenter. Detta resulterar i en uppsättning vägda kriterier som intressenterna äger, som de litar på, som de värdesätter.

3. Broken collaboration on scoring

När du gör ett projekt mot ett kriterium som” påverkan på kundnöjdhet ” måste du göra en subjektiv bedömning. Vissa människor kan se projektets” inverkan ”som” större ”och andra kan betrakta det som”obetydligt”.

Om du inte har en mekanism för att lösa detta, för att samla olika intressenter för att göra subjektiva bedömningar, kommer dina poäng att bli helt meningslösa… åtminstone kommer de att vara meningslösa för dina intressenter.

några av dina poäng kommer att vara ”hårda siffror”. Till exempel är” net present value ”eller” number of systems impacted ”hårda siffror, men på något sätt måste du få dessa data från” ämnesexperten ” som håller dem. Detta innebär vanligtvis mycket att jaga och sedan klippa och klistra in i kalkylblad.

detta tar inte bara tid, men är öppen för fel när du kopierar data från en plats till en annan. Det är också vanligt att data är inaktuella.

att flytta online, med hjälp av ett system som TransparentChoice, kan verkligen hjälpa till.

TransparentChoice låter dig samarbeta med dina intressenter för att skapa konsensus kring subjektiva bedömningar (till exempel ”påverkan på kundnöjdhet”). Genom att involvera olika intressenter, och genom att automatisera en del av detta samarbete, kan du bygga denna konsensus snabbt och enkelt.

sammantaget, om du inte samarbetar effektivt när du gör poäng, kommer dina prioriterade poäng inte att vara ”betrodda”.

4. Poängbaserade beslut

När du prioriterar små, taktiska objekt (uppgifter, underhållsartiklar etc.), kan du vanligtvis använda ”poäng” från din matris för att prioritera arbete. Att ta uppgiften med högsta poäng är vanligtvis en bra regel.

Projekt är olika.

projekt finns för att hjälpa dig att uppnå mer strategiska affärsmål. De konkurrerar om resurser och budget. Ibland finns det beroenden mellan projekt och hela beslutet är vanligtvis ganska politiskt. Detta innebär att du måste balansera resurser mellan olika avdelningar, olika affärsmål, etc…. och allt medan du spårar dina olika resursbegränsningar och budget.

Du kan göra detta i kalkylblad, men om du har mer än 5 eller 10 projekt kommer det att bli riktigt komplicerat riktigt snabbt.

bra programvara, som TransparentChoice, låter dig spåra inte bara poängen utan också kostnaden för varje projekt. Det låter dig balansera projekten mellan affärsdrivrutiner medan du spårar dina olika resursbegränsningar. Det spårar till och med projektberoende för dig (så att du aldrig godkänner ett projekt utan att först godkänna dess ”föregångare”).

och du kan göra allt i en bekväm instrumentpanel.

sammanfattning

Prioriteringsmatrisen är ett populärt sätt att fatta beslut, men att använda det för projektprioritering och urval kanske inte är särskilt effektivt.begreppen bakom det är sunda-vi vill maximera anpassningen till våra mål och använda viktad poäng för att göra det – men övningen blir vanligtvis kort inom områden som:

• definiera lämpliga kriterier för att använda
• viktning dessa kriterier (med intressenter buy-in)
• samarbeta för att göra poäng projekt snabbt och ”exakt”
• balansera andra faktorer än ”score”

programvara som TransparentChoice kan hjälpa dig att ta projektet prioritering matrix ideas till en ny nivå som leder till en portfölj av projekt som åtnjuter starkare stöd från intressenter och i sin tur har högre framgång.

Läs mer

Om du vill lära dig mer om hur du prioriterar projekt som ett proffs är den här bloggen ett bra ställe att börja: hur man prioriterar projekt. Vi har också skapat den här ultimata guiden till Projektprioritering och urval för dig.