Es difícil estimar un proyecto, ya que nunca se encuentran exactamente los mismos para tomar ejemplos y adivinar cuánto esfuerzo, tiempo y presupuesto puede llevar. Lo que funciona mejor en un caso no funciona en ningún otro, incluso con los mismos datos, equipos y presupuesto. Además, incluso las mejores técnicas de estimación de proyectos pueden fallar y la única técnica que realmente funciona es la realización del proyecto en sí. Solo su cumplimiento muestra la cantidad exacta de tiempo.

Cualquier gerente de proyecto debe saber: cuanto mejor esté preparado con las estimaciones del proyecto, más probabilidades tendrá de terminar un proyecto y ahorrar presupuesto.

¿Qué es la estimación?

lo que tenemos que aprender de inmediato. En términos generales, la estimación es algún tipo de proceso con el propósito de encontrar un cierto valor, una estimación. Utilizando esta estimación como base de referencia, los gerentes de proyecto pueden determinar puntos clave como esfuerzos, presupuesto, recursos, tiempo y algunos otros para completar con éxito un proyecto.

Técnicas de estimación de proyectos

1. Estimación análoga

2. Estimación paramétrica

3. estimación de 3 puntos

4. Estimación ascendente

Para comenzar con las estimaciones, mencionaría un punto muy importante. Es crucial ser lo más preciso posible con el alcance de un proyecto y conocer tantos ejemplos de declaraciones de alcance de proyecto exitosos como sea posible. Si todo está definido desde el principio, es mucho mejor para un mayor desarrollo y logro del proyecto. Debe quedar claro, a partir del alcance de un proyecto, lo que un proyecto debe lograr.

Las técnicas de estimación de proyectos son fundamentales para predecir su fecha de realización y el dinero que requiere. Las técnicas descritas para estimar se pueden aplicar en cualquier metodología, ya sea algo tradicional como Cascada o moderno como Ágil. Por supuesto, si profundizamos, digamos, en la metodología ágil, descubriremos muchas otras técnicas. Pero prestaré su atención a 4 importantes. Para poseerlos también es necesario tener un buen dominio de las 10 mejores habilidades de gestión de proyectos.

1. Estimación análoga

Algunas personas también la llaman estimación descendente. La estimación del proyecto se utiliza en los casos en que no hay mucha documentación o información. Para hacer estimaciones, un proyecto o proyectos similares se toman del pasado. Por supuesto, es mucho mejor si los proyectos anteriores son tomados por personas que los administraron y saben exactamente lo que se necesitó para completarlos.

Ejemplo

Hay una tarea: desarrollar cinco nuevos aterrizajes de marketing. Su equipo ya se ocupó de tareas similares con cinco aterrizajes y tomó 1 semana. En consecuencia, toma esta cantidad de tiempo como ejemplo. Por lo tanto, si necesita desarrollar 10 aterrizajes, multiplique 1 semana por 2 y obtenga 2 semanas.

Pros: el cálculo es rápido; no se necesita mucha documentación.

Contras: no es tan preciso en comparación con otras técnicas.Precisión

: la estimación paramétrica

más baja Es muy similar a la estimación de análogos. Pero es más preciso, ya que todo el trabajo de un proyecto se divide en partes o unidades que se pueden medir. Algunas personas lo consideran uno de los métodos más precisos para determinar el costo y la duración de un proyecto.

El enfoque se basa en datos detallados de proyectos o actividades anteriores. Para ello, debe definir cada entregable y lo que requiere, y luego investigar la información que le indicará la duración o el costo de cada entregable. La diferencia entre esta estimación y una análoga es que aquí hay pruebas estadísticas para la técnica.

Ejemplo

De nuevo nuestro ejemplo de aterrizaje. Buscamos en la Web para encontrar información relevante sobre cuánto tiempo lleva desarrollar un aterrizaje similar. Encontramos que aproximadamente necesita 10 horas. Si necesitamos 5, multiplicamos 10 por 5 y obtenemos 50 horas.

Pros: cálculo rápido; probablemente, búsqueda rápida de datos.

Contras: no es tan precisa como otras estimaciones de proyectos (pero es más precisa que una análoga).Precisión

: más alta que análoga.

Estimación de 3 puntos

Esta de las técnicas de estimación de gestión de proyectos tiene otro nombre: Técnica de Evaluación y Revisión de proyectos, o PERT para abreviar (ahora no necesita preguntar a todos qué son gráficos PERT). Permite a los miembros del equipo proporcionar su ayuda o información para estimar tareas y hace que este proceso sea más fácil.

La técnica de estimación de proyectos, como una estimación ascendente que aparece a continuación en la lista, también despliega el método de descomponer un proyecto en tareas más pequeñas. Luego, un gerente trabaja con su equipo e identifica los riesgos involucrados. Si lo decimos en pocas palabras, los riesgos positivos requieren menos tiempo y los negativos, viceversa.

Luego, cada tarea se estima de acuerdo con 3 puntos: mejor caso u optimista (llamémoslo O), caso más probable (M) y peor caso o pesimista (P). Debería ser obvio que la opción M tiene el mayor peso.

Para entrar en detalles, hay tres fórmulas para estimar un proyecto.

La más simple: (O+M+P)/3

Una más precisa: (O+4m+P)/6

el que da La desviación estándar: (P-O)/6

Ejemplo

Vamos a volver de nuevo a nuestro ejemplo y lo puso muy simple. Por lo tanto, para desarrollar aterrizajes estimamos O como 40 horas, M como 45 horas y P como 55 horas. De acuerdo con la segunda fórmula, tenemos (40+4*45+55)/6 = 46 horas.

Pros: se considera una de las técnicas de estimación más precisas en la gestión de proyectos; reduce el escenario con estimaciones demasiado optimistas e infladas.

Contras: se necesita más tiempo para proporcionar tres estimaciones para cada tarea.Precisión

: cercana al valor más alto.

Estimación ascendente

Esta técnica de estimación del proyecto despliega una Estructura de Desglose del Trabajo. En este caso, un proyecto o una tarea se divide en partes más pequeñas hasta que sea posible estimar cada una de ellas. Por lo tanto, sabiendo cuánto tiempo, esfuerzos, recursos o dinero se requieren para una tarea determinada, es posible resumirlos todos y obtener una imagen de la estimación de todo el proyecto.

La técnica requiere más tiempo para estimar, pero da los resultados más precisos.

Ejemplo

Si necesita desarrollar aterrizajes, divida todo el proceso, como se indicó, en partes más pequeñas que se pueden estimar fácilmente. Requiere un análisis más profundo con cosas obligatorias que hacer, pero a primera vista incluye la escritura de texto, el diseño, el front-end y algunas otras fases. Después de sumar cada estimación y obtendrás la estimación completa.

Pros: el más alto nivel de precisión; ya que todo el proyecto se divide en partes más pequeñas, es muy probable que no se pierda ningún detalle.

Contras: requiere la mayor cantidad de tiempo en comparación con otras técnicas.

Precisión: la más alta.

¿Cómo tener una imagen clara de un proyecto con un diagrama de Gantt?

Uno de los principales consejos para una gestión de proyectos exitosa que puede ayudar con la estimación de costos es usar el software de diagrama de Gantt como software de estimación de costos.

En el software de gráficos de GanttPRO, un administrador puede trabajar fácilmente con la estimación de costos. La herramienta mostrará cuánto costará cada tarea en función del tiempo y la velocidad estimados de un recurso. Todo esto hace que el presupuesto de todo el proyecto.

En GanttPRO, encontrará tres tipos de valores de costo: por hora, por artículo y precio fijo.

Resumen

Los métodos descritos anteriormente son muy difundido y utilizado en cualquier proyecto. Pruebe uno de ellos o intente combinarlos para obtener la mejor solución de trabajo para usted. O simplemente puede administrar todas sus tareas y proyectos en un software profesional de gráficos de Gantt en línea que calcula fácilmente todo por usted.