Word, Excel, PowerPoint y Outlook: estas son las que hacen de Microsoft Office el conjunto de herramientas más utilizado del mercado. Pero incluso la Oficina tiene sus limitaciones. Hay problemas con los que te encuentras a diario que requieren tiempo, tiempo que podría gastarse mejor en otras cosas. Si bien es posible que tenga aplicaciones increíbles que aumenten su productividad en otras áreas de su vida, es posible que no sepa que también hay algunas excelentes herramientas complementarias para Office. Algunos de ellos son incluso gratuitos. Aquí hay ocho de los mejores, listos para una descarga rápida y un uso inmediato.

ShapeChef

ShapeChef es una gran herramienta publicado recientemente por Wulfsoft. Proporciona plantillas, diagramas, gráficos y un gran conjunto de iconos para PowerPoint, y la colección sigue creciendo. El sitio de ShapeChef le da una idea de todo lo que tiene para ofrecer. Hay paquetes desde individuales hasta grandes organizaciones, y las licencias nunca caducan.

ShapeChef agrega un panel de biblioteca a la ventana de PowerPoint para un acceso rápido. Los elementos están organizados en categorías, o puede usar la función de búsqueda para encontrar lo que desea. Una vez que haya encontrado una imagen o icono adecuado, arrástrelo y suéltelo desde el panel biblioteca en su diapositiva de PowerPoint. Es así de fácil.

También hay otros beneficios. Puedes añadir tus propias imágenes a la biblioteca y, por supuesto, compartirlas con otros para que todos se beneficien de tus creaciones. Esta función facilita el mantenimiento de la coherencia en todo su equipo u organización.

La mejor parte? No más búsquedas en toda la web para una imagen adecuada y preocuparse por las atribuciones.

FlowBreeze

Si está harto de intentar desarrollar diagramas de flujo con herramientas de dibujo y flechas que nunca terminan en el lugar correcto, puede renunciar a toda esa molestia utilizando FlowBreeze. Esta increíble herramienta es un complemento para Excel que facilita la creación de diagramas de flujo que se ven completamente profesionales.

Todo lo que necesita hacer es ingresar el texto y la herramienta genera automáticamente las formas para cada paso. Cada forma y pieza de texto está formateada y los símbolos están perfectamente alineados con flechas de conexión colocadas automáticamente. Aún mejor, hay un asistente de «texto a diagrama de flujo» que convertirá un archivo de Word existente en un gráfico. Con FlowBreeze puede:

• Comenzar a crear rápidamente utilizando la guía de inicio fácil de seguir;
• Usar 84 formatos incorporados para diseñar sus propios símbolos;
• Elegir entre 21 formatos para conectores: rectos, codeados o curvos;
• Insertar imágenes directamente en los símbolos;
• Exportar diagramas de flujo terminados en su elección de cinco formatos de imagen; y
• Guardar gráficos como archivos de Excel para que otros puedan verlos y editarlos.

Después de un período de prueba gratuito de 30 días, puede comprar una licencia para un solo usuario o una licencia de sitio. Es un pago único.

ASAP Utilities

Definitivamente no es un niño nuevo en el bloque, ASAP Utilities es un complemento de Excel que llena los vacíos y ayuda con aquellas cosas que no puede hacer con Excel simple. Ha existido durante 17 años y acaba de actualizarse a su última versión (5.6) en diciembre de 2015. Realmente tienes que visitar el sitio de ASAP Utilities y ver algunos de los videos que demuestran todas sus características. Luego, vaya a la página de reseñas de clientes y vea lo que dicen los profesionales que lo usan actualmente.

Hay más de 300 funciones, demasiadas para nombrar aquí, pero basta con decir que ahorrará mucho tiempo usándolas. Por ejemplo, ¿alguna vez ha querido transponer una columna en varias filas para poder crear una tabla? ASAP Utilities lo hace tan fácil.

Si bien la cantidad de funciones puede parecer abrumadora, puede elegir las que necesita según las necesite. Siga las sencillas instrucciones y ASAP Utilities le ahorrará tiempo y estrés.

Complemento de Wikipedia

Por lo tanto, está escribiendo, componiendo tal vez un ensayo o un contenido para su blog, y necesita información básica sobre un artista, una ciudad o un libro. Podrías parar lo que estás haciendo, ir en línea y acceder a Wikipedia para obtener esa información, y luego copiar lo que necesitas, volver a tu documento de Word, pegarlo y luego reformularlo para ponerlo en tus propias palabras. Habla de muchas interrupciones en tu flujo de trabajo. Y tan innecesario.

Con la aplicación complementaria de Wikipedia, puede acceder a la información de Wikipedia directamente desde su archivo de Word, ahorrando tiempo y molestias. Al escribir el término de búsqueda, la aplicación busca automáticamente en la base de datos de Wikipedia y proporciona los resultados en un panel de tareas. A continuación, puede elegir ver texto, imágenes o ambos. Aún mejor, puede seleccionar una cotización y se insertará automáticamente en su documento de Word.

Hay algunos requisitos del sistema para esta aplicación gratuita: Internet Explorer, Plus Word o Excel 2013, Word o Excel en línea, o Word o Excel para iPad. Eso es.

• El complemento de Wikipedia está disponible en más de 20 idiomas.
• Si está buscando la forma más rápida de acceder al material de referencia, no hay mejor herramienta que esta.
• Para comenzar, simplemente acceda al sitio y haga clic en » Agregar.»Hecho y hecho.

Pestañas de oficina

Trabajar con varios documentos a la vez es un poco complicado en Microsoft Office. Debe ir y venir entre diferentes ventanas para recopilar e insertar información en Word, Excel o PowerPoint.

Office Tabs le permite abrir todos los documentos que necesita a la vez en una sola ventana y ver cada documento como un archivo con pestañas. Y funciona con todas las ediciones de Microsoft Office a partir de 2003. La herramienta tiene tres componentes: Pestañas para Word, Pestañas para Excel y Pestañas para PowerPoint, para que pueda extraer documentos de cualquiera de esas tres fuentes para verlos juntos.

La herramienta le permite trabajar con todos los archivos y luego cerrarlos con un solo clic (aún es posible cerrarlos individualmente, si es necesario). También puede guardar los cambios pendientes para todos los documentos con un solo clic en «Guardar todo».»

Sólo algunas de las otras características incluyen:

• La capacidad de personalizar tus pestañas utilizando cualquiera de los once estilos proporcionados;
• Nombres de archivo completos (actualmente, si el nombre de archivo es demasiado largo, se cortará; las pestañas de Office mostrarán el nombre completo);
• Tamaño de archivo pequeño, por lo que el rendimiento de Office no se ralentizará de ninguna manera; y
• Muchos accesos directos.

Acceda al sitio, eche un vistazo y descargue la edición básica gratuita o la edición empresarial, que obviamente ofrece funciones adicionales. Con una licencia de usuario permanente, también obtiene actualizaciones gratuitas y soporte durante dos años. También encontrarás un tutorial en el sitio.

Kutools for Outlook

Este ofrece una gran cantidad de funciones para usar con Outlook diseñadas para optimizar el manejo de su correo electrónico y ahorrarle mucho tiempo. Básicamente, Kutools para Microsoft Outlook proporciona funciones para simplificar todas las tareas mundanas que debe realizar todos los días, como:

• Crear respuestas automáticas «fuera de la oficina»;
• Crear personalizaciones automáticas de CC y CCO para esos reenvíos;
• Reenviar varios correos electrónicos a la vez; y
• Ordenar el correo basura con mejores filtros.

Con un solo clic, también puede:

• Buscar todos los correos electrónicos de un remitente, una dirección de correo electrónico o un dominio;
• Responder o reenviar varios correos electrónicos a la vez;
• Eliminar todos los correos electrónicos de un remitente o con una línea de asunto específica;
• Eliminar correos electrónicos duplicados, nombres de contactos o direcciones de correo electrónico; y
• Bloquear remitentes, temas o palabras clave del cuerpo.

Una licencia de por vida también le dará actualizaciones gratuitas y soporte durante dos años. Varias licencias vienen con precios con descuento.

Si el correo electrónico ocupa una gran parte de su día de trabajo, necesita esta herramienta.

Seguimiento de correo electrónico

Esta es otra herramienta de complemento muy simple para Outlook. Si el correo electrónico es una parte importante de su trabajo profesional, entonces entiende la frustración de enviar un correo electrónico, esperar una respuesta y luego no recibir una, o incluso olvidar que envió ese correo electrónico y necesitaba una respuesta. Es algo fácil de olvidar cuando estás ocupado. Y la falta de seguimiento puede afectar la productividad en el futuro, cuando se da cuenta de que no puede avanzar sin esa respuesta.

El seguimiento por correo electrónico se asegurará de que nunca se olvide de la respuesta necesaria. Cuando envíes tu correo electrónico, puedes programar un recordatorio para enviar un correo electrónico de seguimiento. Si recibe la respuesta, o incluso una llamada telefónica, antes de la fecha del calendario que configuró, simplemente elimine el recordatorio de seguimiento del calendario. Es simple, ágil y le ahorrará tiempo para revisar y volver a revisar sus correos electrónicos enviados para ver cuándo envió mensajes y a quién se enviaron esos mensajes.

Esta herramienta agregará solo dos botones a su editor de mensajes de Outlook. Para una licencia de un solo usuario ($24), obtendrá uso de por vida, nuevas versiones y soporte durante un año. Puede descargar una versión de prueba gratuita primero para ver si funciona para usted.

Onetastic para OneNote

Gratis siempre es bueno, y eso es exactamente lo que es Onetastic para OneNote. Si ya tienes la aplicación digital de toma de notas de Microsoft OneNote y te encanta, estarás encantado con este complemento que te ofrece aún más funciones. Onetastic permite:

• Realizar tareas repetidas automáticamente,
• Descargar macros adicionales según sea necesario,
• Configurar vistas de calendario para sus páginas OneNote,
• Recortar o rotar impresiones e imágenes,
• Configurar estilos personalizados, al igual que Word, y
• Configurar menús y tablas de contenido.

Los videos y tutoriales están disponibles en el sitio web, junto con una sección de preguntas frecuentes.

Todos estamos buscando formas de aumentar nuestra productividad, especialmente en el trabajo, y todos usamos muchos métodos diferentes para organizarnos y estar menos estresados. Ahora, sin embargo, hay herramientas que pueden agilizar el trabajo en sí. Es una gran ventaja.