El papel Siniestro del Folleto de presentación
Aquí hay una declaración audaz: Creo que el folleto de presentación imprimible es la causa principal de por qué las audiencias de todo el mundo se quedan dormidas durante las reuniones de presentación.
¿No me crees? Considere lo siguiente:
Durante mi presentación de firma, «Obtener su atención», expongo a mi audiencia a la filosofía de «Una Idea Por Diapositiva» utilizada por reconocidos expertos en presentaciones como Garr Reynolds, Nancy Duarte y Guy Kawasaki. El propósito de esto es romper el patrón común de empaquetar diapositivas con viñetas.
¿por Qué? Porque durante una presentación en vivo, el cerebro humano solo es capaz de comprender una idea a la vez y pierde rápidamente la atención cuando está lleno de montones de viñetas. Esto inevitablemente conduce a una plataforma de diapositivas que es mucho más efectiva para una presentación en vivo, pero también, mucho más larga.
Hay una pregunta que me hacen de manera confiable donde sé que mi respuesta levantará las cejas:
«¿Cómo maneja los folletos de presentación? No puedo enviar una baraja de 120 diapositivas con una palabra por diapositiva como folleto de presentación para las personas que no estaban allí
Y tienen razón. Comprendo muy bien el dolor y el sufrimiento que hay detrás de esta pregunta. Y esta pregunta representa un eslabón clave en la cadena de abuso de presentación que he observado trabajando en organizaciones corporativas durante más de diez años.
En consecuencia, mi audiencia nunca está lista para mi respuesta, que es:
Nunca, jamás, distribuyo mis diapositivas de presentación en vivo como un folleto después de una presentación. NUNCA.
Cue miradas confusas / perturbadas / horcas.
Sí, lo sé. Hay personas que no asistieron a la reunión que necesitan saber qué pasó. Y había personas en la reunión que querían revisar lo que aprendieron. Tienes que enviar algo después de la reunión.
no estoy en desacuerdo. Simplemente no envío mis diapositivas en vivo como un folleto de presentación. Puedo explicarlo con una breve historia.
Una inesperada lección de Folleto de Presentación de Seth Godin
Cuando eres un vendedor digital y adicto a las presentaciones, ver a Seth Godin presentar a una audiencia íntima de 100 personas es lo más cercano a una experiencia religiosa profesional que puedes obtener.
Tuve un privilegio mientras asistía al Foro ClickTale de 2013. Entre una alineación de oradores estelar, fue Godin el Grande quien realmente robó el espectáculo con sus reflexiones sobre la muerte del marketing masivo y el nacimiento de la tribu individualizada.
Cuando el polvo de oro iridiscente se asentó de su charla, me sorprendió cuando lo abrieron para Q&A. No podía concebir una pregunta lo suficientemente elevada como para hacerle a este dios del escenario.
Alguien más creyó que lo hizo. Un joven caballero en el frente levantó con entusiasmo su mano, llamó la atención de Lord Godin y preguntó,
» ¿Nos enviará sus diapositivas de presentación?»
Las placas se estrellaron, los coches se detuvieron. Una tetita nerviosa corrió por la audiencia, y observé la expresión curiosa de Seth y la pausa embarazada. También pudo haberle pedido a Seth que por favor le pasara la gelatina.
No fue una pregunta inusual; se ha hecho en todas las reuniones, presentaciones de conferencias, talleres y seminarios web a los que he asistido.
Pero supe en ese momento que su pregunta había roto La Primera Regla del Club de Diapositivas: No Le Pides a Seth Godin que Te Envíe Sus Diapositivas.
La respuesta de Seth fue tan acertada que se convirtió en un momento de aprendizaje para todos en la audiencia. Dijo algo en el sentido de: «No envío a la gente mis diapositivas. Sin mí, no tendrías idea de lo que significan. Soy tu guía.»
Boom.
Por qué evito Enviar por correo electrónico Mis Diapositivas de presentación
Aquí está la lógica detrás de nuestra filosofía de folleto de presentación, pura y simple: cuando creas un documento para servir tanto a tus asistentes en vivo como a tus destinatarios de correo electrónico, no sirves a ambas audiencias.
Una plataforma de presentación en vivo bien diseñada necesita que guíes a la audiencia a través de tu narrativa. Pero cuanto mejor haya diseñado sus diapositivas en vivo, menos sentido tendrán para una audiencia fuera de línea.
Por otro lado, un folleto de presentación superpoblado y lleno de texto perderá la atención de su audiencia y sacrificará su experiencia en vivo.
Y para mí, la prioridad está en la presentación en vivo porque ahí es donde realmente puedes brillar como socio con tus equipos y clientes.
Desafortunadamente, nosotros, como comunidad corporativa colectiva (ocupada / sobrecargada de trabajo / sobre capacidad), hemos sucumbido a enviar una copia apresurada de diapositivas de presentación con mucho texto como práctica estándar.
Este informe intermedio es lo que la deidad de presentación Garr Reynolds ha acuñado como «El documento deslizante». Explica en su innovadora biblia de presentación, Presentation Zen:
» Las diapositivas son diapositivas. Los documentos son documentos. No son lo mismo the el documento deslizante no es efectivo, y no es eficiente, y no es bonito. Intentar que las diapositivas sirvan como imágenes proyectadas y como folletos independientes genera imágenes y documentación deficientes.»
~ Garr Reynolds
Y aquí está su justificación para la doctrina del documento dual:
«Si crea un folleto adecuado para dejar atrás su presentación durante la fase de preparación, no se sentirá obligado a decir todo sobre su tema en su charla. Preparar un documento adecuado fre te libera para enfocarte en lo que es más importante para tu público en particular en tu día en particular.»
~ Garr Reynolds
La gurú de presentaciones Nancy Duarte de Duarte está de acuerdo elocuentemente en su increíble diapositiva de libro: ology:
» El público leerá sus diapositivas o lo escuchará. No harán ambas cosas. Así que pregúntate a ti mismo: ¿es más efectivo si escuchan, o más efectivo si leen?»
~ Nancy Duarte
De hecho, Nancy cita a Seth Godin en su libro sobre el peligro de presentar documentos de diapositivas a una audiencia en vivo:
«La comunicación consiste en conseguir que otros adopten tu punto de vista i todo lo que quieres hacer es crear un archivo de hechos o cifras, cancela la reunión y envía un informe.»~Seth Godin
Y ahí se cierra el círculo. Y es por estas razones por las que envío dos documentos: uno a medida para mi show en vivo y otro para mis no shows.
Ahora, sé lo que estás pensando:
Sé que estás enterrado en montañas de cálculos numéricos y plazos irrazonables. Pero no temas al joven saltamontes; no te dejaría caer esta filosofía convencional sin una solución práctica.
Al dedicar tan solo 30-45 minutos de tu tiempo a crear bien ambos entregables, tu arduo trabajo hará avances en tu trayectoria profesional que de otra manera no verías.
Por lo tanto, lo que sigue es mi plan paso a paso, sin patentar, de alto secreto, que tiene que matarlo ahora para crear un folleto de presentación separado con menos de una hora de reelaboración en PowerPoint.
La Práctica Solución de Folletos de Presentación
Sé que te estás resistiendo a la idea de crear dos documentos separados. Pero, nunca dije que los crearas desde cero.
Es por eso que decidí crear una técnica para crear ambos a partir del mismo documento de presentación en vivo.
Este enfoque aprovecha una técnica que utilizo mucho antes de la presentación, durante la lluvia de ideas y el proceso de diseño. Cuando estoy diseñando mi flujo de contenido en Diapositivas de Google (después de la primera lluvia de ideas en notas Post-It), dicto mis puntos de conversación en el cuadro de Notas de cada diapositiva de PowerPoint.
Dicto mis puntos de conversación de una manera profesional pero accesible, como una conversación en lugar de una conferencia académica. Which…is cómo me gusta hablar a mi público, grande o pequeño.
Uso el software de dictado Dragon NaturallySpeaking para hacer esto (una aplicación INCREÍBLEMENTE útil). Pero también uso el micrófono de mi aplicación de Evernote para dictar notas.
También puede escribir sus notas de conversación en cada cuadro; solo asegúrese de usar una forma conversacional. Estas notas son muy útiles para ensayar mi presentación y para guiarme durante mi show en vivo si puedo usar la vista de presentador.
Pero la guinda del pastel es que una vez que he entregado la presentación, mis notas de presentación en vivo se convierten en la guía narrativa para los destinatarios de mis folletos.
Este es un ejemplo de cómo no hay trabajo desperdiciado en mi proceso; cómo elaboro mi historia en vivo al principio se convierte en la historia para aquellos que no pudieron estar allí. Es una técnica eficiente que me ahorra mucho tiempo al caminar por la línea de dos documentos.
P.D.-Esta técnica aprovecha la vista de Notas de PowerPoint. NO utilice la vista de folletos. La vista de folletos es tan pésima para folletos, que debería enviarse a la esquina.
Listo? ¡Vamos!
Cómo Crear El Folleto De Presentación Perfecto
En su presentación de PowerPoint, abra el Maestro de Notas. El Patrón de Notas controla el formato global de las Páginas de Notas de la misma manera que el Patrón de diapositivas controla las diapositivas.
El Maestro de notas es similar al Maestro de Diapositivas (su ahorro de tiempo mejor amigo) en el que puede cambiar la familia de fuentes, el color y el tamaño. También puede ajustar el tamaño de la diapositiva en las Páginas de Notas y cambiar la orientación de la página.
Aquí también puede agregar el logotipo de su empresa a cada diapositiva para cumplir con las políticas de distribución de información corporativa. Aquí, y solo aquí (NO en sus diapositivas en vivo, por favor).
Sin embargo, el Patrón de notas es bastante diferente al Patrón de diapositivas en que tiene pocas opciones de formato fuera de lo que he mencionado. Aunque puede agregar formas y líneas de forma visible, o eliminar el borde de la diapositiva en el Patrón de Notas, los cambios no se mostrarán en las páginas de Notas. Un poco de publicidad falsa, pero siempre puede agregar esos elementos a las Páginas de Notas individuales.
A continuación, habilite los números de página si aún no lo están. Solo en el caso de folletos y presentaciones solo por teléfono, recomiendo los números de página.
Ahora, vamos a refinar cada diapositiva en una página de folletos. Haga clic en «Cerrar patrón» y vaya a la primera diapositiva, luego vaya a la página Ver → Notas.
Para cada diapositiva, formatee las notas que escribió utilizando listas en negrita y numeradas, y aquí, los puntos con viñetas están bien. Hazlo narrativo, para el beneficio de los lectores. Recuerde, usted no está allí para guiarlos, así que escriba sus notas de una manera profesional y conversacional.
Siéntase libre de eliminar algunas diapositivas (como encabezados de sección) si una página impresa separada no proporciona ningún valor.
Consolide algunas diapositivas si siente que una sola idea es demasiado escasa para una sola diapositiva. Digamos que tiene tres diapositivas usando el mismo gráfico porque tiene tres ideas separadas para presentar. Recuerda, quieres marcar el ritmo de tu audiencia en vivo una idea a la vez. Ejemplo a continuación:
Para el folleto, puedo consolidar y agregar anotaciones numéricas para llevarlos a través de los puntos correspondientes en mis notas sin usar hasta 3 páginas enteras. Vea las Páginas de Notas a continuación:
Nota: todas las imágenes y anotaciones adicionales que agregue a la página de Notas solo se mostrarán en la vista de Notas.
Cuando haya terminado, vaya a Imprimir → Imprimir en PDF → Diseño de impresión → seleccionar Páginas de notas.
¡Ya está! Tomará unos cuantos intentos para obtener el producto final correcto, pero una vez que lo domine, ¡nunca volverá a sudar la solicitud de folletos!
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Porque eres las rodillas de las abejas, te doy mi Plantilla gratuita para Folletos de Presentación Práctica + Perfecta que te guiará a través de todos estos pasos.
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Reflexiones finales sobre los Folletos de Presentación
Espero que este post haya proporcionado solo una solución a este antiguo dilema. De ninguna manera estoy diciendo que es LA mejor manera; este proceso no se establece y se olvida y requiere algo de tiempo y pensamiento adicionales.
Pero es un método práctico y repetible que aprovecha varios pasos incorporados en mi proceso de entrega de presentaciones de confianza.
He experimentado excelentes resultados utilizando este método con mis clientes y equipos que no pudieron unirse, sin sacrificar la experiencia de concierto en vivo para aquellos que lo hicieron. También he utilizado esto para crear folletos de presentación de conferencias para los asistentes a la sesión con un gran efecto.
Esta publicación se inspiró en una publicación reciente sobre filosofía de folletos de presentación de mi amigo Cole Nussbaumer Knaflic de Storytelling With Data, donde comparte algunos consejos útiles para crear un folleto de presentación.
Y teniendo en cuenta lo generalizado que es este dilema para los profesionales y oradores profesionales, definitivamente es el momento para eso.
¿Intentará crear un folleto de presentación separado?
Créditos fotográficos:
Seth Godin