Estas notas provienen de cinco años exitosos de Open Data Day DC y otros hackatones cívicos que he ejecutado, patrocinado o participado.

Las ideas han sido inspiradas por muchas personas, especialmente los coorganizadores de my Open Data Day DC Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend y Julia Bezgacheva, así como Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann y Greg Bloom.

¿Qué es un hackathon?

Definido

Defino «hackathon» muy ampliamente:

• Hackear es resolver problemas de forma creativa. (No tiene que involucrar tecnología.)
• Un hackathon es cualquier evento de cualquier duración en el que las personas se reúnen para resolver problemas. La mayoría de los hackatones que he ejecutado también tienen una pista paralela para talleres.

Los participantes suelen formar grupos de entre 2 y 5 personas, sacar sus computadoras portátiles (si el evento es de temática tecnológica) y sumergirse en problemas. Los talleres de capacitación son una gran vía paralela, especialmente para los recién llegados, pero también para todos los participantes.

Energía positiva

Los hackatones han tenido mala reputación debido a que algunos tienen una estructura poco saludable y competitiva, y por establecer expectativas poco realistas. No hagas un hackathon así y estarás en el camino correcto. Estos son los objetivos que tengo en mente:

• Fortalecer la comunidad para la que está el hackathon.
• Dar la bienvenida a los recién llegados a la comunidad.
• Proporcionar una oportunidad para que los participantes aprendan algo nuevo.
• Proporcionar un espacio y un tiempo para que los participantes avancen en los problemas que les interesan.

No esperes haber resuelto un problema al final de la hackathon. Problemas de la vida Real son difíciles! Piense en el hackathon como una parada en un largo viaje para resolver problemas o como una sesión de capacitación para preparar a los participantes para resolver problemas.

Dado que no vas a resolver un problema, no pongas presión poco realista (y poco saludable) sobre tus participantes. No te quedes despierta toda la noche, no infles cafeína a los participantes y no hagas ganadores y perdedores. Nunca ha habido cerveza, competiciones o presión de tiempo en mis hackatones. Los participantes deben venir con energía y ser recibidos con energía positiva.

Espera, tal vez un hackathon no sea lo correcto

Mis notas a continuación son en su mayoría logísticas y asumen un enfoque centrado en la tecnología. Doy por sentado que quieres dirigir un hackathon. ¿Pero lees Para Que Creas que Quieres hacer un Hackathon? Think Again de Laurenellen McCann para obtener ideas sobre otras (y a veces mejores) formas de involucrar a una comunidad.

También considera no llamar a tu evento un «hackathon». No todos sabrán a qué te refieres, y» hackear » podría hacer que sea menos probable que todos los grupos se sientan bienvenidos.

Si el objetivo de tu hackathon es comercializar un producto, detente aquí y lee una guía diferente. Tus metas y las mías no son las mismas.

Dar la bienvenida a los recién llegados

Lo más difícil de ejecutar un hackathon exitoso es dar la bienvenida a los recién llegados y ayudarlos a participar en una actividad.

Los recién llegados a menudo sufren de «síndrome de impostor», la sensación de que no pertenecen porque no tienen habilidades, no son lo suficientemente inteligentes, etc. Están equivocados, por supuesto, pero hasta que sientan que pertenecen, no podrán tener una experiencia satisfactoria. El trabajo del organizador del hackathon es ayudarlos a darse cuenta de que tienen algo que contribuir.

Los participantes de hackathon por primera vez a menudo se sienten abrumados cuando llega el momento de encontrar un proyecto en el que trabajar. Es posible que aún no sepan cómo relacionar sus propias habilidades con el tipo de proyectos en los que se trabaja. Saber ser útil es una habilidad en sí misma. Tendrá que guiarlos a un proyecto y a través de un proceso para que se den cuenta de cómo pueden contribuir. Si hay demasiados participantes perdidos y no hay suficiente ayuda para que empiecen a trabajar en un proyecto, se irán, trate de evitarlo.

El organizador del hackathon debe asegurarse de que todos tengan algo que hacer. Una forma de hacer esto es tener una lista de líderes de proyecto con anticipación: personas que conoces vienen con proyectos particulares a los que puedes guiar a otros participantes. Y puedes trabajar para asegurarte de que tus proyectos de hacking estén listos para aceptar a los recién llegados. También puede realizar actividades que no son de proyectos, talleres, que se describen a continuación, que son más fáciles de unir para los recién llegados.

También podrías considerar emparejar a los recién llegados con mentores o celebrar una sesión previa al evento solo para los recién llegados, como hizo Wikimedia recientemente.

Hacking

La pista de hacking es para que los participantes se sumerjan en los problemas. A menudo, se forman grupos de 2 a 5 personas en torno a un proyecto, como la construcción de una nueva visualización de datos, la redacción de un documento o la investigación colaborativa de un problema. Los participantes sacan sus computadoras portátiles, se conectan a la red eléctrica y wifi y se ponen a trabajar.

La piratería comienza con la introducción de proyectos. Los participantes que traen proyectos al evento tienen la oportunidad de explicar brevemente (1 minuto como máximo) en qué están trabajando al comienzo del evento para que otros participantes puedan unirse a ese proyecto. Al final del evento, una sesión de recapitulación le da a cada proyecto la oportunidad de demostrar algunos logros.

Cultivar buenos proyectos

No todos los proyectos hacen un buen proyecto de hackathon. Es extremadamente importante maximizar las siguientes cualidades en los proyectos de su evento:

• Claramente articulados. Los proyectos deben tener una pregunta o problema claro que están tratando de resolver, además de una solución propuesta razonablemente específica.
• Alcanzable. La mayoría de los proyectos lograrán aproximadamente el 25% de lo que creen que pueden lograr en el tiempo limitado que tienen. Gestione los objetivos de cada proyecto para que los participantes puedan sentirse cumplidos al final de la sesión, no interrumpidos.
• Fácil de incorporar a los recién llegados. Los proyectos deben tener tareas listas para usar para los recién llegados con una variedad de habilidades y en una variedad de niveles de habilidad. Para los proyectos de codificación, estas tareas no pueden requerir una comprensión íntima de la base de código, y asegurarse de que el entorno de compilación se pueda girar en menos de 20 minutos. ¡Haz una lista de tareas o crea problemas de github con anticipación!
• Dirigido por un stakeholder. Un participante (o» experto en la materia») guía un proyecto a la relevancia del mundo real. Los proyectos sin un stakeholder pueden «resolver» un problema que no existe. Idealmente, el líder (o uno de los líderes) es un stakeholder, o un buen representante de un stakeholder. Recomiendo encarecidamente revisar la serie Build With, Not For de Laurenellen McCann sobre la participación de las partes interesadas en todo el trabajo de tecnología cívica. Además, nunca es suficiente que un líder de proyecto sea solo una persona de ideas. Tenga cuidado cuando el líder es un participante, pero no puede prever cómo podría estar implementando junto con el resto del equipo.
• Organizado. Para proyectos con cuatro o más miembros, especialmente los recién llegados, el papel del líder del proyecto debe ser coordinar, asegurarse de que cada miembro del equipo tenga algo en lo que trabajar y ayudar a dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo.

Trata estas viñetas como una lista de verificación. Los proyectos que piensan en sí mismos en términos de estas cualidades tienden a ser más felices y productivos.

Si sabes en qué proyectos se va a trabajar en el evento, cuanto antes puedas hacer que esos proyectos piensen en esto, mejor. Reúnase con los líderes del proyecto y hable de estos componentes de su proyecto con anticipación si es posible. Como organizador, tener esta información sobre los proyectos también puede ayudarte a dirigir a los participantes a proyectos en los que quieran trabajar.

En Hackatones temáticos

Un hackatón temático es aquel en el que los proyectos se limitan a un problema particular: como la sostenibilidad alimentaria o los ciudadanos que regresan. Los hackatones temáticos son capaces de atraer a expertos en la materia (algo en lo que los hackatones abiertos como Open Data Day DC no son buenos), y los proyectos generalmente giran en torno a los problemas que los expertos en la materia traen a la mesa.

Cuando los hackatones temáticos también son hackatones tecnológicos, hay un problema común: Los expertos en la materia pueden identificar fácilmente los problemas en su campo, pero no siempre pueden convertir esos problemas en proyectos tecnológicos viables. Otros participantes pueden estar listos para aplicar sus habilidades, pero no saben nada sobre el tema del hackathon. Salvar esa brecha requiere una planificación cuidadosa con anticipación.

Lo que a menudo resulta es una división de la sala en tres grupos:

1. expertos en la materia y otros participantes que trabajan juntos con éxito.
2. Expertos en la materia que trabajan con otros expertos en la materia en la investigación de problemas, pero no en la implementación.
3. Otros participantes que luchan por encontrar algo relevante para trabajar / implementar una solución de valor mínimo para resolver los problemas reales del tema.

#1 es genial. #2 está bien si el grupo está contento. Pero el número 3 es malo: los participantes sin orientación sobre el tema se sentirán perdidos. Para evitar esto, asegúrese de tener suficientes proyectos viables para todos antes del evento. Trabaje con los expertos en la materia antes del evento para convertir sus problemas en proyectos. Consulte la sección Cultivando buenos proyectos anterior para asegurarse de que existe una pregunta coherente, de que existen los recursos necesarios (por ejemplo, conjuntos de datos) y de que las habilidades necesarias para el proyecto coinciden con las habilidades que se espera que aporten otros participantes (y en cantidad suficiente).

Además, un experto en la materia puede proponer muchas ideas, pero solo puede participar efectivamente en un solo proyecto durante el evento, por lo que asegúrese de que haya al menos un experto en la materia + un proyecto viable por cada cuatro participantes no expertos.

Colocar a los recién llegados en nuevos proyectos

Incorporar a los participantes en proyectos existentes puede ser muy difícil. Es una de las partes más difíciles de hackear. Por lo tanto, tenga ideas para nuevos proyectos que sean especialmente fáciles de comenzar para los participantes si no pueden unirse a un proyecto existente. ¡Tener listas las ideas de los proyectos es especialmente importante si no espera que muchos participantes traigan proyectos! Y siempre esté abierto a las ideas de proyectos de los participantes. ¡Un proyecto de uno, es decir, alguien que trabaja solo, también está bien!

Otros consejos

No permita que nadie lance una idea en la que no trabajará en el evento, a menos que realmente no haya suficientes ideas para todos. De lo contrario, esto es una pérdida de tiempo valioso para todos.

Una vez que el hackeo haya comenzado, no interrumpa a los hackers, excepto para asegurarse de que el hackeo se realice sin problemas, para verificar que todos tengan algo que hacer y para mantener a las personas en el horario general. Las actividades al mediodía, como los oradores a la hora del almuerzo y las videollamadas con personas fuera del lugar, distraen increíblemente a los participantes que ahora están ansiosos por trabajar en un problema.

Entrenamiento

Un hackathon exitoso puede ser solo hackear, solo entrenar, o tanto hackear como entrenar.

Si tienes un número significativo de recién llegados, tener talleres de capacitación es una excelente manera de darles algo que hacer con lo que se sentirán más cómodos que sumergirse en el hacking. Puede organizar talleres para introducir a los participantes en el tema de la hackatón o en habilidades técnicas particulares útiles para la hackatón. Los talleres también pueden ser lugares para tener una discusión sobre temas en el campo relacionados con el hackathon. Los talleres deben ser lo más interactivos posible

Elija cuidadosamente a sus líderes de taller. Idealmente, los líderes han dirigido el mismo taller antes, por lo que están bien ensayados. También deben ser tan diversos como los asistentes que te gustaría ver presentes en el evento (género, raza, edad, etc.).). Lea los consejos de la Guía de Diversidad de la Conferencia Hopper para seleccionar oradores.

Ejecute los talleres en una segunda sala si es posible. los talleres de 45-90 minutos son una buena duración. Si tiene más de un taller, deje de 15 a 30 minutos libres entre talleres para que el primer líder cierre y el segundo líder se configure.

En el Open Data Day DC, hemos organizado seis talleres durante dos días sobre una introducción a los datos abiertos y las API, una introducción a la colaboración mediante github, mapeo abierto, una introducción a Python y participación de la comunidad.

Lugar& fecha

Requisitos básicos

Encuentre un lugar para organizar su evento y reserve la fecha. Esto es lo único que debes hacer significativamente antes del evento. Cuanto antes puedas reservar espacio, mejor.

Encuentre un lugar que pueda proporcionar:

• Asientos adecuados (consulte a continuación)
• Una regleta de alimentación por mesa
• Wifi (¿es rápido y confiable? ¿puede conectar a todos sus participantes? ¿bloquea algún puerto?)
• Proyector
• Un micrófono, al menos en habitaciones grandes
• Entradas accesibles y espacio para sillas de ruedas (y si hay un escenario, verifique si es accesible, si corresponde)
• Baños accesibles, de ocupación individual y neutrales para el género

(Si está organizando un evento grande, lea también todas las preocupaciones de accesibilidad que se enumeran aquí.)

Asientos

Los requisitos de asientos son diferentes para hacking y talleres. Para hackear, querrás una configuración de estilo banquete con grandes mesas circulares con capacidad para unas 10 personas cada una. Las salas de banquetes tienen el menor número de personas en comparación con otros arreglos de mesa/silla, así que tenlo en cuenta al calcular la capacidad. Para los talleres, querrá asientos de estilo aula, es decir, mesas rectangulares con sillas en un lado.

Cuando

Elija cuidadosamente la fecha de su evento. Evite el verano, los días festivos y otros eventos importantes en su campo. Los fines de semana son difíciles para las personas que asisten en su capacidad profesional. Las noches de semana son difíciles para los padres.

Pregunte a su lugar sobre las horas de inicio y finalización permisibles. Establezca horarios para cuándo llegará/se irá y para cuándo llegarán/se irán los participantes. Planifique al menos 30 minutos antes y después del evento para que pueda configurar y desmontar/limpiar.

Asegúrese de que puede entrar y que sus participantes pueden entrar. Si la puerta principal del edificio está cerrada con llave, asegúrese de tener una llave y de tener a alguien en la puerta para dejar entrar a los participantes (es posible que necesite un equipo de personas para rotar en la puerta principal durante todo el día).

También verifique…

Compruebe si el lugar le permite tener comida en la habitación.

Si se celebra el evento fuera del horario de oficina, verifique que el lugar tenga aire acondicionado / calefacción.

Presupuestar su lugar

Los lugares profesionales cobran bastante dinero, por lo que deberá encontrar algo que se ajuste a su presupuesto. Esperamos que pueda encontrar un espacio gratuito con buena conexión wifi (su biblioteca local, la compañía de un amigo, etc.).

Para un evento grande de un día completo en una ciudad importante, espere que los lugares cambien en miles de dólares por día. Depende de la cantidad de espacio que necesite, y no hay rima o razón para el precio, pero generalmente cuesta entre about 10 y 3 30 por persona.

Patrocinio

Para eventos grandes, probablemente necesitará patrocinadores que lo ayuden a cubrir los costos.

Los patrocinadores te darán algo-dinero en efectivo, espacio, comida, camisetas-con la expectativa de que obtengan algo de su apoyo para tu evento. Es posible que estén reclutando/contratando y estén buscando a sus asistentes, o que estén comercializando un producto que desean promocionar.

Piensa en lo que estás dispuesto a dar a los patrocinadores a cambio de su apoyo. Seguramente agradecerá a sus patrocinadores, por su nombre, durante su sesión de apertura y clausura, y probablemente también querrá twittear su agradecimiento. Más allá de eso, ¿desea darles un tiempo en un podio para hablar con sus asistentes? O una mesa en la parte de atrás para mostrar sus cosas? Depende de ti, y tienes que encontrar el equilibrio adecuado entre atraer suficientes patrocinios y no interferir con los objetivos de tu evento.

Primero calcule su presupuesto, especialmente los costos de su lugar y comida, para que sepa cuánto en patrocinios necesita. Pero luego empieza a conseguir patrocinadores temprano.

Comida

Lo ideal es proporcionar café y comida ligera para el desayuno y bebidas durante todo el día (especialmente agua). Sin embargo, la comida es sorprendentemente cara, así que haz lo que puedas.

Qué comprar

Si proporciona algún alimento, realmente debe suministrar opciones vegetarianas y sin lácteos porque estas restricciones dietéticas son muy comunes. Ser totalmente vegetariano no es una mala idea. Después de eso, considere otras restricciones que sus participantes puedan tener (vegano, kosher, sin gluten) y haga lo mejor que pueda.

Sea responsable con su comida. Piensa como un padre. Pida alimentos que sean relativamente saludables. Evite los alimentos pesados que hacen que las personas tengan sueño (como el pan) o sean ineficaces (como el alcohol). La cafeína y el azúcar están bien (la energía es importante), pero también tienen nutrición real..

Presupuesto y logística

Se calcula entre $7 y 1 15 por persona. La pizza es el alimento más barato, pero también es básicamente lo peor que puedes alimentar a alguien (y no todos lo comen): evita la pizza si puedes.

Si está ordenando comida, es probable que realice el pedido al menos tres días antes del evento.

Botín

A algunos eventos les gusta proporcionar botín, como camisetas o pegatinas. Personalmente, creo que hay formas mucho mejores de gastar su presupuesto, pero si realmente desea proporcionar botín, tenga en cuenta que no obtenga camisetas de talla única para todos porque las personas no son todas iguales. De hecho, lea la sección de camisetas de la Guía de Diversidad de la Conferencia Hopper.

Código de conducta

Los eventos tecnológicos tienen un historial de no ser siempre acogedores con las mujeres y las minorías. Tenemos que cambiar eso. Puedes ser parte de ese cambio adoptando un código de conducta para el evento. Un código de conducta no se trata solo de hacer cumplir las normas. Establece normas comunitarias y envía una señal a los posibles participantes de que está tratando de crear un ambiente acogedor. Y, por supuesto, si hay un problema en su evento, tener un código de conducta con anticipación lo ayudará a resolver el problema.

Busque códigos de conducta utilizados en eventos que admire, o copie de Code for DC’s code of conduct o Tech Lady Hackathon + Training Day’s code of conduct. Lea también la sección de la Guía de Diversidad de la Conferencia Hopper sobre esto.

Horas felices

Una hora feliz previa al evento la noche anterior ayuda a los participantes a conocerse en un entorno relajante. Una hora feliz posterior al evento la noche después de que finalice el hackatón, les da a los participantes la oportunidad de socializar ahora que se conocen.

Para eventos grandes, elija un bar con anticipación y hable con el bar y asegúrese de que está bien que traiga un grupo grande. Es posible que desee reservar una sección del bar (pueden solicitar un pago con anticipación o un gasto mínimo garantizado que le cobrarán después si su gente no pide lo suficiente).

Si está sirviendo alcohol, tenga en cuenta: no todos beben (los menores de 21 años, las mujeres embarazadas y muchas otras personas por una variedad de razones); el alcohol puede conducir a un ambiente inseguro o incómodo; aquellos que beben necesitarán transporte público para llegar a casa. Por lo tanto, proporcione bebidas sin alcohol; supervise el medio ambiente para asegurarse de que siga siendo profesional y cómodo para todos; esté cerca del transporte público.

Registro

Configure un formulario de registro de Eventbrite.

Límite de registro

Determine su capacidad máxima. Para un evento con pistas paralelas, tenga en cuenta que todos los participantes se reunirán en una sala al comienzo del evento, por lo que su capacidad máxima es un poco mayor que la capacidad de su sala principal (algunas personas pueden apretar/pararse al principio).

Para un evento gratuito, aproximadamente el 65% de los que se registren se presentarán. Este número se ve muy consistentemente en todos los eventos. Por lo tanto, limite el registro al 150% de su capacidad máxima real.

Recopilar información

Utilice el formulario de inscripción para recopilar información sobre los participantes:

• Nombre (y posiblemente otra información según lo requiera la seguridad del lugar)
• Dirección de correo electrónico
• Título del trabajo
• ¿Son nuevos en hackathons?
• ¿Qué tipo de hacker son? Ejemplos: Desarrollador. Diseñador. Científico de Datos. Experto en Dominios. Personal del Gobierno. Comunicador. Gerente de Proyectos. Defensor.
• ¿En qué están interesados en hackear? (pregunta de formulario libre)
• ¿Están interesados en alguno de los talleres?
• Cómo se enteraron del evento
• Necesidades/solicitudes especiales

Cuanta más información pueda recopilar con anticipación, mejor planificación podrá hacer. Puede comenzar a pensar en quién trabajará en qué tan pronto como comiencen a registrarse. Literalmente, trata de imaginar cómo cada participante registrado se mantendrá ocupado en el evento en función de la información que conozcas sobre ellos.

Diez días antes

Buscar líderes de proyecto

Mira quién viene y si sabes que algunas de esas personas vienen con proyectos particulares, identifica líderes de proyecto. También es posible que desee reunirse con ellos en este momento para:

• Guiarlos sobre cómo avanzar en sus proyectos
• Identificar cómo pueden asumir a los recién llegados, qué tareas son factibles para los recién llegados
• Identificar qué tipo de ayuda necesita su proyecto

Consulte la sección Cultivar buenos proyectos de arriba.

Buscar ayudantes

Si está realizando talleres interactivos en los que los participantes siguen a los participantes en sus computadoras portátiles y esperan que asistan muchos participantes, es posible que desee tener ayudantes de taller para ayudar a los participantes que se quedan atascados. Planifique al menos un ayudante por cada 10-20 participantes.

También puede encontrar ayudantes para administrar una mesa de registro y la puerta principal del edificio si está cerrada con llave, y también puede considerar identificar voluntarios para tomar nota de la fotografía, administrar las redes sociales y documentar lo que sucede en el evento para contar historias después.

Envíe un correo electrónico a los asistentes

Es posible que desee enviar un correo electrónico a los asistentes registrados en este momento con toda la información logística que conozca, para que puedan planificar con anticipación. Consulte» El día anterior » a continuación para saber qué incluir en el correo electrónico.

Tres días antes

Configure la comunicación grupal

Configure una forma para que sus participantes se comuniquen digitalmente y se mantengan en contacto después del evento. Algunas opciones son:

• Una sala de chat, como Slack
• Un canal de redes sociales, como un hashtag en Twitter o un grupo de Facebook
• Un espacio de documentos compartidos, como Google Docs o Dropbox Paper
• Una lista de correo electrónico, como un grupo de Google

Piensa en cómo contarás tu historia

Parte del impacto duradero de tu evento está en cómo la gente lo recordará:

• un hashtag.
• Configure un tumblr u otro espacio de documento compartido público (consulte más arriba) para que los proyectos registren el progreso y publiquen enlaces.
• Piensa en cómo tomar fotos de tu hackathon que cuenten su historia.
• Lee las estrategias de creación de medios de Nathan Matias y Willow Brugh para hackathons.

Adquirir suministros

Debe traer al evento:

• Papel, marcadores y cinta para escribir y colocar letreros con
• Etiquetas adhesivas y marcadores para que las personas escriban sus nombres en su etiqueta
• Tarjetas de notas, bolígrafos, papel y otros suministros para facilitar la planificación del proyecto
• Vasos de plástico, platos de papel y utensilios desechables si está proporcionando alimentos

También…

• Coloque alimentos catering pedidos
• Correo electrónico de periodistas usted sabe quién puede estar interesado en el evento
• Carga tu cámara de forma que esté listo para tomar fotos
• Algunos lugares requieren de una lista de participantes para la seguridad. Si necesita enviar una lista, asegúrese de ordenarla alfabéticamente. La seguridad probablemente imprimirá lo que tenga tal cual y las cosas se complicarán rápidamente cuando la lista no esté en orden.

Envíe un correo electrónico de nuevo a los asistentes

Es posible que desee enviar un correo electrónico a los asistentes registrados en este punto, de nuevo, con toda la información logística que conozca, para que puedan planificar con anticipación. Consulte» El día anterior » a continuación para saber qué incluir en el correo electrónico.

El día anterior

Recorrido

Haga un recorrido por su lugar. Asegúrese de tener:

• Mesas para banquetes para hacking, mesas rectangulares para talleres
• Suficientes sillas (¡cuéntelas!)
• Una regleta de alimentación por mesa
• WiFi de trabajo
• Proyector de trabajo y dongle VGA (tal vez incluso pruebe su computadora)
• Un micrófono, al menos en salas grandes

Si tiene dos pistas paralelas:

• Revise la lista anterior una vez para la sala de hacking y otra vez para la sala de entrenamiento
• Asegúrese de tener suficiente espacio para mantener a todos en una habitación porque los participantes se reunirán en una sala primera para la sesión de bienvenida

Explosión de correo electrónico

Envíe un correo electrónico de logística a los participantes registrados. Incluir:

• Su información de contacto, incluido su número de teléfono celular para que los participantes puedan llamarle/enviarle mensajes de texto si no pueden encontrar el lugar
• Cualquier información de la hora feliz previa y posterior al evento: ubicación, fecha y hora
• Fechas y horas de inicio y finalización del evento
• Ubicación del evento (dirección y nombre del edificio), ubicación exacta de la entrada, direcciones y mapa
• Recordatorio para traer identificación si el lugar tiene un registro de seguridad
• Recordatorio de llevar un portátil y un cargador
• Qué alimentos/bebidas se proporcionarán y cuándo (desayuno, almuerzo, cena?), y qué restricciones se acomodarán (vegetariano, etc.)
• Horario de talleres, si corresponde
• Su código de conducta (o un enlace)
• Si hay algún problema de accesibilidad para discapacitados con el lugar, incluya que
• Cualquier material de lectura anticipada para prepararlos para el tema del evento
• Nombres de los organizadores y reconocimiento/agradecimiento a los patrocinadores

Folletos

Folletos impresos para los participantes que incluyen:

• Información de WiFi (SSID y contraseña)
• El hashtag y la URL del evento
• El horario (hora de inicio, almuerzo, hora de finalización y horario de talleres, si corresponde)
• Una lista de salas de reuniones
• Recomendar ubicaciones cercanas para el almuerzo/la cena (e incluir un mapa si es posible)
• Una URL corta (por ejemplo, bitly) a la página de tumblr o hackpad

Imprimir una copia por mesa (es decir, una copia por cada ~5-10 participantes).

También

• Prepare diapositivas para la sesión de bienvenida (si lo desea)
• Cargue su teléfono. Mañana va a ser un día largo.

Horario de Hackathon

Cuando llegue temprano

• Asegúrese de que las cosas están bien: las mesas/sillas están allí, el proyector funciona, los baños están en buen estado
• Coloque letreros desde la entrada principal del edificio hasta donde los participantes deben ir primero
• Coloque letreros en los baños y en cualquier otra habitación que los participantes puedan necesitar para ir a
• Coloque las tarjetas de identificación. Si están impresos con nombres, póngalos alfabéticamente y, si hay muchos, agrúpelos por parte del alfabeto y los carteles.

Sesión de bienvenida

Comience con una breve sesión de bienvenida a todos y organice el día:

• Presente a los organizadores
• Agradezca al lugar y a los patrocinadores (no se olvide de nadie, es por eso que lo patrocinaron)
• Explique la historia y el propósito del evento
• Mencione el código de conducta (de nuevo, el punto a menudo es establecer normas, no simplemente hacer cumplir las reglas)
• Pregunte quién no ha estado en un hackathon antes, o en su evento en particular antes; dé un aplauso
• Explique la logística: el Tumblr, el horario de talleres, el almuerzo, la hora de finalización
• Anime a las personas a tomar y compartir notas de la sesión y registrar el progreso de los proyectos (consulte las notas anteriores sobre cómo contar la historia del hackathon)

En un evento pequeño (hasta aproximadamente 30 personas), puede hacer que todos los participantes se presenten.

Cualquier persona que haya traído un proyecto para trabajar debe presentarlo a todos. Esto a veces se llama «lanzamientos de proyectos».»Mantenga cada presentación corta: el nombre y la afiliación del líder, una declaración del problema, la solución y las habilidades/ayuda necesarias. Los líderes de proyecto tienden a hablar todo el tiempo que pueden, por lo que es posible que deba interrumpirlos después de un minuto para ser respetuoso con el tiempo de la audiencia. Anime a los líderes a pensar en esto no como reclutamiento, sino como jactancia de lo maravilloso que va a ser su día.

Durante el día

Que alguien administre la sala de hacking. Da la vuelta para comprobar que cada proyecto va bien. A ver si alguien necesita algo o no puede encontrar algo en lo que trabajar. Mantenga a la gente en el horario general. Avise a todos cuando sea hora de almorzar y una hora antes de la sesión de recapitulación. Antes de concluir, asegúrese de que cada proyecto esté preparado para explicar lo que hicieron. Haz que registren su progreso en el tumblr.

Tener a alguien dirigiendo talleres. Asegúrese de que los talleres se mantengan a tiempo, que los participantes entiendan al líder, que puedan oír al líder desde la parte de atrás de la sala, etc. Esté presente para asegurarse de que el líder del taller no tenga ningún problema tecnológico. Un organizador debe estar disponible en los talleres en todo momento.

Recapitulación

La sesión de recapitulación da a todos la oportunidad de escuchar lo que los demás trabajaron durante el día. Para un grupo pequeño, pida a los voluntarios que informen de lo que lograron o aprendieron (especialmente para los participantes del taller). Aplaudan a la gente.

En grupos grandes, haga que cada proyecto informe de sus logros. Si es posible, deje que muestren su trabajo en el proyector. Pero mantén las cosas rápidas. En este punto, los proyectos pueden tener mucho que decir. Mantenga cada proyecto en 1 o 2 minutos, y si van a mostrar algo en el proyector, asegúrese de que esté listo antes de que comience la sesión de recapitulación.

Finalmente:

• Gracias a que el lugar y los patrocinadores
• las Gracias a los asistentes y organizadores
• Si hay un post-evento, dirigir a las personas o pida a un voluntario para llevar a la gente más

derribo

Finalmente, una vez que todos los participantes se han ido, asegúrese de que el lugar es devuelto a su estado original:

• Limpiar
• Eliminar los signos
• buscar objetos perdidos

Post-mortem

Después del evento:

• Anote todo lo que salió bien para que pueda repetirlo la próxima vez
• Anote todo lo que salió mal para que pueda evitarlo la próxima vez
• Calcule cuánto costó el evento en total y por participante, solo para saber
• Encueste a los asistentes sobre lo que les gustó y lo que no
• Blog sobre el evento