Actualizado el 03 de agosto de 2018-Dom Barnard

Para muchas personas, la idea de realizar una presentación es una tarea desalentadora y provoca una gran cantidad de nervios. Sin embargo, si te tomas un tiempo para entender cómo se estructuran las presentaciones efectivas y luego aplicas esta estructura a tu propia presentación, parecerás mucho más seguro y relajado.

Aquí está nuestra guía completa para estructurar su presentación, con ejemplos al final del artículo para demostrar estos puntos.

¿Por qué es tan importante estructurar una presentación?

Si alguna vez has asistido a una gran presentación, te habrás sentido inspirado o informado sobre un tema determinado. Esto no se debe a que el orador fuera la persona más conocedora o motivadora del mundo. En cambio, es porque saben cómo estructurar las presentaciones: han elaborado su mensaje de una manera lógica y sencilla que ha permitido que el público pueda mantenerse al día con ellos y llevarse mensajes clave.

La investigación ha respaldado esto, con estudios que muestran que las audiencias retienen información estructurada un 40% más precisa que la información no estructurada.

De hecho, la estructuración de una presentación no solo es importante para el beneficio de la comprensión de la audiencia, sino que también es importante para usted como orador. Una buena estructura le ayuda a mantener la calma, mantenerse en el tema y evitar silencios incómodos.

¿Qué afectará a la estructura de su presentación?

En términos generales, hay un flujo natural que seguirá cualquier presentación decente, que analizaremos en breve. Sin embargo, debe tener en cuenta que todas las estructuras de presentación serán diferentes a su manera única y esto se debe a una serie de factores, incluidos:

• Si necesita realizar alguna demostración
• Qué tanto conocimiento tiene el público sobre el tema dado
• Cuánta interacción desea del público
• Cualquier restricción de tiempo que haya para su charla
• En qué configuración se encuentra
• Su capacidad para usar cualquier tipo de asistencia visual

Antes de elegir la estructura de la presentación, responda estas preguntas primero:

1. ¿Cuál es el objetivo de su presentación?
2. ¿Quiénes son el público?
3. ¿Cuáles son los puntos principales que su audiencia debe recordar después?

Al leer los puntos a continuación, piense críticamente sobre qué cosas pueden hacer que la estructura de su presentación sea ligeramente diferente. Puede agregar ciertos elementos y agregar más enfoque a ciertos momentos si eso funciona mejor para su discurso.

¿Cuál es la estructura de presentación típica?

Este es el flujo habitual de una presentación, que cubre todas las secciones vitales y es un buen punto de partida para la tuya. Permite que tu audiencia te siga fácilmente y establece una estructura sólida a la que puedes agregar tu contenido.

1. Saluda a la audiencia y preséntate

Antes de comenzar a dar tu charla, preséntate a la audiencia y aclara quién eres y tu experiencia relevante. Esto no necesita ser largo o increíblemente detallado, pero ayudará a construir una relación inmediata entre usted y la audiencia. Te da la oportunidad de aclarar brevemente tu experiencia y por qué vale la pena escucharte. Esto ayudará a establecer tu ética para que la audiencia confíe más en ti y piense que eres creíble.

Lea nuestros consejos sobre Cómo Iniciar una presentación de manera efectiva

2. Introducción

En la introducción, debe explicar el tema y el propósito de su presentación mientras gana el interés y la confianza de la audiencia. A veces es útil pensar en su introducción como en forma de embudo para ayudar a filtrar su tema:

1. Introduzca su tema general
2. Explique su área temática
3. Indique los problemas/desafíos en esta área que explorará
4. Indique el propósito de su presentación: esta es la base de su presentación, así que asegúrese de proporcionar una declaración que explique cómo se tratará el tema, por ejemplo, «Argumentaré que argue» o tal vez «compare», «analice», «evalúe», «describir», etc.
5. Proporcione una declaración de lo que espera que sea el resultado de la presentación, por ejemplo, «Espero que esto le proporcione…»
6. Muestra una vista previa de la organización de tu presentación

En esta sección también explica:

• La duración de la charla.
• Señale si desea interacción con la audiencia: algunos presentadores prefieren que la audiencia haga preguntas mientras que otros asignan una sección específica para esto.
• Si se aplica, informe a la audiencia si desea tomar notas o si va a proporcionar folletos.

La forma en que estructure su introducción puede depender de la cantidad de tiempo que se le haya dado para presentar: un argumento de venta puede consistir en una presentación rápida para que pueda comenzar con su conclusión y luego proporcionar la evidencia. Por el contrario, un orador que presente su idea para el cambio en el mundo sería más adecuado para comenzar con la evidencia y luego concluir lo que esto significa para el público.

Tenga en cuenta que el objetivo principal de la introducción es captar la atención de la audiencia y conectarse con ella.

3. El cuerpo principal de tu charla

El cuerpo principal de tu charla debe cumplir las promesas que hiciste en la introducción. Dependiendo de la naturaleza de su presentación, segmente claramente los diferentes temas que discutirá y luego trabaje a través de ellos de uno en uno: es importante que todo se organice de manera lógica para que el público lo entienda completamente. Hay muchas maneras diferentes de organizar sus puntos principales, por ejemplo, por prioridad, tema, cronológicamente, etc.

• Los puntos principales deben abordarse uno por uno con pruebas y ejemplos de apoyo.
• Antes de pasar al siguiente punto, debe proporcionar un mini resumen.
• Los enlaces deben indicarse claramente entre las ideas y debe aclararlo cuando pase al siguiente punto.
• Deje tiempo para que las personas tomen notas relevantes y se adhieran a los temas que ha preparado de antemano en lugar de desviarse demasiado del tema.

Al planificar su presentación, escriba una lista de los puntos principales que desea hacer y pregúntese «¿Qué le estoy diciendo a la audiencia? ¿Qué deberían entender de esto?»refinar tus respuestas de esta manera te ayudará a producir mensajes claros.

4. Conclusión

En las presentaciones, la conclusión a menudo está poco desarrollada y carece de propósito, lo que es una lástima, ya que es el mejor lugar para reforzar sus mensajes. Por lo general, su presentación tiene un objetivo específico, que podría ser convertir a un número de miembros de la audiencia en clientes, generar un cierto número de consultas para que las personas conozcan puntos clave específicos o motivarlas hacia un objetivo compartido.

Independientemente de cuál sea ese objetivo, asegúrese de resumir sus puntos principales y sus implicaciones. Esto aclara el propósito general de su charla y refuerza su razón de estar allí.

Siga estos pasos:

• la Señal de que está casi al final de su presentación, por ejemplo, «a Medida que nos envuelve/como el viento por el hablar…»
• Replantea el tema y el propósito de su presentación – «En este discurso que yo quería comparar…»
• Resumir los puntos principales, incluyendo sus implicaciones y conclusiones
• Indicar lo siguiente/una llamada a la acción/un sugerente para llevar
• Mover a la última sección

5. Agradezca a la audiencia e invite a hacer preguntas

Concluya su charla agradeciendo a la audiencia su tiempo e invítela a hacer cualquier pregunta que pueda tener. Como se mencionó anteriormente, las circunstancias personales afectarán la estructura de su presentación.

Muchos presentadores prefieren hacer de Q& Una sesión la parte clave de su charla y tratar de acelerar el cuerpo principal de la presentación. Esto está totalmente bien, pero aún así es mejor centrarse en entregar algún tipo de presentación inicial para establecer el tono y los temas de discusión en el Q&A.

Otras estructuras de presentación comunes

Lo anterior fue una descripción de una presentación básica, aquí hay algunos diseños de presentación más específicos:

Demostración

Utilice la estructura de demostración cuando tenga algo útil que mostrar. Por lo general, se usa cuando se quiere mostrar cómo funciona un producto. Steve Jobs usó con frecuencia esta técnica en sus presentaciones.

• Explique por qué el producto es valioso.
• Describa por qué el producto es necesario.
• Explicar qué problemas puede resolver para la audiencia.
• Demuestra el producto para respaldar lo que has estado diciendo.
• Haga sugerencias de otras cosas que puede hacer para que el público sienta curiosidad.

Solución de problemas

Esta estructura es particularmente útil para persuadir a la audiencia.

• Enmarque brevemente el problema.
• Entrar en el problema en detalle, mostrando por qué es un problema de este tipo. Usa logos y pathos para esto: los atractivos lógicos y emocionales.
• Proporcionar la solución y explicar por qué esto también ayudaría a la audiencia.
• Llamada a la acción: algo que desea que la audiencia haga, que sea directo y pertinente para la solución.

Storytelling

Además de incorporar historias en su presentación, puede organizar toda su presentación como una historia. Hay muchos tipos diferentes de estructuras de historia que puedes usar, una opción popular es el monomito, el viaje del héroe. En un monomito, un héroe emprende un viaje difícil o asume un desafío: pasa de lo familiar a lo desconocido. Después de enfrentarse a obstáculos y, en última instancia, tener éxito, el héroe regresa a casa, transformado y con nueva sabiduría.

Otra opción popular para usar una historia para estructurar su presentación es en media ras (en el medio de la cosa). En este tipo de historia, se inicia directamente en la acción al proporcionar un fragmento/avance de lo que está sucediendo y luego comienza a explicar los eventos que llevaron a ese evento. Esto es atractivo porque estás comenzando tu historia en la parte más emocionante, lo que hará que el público sienta curiosidad: querrán saber cómo llegaste allí.

• Gran narración: Ejemplos del fundador de Alibaba, Jack Ma

Método restante

La estructura del método restante es buena para situaciones en las que estás presentando tu perspectiva sobre un tema controvertido que ha dividido las opiniones de las personas.

• Enmarque brevemente el problema.
• Entra en el problema en detalle, mostrando por qué es un problema tan grande: usa logotipos y pathos.Refuta las soluciones de tus oponentes: explica por qué sus soluciones podrían ser útiles porque la audiencia verá esto como justo y, por lo tanto, pensará que eres confiable, y luego explica por qué crees que estas soluciones no son válidas.
• Después de haber presentado todas las alternativas, proporcione su solución, la solución restante. Esto es muy persuasivo porque parece la idea ganadora, especialmente con la audiencia creyendo que eres justo y confiable.

Transiciones

Al entregar presentaciones, es importante que tus palabras e ideas fluyan para que tu audiencia pueda entender cómo todo se vincula y por qué es relevante. Esto se puede hacer usando transiciones de voz, que son palabras y frases que le permiten moverse sin problemas de un punto a otro para que su discurso fluya y su presentación esté unificada.

Las transiciones pueden ser una palabra, una frase o una oración completa, hay muchas formas diferentes, aquí hay algunos ejemplos:

Pasar de la introducción al primer punto

Significa para la audiencia que ahora comenzará a discutir el primer punto principal:

• Ahora que conoce la descripción general, comencemos con…
• Primero, comencemos con…
• Primero cubriré…
• Mi primer punto cubre…
• Para empezar, veamos…

Cambiar entre puntos similares

Pasar de un punto a otro similar:

• De la misma manera…
• Lo mismo…
• Igualmente…
• Esto es similar a…
• De forma similar…

Resúmenes internos

El resumen interno consiste en resumir antes de pasar al siguiente punto. Debes informar a la audiencia:

• Qué parte de la presentación cubriste -» En la primera parte de este discurso hemos cubierto…»
• Cuáles fueron los puntos clave – » Precisamente cómo…»
• Cómo se vincula esto con la presentación general», así que ese es el contexto…»
• A lo que vas a pasar – » Ahora me gustaría pasar a la segunda parte de la presentación que analiza…»

movimiento Físico

puedes mover tu cuerpo y tu ubicación cuando la transición a otro punto. A la audiencia le resulta más fácil seguir su presentación y el movimiento aumentará su interés.

Una técnica común para incorporar movimiento en su presentación es:

• Comience su introducción parándose en el centro del escenario.
• Para tu primer punto te paras en el lado izquierdo del escenario.
• Vuelve a hablar de tu segundo punto desde el centro.
• Te paras en el lado derecho del escenario para tu tercer punto.
• La conclusión se produce en el centro.

Diapositivas clave para su presentación

Las diapositivas son una herramienta útil para la mayoría de las presentaciones: pueden ayudar en gran medida a la entrega de su mensaje y ayudar a la audiencia a seguir lo que está diciendo. Las diapositivas clave incluyen:

• Una diapositiva de introducción que describe sus ideas
• Una diapositiva de resumen con puntos centrales para recordar
• Diapositivas de imágenes de alta calidad para complementar lo que está diciendo

Hay algunos presentadores que eligen no usar diapositivas en absoluto, aunque esto es más una rareza. Las diapositivas pueden ser una herramienta poderosa si se usan correctamente, pero el problema es que muchas no lo hacen. Estas son algunas reglas de oro a seguir al usar diapositivas en una presentación:

1. No las llene demasiado, sus diapositivas están ahí para ayudarlo a hablar, en lugar de ser el punto focal. Deben tener la menor información posible, para evitar distraer a la gente de tu conversación.
2. Una imagen dice mil palabras , en lugar de llenar una diapositiva con texto, enfóquese en una o dos imágenes o diagramas para ayudar a apoyar y explicar el punto que está discutiendo en ese momento.
3. Haz que sean legibles: dependiendo del tamaño de tu público, es posible que algunos no puedan ver texto o imágenes pequeños, así que haz que todo sea lo suficientemente grande como para llenar el espacio.
4. No se apresure a pasar por las diapositivas, dele al público tiempo suficiente para digerir cada diapositiva.

Guy Kawasaki, un empresario y autor, sugiere que las presentaciones de diapositivas deben seguir una regla de 10-20-30:

• Debe haber un máximo de 10 diapositivas; la gente rara vez recuerda más de un concepto después, por lo que no tiene sentido abrumarlos con información innecesaria.
• La presentación no debe durar más de 20 minutos, ya que esto dejará tiempo para preguntas y discusiones.
• El tamaño de fuente debe ser de un mínimo de 30 puntos porque la audiencia lee más rápido de lo que usted habla, por lo que menos información en las diapositivas significa que hay menos posibilidades de que la audiencia se distraiga.

Aquí hay algunos recursos adicionales para el diseño de diapositivas:

• 7 consejos de diseño para presentaciones de PowerPoint eficaces y hermosas
• 11 consejos de diseño para presentaciones hermosas
• 10 consejos sobre cómo hacer diapositivas que comuniquen su idea

Presentaciones grupales

Las presentaciones grupales están estructuradas de la misma manera que las presentaciones con un solo orador, pero generalmente requieren más ensayos y prácticas. La transición limpia entre oradores es muy importante para producir una presentación que fluya bien. Una forma de hacerlo consiste en:

• Recapitular brevemente lo que cubriste en tu sección: «Así que esa fue una breve introducción sobre qué es la ansiedad por la salud y cómo puede afectar a alguien»
• Introducir al siguiente orador en el equipo y explicar lo que discutirán: «Ahora Elnaz hablará sobre la prevalencia de la ansiedad por la salud.»
• Luego termina mirando al siguiente orador, señalando hacia él y diciendo su nombre: «Elnaz».
• El siguiente orador debe reconocer esto con un rápido :» Gracias Joe.»

En este ejemplo, puede ver cómo las diferentes secciones del enlace de presentaciones hacen que sea más fácil para el público seguir y mantenerse involucrado.

Ejemplo de gran estructura de presentación y entrega

Tener ejemplos de grandes presentaciones ayudará a inspirar sus propias estructuras, aquí hay algunos ejemplos, cada uno único e inspirador a su manera.

Cómo funciona Google-por Eric Schmidt

Esta presentación del ex CEO de Google, Eric Schmidt, demuestra algunas de las lecciones más importantes que él y su equipo han aprendido con respecto a trabajar con algunas de las personas más talentosas que contrataron. El estilo simple pero cohesivo de todas las diapositivas es algo que debe apreciarse. Son relativamente sencillos, pero añaden poder y claridad a la narrativa de la presentación.

Start with why – de Simon Sinek

Desde su lanzamiento en 2009, esta presentación se ha visto casi cuatro millones de veces en todo el mundo. El mensaje en sí es muy poderoso, sin embargo, no es una idea que no se haya escuchado antes. Lo que hace que esta presentación sea tan poderosa es el mensaje simple que está transmitiendo, y la manera directa y comprensible en que lo entrega. También tenga en cuenta que no utiliza ninguna diapositiva, solo una pizarra donde crea un diagrama simple de su opinión.

La sabiduría de un Desertor de Tercer grado – por Rick Rigsby

Aquí hay un ejemplo de una presentación dada por un individuo relativamente desconocido que busca inspirar a la próxima generación de graduados. La presentación de Rick es única en muchos aspectos en comparación con las dos anteriores. En particular, no utiliza indicaciones visuales e incluye una gran cantidad de humor.

Sin embargo, lo que es similar es la estructura que utiliza. Primero presenta su mensaje de que el hombre más sabio que conocía era un desertor de tercer grado. Luego procede a entregar su principal argumento, y al final, concluye con su mensaje. Este poderoso discurso mantiene al espectador involucrado en todo momento, a través de una mezcla de sentimientos conmovedores, consejos de vida poderosos y humor atractivo.

Como puede ver en los ejemplos anteriores, y como se ha expresado a lo largo, una gran estructura de presentación significa analizar el mensaje central de su presentación. Decide cuál es el mensaje clave que quieres transmitir a la audiencia y, a continuación, crea una forma atractiva de transmitirlo.

Al preparar una estructura sólida y practicar su charla de antemano, puede entrar en la presentación con confianza y entregar un mensaje significativo a una audiencia interesada.

En resumen

Es importante que una presentación esté bien estructurada para que pueda tener el mayor impacto en su audiencia. Una presentación no estructurada puede ser difícil de seguir e incluso frustrante de escuchar. El corazón de su discurso son sus puntos principales apoyados por la evidencia y sus transiciones deben ayudar al movimiento entre puntos y aclarar cómo todo está vinculado.

La investigación sugiere que la audiencia recuerde la primera y última cosa que dices, por lo que tu introducción y conclusión son vitales para reforzar tus puntos. Esencialmente, asegúrese de dedicar el tiempo a estructurar su presentación y abordar todas las secciones.