¿Es usted un empleador canadiense en busca de una aplicación para rastrear las horas de los empleados? Si es así, muchas aplicaciones pueden ayudarlo a rastrear las horas de trabajo de los empleados y pagar a sus trabajadores en consecuencia. Una de estas aplicaciones, QuickBooks Online, se puede sincronizar con muchas otras aplicaciones de seguimiento de tiempo para una fácil integración con sus sistemas actuales.
Afortunadamente, QuickBooks facilita la configuración de las hojas de horarios de los empleados y el seguimiento de sus horas. Esto garantiza que siempre los pague con precisión, al tiempo que proporciona detalles clave sobre la productividad y la eficiencia de su negocio.
Conozca los beneficios del software de seguimiento del tiempo y cómo realizar un seguimiento del tiempo en QuickBooks y TSheets.
¿Cuáles son los Beneficios del Seguimiento del Tiempo de los Empleados?
Mejor gestión de proyectos: Usar el seguimiento del tiempo para obtener datos confiables sobre su flujo de trabajo puede ser de gran ayuda. La hora de inicio del empleado, el nombre del proyecto y el alcance del proyecto están disponibles al instante para que pueda controlar los proyectos en tiempo real, todo sin tener que molestar a su personal para obtener estimaciones de tiempo. Ver el estado del proyecto de un vistazo hace que sea más fácil encontrar ineficiencias y detectar tareas que necesitan ayuda adicional. También puede ver si el proyecto va por buen camino en términos de presupuesto y ajustar su flujo de trabajo en consecuencia.
Estimaciones precisas de clientes: Cuando le das a un cliente una estimación, esencialmente estás adivinando cuánto tiempo necesitas para completar el proyecto. Pero con la ayuda de sistemas de seguimiento de tiempo, tiene acceso a una base de datos de registros precisos que muestran exactamente cuánto tiempo le lleva a su equipo hacer un proyecto similar.
Flujos de trabajo eficientes: Si sus empleados no están utilizando su tiempo de manera eficiente, puede consumir su presupuesto sin aumentar las ganancias. El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a detectar ineficiencias y enseñarle a organizar el tiempo.
Arrastre de alcance reducido: El arrastre de alcance ocurre cuando los clientes piden una cosa, pero luego agregan solicitudes adicionales y entregables con el tiempo, lo que puede resultar costoso para las pequeñas empresas. El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a eliminar el arrastre del alcance. ¿Sus empleados dedican tiempo a solicitudes que no estaban en el contrato original? Puede mostrar al cliente los registros de seguimiento de tiempo. Luego, el cliente puede detener las solicitudes adicionales o pagar más dinero para cubrir el trabajo adicional. De cualquier manera, tu negocio gana.
Mejorar la moral: El software de contabilidad de tiempo automatizado puede mejorar los flujos de trabajo de sus empleados. No tienen que preocuparse por las tarjetas de tiempo ni tienen dificultades para recordar cuánto tiempo pasaron en un proyecto. En su lugar, pueden rastrear el tiempo al instante con solo unos pocos clics. Además, si elige un sistema basado en la nube, su personal puede registrar el tiempo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Seguimiento de tiempo manual Vs. En línea
Seguimiento de Tiempo Manual
Si prefiere un método tradicional de seguimiento de tiempo, considere montar un reloj de tiempo automatizado en la pared. Cada empleado recibe una tarjeta de tiempo y cada vez que la persona se va y regresa al trabajo, desliza la tarjeta debajo del mecanismo de impresión en el reloj, donde recibe una marca de tiempo. Los relojes imprimen la hora exacta trabajada cada día.
Ten en cuenta; debe ingresar esas horas manualmente para procesar la nómina, lo que puede agregar una cantidad significativa de tiempo al proceso. Para las pequeñas empresas, un método manual para ingresar los tiempos de inicio y parada en una hoja de cálculo puede ahorrar dinero y servir como un método conveniente para rastrear el tiempo.
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Seguimiento del tiempo en línea
Si tiene espacio en el presupuesto, el seguimiento del tiempo en la nube es una mejor opción. Los sistemas basados en la nube le permiten rastrear el tiempo desde cualquier computadora, tableta o teléfono móvil. Eso significa que es más fácil registrar sus horas cuando está de viaje o fuera de la oficina.
¿Cómo funciona? Simplemente elija el cliente o el trabajo de una lista. Luego, inicie y detenga el temporizador. Más tarde, puede personalizar la entrada describiendo la tarea e incluyendo notas. Cuando llegue el momento de facturar al cliente, puede desglosar la factura por tarea o simplemente sumar todas las horas.
Si se toma en serio la eficiencia, considere una herramienta de seguimiento de tiempo que se integre con su software de contabilidad. Un programa como TSheets le ofrece capacidades de seguimiento a tiempo completo. También se integra con QuickBooks Online, lo que facilita agregar horas facturables a las facturas de los clientes e importar las horas de trabajo de los empleados y agilizar la nómina.
¿Por qué rastrear las horas de los empleados en QuickBooks?
QuickBooks proporciona una solución de seguimiento de tiempo todo en uno y ofrece información de seguimiento de tiempo fácil y precisa. Algunos de los aspectos más destacados de la solución de seguimiento de tiempo de QuickBooks incluyen la capacidad de:
- Rastrear, enviar y aprobar el tiempo de los empleados sobre la marcha.
- Monitoree las horas extras y el tiempo libre pagado (PTO) con alertas.
- Obtenga información precisa de la fuerza de trabajo.
- Vea quién está trabajando, dónde y en qué tarea.
- Cree horarios de empleados a través de categorías de trabajo y turnos.
- Optimice la funcionalidad de nómina.
Cómo Elegir el Mejor Software de Seguimiento del tiempo
Invierta un poco de tiempo en encontrar la aplicación de seguimiento del tiempo adecuada para sus necesidades. En algunos casos, es posible que desee un temporizador simple para rastrear solo sus horas. En otros casos, es posible que necesite una aplicación que varios empleados puedan usar para iniciar y cerrar sesión o agregar gastos según sea necesario. Afortunadamente, la mayoría de las aplicaciones ofrecen un período de prueba gratuito para que pueda probar sus funciones antes de registrarse en el servicio.
Al elegir un software de seguimiento de tiempo, es importante buscar características como:
- Acceso a la nube desde cualquier dispositivo conectado a Internet
- Aplicaciones móviles para teléfonos y tabletas
- Informes y análisis
- Herramientas de gestión de proyectos para ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso
- Permisos personalizados para diferentes usuarios
- Alertas personalizables para avisarle cuando un proyecto se acerca a su límite de presupuesto
- Cifrado seguro
Además, asegúrese de que la aplicación se sincronice con su software de contabilidad QuickBooks agilice las tareas de nómina y facturación.
En la mayoría de los casos, las aplicaciones de seguimiento de tiempo cobran una pequeña tarifa mensual por empleado, pero las estructuras de precios varían, y debe analizar detenidamente los costos para asegurarse de que se ajusten a su presupuesto. Además del precio del servicio, también considere si necesita invertir o no en hardware nuevo. La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de tiempo están basadas en la nube, por lo que no necesita preocuparse por el almacenamiento o la potencia de procesamiento. En su lugar, simplemente necesita algunas computadoras portátiles o teléfonos inteligentes que pueda conectar a Internet.
Como empleador, puede optar por proporcionar estas herramientas a sus empleados. Sin embargo, como la mayoría de los canadienses poseen teléfonos inteligentes, es posible que simplemente desee que sus empleados usen sus propios teléfonos. En este caso, debe asegurarse de cumplir con sus obligaciones legales. En particular, en el momento de impuestos, debe llenar el formulario T2200 (Una declaración de Condiciones de Empleo). Esto simplemente notifica a la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA, por sus siglas en inglés) sobre los gastos en los que incurren sus empleados como parte de su contrato de trabajo. Este formulario también permite a sus empleados reclamar estos gastos en sus declaraciones de impuestos.
Cómo hacer un seguimiento del tiempo en QuickBooks
QuickBooks ofrece una función de seguimiento del tiempo que permite a sus empleados registrar la cantidad de tiempo que dedican a una tarea. Para las tareas facturables, puede elegir qué cliente recibe la factura. Sus empleados solo necesitan computadoras con conexión a Internet cuando usan QuickBooks para rastrear su tiempo. Puede darles acceso de solo entrada de tiempo que les impida acceder al resto de su información, y puede agregar tantos usuarios como desee sin afectar el número y el costo de sus licencias de QuickBooks. Para hacer un seguimiento del tiempo de los empleados, siga los siguientes pasos:
- Haga clic en la opción Empleados en el menú superior y seleccione Introducir hora
- Para crear una hoja de horas semanal, haga clic en Usar hoja de horas semanal.
- Elija un empleado en la lista desplegable Nombre.
- Si debe facturar la hora, elija un artículo de servicio y de cliente y marque la hora como facturable.
- Elija un elemento de nómina para el tiempo.
- Ingrese el número de horas trabajadas en la columna para el día.
- Repita los pasos anteriores para completar la hoja de horarios de la semana.
- Haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar para guardar la hoja de horas.
Alternativamente, puede activar la función de seguimiento de tiempo en QuickBooks utilizando el icono de engranaje y yendo a cuentas y configuraciones avanzadas. Desde allí, haga clic en el lápiz a la derecha del Seguimiento de horas y use los campos Agregar Servicio y Agregar Cliente para personalizar la forma en que sus empleados usan las hojas de tiempo, y también puede convertir fácilmente estas hojas de tiempo en facturas para sus clientes. Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar y listo para volver a QuickBooks.
Como empleador o gerente, busca formas de optimizar su fuerza de trabajo. QuickBooks Online ofrece una herramienta automatizada de seguimiento del tiempo de los empleados que le ayuda a conocer sus números con informes laborales en tiempo real. Si desea mejores formas de automatizar sus procesos de negocio, considere esta opción.
Realice un seguimiento del tiempo con TSheets
Compatible con QuickBooks, TSheets le permite crear horarios y permite a los empleados marcar entradas y salidas desde cualquier lugar utilizando una computadora, computadora portátil o aplicación para teléfonos inteligentes. Los empleados incluso pueden enviar mensajes de texto o llamar a un código para iniciar sesión si no tienen un teléfono inteligente o se encuentran en un área sin cobertura de teléfono celular. Las capacidades de GPS le permiten verificar la ubicación de sus trabajadores en el campo, y el panel de control le muestra al instante quién está trabajando, dónde se encuentran y cuántas horas se registran.
Con solo pulsar un botón, puede sincronizar las horas de trabajo de sus trabajadores con su software de contabilidad. Esto elimina errores relacionados con la entrada manual, ahorra tiempo y agiliza su proceso de nómina. La aplicación comienza con una prueba gratuita para que pueda probarla y, si lo desea, el servicio está disponible por una tarifa mensual.
La aplicación ofrece una gran cantidad de funciones. Más información, a continuación:
TSheets también admite la programación de turnos. Para programar turnos en TSheets:
- Instale el complemento de programación de TSheets si aún no lo tiene.
- Haga clic en Administrar y seleccione Programar para acceder al calendario de programación.
- Haga doble clic en una celda del calendario de programación.
- Haga clic en Acciones en la esquina superior izquierda y seleccione Agregar Mayús.
- Elija las horas de inicio y finalización del turno.
- Personaliza el turno añadiendo un color, una descripción del trabajo y un empleado.
- Haga clic en el botón Publicar para publicar la información del turno en los calendarios del empleado asignado.
- El empleado asignado recibe una notificación de la asignación de turno.
El seguimiento del tiempo le proporciona pruebas documentadas de las horas de trabajo de un empleado, lo que elimina las conjeturas en los días de pago. Esto mantiene satisfechos a los empleados y garantiza que su negocio maximice las ganancias al no gastar más de lo necesario. Considere analizar los diversos métodos de seguimiento de tiempo para descubrir uno que funcione mejor para el tamaño de su empresa y empareje el sistema con su software de contabilidad.
El software de seguimiento de tiempo en línea puede ayudarlo a mantenerse organizado y a dar sentido a sus sistemas de nómina. ¡5.6 millones de propietarios de negocios usan QuickBooks, ayudan a su pequeña empresa a prosperar y se unen a ellos hoy mismo!