La comunicación profesional se basa en teorías de campos tan diferentes como la retórica y la ciencia, la psicología y la filosofía, la sociología y la lingüística.

Gran parte de la teoría de la comunicación profesional es una mezcla práctica de teoría de la comunicación tradicional, escritura técnica, teoría retórica, teoría del aprendizaje de adultos y ética. Carolyn Miller en ¿Qué es práctico de la Escritura Técnica? se refiere a la comunicación profesional no como una simple actividad en el lugar de trabajo y a la escritura que se refiere a «la conducta humana en aquellas actividades que mantienen la vida de una comunidad».»Como discute Nancy Roundy Blyler en su artículo, La investigación como Ideología en la Comunicación Profesional, los investigadores buscan expandir la teoría de la comunicación profesional para incluir preocupaciones con la praxis y la responsabilidad social.

Con respecto a este aspecto social, en» Posmodern Practice: Perspectives and Prospects», Richard C. Freed define la comunicación profesional como

A. discurso dirigido a un grupo, o a un individuo que opera como miembro del grupo, con la intención de afectar la función del grupo, y/o B. discurso dirigido desde un grupo, o desde un individuo que opera como miembro del grupo, con la intención de afectar la función del grupo, donde grupo significa una entidad intencionalmente organizada y/o dirigida por sus miembros para realizar una determinada función….Se excluirían principalmente de esta definición de grupo las familias (que calificarían solo si, por ejemplo, su afiliación grupal fuera una empresa familiar), las clases escolares (que calificarían solo si, por ejemplo, se hubieran organizado para realizar una función fuera del aula, por ejemplo, para quejarse o elogiar a un maestro ante un administrador de la escuela) y los agregados no organizados (es decir, masas de personas). Se excluirían principalmente de la definición de comunicación profesional las entradas del diario (discurso dirigido al escritor), la correspondencia personal (discurso dirigido a uno o más lectores, aparte de su afiliación grupal), el reportaje o el discurso beletrístico (novelas, poemas, ensayos ocasionales discourse discurso escrito generalmente por individuos y dirigido a múltiples lectores no organizados en grupo), la mayoría de las comunicaciones intraclase (por ejemplo, discurso en el aula compuesto por estudiantes para maestros) y algunas comunicaciones técnicas (por ejemplo, instrucciones–para cambiar un neumático, ensamblar un producto, y similares; de nuevo, discurso dirigido a lectores u oyentes, aparte de sus afiliaciones grupales)….Comunicación profesional…parecería diferente del discurso que involucra a un solo individuo aparte de una afiliación grupal que se comunica con otra persona, o un solo individuo que se comunica con un gran agregado no organizado de individuos como sugiere el término comunicación de masas (Blyler and Thralls, Comunicación profesional: La perspectiva Social, (pp.197-198).