Word, Excel, PowerPoint und Outlook: Dies macht Microsoft Office zur am häufigsten verwendeten Toolsuite auf dem Markt. Aber auch Office hat seine Grenzen. Es gibt Probleme, auf die Sie täglich stoßen und die Zeit in Anspruch nehmen – Zeit, die besser für andere Dinge aufgewendet werden könnte. Während Sie erstaunliche Apps haben, die Ihre Produktivität in anderen Bereichen Ihres Lebens steigern, sind Sie sich vielleicht nicht bewusst, dass es auch einige großartige Add-In-Tools für Office gibt. Einige von ihnen sind sogar kostenlos. Hier sind acht der besten, bereit zum schnellen Download und sofortigen Einsatz.

ShapeChef

ShapeChef ist ein großartiges Tool, das kürzlich von Wulfsoft veröffentlicht wurde. Es bietet Vorlagen, Diagramme, Grafiken und eine Vielzahl von Symbolen für PowerPoint, und die Sammlung wächst weiter. Die ShapeChef Website gibt Ihnen eine Vorstellung von allem, was es zu bieten hat. Es gibt Pakete von Einzelperson zu großer Organisation, und die Lizenzen verfallen nie.

ShapeChef fügt Ihrem PowerPoint-Fenster einen Bibliotheksbereich für den schnellen Zugriff hinzu. Die Elemente sind in Kategorien unterteilt, oder Sie können die Suchfunktion verwenden, um zu finden, was Sie wollen. Sobald Sie ein geeignetes Bild oder Symbol gefunden haben, ziehen Sie es aus dem Bibliotheksbereich in Ihre PowerPoint-Folie. So einfach geht’s.

Es gibt auch andere Vorteile. Sie können Ihre eigenen Bilder zur Bibliothek hinzufügen und natürlich mit anderen teilen, damit alle von Ihren Kreationen profitieren. Diese Funktion macht es einfach, die Konsistenz in Ihrem Team oder Ihrer Organisation aufrechtzuerhalten.

Das Beste? Sie müssen nicht mehr im ganzen Internet nach einem geeigneten Bild suchen und sich Gedanken über Zuschreibungen machen.

FlowBreeze

Wenn Sie es satt haben, Flussdiagramme mit Zeichenwerkzeugen und Pfeilen zu entwickeln, die nie ganz an der richtigen Stelle landen, können Sie all diesen Ärger mit FlowBreeze aufgeben. Dieses unglaubliche Tool ist ein Add-In für Excel, mit dem Sie auf einfache Weise Flussdiagramme erstellen können, die völlig professionell aussehen.

Sie müssen lediglich den Text eingeben und das Werkzeug generiert automatisch die Formen für jeden Schritt. Jede Form und jedes Stück Text wird formatiert und die Symbole werden perfekt mit Verbindungspfeilen ausgerichtet, die automatisch angebracht werden. Noch besser ist, gibt es einen „Text-to-Flussdiagramm“ -Assistenten, der eine vorhandene Word-Datei in ein Diagramm konvertiert. Mit FlowBreeze können Sie:

• Schnell mit der Erstellung beginnen, indem Sie den leicht verständlichen Startleitfaden verwenden;
• Verwenden Sie 84 integrierte Formate, um Ihre eigenen Symbole zu gestalten;
• Wählen Sie aus 21 Formaten für Steckverbinder: gerade, gebogen oder gebogen;
• Fügen Sie Bilder direkt in die Symbole ein;
• Exportieren Sie fertige Flussdiagramme in fünf Bildformaten Ihrer Wahl; und
• Diagramme als Excel-Dateien speichern, damit andere sie anzeigen und bearbeiten können.

Nach einer 30-tägigen kostenlosen Testphase können Sie entweder eine Einzelbenutzer- oder eine Standortlizenz erwerben. Es ist eine einmalige Zahlung.

ASAP Utilities

Definitiv kein neues Kind auf dem Block, ASAP Utilities ist ein Excel-Add-In, das die Lücken füllt und bei den Dingen hilft, die Sie mit einfachem Excel nicht tun können. Es gibt es seit 17 Jahren und wurde gerade im Dezember 2015 auf die neueste Version (5.6) aktualisiert. Sie müssen wirklich die ASAP Utilities-Website besuchen und einige der Videos ansehen, die alle Funktionen demonstrieren. Dann hüpfen Sie auf die Kundenrezensionen Seite und sehen, was die Profis derzeit mit ihm sagen.

Es gibt über 300 Funktionen – zu viele, um sie hier zu nennen –, aber es genügt zu sagen, dass Sie mit ihnen viel Zeit sparen. Wollten Sie beispielsweise schon immer eine Spalte in mehrere Zeilen transponieren, um eine Tabelle zu erstellen? ASAP Utilities macht es so einfach.

Während die Anzahl der Funktionen überwältigend erscheinen mag, können Sie einfach diejenigen auswählen, die Sie benötigen, wie Sie sie benötigen. Befolgen Sie die einfachen Anweisungen, und ASAP Utilities sparen Ihnen Zeit und Stress.

Wikipedia Add-In

Sie schreiben also mit, verfassen vielleicht einen Aufsatz oder einen Inhalt für Ihren Blog und benötigen einige grundlegende Informationen über einen Künstler, eine Stadt oder ein Buch. Sie könnten aufhören, was Sie tun, online gehen und auf Wikipedia zugreifen, um diese Informationen zu erhalten, und dann kopieren, was Sie brauchen, zurück zu Ihrem Word-Dokument gehen, es einfügen und dann neu formulieren, um es in Ihre eigenen Worte zu fassen. Sprechen Sie über viele Unterbrechungen Ihres Arbeitsflusses. Und so unnötig.

Mit der Wikipedia-Add-In-App können Sie direkt aus Ihrer Word-Datei auf Wikipedia-Informationen zugreifen, was Zeit und Ärger spart. Wenn Sie Ihren Suchbegriff eingeben, durchsucht die App automatisch die Wikipedia-Datenbank und stellt die Ergebnisse in einem Aufgabenbereich bereit. Sie können dann Text, Bilder oder beides anzeigen. Noch besser, Sie können ein Angebot auswählen und es wird automatisch in Ihr Word-Dokument eingefügt.

Es gibt einige Systemanforderungen für diese kostenlose App: Internet Explorer plus Word oder Excel 2013, Word oder Excel online oder Word oder Excel für iPad. Das war’s.

• Das Wikipedia-Add-In ist in über 20 Sprachen verfügbar.
• Wenn Sie nach dem schnellsten Weg suchen, auf Referenzmaterial zuzugreifen, gibt es kein besseres Werkzeug als dieses.
• Um zu beginnen, rufen Sie einfach die Site auf und klicken Sie auf „Hinzufügen.“ Fertig und fertig.

Office Tabs

Das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Dokumenten ist in Microsoft Office etwas mühsam. Sie müssen zwischen verschiedenen Fenstern hin und her wechseln, um Informationen zu sammeln und in Word, Excel oder PowerPoint einzufügen.

Mit Office Tabs können Sie alle benötigten Dokumente gleichzeitig in einem einzigen Fenster öffnen und jedes Dokument als Datei mit Registerkarten anzeigen. Und es funktioniert mit allen Editionen von Microsoft Office ab 2003. Das Tool besteht aus drei Komponenten: Registerkarten für Word, Registerkarten für Excel und Registerkarten für PowerPoint, sodass Sie Dokumente aus einer dieser drei Quellen abrufen können, um sie gemeinsam anzuzeigen.

Mit dem Tool können Sie mit allen Dateien arbeiten und sie dann alle mit einem Klick schließen (es ist immer noch möglich, sie bei Bedarf einzeln zu schließen). Sie können auch ausstehende Änderungen für alle Dokumente mit einem einzigen Klick auf „Alle speichern“ speichern.“

Nur einige der anderen Funktionen sind:

• Die Möglichkeit, Ihre Registerkarten mit einem der elf bereitgestellten Stile anzupassen;
• Ganze Dateinamen (derzeit, wenn Ihr Dateiname zu lang ist, wird er abgeschnitten; Office-Registerkarten zeigen den vollständigen Namen an);
• Kleine Dateigröße, so dass die Leistung von Office in keiner Weise verlangsamt wird; und
• Viele Verknüpfungen.

Greifen Sie auf die Website zu, schauen Sie sich um und laden Sie entweder die kostenlose Basic Edition oder die Enterprise Edition herunter, die offensichtlich zusätzliche Funktionen bietet. Mit einer permanenten Benutzerlizenz erhalten Sie außerdem zwei Jahre lang kostenlose Updates und Support. Sie finden auch ein Tutorial auf der Website.

Kutools für Outlook

Dieser bietet eine große Anzahl von Funktionen, die mit Outlook verwendet werden können, um Ihre E-Mail-Handhabung zu optimieren und Ihnen so viel Zeit zu sparen. Grundsätzlich bietet Kutools für Microsoft Outlook Funktionen, um alle alltäglichen Aufgaben zu vereinfachen, die Sie jeden Tag ausführen müssen, wie zum Beispiel:

• Automatische „Out of Office“ -Antworten erstellen;
• Automatische CC- und BCC-Anpassungen für diese Weiterleitungen erstellen;
• Mehrere E-Mails gleichzeitig weiterleiten; und
• Junk-Mail mit besseren Filtern sortieren.

Mit einem einzigen Klick können Sie:

• Nach allen E-Mails eines Absenders, einer E-Mail-Adresse oder einer Domain suchen;
• Mehrere E-Mails auf einmal beantworten oder weiterleiten;
• Alle E-Mails eines Absenders oder mit einer bestimmten Betreffzeile löschen;
• Doppelte E-Mails, Kontaktnamen oder E-Mail-Adressen löschen; und
• Absender, Betreff oder Schlüsselwörter blockieren.

Mit einer lebenslangen Lizenz erhalten Sie außerdem zwei Jahre lang kostenlose Upgrades und Support. Mehrere Lizenzen werden zu ermäßigten Preisen angeboten.

Wenn E-Mails einen großen Teil Ihres Arbeitstages einnehmen, benötigen Sie dieses Tool.

E-Mail Follow-Up

Dies ist ein weiteres sehr einfaches Add-In-Tool für Outlook. Wenn E-Mail ein wichtiger Teil Ihrer beruflichen Arbeit ist, dann verstehen Sie die Frustration, eine E-Mail zu senden, eine Antwort zu erwarten und dann keine zu bekommen oder sogar zu vergessen, dass Sie diese E-Mail gesendet und eine Antwort benötigt haben. Es ist leicht zu vergessen, wenn Sie beschäftigt sind. Und wenn Sie nicht weiterverfolgen, kann dies die Produktivität beeinträchtigen, wenn Sie feststellen, dass Sie ohne diese Reaktion nicht vorankommen können.

E-Mail-Follow-up wird sicherstellen, dass Sie nie über die benötigte Antwort vergessen. Wenn Sie Ihre E-Mail senden, können Sie eine Erinnerung planen, um eine Folge-E-Mail zu senden. Wenn Sie die Antwort oder sogar einen Anruf vor dem von Ihnen festgelegten Kalenderdatum erhalten, löschen Sie einfach die Follow-up-Erinnerung aus dem Kalender. Es ist einfach, stromlinienförmig und spart Ihnen Zeit beim Überprüfen und erneuten Überprüfen Ihrer gesendeten E-Mails, um zu sehen, wann Sie Nachrichten gesendet haben und an wen diese Nachrichten gesendet wurden.

Dieses Tool fügt Ihrem Outlook-Nachrichteneditor nur zwei Schaltflächen hinzu. Für eine Einzelbenutzerlizenz ($ 24) erhalten Sie lebenslange Nutzung, neue Versionen und Support für ein Jahr. Sie können zuerst eine kostenlose Testversion herunterladen, um zu sehen, ob sie für Sie funktioniert.

Onetastic für OneNote

Kostenlos ist immer gut, und genau das ist Onetastic für OneNote. Wenn Sie bereits Microsofts digitale Notizen-App OneNote haben und es lieben, werden Sie von diesem Add-In begeistert sein, das Ihnen noch mehr Funktionen bietet. Mit Onetastic können Sie:

• Führen Sie wiederholte Aufgaben automatisch aus,
• Laden Sie nach Bedarf zusätzliche Makros herunter,
• Richten Sie Kalenderansichten für Ihre OneNote-Seiten ein,
• Beschneiden oder drehen Sie Ausdrucke und Bilder,
• Richten Sie benutzerdefinierte Stile ein, genau wie Word, und
• Richten Sie Menüs und Inhaltsverzeichnisse ein.

Videos und Tutorials sind auf der Website verfügbar, zusammen mit einem FAQ-Bereich.

Wir alle suchen nach Möglichkeiten, unsere Produktivität zu steigern, insbesondere bei der Arbeit, und wir alle verwenden viele verschiedene Methoden, um uns besser zu organisieren und weniger gestresst zu sein. Jetzt gibt es jedoch Tools, die die Arbeit selbst rationalisieren können. Das ist ein großes Plus.