Eine Pauschalbestellung (BPO) ist eine langfristige Vereinbarung zwischen einer Organisation und einem Lieferanten, Waren oder Dienstleistungen zu einem festgelegten Preis auf wiederkehrender Basis über einen bestimmten Zeitraum zu liefern. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Zahlungen für dieselben Waren oder Dienstleistungen tätigt, ist die Ausstellung einer Pauschalbestellung mit den bereits angegebenen Details wie Preis und Lieferplan eine effiziente Möglichkeit, den Zeitaufwand und die Bearbeitungsverzögerungen zu reduzieren.

Lieferanten wiederum können mehrere Rechnungen unter Angabe derselben BPO-Nummer einreichen. Die pauschalen Bestellbeschränkungen können auf einer bestimmten Zeit, z. B. einem Jahr, oder einem bestimmten Geldbetrag basieren. Neben Zeitrahmen, Menge und Preis können Pauschalbestellungen Artikelqualitätsspezifikationen enthalten.

Die Vorteile von Pauschalbestellungen

Beschaffungsabteilungen verwenden Pauschalbestellungen, die auch als Dauerbestellungen bezeichnet werden können, um Kosten zu senken und schlankere und effizientere Arbeitsprozesse aufzubauen. Hier sind mehrere Möglichkeiten, wie Blanket Purchase Orders das Endergebnis steigern und den Workflow verbessern können.

Beschaffungsfachleute können Pauschalbestellungen verwenden, um niedrigere Massenpreise basierend auf der Gesamtbestellmenge zu sichern, selbst wenn im Laufe der Zeit mehrere Lieferungen erforderlich sind. Wenn Sie im Laufe eines Zeitraums jeweils eine Bestellung aufgeben, werden kleinere Mengen ausgehandelt. Eine Pauschalbestellung macht es überflüssig, die Beschaffung zu sichern und Verträge für jede Bestellung auszuhandeln, sodass sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung auf wichtige Aktivitäten konzentrieren können, anstatt sich wiederholende Aufgaben zu erledigen.

Versierte Beschaffungsmanager können unternehmensweite direkte und indirekte Ausgaben für vorteilhaftere Massenpreise konsolidieren. Und da der Vertrag die Besonderheiten und den Umfang der Bestellung definiert, schwankt der Preis im Laufe der Zeit nicht, unabhängig davon, was sich auf den Markt auswirkt.

Eine pauschale Bestellung rationalisiert den Bestellprozess für erwartete sich wiederholende Einkäufe. Wenn beispielsweise ein produzierendes Unternehmen im Laufe eines Jahres zwanzig Lieferungen der für die Produktion erforderlichen Rohstoffe benötigt, bedeutet eine Dauerbestellung eine Verhandlung, einen Vertrag und einen Genehmigungsprozess anstelle von zwanzig. Mehrere Sendungen nach Bedarf bieten den zusätzlichen Vorteil, das Risiko und die Kosten im Zusammenhang mit der Warenlagerung zu minimieren.

„Pauschalbestellungen können Beschaffungsabteilungen die Möglichkeit geben, die Einkaufskosten für häufig verwendete Waren und Dienstleistungen erheblich zu senken.“

Wann eine pauschale Bestellung zu verwenden ist

Pauschale Bestellungen sind nur unter bestimmten Umständen sinnvoll:

• Wenn Mengen derselben Waren oder Dienstleistungen über einen Zeitraum von typischerweise einem Jahr benötigt werden.
• Wenn die Stückkosten genau definiert und Details angegeben werden können.
• Wenn ein einzelner Lieferant in der Lage ist, während der gesamten Vertragsdauer zu liefern.
• Bei der Bestellung in der Menge erleichtert günstigere Vertragsbedingungen, wie Mengenrabatte.
• Wenn gestaffelte Lieferungen Lagerrisiko und Kosten minimieren.

Pauschale Bestellungen sollten niemals für Bestellungen geschrieben werden, bei denen der Preis nicht garantiert ist, die Qualität des Produkts unzuverlässig ist oder dem Verkäufer nicht vertraut werden kann.

Was ist in der Pauschalbestellung enthalten?

Pauschalbestellungen sollten die folgenden Vertragsbedingungen definieren:

• Vertragsdauer
• Preise und Vertragsbedingungen
• Rechnungsinformationen – wie der Verkäufer Rechnungen zur Zahlung einreicht
• Artikelspezifikationen einschließlich Erwartungen an Qualität, Größe und Menge
• Liefermenge, -zeiten und -orte
• Stornierungsklausel

Die Herausforderungen bei der Verwendung von Pauschalbestellungen

Die Bedarfsprognose ist der schwierigste Aspekt bei der Erstellung einer Pauschalbestellung. Die Datenanalyse kann genaue Mengen liefern, die das Unternehmen über den definierten Zeitraum benötigt. Zu wissen, was benötigt wird, informiert den Lieferanten, welche Menge rechtzeitig vorrätig ist, um gemäß den Vertragsbedingungen zu liefern. Während der Vertragsverhandlungen kann das Unternehmen Raum für Anpassungen lassen, wenn Waren und Dienstleistungen geliefert oder in Betrieb genommen werden.

Vereinbarungen dieser Art werden oft von Jahr zu Jahr verlängert, da Unternehmen und Lieferanten Arbeitsbeziehungen aufbauen. Genaue Prognosen sind entscheidend für die Optimierung des Budgets und die Minimierung der Lagerkosten für das Unternehmen. Der Verkäufer wiederum erkennt den Vorteil einer garantierten langfristigen Bestellung mit ausreichender Zeit, um die Waren für die Lieferung vorzubereiten.

Mit einem Kaufvertrag und definierten Bedingungen liefert ein vertrauenswürdiger Anbieter Waren und Dienstleistungen bei Bedarf und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Die BPO und die eingehenden Rechnungen sollten überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Gesamtsumme die Grenzen der Vereinbarung nicht überschreitet. Die effizienteste und am wenigsten fehleranfällige Methode der Überwachung ist der automatisierte Drei-Wege-Abgleich, um den Wareneingang mit der Bestellung und der Bestellung mit einer umfassenden Beschaffungssoftware zu überprüfen.