Formulare sind der Eckpfeiler von Geschäftsanwendungen, und es gibt zahlreiche Optionen zum Erstellen eines Formulars in SharePoint. Welche Sie verwenden, hängt von Ihren Anforderungen, technischen Fähigkeiten und der verwendeten SharePoint-Version ab. In diesem Artikel werden sieben Möglichkeiten zum Erstellen von Formularen in SharePoint sowie einige der Vor- und Nachteile der einzelnen Möglichkeiten erläutert. Alle diese Optionen speichern die Daten in einer vorhandenen SharePoint-Liste.

SharePoint-Listen

Standardformulare sind für jede SharePoint-Liste verfügbar. Erstellen Sie eine Liste und Sie haben ein entsprechendes Formular zum Hinzufügen und Ändern von Elementen. Es stehen Optionen zur Verfügung, um die Reihenfolge der Felder zu organisieren, sie zu formatieren, Eingaben zu validieren, grundlegende Berechnungen hinzuzufügen und Dateien anzuhängen. Es gibt auch erweiterte Optionen, z. B. das Einschränken von Berechtigungen auf Elementbesitzer und das Aktivieren von Workflows. Sie können all dies unter Listeneinstellungen für die Liste ändern.

Diese generischen SharePoint-Formulare sind eine gute Wahl für einfache Anwendungen, die nicht über zu viele Spalten oder Datensätze verfügen und nur grundlegende Funktionen erfordern. Listen bieten auch eine Datenblattansicht zum Bearbeiten eines begrenzten Satzes von Spalten, ähnlich wie eine Tabelle.

Was Sie sehen, ist das, was Sie mit diesen Grundformen erhalten. Wenn Sie Felder in mehrere Registerkarten aufteilen oder die Geschäftslogik in Echtzeit darauf ausführen müssen, müssen Sie weiterlesen. Und obwohl theoretisch eine Liste Millionen von Elementen speichern kann, können Sie in jeder Ansicht nur auf bis zu 5.000 Elemente zugreifen (in Wirklichkeit sind die Zahlen viel niedriger, bevor sich die Leistung erheblich verschlechtert).

SharePoint Designer

Das Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars in SharePoint Designer ist relativ einfach. Sie nehmen eine vorhandene SharePoint-Liste und verwenden Designer, um eine neue zu erstellen.aspx-Seite, die das Formular rendert und steuert. Es gibt Dateien, die von einer Liste zum Erstellen von Formularen verwendet werden, jeweils eine zum Hinzufügen, Bearbeiten und Anzeigen. Diese befinden sich im selben Ordner wie die zugeordnete SharePoint-Liste. Mit Designer können Sie Felder basierend auf bestimmten Kriterien ein- oder ausblenden, das Layout ändern, verschiedene Arten von Datensteuerelementen verwenden, Rich Text und Grafiken hinzufügen und bei Bedarf mit dem vom Formular verwendeten Code arbeiten.

SharePoint Designer ist ein vollständiges Website-Bearbeitungstool, mit dem Sie direkt mit SharePoint-Dateien und -Eigenschaften arbeiten können. Sie können es kostenlos von Microsoft herunterladen. Neben Formularen können Sie Workflows mit einem einfachen Assistenten erstellen, die Master-Designseiten ändern und direkt mit Code arbeiten. Sie müssen kein Programmierer sein, um das Tool zu verwenden, aber Sie müssen die Grundlagen verstehen, wie SharePoint strukturiert ist und Dateien speichert. Sie können Ihre Formulare mehr anpassen als nur mit Listen, aber wahrscheinlich nicht alles, was Sie wollen – es sei denn, Sie können benutzerdefinierten Code schreiben. Sie haben dann die volle Kontrolle über die ASPX-Seite, die das Formular und den gesamten HTML-Code verwaltet, sodass Sie eine viel bessere UX erstellen können.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Formulars in SharePoint Designer finden Sie in diesem anderen Artikel.

InfoPath

InfoPath ist Microsofts spezielles Tool zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen. Mit wenig oder gar keiner Codierung können Sie damit komplexe Formulare erstellen, die auf viele Datenquellen zugreifen können, um sie hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Sie können mehrere Ansichten innerhalb eines Formulars erstellen und auswählen, welche beim Öffnen des Formulars angezeigt wird. InfoPath erfordert jedoch Forms Services, die nur mit SharePoint Enterprise geliefert werden. Wenn Sie die Standard Edition oder WSS verwenden, müssen Sie ein Upgrade durchführen oder das separate Forms Server-Produkt erwerben.

Im Gegensatz zu SharePoint Designer ist InfoPath nur ein Formularbearbeitungstool und bietet keine zusätzlichen Webseitenbearbeitungsfunktionen. Es ist nicht sehr intuitiv zu bedienen und Sie sind auf die Funktionalität beschränkt, die es bietet, was jedoch die meisten Geschäftsanforderungen abdeckt.InfoPath funktioniert gut mit strukturierten Daten und kann große Textfelder, Berechnungen, Geschäftslogik und integrierte Workflows verarbeiten. Sie können jedoch jeweils nur ein Element bearbeiten.

Visual Studio

Visual Studio ist Microsofts integrierte Entwicklungsumgebung und kann verwendet werden, um alles zu entwickeln, von Windows Mobile-Apps bis hin zu Websites. Es ist ein Software-Entwickler-Tool und ist weit außerhalb der Reichweite eines Nicht-Programmierers. Wie SharePoint Designer kann es verwendet werden, um die Funktionalität und das Layout der Standardlistenformulare von SharePoint zu erweitern, und es kann verwendet werden, um InfoPath-Lösungen zu erweitern.

Der Himmel ist jedoch die Grenze, wenn es um Möglichkeiten geht. Alle Einschränkungen, auf die Sie bei anderen Formularwerkzeugen gestoßen sind, können mit Visual Studio behoben werden. Ein erfahrener Softwareentwickler kann alle Funktionen erstellen, die Sie auf einer Website oder Anwendung gesehen haben.

Der Himmel ist auch die Grenze, wenn es um Kosten geht. Visual Studio ist die Tür zur vollständigen Softwareentwicklung, die teuer ist. Ohne Projektmanagement können relativ einfache Projekte durch missverstandene Anforderungen und Scope-Creep teuer werden. Benutzerdefinierte Software kann auch schwierig zu warten sein, wenn sie nicht gut dokumentiert ist.

Access 2010

Microsoft Access, das Datenbanktool, das im Lieferumfang von Office Professional 2010 enthalten ist, kann jetzt mit SharePoint verwendet werden. Neben der Möglichkeit, eine Access-Datenbank in SharePoint zu veröffentlichen, können Sie tatsächlich eine Web-zugängliche benutzerdefinierte Formulare in Access erstellen, die SharePoint-Listen verwenden. Access wurde zu einer der beliebtesten Desktop-Datenbanken, indem es Nicht-Programmierern die Möglichkeit gab, Komplettlösungen zu erstellen, einschließlich umfangreicher Formulare mit anpassbaren Funktionen. Diese Funktionalität kann nun in SharePoint veröffentlicht werden.

Mit Access können Sie verschiedene Arten von Formularen konfigurieren, einschließlich Einzelelementansicht, Mehrfachansicht und Datenblattansicht. Außerdem bieten seine Abfragefunktionen mehr als nur in Listen verfügbar. Sie können Access auch verwenden, um die Kapazitätsbeschränkungen von Listen zu umgehen, indem Sie die Daten in einer Access-Datenbank speichern. Dadurch erhalten Sie jedoch weniger flexible Berechtigungen im Vergleich zu Listen, in denen Sie Berechtigungen pro Site, Liste und Element festlegen können. Sie können den Workflow auch nicht in Ihre Artikel integrieren. Jeder Benutzer, der Access Forms verwendet, benötigt auch eine Microsoft Office Professional-Lizenz.

Weitere Informationen zur Verwendung von Access in SharePoint finden Sie hier.

Excel

Jetzt, da SharePoint Office Web Applications integrieren kann, speichern Sie die Tabelle in einer SharePoint-Bibliothek und öffnen Sie sie im Browser anstelle des vollständigen Excel-Desktopclients. Dies eröffnet eine großartige Option zum Bearbeiten von Inhalten in einer tabellenkalkulationsähnlichen Oberfläche. Es stehen mehrere Excel-Funktionen zur Verfügung, z. B. Einfrieren von Fenstern, Funktionen für Berechnungen und Datenvisualisierungen.

Auf der anderen Seite kann nur eine Person die gesamte Tabelle gleichzeitig bearbeiten, und das Erstellen von Ansichten ist immer noch ein manueller Aufwand, da es sich schließlich immer noch um eine Tabelle handelt.

Drittanbieter

Es gibt mehrere Tools von Drittanbietern, die die Funktionslücken in den nativen Formularerstellungstools von SharePoint schließen oder die dies erleichtern. Unser Produkt Pistachio wurde beispielsweise entwickelt, um Nicht-Programmierern bei der Erstellung funktionsreicher Formulare in SharePoint zu helfen. Anstatt jedoch einen statischen Veröffentlichungsansatz zu verwenden, erstellt das Pistazien-Webpart das Formular bei jeder Verwendung im laufenden Betrieb – es erhält seine Konfiguration von einem zentralen Ort, an dem Änderungen am Formular sofort vorgenommen werden können. Hier sind ein paar weitere Features: Pistazien-Tour.