Organisationskommunikation ist ein Prozess, durch den Menschen Verhaltensweisen und Symbole (ob verbal oder nonverbal) konstruieren, verwalten und interpretieren, sowohl absichtlich als auch unbeabsichtigt durch Interaktion (vermittelt oder direkt) innerhalb und über bestimmte organisatorische Kontexte hinweg.Eine Suche im Oktober 2000 nach Publikationen, die „organiz-“ und „communicat-“ enthielten, ergab mehr als 2.000 Bücher oder Zeitschriften im Online-Katalog der Library of Congress und mehr als 630 Doktorarbeiten in der Dissertations Abstract Database. ABI / Inform, die Online-Datenbank für Unternehmen und Organisationen, umfasste fast 1.300 Artikel, die entweder mit „Organisation“ und „Kommunikation“ als Betreff indiziert wurden, und fast 200 Artikel mit den beiden Wörtern im Artikeltitel. Darüber hinaus zeigen viele Umfragen, dass Manager Kommunikation zu den wertvollsten Fähigkeiten zählen, die neue und erfahrene Mitarbeiter haben sollten.Organisatorische Kommunikation kann auf einer Vielzahl von Ebenen stattfinden, einschließlich zwischenmenschlicher und dyadischer Interaktion, kleiner Gruppen oder Teams, großer Meetings und innerhalb oder über Organisationsabteilungen oder -einheiten, ganzer Organisationen, Industriezweige und nationaler Grenzen hinweg. Diese Mitteilung kann bestimmte Inhalte hervorheben (z. B. ein Memo, das einige Informationen enthält) oder die Art der Beziehung hervorheben, was als „Metakommunikation“ bezeichnet wird (z. B. das gleiche Memo, das betont, dass die Person, die die Informationen bereitstellt, eindeutig der Experte ist und der Leser Anweisungen befolgen sollte). Der Schwerpunkt der Kommunikation kann auf wirtschaftlichen oder sozialen Aspekten, auf administrativen oder operativen Funktionen sowie auf der Verbreitung oder dem Empfang liegen.
Organisationstheorien und die Rolle der Kommunikation
Verschiedene Theorien über Organisationen beinhalten unterschiedliche Annahmen über Kommunikation. Die zu Beginn der 1900er Jahre entwickelte „klassische Managementtheorie“ — einschließlich wissenschaftlicher Managementtheorie, Verwaltungsmanagementtheorie und formaler Bürokratietheorie — entstand als Reaktion auf das Wachstum großer Organisationen, die standardisierte Verfahren zur Herstellung hergestellter Materialien durchführten der industriellen Revolution. Die klassische Managementtheorie schlug im Allgemeinen vor, dass Organisationen durch hierarchische Strukturen effizient und erfolgreich sein könnten, Abwärtsfluss von Aufgabeninformationen von Managern zu Arbeitnehmern, Anerkennung der monetären und Sicherheitsmotivationen der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Ignorierung sozialer Beziehungen und persönlicher Ziele, Vermeidung von Mehrdeutigkeit oder Subjektivität von Informationen insbesondere in Regeln und Verfahren, optimale Gestaltung des Arbeitsprozesses, Autorität und Legitimität in hierarchischer Position und nicht in persönlichem und politischem Einfluss, Einstellung und Belohnung von Mitarbeitern auf der Grundlage kompetenz und Aufgabenerfüllung, Arbeitsteilung zur Effizienzsteigerung und Spezialisierung, Erleichterung der horizontalen Kommunikation bei Bedarf, jedoch nur mit Zustimmung der jeweiligen Vorgesetzten, und kontinuierliche Fokussierung auf organisatorische Ziele. In der klassischen Managementtheorie ist die Kommunikation stark strukturiert und hierarchisch, unpersönlich und konzentriert sich nur auf die Ziele der Organisation.Die Theorie der menschlichen Beziehungen entstand nicht so sehr als Ablehnung der klassischen Managementtheorie, sondern als Mittel zur Verwaltung von Beziehungen innerhalb hierarchischer Organisationen. Die berühmten Hawthorne-Studien in den 1920er und 1930er Jahren fanden jedoch heraus, dass Menschen soziale Interaktion und Aufmerksamkeit schätzen. Daher sollte die organisatorische Kommunikation die Entwicklung des Gruppenzusammenhalts und der Zusammenarbeit, der Beziehungen innerhalb und zwischen Arbeitnehmern und Management, der Arbeitszufriedenheit, der Managementfähigkeiten und des Bewusstseins für die Gemeinschaft der Organisation ermöglichen.
Am Ende des Zweiten Weltkriegs erweiterte die Personalwissenschaft die Berücksichtigung sozialer Aspekte, indem sie die Bedeutung einer echten Beteiligung und Beteiligung der Mitglieder betonte. Andere Stränge entstanden, wie die Autoritätskommunikationstheorie, die argumentierte, dass organisatorische Autorität durch ehrliche und offene Kommunikation entwickelt, aufrechterhalten und akzeptiert wird.In den 1960er Jahren konzeptualisierte die Systemtheorie Systeme, die in größere Systeme eingebettet waren und aus kleineren Subsystemen bestanden, die jeweils voneinander abhängig waren, jeweils etwas Größeres als die Summe der Teile schufen und sich jeweils an allgemeinen Prozessen beteiligten. Organisatorische Umgebungen bestehen aus anderen Organisationen, die Inputs für die fokale Organisation bereitstellen, Outputs verwenden und Einschränkungen für diese erstellen. Organisationen können nicht mehr als feste, effiziente Maschinen geführt werden, sondern müssen als organische, adaptive und ständig herausfordernde Prozesse betrachtet werden, die eine ständige Kommunikation innerhalb und über Systemgrenzen hinweg erfordern.Verwandte Konzepte umfassen organisatorische Kommunikationsnetzwerke und -rollen, wie z. B. Gatekeeper (die die Kommunikation zu einem bestimmten Manager oder nach oben durch die Organisation filtern), Verbindungsleute (die die Interaktion zwischen zwei Gruppen vermitteln), Brücken (ein Gruppenmitglied, das die Interaktion mit externen Personen vermittelt), Kosmopolit oder Grenzspanner (einer, der die Umgebung überwacht und neue Informationen in die Organisation bringt), Cliquen (Mitglieder, die mehr miteinander als mit anderen Mitgliedern kommunizieren) und Weinberge und Gerüchtenetzwerke (in denen Mitglieder über informelle und b. soziale Netzwerke über markante, zeitkritische Themen).Kommunikationsstrukturen beeinflussen die Ergebnisse (z. B. zentrale oder dezentrale Netzwerke sind für verschiedene Arten von Aufgaben unterschiedlich geeignet), werden von anderen Faktoren beeinflusst (z. B. wird die Genauigkeit der Aufwärtskommunikation durch das Vertrauen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen moderiert), moderieren andere Beziehungen (z., die Fähigkeit von Organisationen, gut auf Krisen zu reagieren) und sowohl positive als auch negative Einflüsse auf organisatorische Veränderungen wie die Implementierung neuer Medien haben und sowohl positiv als auch negativ beeinflusst werden (Johnson und Rice, 1987). Die Bewertung und Nutzung neuer Organisationsmedien kann durch das Verhalten und die Einstellungen anderer im eigenen Kommunikationsnetzwerk beeinflusst werden (Fulk und Steinfield, 1990).Etwas verwandt mit der Systemtheorie sowie mit neueren Vorstellungen von der interpretativen und interaktiven Natur der organisatorischen Kommunikation ist die Theorie der organisatorischen Sinnfindung (Weick, 1979). Der Zweck der Organisation besteht darin, die Zweideutigkeit oder das Ausmaß, in dem mehrere Interpretationen einer Situation möglich sind, zu reduzieren. Die Natur der Umwelt wird weitgehend durch das konstruiert, was Menschen können, oder wählen zu, „erlassen.“ In dem Maße, in dem das, was aus dieser erlassenen Umgebung ausgewählt wird, zweideutig ist, müssen sich die Menschen entweder auf Interpretationen und Antworten beziehen, die aus früheren Aktivitäten stammen, oder die Situation durch Interaktionen mit anderen verstehen. Gemeinsam, durch vereinbarte Muster der Inszenierung, Interaktion, und Interpretation, Organisationsmitglieder „machen Sinn“ ihrer Welt, damit sie sich auf Verhaltensweisen einlassen können. Häufig, jedoch, Menschen müssen zuerst Maßnahmen ergreifen, bevor sie die Situation verstehen können, was als „retrospektive Sinnfindung“ bezeichnet wird.“Weitere interpretative und kulturelle Konzeptualisierungen betrachten Organisationen als konstituiert und strukturiert nicht durch formale abwärts- oder horizontale Kommunikationsflüsse, sondern durch und in Form von Geschichten, Mythen, Ritualen, Artefakten, Werten, Logos, Marken, selbstverständlichen Verhaltensweisen, Kleidungsstilen und Bürolandschaften. Das heißt, diese kulturellen Symbole sind sowohl Ergebnisse als auch Einflüsse auf Bedeutungen und Verhaltensweisen, sowohl positiv als auch negativ, und entstehen organisch durch die Kommunikation der Mitglieder. Ein eindrucksvolles Beispiel für eine interpretative oder kulturelle Perspektive ist die Organisationsmetapher. Mitglieder können geführt werden, oft implizit, von der „Wurzel“ —Metapher der Organisation – wie Geschäft als „Krieg“.“ Diese Metaphern prägen die Werte und Interpretationen der Mitglieder und damit auch ihre Entscheidungen und Verhaltensweisen. Metaphern vermitteln das Image der Organisation auch ihren Mitgliedern, der Öffentlichkeit, Forschern, Führungskräften und politischen Entscheidungsträgern — wie Maschine, Organismus, Gehirn / Computer, Kultur, politischem System, Gefängnissen, selbstproduzierenden Systemen oder Herrschaftsinstrumenten (Morgan, 1986). Einige Theoretiker wie Stanley Deetz (1992), Michel Foucault (1995) und Dennis Mumby (1988) argumentieren, dass alle organisatorische Macht in den Diskurs eingebettet ist — wer kontrolliert, was im organisatorischen Kontext kommunizierbar ist. Kommunikation ist also nicht nur ein Werkzeug zur Ausübung von Macht; Es ist die eigentliche Form der Macht.Neuere Entwicklungen in der Organisationstheorie konzentrieren sich auf Qualitätsmanagement (wo die Kommunikation mit aktuellen und potenziellen Kunden die entscheidende Quelle des Feedbacks ist, die notwendig ist, um die Organisation zu führen und zu verbessern), Chaostheorie und lernende Organisationen (wo Organisationen komplexe, adaptive, selbstorganisierende Systeme sind, die von reichhaltiger Kommunikation abhängig sind, die Zusammenarbeit, gemeinsames Wissen und ständiges Feedback auf verschiedenen Ebenen fördert) und Netzwerkorganisationen (wo organisatorische Grenzen verschwimmen, wenn Entitäten temporäre Beziehungen für bestimmte ganze Abteilungen veräußern oder auslagern, um die Ressourcen des Marktes zu nutzen, oder sogar virtuelle Organisationen schaffen, die nur im Internet existieren).
Anwendungen der Organisationskommunikation
Motivationstheorien argumentieren, dass Menschen durch hervorstechende Bedürfnisse, die derzeit nicht erfüllt werden (Maslow, 1970), durch Erwartungen an die Wahrscheinlichkeit und den Wert von Ergebnissen (Vroom, 1982) oder durch allgemeine Wahrnehmungen von Erwartungen, Möglichkeiten, Erfüllung und Leistung (Pace und Faules, 1994) zum Handeln beeinflusst werden können. Jeder dieser Prozesse wird durch Kommunikation moderiert oder manifestiert; Erwartungen können beispielsweise durch Kommunikation über Fähigkeiten und Ergebnisse geändert werden.
Organisationsklima- eine Makro-, Organisations-Ebene Wahrnehmung der Umwelt auf der Grundlage der eigenen Erfahrungen mit und Wahrnehmungen von organisatorischen Elementen (wie Arbeit und Managementpraktiken) —beeinflusst eine Vielzahl von Kommunikationsergebnissen (wie offene und genaue Kommunikationsinformationen und Grad der Konsultation bei der Entscheidungsfindung). Kommunikationszufriedenheit – eine Mikrobewertung auf individueller Ebene – stellt das Ausmaß dar, in dem grundlegende Kommunikationsprozesse (wie die Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen, die Medienqualität und die Angemessenheit der Informationen) akzeptabel sind. Sowohl das Klima als auch die Zufriedenheit beeinflussen die Einstellungen und Verhaltensweisen des Einzelnen (Pace und Faules, 1994).Das Konzept der Führung hat sich von einer hierarchischen Rolle, die Entscheidungen trifft und Arbeiter überwacht, zu einer Person entwickelt, die hilft, gemeinsame Bedeutungen und Normen zu konstruieren, Unterstützung und Motivation bietet und die Grenzen der Einheit verwaltet. Verschiedene Studien von Führungsstilen betonen verschiedene Kommunikationsaspekte, von der angemessenen Balance zwischen Aufgaben und persönlichen Beziehungen bis hin zu dem Ausmaß, in dem sich alle Mitglieder an Entscheidungsfindung und Selbstregulierung beteiligen können.Eine weitere Verschiebung ist von festen organisatorischen Positionen und spezialisierten Aufgaben hin zu fließenden Teams und kollaborativen Projekten. Teams sind oft temporäre Gruppen, die bestimmte Fachkenntnisse für ein bestimmtes Projekt zusammenbringen, ihre Aufgabe erfüllen und sich dann zerlegen, um neue Teams zu bilden. Diese Teams können sogar „virtuell“ sein, wobei das Team aus Mitgliedern verschiedener Organisationen besteht, die möglicherweise nur einen Teil ihrer Zeit für jedes von mehreren Teams aufwenden und ihre Teammitglieder möglicherweise nicht einmal persönlich treffen, stattdessen zusammenarbeiten und kommunizieren durch neue Kommunikationstechnologien. Systeme zur Unterstützung von Gruppenentscheidungen und andere Formen von Groupware können verwendet werden, um die Gruppenkommunikation zu verbessern (z. B. durch anonymes Brainstorming), die Teilnahme über zeitliche und räumliche Einschränkungen hinweg zu ermöglichen und verschiedene Entscheidungsinstrumente wie Abstimmungen oder Ranglisten bereitzustellen. Selbst traditionelle Teams müssen gut kommunizieren, um sich in verschiedenen Gruppenentwicklungsphasen weiterzuentwickeln und die notwendige soziale Unterstützung sowie Aufgabenkoordination zu bieten. Die erforderlichen Kommunikationsfähigkeiten für verteilte und virtuelle Teams sind größer, zumal die Teammitglieder immer vielfältiger werden — aus verschiedenen Regionen, Organisationen, Berufen und Kulturen – und da die Mitglieder häufiger zwischen Teams wechseln und sich an neue Teams anpassen müssen.Konfliktmanagement und Verhandlung sind grundlegend Kommunikationsprozesse, da sie tief in die Sprache, Informationen und Interpretationen eingebettet sind, die jedem der Teilnehmer zur Verfügung stehen und von ihm geschätzt werden. Es gibt formale und strategische Kommunikationsstile, die erfahrene Verhandlungsführer in unterschiedlichen Kontexten für unterschiedliche Ziele anwenden.
Schreiben, Sprechen in der Öffentlichkeit und in der Gruppe, kritisches Denken, der Einsatz neuer Medien und die Präsentation von Berichten und Ergebnissen gewinnen an Bedeutung. Die Arbeit mit anderen, insbesondere in Management- und Führungsrollen, erfordert ein gutes Zuhören und nonverbale Kommunikationsfähigkeiten, ein Verständnis für überzeugende Botschaften, Vertrautheit mit neuen interaktiven Multimedia-Inhalten, Interviews, Vorbereitung und Bewertung von Lebensläufen, Lesen und Bewerten von Forschungsberichten, Verständnis der Verwendung und Bewertung von Online-Informationen und Datenbanken und Verwaltung vermittelter Interaktionen, z. B. durch Videokonferenzen oder Online-Diskussionsgruppen.Andere Bereiche der Organisationskommunikation umfassen Öffentlichkeitsarbeit, interkulturelle Interaktion, Leistungsbewertung, Training, Sozialisation, Entscheidungsfindung, Innovation, Globalisierung, Emotionen, Kleidungsdesign und -auswahl sowie Bürodekoration. Fast jede organisatorische Kommunikation hat ethische und rechtliche Auswirkungen auf Dinge wie Belästigung, Diskriminierung, Gerechtigkeit, kulturelle Vielfalt, Geschlechterrollen, Rassismus, Einstellungs- und Beförderungsvorurteile, falsche oder irreführende Werbung und sogar Kündigung und Ruhestand.
Siehe auch:Verbreitung von Innovationen und Kommunikation; Internet und World Wide Web; Netzwerke und Kommunikation; Organisationskommunikation, Karriere in; Öffentlichkeitsarbeit.
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Ronald E. Rice