In diesem Blog spreche ich oft über den Projektpriorisierungsprozess und die beste Methode zur Implementierung. In diesem Artikel möchte ich einige Ideen teilen, wie Sie die Priorisierungsmatrix verwenden können, um Projekte so zu priorisieren, dass Sie eine Chance auf Erfolg haben.

Was ist eine Priorisierungsmatrix?

Eine Priorisierungsmatrix ist ein einfaches Tool, mit dem Sie eine Reihe von Kriterien erstellen (die Ihren Geschäftszielen zugeordnet werden sollen) und diese verwenden, um Ihre Projekte zu bewerten. Warum? Nun, Sie versuchen herauszufinden, welche Projekte am wichtigsten sind, damit Sie sie priorisieren können.

Es ist ziemlich einfach im Konzept, aber es kann wirklich schwierig sein, es gut zu machen.

Es ist nicht die Mathematik, die schwierig ist (und hier konzentrieren sich die meisten Artikel über Priorisierungsmatrizen), es ist alles menschliche Zeug…

Vorteile der Priorisierungsmatrix

Prinzipiell ist eine Priorisierungsmatrix einfach zu bedienen und zur Entscheidungsfindung zu nutzen. Die meisten Unternehmensleiter können das Konzept einer gewichteten Punktzahl in einer Tabelle verstehen.

Sobald Sie Ihre Tabelle haben, ist es einfach, die Kriteriengewichte zu optimieren und die Auswirkungen auf Ihr Ranking sofort zu sehen.

Ihre Prioritätsmatrix spuckt auch eine saubere, eindeutige Nummer für „Priorität“ aus. Dies ist etwas, das jeder verstehen und beziehen kann.

Priorisierungsmatrix für Projekte

Werfen wir einen Blick darauf, wie die Projektpriorisierungsmatrix normalerweise eingesetzt wird.

Zunächst definieren Sie eine Reihe von Kriterien, anhand derer Sie Projekte bewerten. Diese Kriterien sollten Ihre Geschäftsziele widerspiegeln. Sie sollten dann diese Kriterien gewichten – normalerweise geben die Leute jedem eine prozentuale Gewichtung.

Als nächstes bewerten Sie Ihre Projekte. Sie müssen jedes Projekt anhand jedes Kriteriums bewerten, aber Sie müssen eine geeignete Skala finden.

In der Entscheidungswissenschaft sprechen wir über die Normalisierung von Scores. Dies bedeutet, dass entweder für alle Kriterien dieselbe Skala (z. B. 1-5 Skala) verwendet wird oder einige Berechnungen durchgeführt werden, um die Punktzahlen in „normalisierte Punktzahlen“ umzuwandeln – ich werde hier nicht darauf eingehen, wie Sie dies tun, aber beachten Sie diesen Schritt – viele Leute vermissen es und es verursacht Probleme.

Jetzt haben Sie Ihre gewichteten Kriterien und Ihre Punktzahlen für jedes Projekt, Sie können die gewichtete Punktzahl für jedes Projekt berechnen, indem Sie eine ziemlich einfache Berechnung durchführen:

(Gewicht von Kriterium 1 x Punktzahl von Kriterium 1) + (Gewicht von Kriterium 2 x Punktzahl von Kriterium 2) + (Gewicht von Kriterium 3 x Punktzahl von Kriterium 3) + …..

Fahren Sie fort, bis Sie die gewichteten Punktzahlen für alle Kriterien addiert haben … und das war’s. Sie haben eine Prioritätsbewertung für Ihr Projekt … und Sie können die gleiche Berechnung für das nächste Projekt durchführen.

Natürlich möchten Sie dies wahrscheinlich in einer Tabelle tun. Dieses Beispiel (das Sie hier herunterladen können) zeigt Ihnen, wie die Mathematik aussieht.

Probleme mit der Projektpriorisierungsmatrix

Das Kernproblem wird durch seine Hauptvorteile verursacht – die Priorisierungsmatrix ist ein Werkzeug, das schnell und einfach zu bedienen ist… was in Ordnung ist, wenn Entscheidungen nicht sehr wichtig sind. Wenn Sie kurze Aufgaben priorisieren, Dinge, die langfristig keine großen Auswirkungen haben, dann ist das in Ordnung.

Aber Projekte sind keine Aufgaben.

Projekte sind größer und die Konsequenzen, wenn man die falschen auswählt, können spektakulär sein.

Wenn Sie beispielsweise die falschen Projekte auswählen, kann sich die Ausfallrate Ihres Projekts um etwa 30% erhöhen. Das scheint eine ziemlich bedeutende Konsequenz zu sein (sehen Sie sich diese Infografik an, um die Auswirkungen der Ausrichtung von Projekten auf die Strategie zu sehen).

Schauen wir uns also an, warum die Projektpriorisierungsmatrix fehlschlägt und was wir tun können, um das Problem zu beheben.

1. Keine Ausrichtung auf Kriterien

Sehr oft stellt ein Team, das „Ressourcen besitzt“, eine Prioritätsmatrix zusammen, um herauszufinden, was es zuerst angehen sollte.

Das Problem ist, dass dieses Team nicht der „Kunde“ ist. Diese Projekte existieren, um Ihre „Kunden – Stakeholder“ zu unterstützen, und sie sollten diejenigen sein, die die Kriterien auswählen.>

Natürlich können Sie den „Prozess“ der Auswahl von Kriterien selbst bestimmen – führen Sie beispielsweise einen Brainstorming-Workshop durch -, aber Ihre Stakeholder sollten die Auswahl der Kriterien selbst bestimmen.

2. Kein Prozess zum Festlegen von Gewichten

Ihre Kriterien sind nicht alle gleich wichtig.

Wenn Sie 5 Stakeholder fragen, welches Gewicht Sie auf die Kriterien legen sollen, erhalten Sie wahrscheinlich 10 Antworten!

Ohne eine Einigung darüber ist Ihre Projektpriorisierungsmatrix bedeutungslos.

Sicher, es wird Ihnen einige Zahlen geben, aber diese Zahlen werden Ihren Stakeholdern nicht vertraut (oder sogar relevant). Also ja, Sie können Priorisierungsentscheidungen treffen, aber Sie werden keine Entscheidungen treffen, die Ihren Stakeholdern tatsächlich helfen.Aus diesem Grund haben Forscher herausgefunden, dass Methoden wie die Priorisierungsmatrix nicht wirklich funktionieren. Tatsächlich gibt es nur zwei Methoden zur Priorisierung von Projekten, die funktionieren – AHP und DEA. Lesen Sie mehr: Die besten Methoden und Techniken zur Projektpriorisierung

Sie können dieses Problem beheben, indem Sie eine Projektpriorisierungssoftware verwenden, um AHP (was für den analytischen Hierarchieprozess steht) zum Front-End der Mathematik der Priorisierungsmatrix hinzuzufügen.Mit AHP können Sie einen starken und klaren Konsens zwischen den Stakeholdern aufbauen. Dies führt zu einer Reihe von gewichteten Kriterien, die die Stakeholder besitzen, denen sie vertrauen und die sie schätzen.

3. Gebrochene Zusammenarbeit beim Scoring

Wenn Sie ein Projekt anhand eines Kriteriums wie „Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit“ bewerten, müssen Sie ein subjektives Urteil fällen. Einige Leute könnten die „Auswirkungen“ des Projekts als „groß“ und andere als „unbedeutend“ betrachten.

Wenn Sie keinen Mechanismus haben, um dies zu lösen, um verschiedene Stakeholder zusammenzubringen, um subjektive Urteile zu fällen, dann werden Ihre Ergebnisse am Ende völlig bedeutungslos sein … zumindest werden sie für Ihre Stakeholder bedeutungslos sein.

Einige Ihrer Ergebnisse werden „harte Zahlen“ sein. Zum Beispiel sind der „Barwert“ oder die „Anzahl der betroffenen Systeme“ harte Zahlen, aber irgendwie muss man diese Daten von dem „Fachexperten“ erhalten, der sie hält. Dies beinhaltet in der Regel viel Jagen und dann Ausschneiden und Einfügen in Tabellenkalkulationen.

Dies braucht nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig, wenn Sie Daten von einem Ort zum anderen kopieren. Es ist auch üblich, dass Daten veraltet sind.

Ein Online-Umzug mit einem System wie TransparentChoice kann wirklich hilfreich sein.

Mit TransparentChoice können Sie mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten, um einen Konsens über subjektive Urteile (z. B. „Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit“) zu erzielen. Indem Sie verschiedene Stakeholder einbeziehen und einen Teil dieser Zusammenarbeit automatisieren, können Sie diesen Konsens schnell und einfach aufbauen.

Wenn Sie bei der Bewertung von Projekten nicht effektiv zusammenarbeiten, werden Ihre priorisierten Bewertungen nicht „vertrauenswürdig“.

4. Punktebasierte Entscheidungen

Wenn Sie kleine taktische Elemente (Aufgaben, Wartungselemente usw.) priorisieren.), können Sie normalerweise die „Punktzahl“ aus Ihrer Matrix verwenden, um die Arbeit zu priorisieren. Die Aufgabe mit der höchsten Punktzahl zu übernehmen, ist normalerweise eine gute Regel.

Projekte sind unterschiedlich.

Es gibt Projekte, die Ihnen helfen, strategischere Geschäftsziele zu erreichen. Sie konkurrieren um Ressourcen und Budget. Manchmal gibt es Abhängigkeiten zwischen Projekten und die ganze Entscheidung ist normalerweise ziemlich politisch. Dies bedeutet, dass Sie Ressourcen über verschiedene Abteilungen hinweg ausbalancieren müssen, unterschiedliche Geschäftsziele, etc …. und das alles, während Sie Ihre verschiedenen Ressourcenbeschränkungen und Ihr Budget verfolgen.

Sie könnten dies in Tabellenkalkulationen tun, aber wenn Sie mehr als 5 oder 10 Projekte haben, wird es sehr schnell sehr kompliziert.

Mit guter Software wie TransparentChoice können Sie nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die Kosten für jedes Projekt verfolgen. Es ermöglicht Ihnen, die Projekte über Geschäftstreiber hinweg auszugleichen und gleichzeitig Ihre unterschiedlichen Ressourcenbeschränkungen zu verfolgen. Es verfolgt sogar Projektabhängigkeiten für Sie (so dass Sie ein Projekt niemals genehmigen, ohne zuerst seine „Vorgänger“ zu genehmigen).

Und Sie können alles in einem praktischen Dashboard tun.

Zusammenfassung

Die Priorisierungsmatrix ist eine beliebte Methode, um Entscheidungen zu treffen, aber die Verwendung für die Projektpriorisierung und -auswahl ist möglicherweise nicht sehr effektiv.

Die Konzepte dahinter sind solide – wir wollen die Ausrichtung auf unsere Ziele maximieren und verwenden dazu eine gewichtete Wertung -, aber die Praxis bleibt in der Regel in Bereichen wie:

• Definition der geeigneten Kriterien
• Gewichtung dieser Kriterien (mit Stakeholder-Buy-In)
• Zusammenarbeit, um Projekte schnell und „genau“ zu bewerten
• Andere Faktoren als „Score“ ausgleichen

Software wie TransparentChoice kann Ihnen helfen, die Ideen der Projektpriorisierungsmatrix auf eine neue Ebene zu heben, was zu einem Portfolio von Projekten führt, die eine stärkere Unterstützung durch die Stakeholder und damit höhere Erfolgsraten genießen.

Mehr erfahren

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Projekte wie ein Profi priorisieren können, ist dieser Blog ein guter Ausgangspunkt: Wie Sie Projekte priorisieren. Außerdem haben wir diesen ultimativen Leitfaden zur Projektpriorisierung und -auswahl für Sie erstellt.