Die unheimliche Rolle des Präsentations-Handouts
Hier ist eine mutige Aussage: Ich glaube, dass das druckbare Präsentations-Handout die Ursache dafür ist, warum das Publikum auf der ganzen Welt während der Präsentationstreffen einschläft.
Glauben Sie mir nicht? Betrachten Sie Folgendes:
Während meiner Myth-Busting-Keynote „Get Their Attention“ setze ich mein Publikum der Philosophie „Eine Idee pro Folie“ aus, die von renommierten Präsentationsexperten wie Garr Reynolds, Nancy Duarte und Guy Kawasaki verwendet wird. Damit soll das gängige Muster des Verpackens von Folien mit Aufzählungszeichen durchbrochen werden.
Warum? Denn während einer Live-Präsentation kann das menschliche Gehirn nur eine Idee gleichzeitig verstehen und verliert schnell die Aufmerksamkeit, wenn es mit Tonnen von Aufzählungspunkten bombardiert wird. Dies führt unweigerlich zu einem Foliendeck, das für eine Live-Präsentation viel effektiver, aber auch viel länger ist.
Es gibt eine Frage, die mir zuverlässig gestellt wird, wo ich weiß, dass meine Antwort die Augenbrauen hochziehen wird:
„Wie gehen Sie mit Präsentations-Handouts um? Ich kann kein 120-Folien-Deck mit einem Wort pro Folie als Präsentations-Handout für die Leute verschicken, die nicht da waren …“
Und sie haben Recht. Ich verstehe den Schmerz und das Leid hinter dieser Frage nur zu gut. Und diese Frage stellt ein wichtiges Glied in der Kette des Präsentationsmissbrauchs dar, den ich seit über zehn Jahren in Unternehmensorganisationen beobachte.
Folglich ist mein Publikum nie ganz bereit für meine Antwort, die lautet:
Ich verteile meine Live-Präsentationsfolien niemals als Handout nach einer Präsentation. JEMALS.
Cue verwirrte / verstörte Blicke / Mistgabeln.
Ja, ich weiß. Es gibt Leute, die nicht an dem Treffen teilgenommen haben und wissen müssen, was passiert ist. Und es gab Leute auf dem Treffen, die überprüfen wollen, was sie gelernt haben. Sie müssen nach dem Meeting etwas senden.
Ich bin anderer Meinung. Ich sende meine Live-Folien einfach nicht als Präsentations-Handout. Ich kann es mit einer kurzen Geschichte erklären.
Eine unerwartete Präsentations-Handout-Lektion von Seth Godin
Wenn Sie ein digitaler Vermarkter und Präsentationsjunkie sind, ist es so nah wie möglich an einer professionellen religiösen Erfahrung, Seth Godin vor einem intimen Publikum von 100 zu sehen.
Ich hatte ein solches Privileg, als ich 2013 am ClickTale Forum teilnahm. Unter den herausragenden Rednern war es Godin der Große, der mit seinen Überlegungen über den Tod des Massenmarketings und die Geburt des individualisierten Stammes die Show wirklich gestohlen hat.
Als sich der schillernde Goldstaub von seinem Vortrag absetzte, war ich schockiert, als sie ihn für Q&A öffneten.
Jemand anderes glaubte es. Ein junger Herr vorne hob aufgeregt die Hand, rief Lord Godin auf sich aufmerksam zu machen und fragte:
„Schicken Sie uns Ihre Präsentationsfolien?“
Platten stürzten ab, Autos kreischten zum Stillstand. Ein nervöses Kichern ging durch das Publikum, und ich beobachtete Seths neugierigen Gesichtsausdruck und eine Pause. Er hätte Seth genauso gut bitten können, das Gelee weiterzugeben.
Es war keine ungewöhnliche Frage; Sie wurde in jedem Meeting, jeder Konferenzpräsentation, jedem Workshop und jedem Webinar gestellt, an dem ich je teilgenommen habe.
Aber ich wusste in diesem Moment, dass seine Frage die erste Regel von Slide Club gebrochen hatte: Du bittest Seth Godin nicht, dir seine Folien zu schicken.
Seths Antwort war so genau, dass es für alle im Publikum zu einem lehrreichen Moment wurde. Er sagte etwas in der Wirkung von: „Ich schicke den Leuten nicht meine Folien. Ohne mich hättest du keine Ahnung, was sie bedeuten. Ich bin dein Führer.“
Boom.
Warum ich es vermeide, meine Präsentationsfolien per E-Mail zu versenden
Hier ist der Grund für unsere Präsentations-Handout-Philosophie, schlicht und einfach: Wenn Sie ein Dokument erstellen, das sowohl Ihren Live-Teilnehmern als auch Ihren E-Mail-Empfängern dient, unterbieten Sie beide Zielgruppen.
Ein gut gestaltetes Live-Präsentationsdeck benötigt Sie, um das Publikum durch Ihre Erzählung zu führen. Aber je besser Sie Ihre Live-Folien gestaltet haben, desto weniger Sinn machen sie für ein Offline-Publikum.Auf der anderen Seite wird ein überfülltes, textlastiges Präsentations-Handout die Aufmerksamkeit Ihres Publikums verlieren und seine Live-Erfahrung opfern.
Und für mich steht die Live-Präsentation im Vordergrund, denn dort können Sie als Partner mit Ihren Teams und Kunden wirklich glänzen.
Leider sind wir als (beschäftigte / überarbeitete / Überkapazitäten) kollektive Unternehmensgemeinschaft dem Versenden einer überstürzten Kopie von textlastigen Präsentationsfolien als Standardpraxis erlegen.
Dieser Bericht mitten auf der Straße ist das, was Präsentationsgottheit Garr Reynolds „The Slideument“ geprägt hat. Er erklärt in seiner bahnbrechenden Präsentationsbibel Presentation Zen:
„Folien sind Folien. Dokumente sind Dokumente. Sie sind nicht dasselbe … das Slideument ist nicht effektiv und es ist nicht effizient und es ist nicht hübsch. Der Versuch, Folien sowohl als projizierte Grafiken als auch als eigenständige Handouts zu verwenden, führt zu schlechten Grafiken und schlechter Dokumentation.“
~ Garr Reynolds
Und hier ist seine Begründung für die Dual-Document-Doktrin:
„Wenn Sie während der Vorbereitungsphase ein richtiges Handout als Leave-Behind für Ihre Präsentation erstellen, werden Sie sich nicht gezwungen fühlen, in Ihrem Vortrag alles über Ihr Thema zu sagen. Wenn Sie ein richtiges Dokument vorbereiten, können Sie sich auf das konzentrieren, was für Ihr bestimmtes Publikum an Ihrem bestimmten Tag am wichtigsten ist.“
~ Garr Reynolds
Fellow Präsentation Guru Nancy Duarte von Duarte stimmt eloquent in ihrem unglaublichen Buch slide:oligy:
„Das Publikum wird entweder Ihre Folien lesen oder Ihnen zuhören. Sie werden nicht beides tun. Fragen Sie sich also: Ist es effektiver, wenn sie zuhören, oder effektiver, wenn sie lesen?“
~ Nancy Duarte
Tatsächlich zitiert Nancy Seth Godin in ihrem Buch über die Gefahr, Slideduments einem Live-Publikum zu präsentieren:
„Bei der Kommunikation geht es darum, andere dazu zu bringen, Ihren Standpunkt einzunehmen … wenn Sie nur eine Datei mit Fakten oder Zahlen erstellen möchten, brechen Sie das Meeting ab und senden Sie einen Bericht ein.“ ~ Seth Godin
Und da schließt sich der Kreis. Und aus diesen Gründen sende ich zwei Dokumente: eines für meine Live-Show und eines für meine Nichterscheinen.
Jetzt weiß ich, was du denkst:
Ich weiß, dass du in Bergen von Zahlenknirschen und unvernünftigen Fristen begraben bist. Aber fürchte dich nicht, junge Heuschrecke; Ich würde diese konventionelle Philosophie nicht ohne eine praktische Lösung auf dich fallen lassen.
Wenn Sie nur 30 – 45 Minuten Ihrer Zeit aufwenden, um beide Ergebnisse gut zu erstellen, wird Ihre harte Arbeit Fortschritte in Ihrem Karriereweg machen, die Sie sonst nicht sehen würden.Was also folgt, ist mein schrittweiser, unpatentierter, streng geheimer Plan, der Sie jetzt töten muss, um ein separates Präsentations-Handout mit weniger als einer Stunde Nacharbeit in PowerPoint zu erstellen.
Die praktische Präsentations-Handout-Lösung
Ich weiß, dass Sie sich der Idee widersetzen, zwei separate Dokumente zu erstellen. Aber ich habe nie gesagt, dass Sie beide von Grund auf neu erstellen.
Aus diesem Grund habe ich beschlossen, eine Technik zu entwickeln, mit der beide aus demselben Live-Präsentationsdokument erstellt werden können.
Dieser Ansatz nutzt eine Technik, die ich lange vor der Präsentation, während des Brainstorming- und Designprozesses verwende. Wenn ich meinen Inhaltsfluss in Google Slides darlege (nach dem ersten Brainstorming zu Post-It-Notizen), diktiere ich meine Diskussionspunkte in das Notizfeld jeder PowerPoint-Folie.
Ich diktiere meine Redebeiträge auf professionelle und dennoch zugängliche Weise, wie ein Gespräch anstelle eines akademischen Vortrags. Which…is wie ich gerne mit meinem Publikum spreche, ob groß oder klein.
Ich benutze Dragon NaturallySpeaking Diktiersoftware, um dies zu tun (eine wahnsinnig nützliche Anwendung). Aber ich benutze auch das Mikrofon in meiner Evernote-App, um Notizen zu diktieren.
Sie können auch einfach Ihre sprechenden Notizen in jedes Feld eingeben. Diese Notizen sind sehr praktisch, wenn Sie meine Präsentation proben und mich während meiner Live-Show führen, wenn ich die Presenter-Ansicht verwenden kann.
Aber das Sahnehäubchen ist, dass meine Live-Sprechnotizen nach der Präsentation zum narrativen Leitfaden für meine Handout-Empfänger werden.
Dies ist ein Beispiel dafür, wie es keine verschwendete Arbeit in meinem Prozess gibt; Wie ich meine Live-Geschichte am Anfang bastle, wird die Geschichte für diejenigen, die nicht da sein konnten. Es ist eine effiziente Technik, die mir viel Zeit spart, während ich die beiden Dokumentenzeilen gehe.P.S. – Diese Technik nutzt die Notizen-Ansicht von PowerPoint. Verwenden Sie NICHT die Handouts-Ansicht. Die Handouts-Ansicht ist für Handouts so mies, dass sie an die Ecke gesendet werden sollte.
Bereit? Los geht’s!
So erstellen Sie das perfekte Präsentations-Handout
Öffnen Sie in Ihrer PowerPoint-Präsentation Ihren Notes Master. Der Notes-Master steuert die globale Formatierung für Ihre Notes-Seiten auf die gleiche Weise, wie der Folienmaster Ihre Folien steuert.
Die Notizen Master ist ähnlich wie die Folie Master (ihre zeit-saving beste freund) in, dass sie ändern können die familie, Farbe und Größe. Sie können auch die Größe der Folie auf den Notes-Seiten anpassen und die Seitenausrichtung ändern.
Hier können Sie auch Ihr Firmenlogo zu jeder Folie hinzufügen, um die Richtlinien zur Verbreitung von Unternehmensinformationen einzuhalten. Hier und nur hier (BITTE NICHT auf Ihren Live-Folien).
Der Notes-Master unterscheidet sich jedoch insofern vom Folienmaster, als Sie nur wenige Formatierungsoptionen außerhalb dessen haben, was ich erwähnt habe. Obwohl Sie Formen und Linien sichtbar hinzufügen oder den Folienrand im Notizen-Master entfernen können, werden die Änderungen nicht auf Ihren Notizen-Seiten angezeigt. Ein bisschen falsche Werbung, aber Sie können diese Elemente jederzeit zu den einzelnen Notizseiten hinzufügen.
Aktivieren Sie als nächstes Seitenzahlen, falls dies noch nicht der Fall ist. Nur bei Handouts und reinen Telefonpräsentationen empfehle ich Seitenzahlen.
Jetzt werden wir jede Folie zu einer Handout-Seite verfeinern. Klicken Sie auf „Master schließen“ und gehen Sie zur ersten Folie, dann zur Seite Ansicht → Notizen.
Formatieren Sie die Notizen, die Sie geschrieben haben, für jede Folie mit fetten, nummerierten Listen. Machen Sie es narrativ, zum Nutzen der Leser. Denken Sie daran, Sie sind nicht da, um sie zu führen, also schreiben Sie Ihre Notizen auf professionelle und dennoch gesprächige Weise.
Fühlen Sie sich frei, einige Folien (wie Abschnittsüberschriften) zu entfernen, wenn eine separate gedruckte Seite keinen Wert liefert.
Konsolidieren Sie einige Folien, wenn Sie der Meinung sind, dass eine einzelne Idee für eine Folie zu spärlich ist. Angenommen, Sie haben drei Folien, die dasselbe Diagramm verwenden, da Sie drei separate Einblicke präsentieren müssen. Denken Sie daran, dass Sie Ihrem Live-Publikum eine Idee nach der anderen präsentieren möchten. Beispiel unten:
Für das Handout kann ich Zahlenanmerkungen konsolidieren und hinzufügen, um sie durch entsprechende Punkte in meinen Notizen zu führen, ohne 3 ganze Seiten zu verbrauchen. Siehe die Notizen Seitenansicht unten:
Hinweis: Alle zusätzlichen Bilder und Anmerkungen, die Sie der Notizenseite hinzufügen, werden nur in der Notizansicht angezeigt.
Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zu Drucken → In PDF drucken → Layout drucken → Notizseiten auswählen.
Fertig! Es wird ein paar Versuche dauern, um das Endprodukt richtig zu machen, aber sobald Sie den Dreh raus haben, werden Sie die Handout-Anfrage nie wieder schwitzen!
Laden Sie Ihre kostenlose Präsentations-Handout-Vorlage herunter
Da Sie die Bienenknie sind, gebe ich Ihnen meine kostenlose praktische + perfekte Präsentations-Handout-Vorlage, die Sie durch all diese Schritte führt.
Klicken Sie auf das Bild unten, um Ihre Kopie zu erhalten:
Abschließende Gedanken zu Präsentations-Handouts
Ich hoffe, dieser Beitrag nur eine Lösung für dieses uralte Dilemma. Ich sage keineswegs, dass es der beste Weg ist; Dieser Prozess ist nicht Set-it-and-forget-it und erfordert einige zusätzliche Zeit und Gedanken.
Aber es ist eine praktische, wiederholbare Methode, die mehrere integrierte Schritte in meinem vertrauenswürdigen Präsentations-Handout-Prozess nutzt.
Ich habe mit dieser Methode hervorragende Ergebnisse mit meinen Kunden und Teams erzielt, die nicht teilnehmen konnten, ohne das Live-Konzerterlebnis für diejenigen zu opfern, die es waren. Ich habe dies auch verwendet, um Handouts für Konferenzpräsentationen für Sitzungsteilnehmer mit großer Wirkung zu erstellen.
Dieser Beitrag wurde von einem kürzlich erschienenen Beitrag zur Präsentationshandout-Philosophie meines Freundes Cole Nussbaumer Knaflic über Storytelling mit Daten inspiriert, in dem sie einige hilfreiche Tipps zum Erstellen eines Präsentationshandouts gibt.
Und wenn man bedenkt, wie allgegenwärtig dieses Dilemma für Praktiker und professionelle Redner ist, ist es definitiv an der Zeit dafür.
Werden Sie versuchen, ein separates Präsentations-Handout zu erstellen?
Bildnachweis:
Seth Godin