Diese Notizen stammen aus fünf erfolgreichen Jahren des Open Data Day DC und anderer bürgerlicher Hackathons, die ich durchgeführt, gesponsert oder an denen ich teilgenommen habe.

Die Ideen wurden von vielen Einzelpersonen inspiriert, insbesondere von den Mitorganisatoren des Open Data Day DC Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend und Julia Bezgacheva sowie Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann und Greg Bloom.

Was ist ein Hackathon?

Definiert

Ich definiere „Hackathon“ sehr breit:

• Hacking ist kreative Problemlösung. (Es muss keine Technologie sein.)
• Ein Hackathon ist eine Veranstaltung von beliebiger Dauer, bei der Menschen zusammenkommen, um Probleme zu lösen. Die meisten Hackathons, die ich durchgeführt habe, haben auch einen parallelen Track für Workshops.

Die Teilnehmer bilden in der Regel Gruppen von etwa 2-5 Personen, nehmen ihre Laptops heraus (wenn die Veranstaltung zum Thema Technologie steht) und tauchen in Probleme ein. Trainingsworkshops sind eine großartige Parallelstrecke, insbesondere für Neulinge, aber auch für alle Teilnehmer.

Positive Energie

Hackathons haben einen schlechten Ruf bekommen, weil einige eine ungesunde Wettbewerbsstruktur haben und unrealistische Erwartungen setzen. Führen Sie keinen solchen Hackathon durch und Sie sind auf dem richtigen Weg. Hier sind die Ziele, an die ich denke:

• Stärkung der Community, für die der Hackathon gedacht ist.
• Seien Sie herzlich willkommen für Neuankömmlinge in der Gemeinschaft.
• Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, etwas Neues zu lernen.
• Geben Sie den Teilnehmern Raum und Zeit, um bei Problemen, an denen sie interessiert sind, Fortschritte zu erzielen.

Erwarten Sie nicht, dass Sie am Ende des Hackathons tatsächlich ein Problem gelöst haben. Probleme im wirklichen Leben sind schwer! Stellen Sie sich den Hackathon als Boxenstopp auf einer langen Reise vor, um Probleme zu lösen, oder als Trainingseinheit, um die Teilnehmer auf die Lösung von Problemen vorzubereiten.

Da Sie kein Problem lösen werden, üben Sie keinen unrealistischen (und ungesunden) Druck auf Ihre Teilnehmer aus. Bleiben Sie nicht die ganze Nacht auf, pumpen Sie die Teilnehmer nicht mit Koffein und machen Sie keine Gewinner und Verlierer. Bei meinen Hackathons gab es nie Bier, Wettbewerbe oder Zeitdruck. Die Teilnehmer sollten voller Energie kommen und mit positiver Energie begrüßt werden.

Warte — vielleicht ist ein Hackathon nicht das Richtige

Meine Notizen unten sind hauptsächlich logistisch und gehen von einem technologiezentrierten Ansatz aus. Ich halte es für selbstverständlich, dass Sie einen Hackathon durchführen möchten. Aber lesen Sie so denken Sie, dass Sie einen Hackathon laufen wollen? Think Again von Laurenellen McCann für Gedanken über andere (und manchmal bessere) Möglichkeiten, eine Community zu engagieren.

Erwägen Sie auch, Ihre Veranstaltung nicht als „Hackathon“ zu bezeichnen. Nicht jeder wird wissen, was du meinst, und „Hacken“ macht es weniger wahrscheinlich, dass sich alle Gruppen willkommen fühlen.

Wenn das Ziel Ihres Hackathons darin besteht, ein Produkt zu vermarkten, halten Sie hier an und lesen Sie einen anderen Leitfaden. Deine Ziele und meine Ziele sind nicht gleich.

Neuankömmlinge willkommen heißen

Das Schwierigste an einem erfolgreichen Hackathon ist, Neuankömmlinge willkommen zu heißen und ihnen zu helfen, sich an einer Aktivität zu beteiligen.

Neuankömmlinge leiden oft unter dem „Imposter-Syndrom“, dem Gefühl, nicht dazuzugehören, weil sie keine Fähigkeiten haben, nicht schlau genug sind usw. Sie irren sich natürlich, aber bis sie sich zugehörig fühlen, werden sie keine erfüllende Erfahrung machen können. Es ist die Aufgabe des Hackathon-Organisators, ihnen zu helfen, zu erkennen, dass sie etwas beitragen können.

Erstmalige Hackathon-Teilnehmer sind oft überfordert, wenn es darum geht, ein Projekt zu finden, an dem sie arbeiten können. Sie wissen vielleicht noch nicht, wie sie ihre eigenen Fähigkeiten mit den Arten von Projekten in Verbindung bringen sollen, an denen gearbeitet wird. Zu wissen, wie man nützlich ist, ist eine Fähigkeit an sich. Sie müssen sie zu einem Projekt und durch einen Prozess führen, damit sie erkennen, wie sie dazu beitragen können. Wenn Sie zu viele verlorene Teilnehmer und nicht genug Hilfe haben, um sie in ein Projekt zu bringen, werden sie gehen — versuchen Sie das zu vermeiden.

Der Hackathon-Organisator muss dafür sorgen, dass jeder etwas zu tun hat. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, im Voraus eine Liste der Projektleiter zu erstellen: Personen, von denen Sie wissen, dass sie mit bestimmten Projekten kommen, zu denen Sie andere Teilnehmer führen können. Und Sie können daran arbeiten, dass Ihre Hacking-Projekte bereit sind, Neuankömmlinge aufzunehmen. Sie können auch Nicht-Projektaktivitäten durchführen — Workshops, die unten beschrieben werden -, an denen Neulinge leichter teilnehmen können.

Du könntest auch in Betracht ziehen, Neulinge mit Mentoren zu paaren oder eine Pre-Event-Session nur für Neulinge abzuhalten, wie es Wikimedia kürzlich getan hat.

Hacking

Der Hacking Track ist für die Teilnehmer gedacht, um in Probleme einzutauchen. Oft bilden sich Gruppen von 2-5 Personen um ein Projekt herum, z. B. um eine neue Datenvisualisierung zu erstellen, ein Dokument zu schreiben oder ein Problem gemeinsam zu untersuchen. Die Teilnehmer nehmen ihre Laptops heraus, verbinden sich mit Strom und WLAN und machen sich an die Arbeit.

Hacking beginnt mit Projekteinführungen. Teilnehmer, die Projekte zur Veranstaltung mitbringen, haben die Möglichkeit, zu Beginn der Veranstaltung kurz (maximal 1 Minute) zu erklären, woran sie arbeiten, damit andere Teilnehmer an diesem Projekt teilnehmen können. Am Ende der Veranstaltung gibt eine Abschlussveranstaltung jedem Projekt die Möglichkeit, einige Erfolge zu demonstrieren.

Gute Projekte kultivieren

Nicht jedes Projekt macht ein gutes Hackathon-Projekt aus. Es ist äußerst wichtig, die folgenden Qualitäten in den Projekten auf Ihrer Veranstaltung zu maximieren:

• Klar artikuliert. Projekte sollten eine klare Frage oder ein Problem haben, das sie zu lösen versuchen, sowie einen einigermaßen spezifischen Lösungsvorschlag.
• Erreichbar. Die meisten Projekte werden etwa 25% von dem erreichen, was sie in der begrenzten Zeit, die sie haben, erreichen können. Verwalten Sie die Ziele jedes Projekts, damit sich die Teilnehmer am Ende der Sitzung erreicht und nicht unterbrochen fühlen.
• Einfach, Neulinge einzubinden. Projekte sollten ready-to-go-Aufgaben für Neulinge mit einer Vielzahl von Fähigkeiten und auf einer Vielzahl von Qualifikationsniveaus haben. Für Codierungsprojekte können diese Aufgaben kein genaues Verständnis der Codebasis erfordern und sicherstellen, dass die Build-Umgebung in weniger als 20 Minuten hochgefahren werden kann. Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben oder erstellen Sie Github-Probleme im Voraus!
• Von einem Stakeholder geleitet. Ein Stakeholder (oder „Fachexperte“) führt ein Projekt zu realer Relevanz. Projekte ohne Stakeholder können ein Problem „lösen“, das es nicht gibt. Idealerweise ist der Leader (oder einer der Leader) ein Stakeholder oder ein guter Stellvertreter für einen Stakeholder. Ich empfehle dringend, Laurenellen McCanns Build With, Not For-Serie über die Einbeziehung von Interessengruppen in alle Civic Tech-Arbeiten zu überprüfen. Darüber hinaus reicht es für einen Projektleiter nie aus, nur eine Ideenperson zu sein. Seien Sie vorsichtig, wenn der Leiter ein Stakeholder ist, aber nicht vorhersehen kann, wie er oder sie zusammen mit dem Rest des Teams implementieren könnte.
• Organisiert. Bei Projekten mit vier oder mehr Mitgliedern, insbesondere Neuankömmlingen, sollte die Rolle des Projektleiters darin bestehen, zu koordinieren, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied etwas zu tun hat, und dabei zu helfen, neue Teammitglieder willkommen zu heißen.

Behandeln Sie diese Aufzählungszeichen wie eine Checkliste. Projekte, die in Bezug auf diese Eigenschaften über sich selbst nachdenken, sind tendenziell glücklicher und produktiver.

Wenn Sie wissen, an welchen Projekten auf der Veranstaltung gearbeitet wird, können Sie diese Projekte umso besser zum Nachdenken bringen, je früher Sie darüber nachdenken. Treffen Sie sich mit Projektleitern und sprechen Sie nach Möglichkeit im Voraus über diese Komponenten ihres Projekts. Wenn Sie als Organisator über diese Informationen zu Projekten verfügen, können Sie die Teilnehmer auch zu Projekten weiterleiten, an denen sie möglicherweise arbeiten möchten.

Bei Themen-Hackathons

Bei einem Themen-Hackathon beschränken sich die Projekte auf ein bestimmtes Problem: wie die Nachhaltigkeit von Lebensmitteln oder die Rückkehr von Bürgern. Thematische Hackathons sind in der Lage, Fachexperten anzuziehen (etwas, bei dem offene Hackathons wie der Open Data Day DC nicht gut sind), und Projekte drehen sich normalerweise um Probleme, die die Fachexperten an den Tisch bringen.

Wenn Themen-Hackathons auch Technologie-Hackathons sind, gibt es ein häufiges Problem: Fachexperten können Probleme auf ihrem Gebiet leicht identifizieren, können diese Probleme jedoch nicht immer in praktikable Technologieprojekte umwandeln. Andere Teilnehmer sind möglicherweise bereit, ihre Fähigkeiten anzuwenden, wissen aber nichts über das Thema des Hackathons. Um diese Lücke zu schließen, ist eine sorgfältige Planung im Voraus erforderlich.

Was oft zur Folge hat, ist eine Aufteilung des Raumes in drei Gruppen:

1. Fachexperten und andere Teilnehmer arbeiten erfolgreich zusammen.
2. Fachexperten, die mit anderen Fachexperten an der Problemuntersuchung, aber nicht an der Implementierung arbeiten.
3. Andere Teilnehmer kämpfen darum, etwas Relevantes zu finden, um an einer Lösung von minimalem Wert zur Lösung der tatsächlichen Probleme des Themas zu arbeiten.

#1 ist großartig. # 2 ist in Ordnung, wenn die Gruppe glücklich ist. Aber # 3 ist schlecht: Teilnehmer ohne fachliche Anleitung fühlen sich verloren. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie vor der Veranstaltung genügend praktikable Projekte für alle haben. Arbeiten Sie vor der Veranstaltung mit den Fachexperten zusammen, um ihre Probleme in Projekte umzusetzen. Siehe den obigen Abschnitt Gute Projekte kultivieren, um sicherzustellen, dass es eine kohärente Frage gibt, dass die notwendigen Ressourcen vorhanden sind (z. B. Datensätze) und dass die für das Projekt benötigten Fähigkeiten mit den Fähigkeiten übereinstimmen, die von anderen Teilnehmern erwartet werden (und in ausreichender Menge).Darüber hinaus kann ein Fachexperte viele Ideen vorschlagen, aber er oder sie kann nur effektiv an einem einzigen Projekt während der Veranstaltung teilnehmen, also stellen Sie sicher, dass es mindestens einen Fachexperten + praktikables Projekt für etwa alle vier Nicht-Experten gibt Teilnehmer.

Neuankömmlinge in neue Projekte einbinden

Das Onboarding von Teilnehmern in bestehende Projekte kann sehr schwierig sein. Es ist einer der schwierigsten Teile des Hackens. Haben Sie also Ideen für neue Projekte, mit denen die Teilnehmer besonders einfach beginnen können, wenn sie einem bestehenden Projekt nicht beitreten können. Projektideen parat zu haben ist besonders wichtig, wenn man nicht erwartet, dass viele Teilnehmer Projekte mitbringen! Und sei immer offen für Projektideen von Teilnehmern. Ein Projekt von einem, also jemand, der alleine arbeitet, ist auch okay!

Weitere Tipps

Erlaube niemandem, eine Idee zu präsentieren, an der er auf der Veranstaltung nicht arbeiten wird, es sei denn, es gibt wirklich nicht genug Ideen, um herumzugehen. Andernfalls ist dies eine Verschwendung der wertvollen Zeit aller.

Sobald das Hacken begonnen hat, unterbrechen Sie die Hacker nicht, außer um sicherzustellen, dass das Hacken reibungslos verläuft, um zu überprüfen, ob jeder etwas zu tun hat und um die Leute auf dem Gesamtplan zu halten. Mittagsaktivitäten wie Lautsprecher zur Mittagszeit und Videoanrufe mit Personen außerhalb des Standorts lenken die Teilnehmer, die jetzt an einem Problem arbeiten möchten, unglaublich ab.

Training

Ein erfolgreicher Hackathon kann nur Hacking, nur Training oder beides sein.

Wenn Sie eine beträchtliche Anzahl von Neuankömmlingen haben, ist es eine großartige Möglichkeit, ihnen etwas zu tun zu geben, mit dem sie sich wohler fühlen, als in das Hacken einzutauchen. Sie können Workshops durchführen, um die Teilnehmer in das Thema des Hackathons oder in bestimmte technische Fähigkeiten einzuführen, die für den Hackathon nützlich sind. Workshops können auch Orte sein, um über Themen im Zusammenhang mit dem Hackathon zu diskutieren. Workshops sollten so interaktiv wie möglich sein

Wählen Sie Ihre Workshop-Leiter sorgfältig aus. Idealerweise haben die Leiter den gleichen Workshop schon einmal durchgeführt, so dass sie gut geprobt sind. Sie sollten auch so vielfältig sein wie die Teilnehmer, die Sie auf der Veranstaltung sehen möchten (Geschlecht, Rasse, Alter usw.). Lesen Sie die Tipps des Hopper Conference Diversity Guide zur Auswahl der Referenten.

Führen Sie die Workshops nach Möglichkeit in einem zweiten Raum durch. 45-90 Minuten Workshops sind eine gute Länge. Wenn Sie mehr als einen Workshop haben, lassen Sie zwischen den Workshops 15-30 Minuten Zeit, damit der erste Leiter schließen und der zweite Leiter sich einrichten kann.Auf dem Open Data Day DC haben wir an zwei Tagen sechs Workshops zu einer Einführung in offene Daten und APIs, einer Einführung in die Zusammenarbeit mit Github, Open Mapping, einer Einführung in Python und Community-Engagement durchgeführt.

Veranstaltungsort & Datum

Grundvoraussetzungen

Finden Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung und reservieren Sie das Datum. Dies ist das einzige, was Sie deutlich vor der Veranstaltung tun müssen. Je früher Sie Platz reservieren können, desto besser.

Finden Sie einen Veranstaltungsort, der Folgendes bieten kann:

• Richtige Sitzplätze (siehe unten)
• Eine Steckdosenleiste pro Tisch
• Wifi (ist es schnell und zuverlässig? kann es alle Ihre Teilnehmer verbinden? blockiert es irgendwelche Ports?)
• Beamer
• Ein Mikrofon, zumindest in großen Räumen
• Barrierefreie Eingänge und rollstuhlgerechte Sitzgelegenheiten (und wenn es eine Bühne gibt, prüfen Sie, ob diese zugänglich ist, falls zutreffend)
• Geschlechtsneutrale, barrierefreie Einzelbäder

(Wenn Sie eine große Veranstaltung durchführen, lesen Sie auch alle hier aufgeführten Barrierefreiheitsbedenken durch.)

Bestuhlung

Die Anforderungen an die Bestuhlung sind für Seminare und Workshops unterschiedlich. Zum Beispiel möchten Sie ein Bankett-Setup mit großen runden Tischen, die jeweils etwa 10 Personen Platz bieten. Räume in Bankett-Setup halten die geringste Anzahl von Menschen im Vergleich zu anderen Tisch / Stuhl-Arrangements, so berücksichtigen, wenn Rechenkapazität. Für Workshops benötigen Sie Sitzgelegenheiten im Klassenzimmerstil, d. H. rechteckige Tische mit Stühlen auf einer Seite.

Wann

Wählen Sie das Datum Ihrer Veranstaltung sorgfältig aus. Vermeiden Sie den Sommer, Ferien und andere wichtige Ereignisse in Ihrem Bereich. Wochenenden sind hart für Menschen, die in ihrer beruflichen Eigenschaft teilnehmen. Wochentage sind schwer für Eltern.

Fragen Sie Ihren Veranstaltungsort nach zulässigen Start- und Endzeiten. Legen Sie fest, wann Sie ankommen / abreisen und wann die Teilnehmer ankommen / abreisen. Planen Sie mindestens 30 Minuten vor und nach der Veranstaltung ein, um Auf- und abzuräumen / aufzuräumen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einsteigen können und dass Ihre Teilnehmer einsteigen können. Wenn die Haustür des Gebäudes verschlossen ist, stellen Sie sicher, dass Sie einen Schlüssel haben und dass Sie jemanden an der Tür haben, der die Teilnehmer hereinlässt (möglicherweise benötigen Sie ein Team von Personen, die sich den ganzen Tag über an der Haustür drehen).

Überprüfen Sie auch…

Überprüfen Sie, ob der Veranstaltungsort Ihnen erlaubt, Essen im Zimmer zu haben.

Wenn Sie die Veranstaltung außerhalb der Geschäftszeiten abhalten, überprüfen Sie, ob der Veranstaltungsort über eine Klimaanlage / Heizung verfügt.

Budgetierung Ihres Veranstaltungsortes

Professionelle Veranstaltungsorte verlangen ziemlich viel Geld, daher müssen Sie etwas finden, das zu Ihrem Budget passt. Hoffentlich finden Sie freien Platz mit gutem WLAN (Ihre lokale Bibliothek, die Firma eines Freundes usw.).

Für eine große, ganztägige Veranstaltung in einer Großstadt, erwarten Veranstaltungsorte in den Tausenden von Dollar pro Tag zu ändern. Es hängt davon ab, wie viel Platz Sie benötigen, und es gibt keinen Reim oder Grund zur Preisgestaltung, aber es kommt in der Regel auf etwa $10-$30 pro Person.

Sponsoring

Für Großveranstaltungen benötigen Sie wahrscheinlich Sponsoren, um die Kosten zu decken.

Sponsoren geben Ihnen etwas – Bargeld, Platz, Essen, T-Shirts — mit der Erwartung, dass sie etwas aus ihrer Unterstützung für Ihre Veranstaltung herausholen. Sie könnten rekrutieren / Einstellung und suchen Ihre Teilnehmer auszukundschaften, oder sie könnten ein Produkt vermarkten, die sie fördern möchten.

Überlegen Sie, was Sie bereit sind, Sponsoren als Gegenleistung für ihre Unterstützung zu geben. Sie werden Ihren Sponsoren sicherlich während Ihrer Eröffnungs- und Abschlusssitzung namentlich danken, und Sie werden wahrscheinlich auch Ihren Dank twittern wollen. Darüber hinaus möchten Sie ihnen eine Zeit auf einem Podium geben, um mit Ihren Teilnehmern zu sprechen? Oder einen Tisch hinten, um ihre Sachen zu zeigen? Es liegt an Ihnen, und Sie müssen die richtige Balance finden, um genügend Sponsoren zu gewinnen und die Ziele Ihrer Veranstaltung nicht zu beeinträchtigen.

Finden Sie zuerst Ihr Budget heraus — insbesondere Ihre Veranstaltungsort— und Essenskosten, damit Sie wissen, wie viel Sponsoring Sie benötigen. Aber dann fangen Sie früh an, Sponsoren zu gewinnen.

Essen

Idealerweise sollten Sie den ganzen Tag über Kaffee und leichte Kost zum Frühstück und Getränke (insbesondere Wasser) bereitstellen. Das Essen ist jedoch überraschend teuer, also tun Sie, was Sie können.

Was zu kaufen ist

Wenn Sie Lebensmittel anbieten, müssen Sie wirklich vegetarische und milchfreie Optionen anbieten, da diese diätetischen Einschränkungen sehr häufig sind. Vegetarier zu werden ist keine schlechte Idee. Berücksichtigen Sie danach andere Einschränkungen Ihrer Teilnehmer (vegan, koscher, glutenfrei) und geben Sie Ihr Bestes.

Gehen Sie verantwortungsbewusst mit Ihrem Essen um. Denken Sie wie ein Elternteil. Essen bestellen, das relativ gesund ist. Vermeiden Sie schwere Lebensmittel, die Menschen schläfrig (wie Brot) oder unwirksam (wie Alkohol) machen. Koffein und Zucker sind in Ordnung (Energie ist wichtig), haben aber auch echte Nahrung..

Budgetierung und Logistik

Zahl auf $7 zu $15 pro Person. Pizza ist das billigste Essen, aber es ist im Grunde auch das Schlimmste, was man jemandem geben kann (und nicht jeder isst es) — vermeiden Sie Pizza, wenn Sie können.

Wenn Sie Essen bestellen, werden Sie die Bestellung wahrscheinlich mindestens drei Tage vor der Veranstaltung aufgeben.

Swag

Einige Veranstaltungen bieten gerne Swag, wie T-Shirts oder Aufkleber. Persönlich denke ich, dass es viel bessere Möglichkeiten gibt, Ihr Budget auszugeben, aber wenn Sie wirklich Beute machen wollen, denken Sie daran –

Erhalten Sie keine Einheitsgröße für alle T-Shirts, weil die Leute sind nicht alle gleich. Lesen Sie in der Tat den Abschnitt des Conference Diversity Guide zu T-Shirts.

Verhaltenskodex

Technologieveranstaltungen haben eine Geschichte, in der Frauen und Minderheiten nicht immer willkommen sind. Das müssen wir ändern. Sie können Teil dieser Änderung sein, indem Sie einen Verhaltenskodex für die Veranstaltung verabschieden. Bei einem Verhaltenskodex geht es nicht nur darum, Regeln durchzusetzen. Es legt Gemeinschaftsnormen fest und sendet ein Signal an potenzielle Teilnehmer, dass Sie versuchen, eine einladende Umgebung zu schaffen. Und wenn es bei Ihrer Veranstaltung ein Problem gibt, hilft Ihnen ein Verhaltenskodex im Voraus, das Problem zu lösen.Suchen Sie nach Verhaltenskodizes, die bei Veranstaltungen verwendet werden, die Sie bewundern, oder kopieren Sie sie aus dem Verhaltenskodex von Code for DC oder dem Verhaltenskodex von Tech Lady Hackathon + Training Day. Lesen Sie dazu auch den Abschnitt des Hopper Conference Diversity Guide.

Happy Hour

Eine Happy Hour vor der Veranstaltung am Abend zuvor hilft den Teilnehmern, sich in entspannter Atmosphäre kennenzulernen. Eine Happy Hour nach dem Event am Abend nach Abschluss des Hackathons gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, nachdem sie sich kennengelernt haben.

Für große Veranstaltungen, wählen Sie eine Bar vor der Zeit und sprechen Sie mit der Bar und stellen Sie sicher, es ist ok für Sie, eine große Gruppe zu bringen. Vielleicht möchten Sie einen Teil der Bar reservieren (sie können im Voraus eine Zahlung oder eine garantierte Mindestausgabe verlangen, die sie Ihnen in Rechnung stellen, wenn Ihre Leute nicht genug bestellen).Wenn Sie Alkohol servieren, denken Sie daran: Nicht jeder trinkt (Personen unter 21 Jahren, schwangere Frauen und viele andere Menschen aus verschiedenen Gründen); Alkohol kann zu einer unsicheren oder unangenehmen Umgebung führen; Diejenigen, die trinken, benötigen öffentliche Verkehrsmittel, um nach Hause zu kommen. Deshalb: Stellen Sie alkoholfreie Getränke zur Verfügung; Überwachen Sie die Umgebung, um sicherzustellen, dass sie professionell und komfortabel für alle bleibt; in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln sein.

Anmeldung

Richten Sie ein Eventbrite-Anmeldeformular ein.

Registrierungslimit

Bestimmen Sie Ihre maximale Kapazität. Denken Sie bei einer Veranstaltung mit parallelen Tracks daran, dass sich die Teilnehmer zu Beginn der Veranstaltung alle in einem Raum versammeln, sodass Ihre maximale Kapazität etwas größer ist als die Kapazität Ihres Hauptraums (einige Personen können sich zu Beginn zusammendrücken / stehen).

Für eine kostenlose Veranstaltung werden etwa 65% derjenigen, die sich registrieren, tatsächlich auftauchen. Diese Zahl wird sehr konsistent über Ereignisse hinweg gesehen. Begrenzen Sie die Registrierung also auf 150% Ihrer tatsächlichen maximalen Kapazität.

Informationen sammeln

Verwenden Sie das Anmeldeformular, um Informationen über die Teilnehmer zu sammeln:

• Name (und möglicherweise andere Informationen, die von der Sicherheit des Veranstaltungsortes verlangt werden)
• E-Mail-Adresse
• Berufsbezeichnung
• Sind sie neu bei Hackathons?
• Was für ein Hacker sind sie? Beispiele: Entwickler. Designer. Datenwissenschaftler. Domain-Experte. Regierungsmitarbeiter. Communicator. Projektleiter. Befürworten.
• Woran sind sie interessiert? (Freiformfrage)
• Sind sie an einem der Workshops interessiert?
• Wie sie von der Veranstaltung erfahren haben
• Besondere Bedürfnisse/Wünsche

Je mehr Informationen Sie im Voraus sammeln können, desto besser können Sie planen. Sie können darüber nachdenken, wer an was arbeiten wird, sobald die Anmeldungen kommen. Versuchen Sie sich buchstäblich vorzustellen, wie jeder registrierte Teilnehmer bei der Veranstaltung beschäftigt sein wird, basierend auf den Informationen, die Sie über ihn wissen.

Zehn Tage vorher

Projektleiter finden

Schauen Sie sich an, wer kommt, und wenn Sie wissen, dass einige dieser Personen mit bestimmten Projekten kommen, identifizieren Sie Projektleiter. Vielleicht möchten Sie sich zu diesem Zeitpunkt auch mit ihnen treffen, um:

• sie dabei zu unterstützen, Fortschritte bei ihren Projekten zu erzielen
• Herauszufinden, wie sie Neuankömmlinge aufnehmen können, welche Aufgaben für Neuankömmlinge machbar sind
• Herauszufinden, welche Art von Hilfe ihr Projekt benötigt

Siehe den Abschnitt Gute Projekte pflegen oben.

Helfer finden

Wenn Sie interaktive Workshops durchführen, bei denen die Teilnehmer auf ihren Laptops mitverfolgen und erwarten, dass viele Teilnehmer teilnehmen, sollten Sie Workshop-Helfer haben, um Teilnehmern zu helfen, die stecken bleiben. Planen Sie mindestens einen Helfer pro 10-20 Teilnehmer ein.Finden Sie auch Helfer, um eine Registrierungstabelle und die Haustür des Gebäudes zu betreiben, wenn es verschlossen ist, und Sie können auch in Betracht ziehen, Freiwillige zu identifizieren, um Fotos zu machen, soziale Medien zu verwalten und zu dokumentieren, was bei der Veranstaltung passiert, um danach Geschichten zu erzählen.

Teilnehmer per E-Mail senden

Möglicherweise möchten Sie den registrierten Teilnehmern an dieser Stelle so viele Logistikinformationen wie möglich per E-Mail senden, damit sie im Voraus planen können. Siehe „Am Tag zuvor“ unten für das, was in der E-Mail enthalten.

Drei Tage vorher

Gruppenkommunikation einrichten

Richten Sie eine Möglichkeit für Ihre Teilnehmer ein, digital zu kommunizieren und nach der Veranstaltung in Kontakt zu bleiben. Einige Optionen sind:

• Ein Chatroom, wie Slack
• Ein Social Media Kanal, wie ein Hashtag auf Twitter oder einer Facebook-Gruppe
• Ein freigegebener Dokumentenbereich, wie Google Docs oder Dropbox Paper
• Eine E-Mail-Liste, wie eine Google-Gruppe

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Geschichte erzählen werden

Ein Teil der nachhaltigen Wirkung Ihrer Veranstaltung liegt darin, wie sich die Menschen daran erinnern werden:

• Wählen Sie einen Hashtag.
• Richten Sie einen Tumblr oder einen anderen öffentlichen freigegebenen Dokumentenbereich (siehe oben) für Projekte ein, um den Fortschritt aufzuzeichnen und Links zu veröffentlichen.
• Überlegen Sie, wie Sie Fotos von Ihrem Hackathon machen, die seine Geschichte erzählen.
• Lesen Sie Nathan Matias und Willow Brughs Media-Making-Strategien für Hackathons.

Besorgen Sie sich Zubehör

Sie sollten zur Veranstaltung Folgendes mitbringen:

• Papier, Marker und Klebeband zum Schreiben und Anbringen von Schildern mit
• Namensschildaufklebern und Markern, damit Personen ihre Namen auf ihr Namensschild schreiben können
• Notizkarten, Stifte, Papier und anderes Zubehör zur Erleichterung der Projektplanung
• Plastikbecher, Pappteller und Einwegutensilien, wenn Sie Lebensmittel bereitstellen

Auch…

• Geben Sie alle Catering-Bestellungen auf
• Senden Sie eine E-Mail an alle Journalisten, die Sie kennen und die an der Veranstaltung interessiert sein könnten
• Laden Sie Ihre Kamera auf, damit Sie Fotos machen können
• Einige Veranstaltungsorte benötigen aus Sicherheitsgründen eine Teilnehmerliste. Wenn Sie eine Liste einreichen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sie alphabetisieren! Die Sicherheit wird wahrscheinlich alles drucken, was Sie haben, und die Dinge werden schnell kompliziert, wenn die Liste nicht in Ordnung ist.

Teilnehmer erneut per E-Mail senden

Möglicherweise möchten Sie den registrierten Teilnehmern an dieser Stelle erneut eine E-Mail mit so vielen Logistikinformationen senden, wie Sie wissen, damit sie vorausplanen können. Siehe „Am Tag zuvor“ unten für das, was in der E-Mail enthalten.

Am Vortag

Walk-through

Machen Sie einen Rundgang durch Ihren Veranstaltungsort. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Banketttische für Hochzeiten, rechteckige Tische für Workshops
• Genügend Stühle (zählen Sie sie!)
• Eine Steckdosenleiste pro Tisch
• Funktionierendes WiFi
• Funktionierender Projektor und VGA-Dongle (vielleicht sogar Ihren Computer testen)
• Ein Mikrofon, zumindest in großen Räumen

Wenn Sie zwei parallele Spuren haben:

• Gehen Sie die obige Liste einmal für den Hacking-Raum und erneut für den Schulungsraum durch
• Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz haben, um alle in einem Raum zu halten, da sich die Teilnehmer zuerst in einem Raum versammeln für die Begrüßung

Email blast

Senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail an registrierte Teilnehmer. Enthalten:

• Ihre Kontaktinformationen, einschließlich Ihrer Handynummer, damit die Teilnehmer Sie anrufen / eine SMS senden können, wenn sie den Veranstaltungsort nicht finden können
• Alle Happy Hour-Informationen vor und nach der Veranstaltung: Ort, Datum und Uhrzeit
• Start- und Enddatum und -uhrzeit der Veranstaltung
• Ort der Veranstaltung (Adresse und Gebäudename), genaue Lage des Eingangs, Wegbeschreibung und Karte
• Erinnerung, einen Ausweis mitzubringen, wenn der Veranstaltungsort über einen Sicherheits-Check-in verfügt
• >Erinnerung, einen Laptop und ein Ladegerät mitzubringen
• Welche Speisen /Getränke werden wann zur Verfügung gestellt (Frühstück, Mittagessen, Abendessen?), und welche Einschränkungen werden berücksichtigt (vegetarisch, etc.)
• Zeitplan der Workshops, falls zutreffend
• Ihr Verhaltenskodex (oder ein Link)
• Wenn es Probleme mit der Barrierefreiheit des Veranstaltungsortes gibt, fügen Sie Folgendes hinzu
• Alle Vorauslesematerialien, um sie auf das Thema der Veranstaltung vorzubereiten
• Namen der Organisatoren und Anerkennung /Dank an Sponsoren

Handouts

Drucken Sie Handouts für Teilnehmer aus, die:

• WiFi Info (SSID und Passwort)
• Hashtag und URL der Veranstaltung
• Der Zeitplan (Startzeit, Mittagessen, Endzeit und Workshop-Zeitplan, falls zutreffend)
• Eine Liste der Breakout-Räume
• Empfehlen Sie Orte in der Nähe zum Mittag- / Abendessen (und fügen Sie nach Möglichkeit eine Karte hinzu)
• Eine kurze URL (z. B. bitly) zur Tumblr- oder Hackpad-Seite

Drucken Sie eine Kopie pro Tisch (d. H. Eine Kopie pro ~ 5-10 Teilnehmer).

Auch

• Bereiten Sie Folien für die Begrüßung vor (wenn Sie möchten)
• Laden Sie Ihr Telefon auf. Morgen wird es ein langer Tag.

Hackathon-Zeitplan

Wenn Sie früh ankommen

• Stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist: Tische / Stühle sind da, der Projektor funktioniert, die Toiletten sind in Ordnung
• Stellen Sie Schilder vom Haupteingang des Gebäudes dorthin auf, wo die Teilnehmer zuerst hingehen sollten
• Stellen Sie Schilder zu den Toiletten und allen anderen Räumen auf, in die die Teilnehmer möglicherweise gehen müssen
• Legen Sie die Namensschilder aus. Wenn sie mit Namen bedruckt sind, legen Sie sie alphabetisch an und wenn es viele gibt, gruppieren Sie sie nach Teilen des Alphabets und Postzeichen.

Begrüßungssitzung

Beginnen Sie mit einer kurzen Sitzung, in der alle begrüßt und der Tag festgelegt werden:

• Stellen Sie die Organisatoren vor
• Danken Sie dem Veranstaltungsort und den Sponsoren (vergessen Sie niemanden — deshalb haben sie Sie gesponsert)
• Erklären Sie die Geschichte und den Zweck der Veranstaltung
• Erwähnen Sie den Verhaltenskodex (auch hier geht es oft darum, Normen festzulegen, nicht nur Regeln durchzusetzen)
• Fragen Sie, wer war noch nie auf einem Hackathon oder bei Ihrer Veranstaltung; Applaus geben
• Logistik erklären: der Zeitplan, der Zeitplan der Workshops, das Mittagessen, die Endzeit
• Ermutigen Sie die Leute, Sitzungsnotizen zu machen und zu teilen und den Fortschritt der Projekte aufzuzeichnen (siehe die obigen Hinweise zum Erzählen der Geschichte des Hackathons)

In einer kleinen Veranstaltung (bis zu etwa 30 Personen) können Sie alle Teilnehmer sich vorstellen lassen.

Jeder, der ein Projekt mitgebracht hat, sollte das Projekt dann allen vorstellen. Dies wird manchmal als „Projekt“ bezeichnet.“ Halten Sie jeden Pitch kurz: den Namen und die Zugehörigkeit des Leiters, eine Problemstellung, die Lösung und die benötigten Fähigkeiten / Hilfe. Projektleiter neigen dazu, so lange wie möglich zu sprechen, daher müssen Sie sie möglicherweise nach einer Minute abschneiden, um die Zeit des Publikums zu respektieren. Ermutigen Sie Führungskräfte, dies nicht als Rekrutierung zu betrachten, sondern als Prahlerei, wie großartig ihr Tag sein wird.

Während des Tages

Haben Sie jemanden, der den Hacking-Raum verwaltet. Gehen Sie herum, um zu überprüfen, ob jedes Projekt reibungslos verläuft. Sehen Sie, ob jemand etwas braucht oder nichts zum Arbeiten findet. Halten Sie die Leute auf dem Gesamtplan. Alarmieren Sie alle, wenn es Zeit für das Mittagessen und eine Stunde vor der Nachbereitung ist. Stellen Sie vor dem Abschluss sicher, dass jedes Projekt bereit ist zu erklären, was es getan hat. Lassen Sie sie ihre Fortschritte auf dem tumblr aufzeichnen.

Haben Sie jemanden, der Workshops verwaltet. Stellen Sie sicher, dass die Workshops im Zeitplan bleiben, dass die Teilnehmer den Leiter verstehen, den Leiter von hinten im Raum hören können usw. Stellen Sie sicher, dass der Workshopleiter keine technischen Probleme hat. Ein Organisator sollte bei den Workshops jederzeit zur Stelle sein.

Nachbesprechung

Die Nachbesprechung gibt jedem die Möglichkeit zu hören, woran alle anderen während des Tages gearbeitet haben. Bitten Sie für eine kleine Gruppe Freiwillige, zu berichten, was sie erreicht oder gelernt haben (insbesondere für Workshopteilnehmer). Geben Sie den Leuten Applaus.

Lassen Sie jedes Projekt in großen Gruppen über seine Leistungen berichten. Wenn möglich, lassen Sie sie ihre Arbeit am Projektor zeigen. Aber halten Sie die Dinge schnell. Zu diesem Zeitpunkt haben Projekte möglicherweise viel zu sagen. Halten Sie jedes Projekt auf 1 oder 2 Minuten, und wenn sie etwas auf dem Projektor zeigen wollen, stellen Sie sicher, dass es bereit ist, bevor die Wrap-up-Sitzung beginnt.

Endlich:

• Danke dem Veranstaltungsort und den Sponsoren
• Danke den Teilnehmern und Mitorganisatoren
• Wenn es eine Veranstaltung nach der Veranstaltung gibt, leiten Sie die Leute dorthin oder bitten Sie einen Freiwilligen, die Leute zu führen

Abreißen

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Teilnehmer weg sind, stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort in seinen ursprünglichen Zustand zurückversetzt wird:

• Aufräumen
• Schilder entfernen
• Nach verlorenen Gegenständen suchen

Obduktion

Nach dem Ereignis:

• Schreiben Sie alles auf, was richtig gelaufen ist, damit Sie es beim nächsten Mal wiederholen können
• Schreiben Sie alles auf, was schief gelaufen ist, damit Sie es beim nächsten Mal vermeiden können
• Berechnen Sie, wie viel die Veranstaltung insgesamt und pro Teilnehmer gekostet hat, nur um zu wissen
• Befragen Sie die Teilnehmer darüber, was ihnen gefallen hat und was nicht
• Blog über die Veranstaltung