Sind Sie ein kanadischer Arbeitgeber auf der Suche nach einer App Mitarbeiter Stunden zu verfolgen? In diesem Fall können Ihnen viele Apps dabei helfen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und Ihre Mitarbeiter entsprechend zu bezahlen. Eine dieser Apps, QuickBooks Online, kann mit vielen anderen Zeiterfassungs-Apps synchronisiert werden, um eine einfache Integration in Ihre aktuellen Systeme zu ermöglichen.

Zum Glück macht QuickBooks es einfach, Mitarbeiterzeitblätter einzurichten und ihre Stunden zu verfolgen. Dies stellt sicher, dass Sie sie immer genau bezahlen und gleichzeitig wichtige Details zur Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens angeben.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Zeiterfassungssoftware und wie Sie die Zeit in QuickBooks und TSheets verfolgen können.

Was sind die Vorteile der Mitarbeiterzeiterfassung?

Besseres Projektmanagement: Die Zeiterfassung, um verlässliche Daten über Ihren Workflow zu erhalten, kann eine große Hilfe sein. Die Startzeit der Mitarbeiter, der Projektname und der Umfang des Projekts stehen Ihnen sofort zur Verfügung, sodass Sie Projekte in Echtzeit im Auge behalten können — ohne Ihre Mitarbeiter nach Zeitschätzungen belästigen zu müssen. Wenn Sie den Projektstatus auf einen Blick sehen, können Sie Ineffizienzen leichter erkennen und Aufgaben erkennen, die zusätzliche Hilfe benötigen. Sie können auch sehen, ob das Projekt in Bezug auf das Budget auf Kurs ist, und Ihren Workflow entsprechend anpassen.Genaue Kundenschätzungen: Wenn Sie einem Kunden eine Schätzung geben, raten Sie im Wesentlichen, wie viel Zeit Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen. Mit Hilfe von Zeiterfassungssystemen haben Sie jedoch Zugriff auf eine Datenbank mit genauen Aufzeichnungen, aus denen genau hervorgeht, wie lange Ihr Team für ein ähnliches Projekt benötigt.Effiziente Arbeitsabläufe: Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nicht effizient nutzen, kann dies Ihr Budget sprengen, ohne den Gewinn zu steigern. Zeiterfassung kann Ihnen helfen, Ineffizienzen zu erkennen und Ihnen beizubringen, wie Sie Zeit organisieren.

Reduzierter Scope Creep: Scope Creep tritt auf, wenn Kunden nach einer Sache fragen, dann aber im Laufe der Zeit zusätzliche Anfragen und lieferbare Inhalte hinzufügen, was sich für kleine Unternehmen als teuer erweisen kann. Zeiterfassung kann Ihnen helfen, Umfang kriechen zu beseitigen. Verbringen Ihre Mitarbeiter Zeit mit Anfragen, die nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten waren? Sie können dem Client die Zeiterfassungsdatensätze anzeigen. Dann kann der Kunde die zusätzlichen Anforderungen stoppen oder mehr Geld auszahlen, um die zusätzliche Arbeit zu decken. So oder so, Ihr Unternehmen gewinnt.Verbessern Sie die Moral: Automatisierte Zeitabrechnungssoftware kann die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter tatsächlich verbessern. Sie müssen sich keine Gedanken über Zeitkarten machen oder sich daran erinnern, wie viel Zeit sie für ein Projekt aufgewendet haben. Stattdessen können sie die Zeit sofort mit nur wenigen Klicks verfolgen. Wenn Sie sich für ein Cloud-basiertes System entscheiden, können Ihre Mitarbeiter die Zeit von überall und auf jedem Gerät aufzeichnen.

Manuelle vs. Online-Zeiterfassung

Manuelle Zeiterfassung

Wenn Sie eine traditionelle Methode zur Zeiterfassung bevorzugen, sollten Sie eine automatisierte Zeitschaltuhr an der Wand montieren. Jeder Mitarbeiter erhält eine Zeitkarte und jedes Mal, wenn die Person geht und zur Arbeit zurückkehrt, schiebt sie die Karte unter den Druckmechanismus auf der Uhr, wo sie einen Zeitstempel erhält. Die Uhren drucken die genaue Arbeitszeit jeden Tag.

Denken Sie daran; sie müssen diese Stunden manuell eingeben, um die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten, was dem Prozess einen erheblichen Zeitaufwand hinzufügen kann. Für kleine Unternehmen kann eine manuelle Methode zur Eingabe von Start- und Stoppzeiten in einer Tabelle Geld sparen und als bequeme Methode zur Zeiterfassung dienen.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Laden Sie benutzerfreundliche Zeiterfassungsvorlagen für Excel herunter.

Online-Zeiterfassung

Wenn Sie Platz im Budget haben, ist Cloud-Zeiterfassung eine bessere Option. Mit Cloud-basierten Systemen können Sie die Zeit von jedem Computer, Tablet oder Mobiltelefon aus verfolgen. Das bedeutet, dass es einfacher ist, Ihre Stunden aufzuzeichnen, wenn Sie unterwegs sind oder nicht im Büro sind.

Wie funktioniert es? Wählen Sie einfach den Kunden oder Job aus einer Liste. Starten und stoppen Sie dann den Timer. Später können Sie den Eintrag anpassen, indem Sie die Aufgabe beschreiben und Notizen hinzufügen. Wenn es Zeit ist, dem Kunden eine Rechnung zu stellen, können Sie die Rechnung nach Aufgabe auflisten oder einfach alle Stunden addieren.

Wenn Sie es mit Effizienz ernst meinen, sollten Sie ein Zeiterfassungstool in Betracht ziehen, das in Ihre Buchhaltungssoftware integriert werden kann. Ein Programm wie TSheets bietet Ihnen volle Zeiterfassungsfunktionen. Es lässt sich auch in QuickBooks Online integrieren, wodurch es einfacher wird, abrechenbare Stunden zu Kundenrechnungen hinzuzufügen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu importieren und die Gehaltsabrechnung zu optimieren.

Warum Mitarbeiterstunden in QuickBooks verfolgen?

QuickBooks bietet eine All-in-One-Zeiterfassungslösung und bietet einfache, genaue Einblicke in die Zeiterfassung. Zu den Highlights der Zeiterfassungslösung von QuickBooks gehören die folgenden Funktionen:

• Verfolgen, senden und genehmigen Sie die Mitarbeiterzeit unterwegs.
• Überwachen Sie Überstunden und bezahlte Freizeit (PTO) mit Warnungen.
• Erhalten Sie genaue Einblicke in die Belegschaft.
• Sehen Sie, wer wo und an welcher Aufgabe arbeitet.
• Erstellen Sie Mitarbeiterpläne über Jobkategorien und Schichten.
• Optimieren Sie die Abrechnungsfunktionalität.

So wählen Sie die beste Zeiterfassungssoftware

Investieren Sie etwas Zeit in die Suche nach der richtigen Zeiterfassungs-App für Ihre Bedürfnisse. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise einen einfachen Timer, um nur Ihre Stunden zu verfolgen. In anderen Fällen benötigen Sie möglicherweise eine App, mit der sich mehrere Mitarbeiter nach Bedarf an- und abmelden oder Ausgaben hinzufügen können. Glücklicherweise bieten die meisten Apps eine kostenlose Testphase an, sodass Sie ihre Funktionen testen können, bevor Sie sich für den Dienst anmelden.

Wenn Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden, ist es wichtig, nach Funktionen wie:

• Cloud-Zugriff von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät
• Mobile Apps für Telefone und Tablets
• Berichterstellung und Analyse
• Projektmanagement-Tools, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen können
• Benutzerdefinierte Berechtigungen für verschiedene Benutzer
• Anpassbare Warnungen, die Ihnen mitteilen, wann sich ein Projekt seinem Budgetlimit nähert
• Sichere Verschlüsselung

Stellen Sie außerdem sicher, dass die App mit Ihrer QuickBooks-Buchhaltungssoftware synchronisiert wird, damit Sie optimieren Sie Lohn- und Rechnungsaufgaben.In den meisten Fällen berechnen Zeiterfassungs-Apps eine geringe monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, aber die Preisstrukturen variieren, und Sie sollten sich die Kosten genau ansehen, um sicherzustellen, dass sie in Ihr Budget passen. Überlegen Sie neben dem Preis des Dienstes auch, ob Sie in neue Hardware investieren müssen oder nicht. Die meisten Zeiterfassungs-Apps sind Cloud-basiert, sodass Sie sich keine Gedanken über Speicher- oder Verarbeitungsleistung machen müssen. Stattdessen benötigen Sie lediglich ein paar Laptops oder Smartphones, die Sie mit dem Internet verbinden können.

Als Arbeitgeber können Sie diese Tools Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Da die meisten Kanadier jedoch Smartphones besitzen, möchten Sie vielleicht einfach, dass Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Telefone verwenden. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Insbesondere sollten Sie zur Steuerzeit das Formular T2200 (Erklärung der Beschäftigungsbedingungen) ausfüllen. Dies benachrichtigt einfach die Canada Revenue Agency (CRA) über Ausgaben, die Ihren Mitarbeitern im Rahmen ihres Arbeitsvertrags entstehen. Mit diesem Formular können Ihre Mitarbeiter diese Ausgaben auch in ihrer Steuererklärung geltend machen.

So verfolgen Sie die Zeit in QuickBooks

QuickBooks bietet eine Zeiterfassungsfunktion, mit der Ihre Mitarbeiter die Zeit protokollieren können, die sie für eine Aufgabe aufwenden. Bei abrechenbaren Aufgaben können Sie auswählen, welcher Client die Rechnung erhält. Ihre Mitarbeiter benötigen nur Computer mit Internetverbindung, wenn Sie QuickBooks verwenden, um ihre Zeit zu verfolgen. Sie können ihnen nur Zugriff auf die Zeiteingabe gewähren, sodass sie nicht auf den Rest Ihrer Informationen zugreifen können, und Sie können beliebig viele Benutzer hinzufügen, ohne die Anzahl und die Kosten Ihrer QuickBooks-Lizenzen zu beeinflussen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Mitarbeiterzeit zu verfolgen:

1. Klicken Sie im oberen Menü auf die Option Mitarbeiter und wählen Sie Zeit eingeben
2. Um eine wöchentliche Arbeitszeittabelle zu erstellen, klicken Sie auf Wöchentliche Arbeitszeittabelle verwenden.
3. Wählen Sie einen Mitarbeiter in der Dropdown-Liste Name aus.
4. Wenn Sie die Zeit abrechnen müssen, wählen Sie einen Kunden- und Serviceposten aus und markieren Sie die Zeit als abrechenbar.
5. Wählen Sie einen Abrechnungsposten für die Zeit.
6. Geben Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in die Spalte für den Tag ein.
7. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um das Arbeitszeitblatt für die Woche auszufüllen.
8. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Schließen, um die Arbeitszeittabelle zu speichern.

Alternativ können Sie die Zeiterfassungsfunktion in QuickBooks aktivieren, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken und zu Erweiterte Konten und Einstellungen gehen. Klicken Sie dort auf den Stift rechts neben der Zeiterfassung und verwenden Sie die Felder Dienst hinzufügen und Kunde hinzufügen, um anzupassen, wie Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeittabellen verwenden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Fertig, um zu QuickBooks zurückzukehren.

Als Arbeitgeber oder Manager suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Belegschaft zu optimieren. QuickBooks Online bietet ein automatisiertes Tool zur Zeiterfassung für Mitarbeiter, mit dem Sie Ihre Zahlen mit Arbeitsberichten in Echtzeit ermitteln können. Wenn Sie bessere Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse wünschen, ziehen Sie diese Option in Betracht.

Zeiterfassung mit TSheets

TSheets ist mit QuickBooks kompatibel und ermöglicht es Ihnen, Zeitpläne zu erstellen. Mitarbeiter können sogar einen Code eingeben oder anrufen, um sich anzumelden, wenn sie kein Smartphone haben oder sich in einem Gebiet ohne Mobilfunkabdeckung befinden. Mit den GPS-Funktionen können Sie den Standort Ihrer Mitarbeiter vor Ort überprüfen, und das Dashboard zeigt Ihnen sofort, wer arbeitet, wo sie sich befinden und wie viele Stunden sie protokollieren.

Mit einem Knopfdruck können Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren. Dies eliminiert Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Eingabe, spart Zeit und rationalisiert Ihren Gehaltsabrechnungsprozess. Die App beginnt mit einer kostenlosen Testversion, damit Sie sie testen können, und wenn es Ihnen gefällt, ist der Service gegen eine monatliche Gebühr verfügbar.

Die App bietet eine Fülle von Funktionen. Erfahren Sie mehr, unten:

TSheets unterstützt auch die Schichtplanung. So planen Sie Schichten in TSheets:

1. Installieren Sie das Add-on TSheets Scheduling, falls Sie es noch nicht haben.
2. Klicken Sie auf Verwalten und wählen Sie Zeitplan, um auf den Zeitplan-Kalender zuzugreifen.
3. Doppelklicken Sie auf eine Zelle im Zeitplan-Kalender.
4. Klicken Sie oben links auf Aktionen und wählen Sie Umschalt hinzufügen.
5. Wählen Sie die Start- und Endzeit der Schicht.
6. Passen Sie die Schicht an, indem Sie eine Farbe, eine Stellenbeschreibung und einen Mitarbeiter hinzufügen.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen, um die Schichtinformationen in den Kalendern des zugewiesenen Mitarbeiters zu veröffentlichen.
8. Der zugewiesene Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über die Schichtzuweisung.

Die Zeiterfassung liefert Ihnen einen dokumentierten Nachweis der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters, wodurch Rätselraten an Zahltagen vermieden wird. Dies hält die Mitarbeiter zufrieden und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen den Gewinn maximiert, indem es nicht mehr ausgibt, als Sie müssen. Erwägen Sie, die verschiedenen Methoden der Zeiterfassung zu analysieren, um eine zu finden, die für Ihre Unternehmensgröße am besten geeignet ist, und koppeln Sie das System mit Ihrer Buchhaltungssoftware.

Online-Zeiterfassungssoftware kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Gehaltsabrechnungssysteme zu verstehen. 5,6 millionen Unternehmer nutzen QuickBooks, helfen Sie Ihrem kleinen Unternehmen zu gedeihen und schließen Sie sich ihnen noch heute an!