PARTE 13 – PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN SIMPLIFICADOS
(Revisado el 1 de octubre de 2020 hasta PROCLTR 2020-18)
TABLA DE CONTENIDOS
Política 13.003.
SUBPARTE 13.1-PROCEDIMIENTOS
13.106 Solicitud de concurso, evaluación de cotizaciones u ofertas, adjudicación y documentación.
13.106-3 Premio y documentación.
SUBPARTE 13.2-ACCIONES EN O POR DEBAJO DEL UMBRAL DE MICRO-COMPRA
13.201 Acciones en o por debajo del umbral de micro-compra.
SUBPARTE 13.3-MÉTODOS DE ADQUISICIÓN SIMPLIFICADOS
13.301 Tarjeta de compra comercial para todo el Gobierno.
13.303 Acuerdos de compra generales (BPA).
13.303-2 Establecimiento de BPAS.
13.303-3 Preparación de BPAs.
13.390 Contratos de entrega indefinida (IDC) por debajo del umbral de adquisición simplificado (SAT). SUBPARTE 13.4-PROCEDIMIENTO DE PAGO RÁPIDO
13.402 Condiciones de uso.
13.404 Cláusula contractual.
SUBPARTE 13.5-PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS PARA CIERTOS ARTÍCULOS COMERCIALES
13.501 Requisitos especiales de documentación.Política
13.003.
(e) (1) Todos los artículos son candidatos para la solicitud automatizada, excepto que se excluyen las adquisiciones para servicios, para artículos que no son de NSN y para requisitos comprados mediante órdenes de entrega contra contratos de entrega indefinida. Los criterios de exclusión de artículos para evaluación automatizada o adjudicación se incluyen en las especificaciones funcionales y se gestionan mediante controles internos del sistema automatizado de adquisiciones. El Propietario del proceso de adquisición es la autoridad de aprobación de los cambios del sistema en las capacidades de exclusión de adquisiciones automatizadas. La HCA es la autoridad de aprobación para exclusiones de solicitudes de compra individuales o materiales de solicitud, evaluación o adjudicación automatizada para cada cadena de suministro. Las solicitudes de compra individuales o las exclusiones de material se registrarán con un motivo de exclusión y cada organización contratante informará mensualmente a los Programas de Adquisición de DLA. La HCA debe proporcionar la determinación al Jefe de la División de Procesos y Sistemas de Adquisición de Adquisiciones de la DLA para la entrada en el sistema automatizado.
(S-90) Véase 18.270 para los umbrales asociados a las flexibilidades de adquisición de emergencia.
SUBPARTE 13.1-PROCEDIMIENTOS
(Revisado del 1 de octubre de 2020 al PROCLTR 2020-18)
13.106 Solicitud de concurso, evaluación de cotizaciones u ofertas, adjudicación y documentación.
a) Base para la adjudicación.
(1)(S-90) Los agentes contratantes utilizarán los códigos PRC de 15.406-3(a)(11). Los oficiales contratantes de DLA Aviation, DLA Land and Maritime y DLA Troop Support documentarán la RPC en el formato de Documentación Simplificada de Adjudicación de Adquisiciones (SAAD) en 53.9013(a). Los funcionarios de contratación de DLA Distribution, DLA Disposition Services, DLA Contracting Services Office, DLA Strategic Materials y DLA Energy documentarán el PRC en el formato SAAD Alternativo en 53.9013(c).
(S-91) Al evaluar el precio de un artículo con una sola fuente de fabricación (también conocido como fabricante de equipos originales (OEM)), el oficial de contratación puede determinar que el precio es competitivo para premios que no excedan el SAT cuando—
(A) Hay ofertas de al menos dos distribuidores para el mismo artículo OEM de una sola fuente; y
(B) El oficial de contratación determina—
(1) Los precios ofrecidos son independientes (véase 13.106-3(a) 1) (S-92); y
(2) El precio del oferente de otro modo exitoso no es irrazonable.
(S-92) Los oficiales de contratación tendrán en cuenta la estrategia OEM para vender o distribuir productos al determinar si los precios son independientes.
(A) Las siguientes estrategias de OEM indican que el precio no es independiente:
(1) Vender directamente a todos los clientes cuando el OEM compite directamente con un distribuidor o distribuidor;
(2) Vender a través de su propia red de distribuidores o distribuidores afiliados financieramente; o
(3) Entrar en una relación exclusiva de distribuidor o distribuidor.
(B) Si el OEM vende a varios distribuidores independientes o distribuidores que no están afiliados financieramente, esto puede indicar que el precio es independiente.
(S-93) El oficial contratante utilizará «B» en la segunda posición de la República Popular China [véase 15.406-3 a) 11)] para adjudicaciones que no superen el SAT cuando exista una única fuente de fabricación y el oficial contratante base la determinación de la razonabilidad de los precios en una competencia de precios independiente.
(b) Documentación y retención de archivos. Los oficiales contratantes documentarán la base de adjudicación de todas las adquisiciones simplificadas. Los oficiales contratantes de DLA Aviation, DLA Land and Maritime y DLA Troop Support utilizarán el formato SAAD en 53.9013 (a). Los funcionarios de contratación de DLA Distribution, DLA Disposition Services, DLA Contracting Services Office, DLA Strategic Materials y DLA Energy utilizarán el formato SAAD Alternativo en 53.9013(c). La base para la adjudicación incluye la determinación de compensación de mejor valor requerida cuando se otorga a un precio diferente al precio más bajo/calificación SPRS más alta (o a un precio diferente al precio más bajo/calificación más alta cuando se usa FAR 13.5 o cuando se aplican otros factores de evaluación); y la determinación de la razonabilidad del precio. Cada organización contratante puede agregar información complementaria estandarizada solo agregándola al final del SAAD o del formato SAAD Alternativo, con el fin de fomentar una presentación uniforme en toda la Agencia. Los oficiales contratantes también confirmarán que el posible adjudicatario no está inhabilitado, suspendido o propuesto para suspensión/inhabilitación. Los oficiales contratantes conservarán el SAAD o el SAAD Suplente en el expediente del contrato.
SUBPARTE 13.2-ACCIONES POR DEBAJO DEL UMBRAL DE MICRO-COMPRA
(Revisado el 14 de agosto de 2019 hasta PROCLTR 2019-18)
13.201 General.
(g)(1) Para las adquisiciones distintas de las de tarjetas de compra, el Director de Adquisiciones de DLA ha delegado esta autoridad en el oficial de contratación (véase 18.270). Para las adquisiciones de tarjetas de compra, la autoridad de determinación es el HCA.
SUBPARTE 13.3-MÉTODOS DE ADQUISICIÓN SIMPLIFICADOS
(Revisado desde el 14 de agosto de 2019 hasta PROCLTR 2019-18)
13.301 Tarjeta de compra comercial para todo el Gobierno.
(a) El Director de la DLA delegó la autoridad de nombramiento del coordinador de programa de la agencia/organización de Nivel 4 a la HCAS. Las ACC podrán delegar esta autoridad como mínimo al COC.
(b) Los titulares de tarjetas de compra comerciales de todo el Gobierno deberán seguir el DLAM 5025.07, Programa de Tarjetas de Compra del Gobierno (GPC) (https://issue-p.dla.mil/Published_Issuances/DLAM_GPC_6 Abril de 2016.pdf ).
(c) El requisito de comprar artículos de AbilityOne para todos los productos de la lista de compras de AbilityOne no puede eximirse, pero puede satisfacerse haciendo un pedido en las tiendas de AbilityOne en la Base, AbilityOne.com, AbilityOne agencias sin fines de lucro participantes, o DOD FedMall.
(d) El requisito de usar FedMall del Departamento de Defensa puede eximirse cuando el uso de FedMall del Departamento de Defensa no cumpla con los requisitos de entrega o resulte en un costo irrazonable o excesivo para la actividad requerida.
(e) Utilice el siguiente orden de precedencia para satisfacer los requisitos de compra de AbilityOne:
(1) Tiendas AbilityOne en la base, AbilityOne.com o una agencia sin fines de lucro participante.
(2) DOD FedMall.
(3) fuentes Comerciales.
13.303 Acuerdos de compra generales (BPA).
(c)(3) (S-90) Los BPA con contratistas del programa federal de suministros (FSS) para artículos que no son FSS deberán indicar que el BPA excluye todos los artículos en el FSSs.
13.303-3 Preparación de BPAs.
a) 1) Las ACC establecerán el importe total máximo, si lo hubiere, de todas las llamadas que se emitan con arreglo a un BPA.
13.390 Contratos de entrega indefinida (IDC) por debajo del umbral de adquisición simplificado (SAT).
a) Los IDC por debajo del SAT utilizan procedimientos simplificados para adquirir una cantidad indefinida de suministros en cantidades que no superen el umbral de adquisición simplificado para el período total del contrato. El contrato básico establecerá los términos y condiciones del IDC debajo del SAT. Los IDC por debajo del SAT son útiles cuando se realizan compras repetitivas de bajo valor en dólares para el mismo artículo, se espera que el precio del artículo sea estable y las demandas anuales u otras demandas a largo plazo no son suficientes para establecer un contrato de entrega indefinida utilizando los procedimientos de la Parte 15 del FAR. Debe establecerse un mínimo garantizado (MM) para el período de base y es opcional para cualquier período de opción. Para satisfacer al MM, la primera orden de entrega se expedirá junto con el contrato de base o se establecerá una cuenta de MM.
b) Los oficiales contratantes coordinarán la duración y frecuencia previstas con el planificador de material antes de decidir utilizar un CID por debajo del SAT.
(c) Solo se establecerá un IDC por debajo del SAT por artículo; excepto que se podrán otorgar varios IDC por debajo del SAT para el mismo artículo si el desempeño del adjudicatario bajo cada IDC por debajo del SAT se limita a una región o ubicación física separada y distinta.
(d) Los IDC por debajo del SAT pueden ser unilaterales o bilaterales dependiendo del riesgo asociado con el artículo y el contratista.
(e) Los oficiales de contratación incluirán las notas de contratación H05 o H06 en los CID por debajo de las RFQ del SAT.
****
H05 Contrato Bilateral de Entrega Indefinida (IDC) Por debajo del Umbral de Adquisición Simplificado (SAT) (SEP 2017)
(1) El Gobierno adjudicará un IDC bilateral por debajo del SAT resultante de esta solicitud de cotización al oferente responsable cuya oferta conforme a los términos y condiciones de la solicitud de cotización sea más ventajosa para el Gobierno, el precio y otros factores considerados. El oferente que recibe el premio debe firmar el contrato básico y devolver el contrato firmado al oficial de contratación.
(2) La evaluación de precios se basará en el precio cotizado para la demanda anual estimada en el cronograma.
(3) Una vez alcanzada la cantidad mínima garantizada para el CID, el Gobierno no está obligado a realizar pedidos adicionales. El Gobierno podrá realizar pedidos adicionales por el período de cumplimiento establecido en el contrato básico, con efecto a partir de la fecha de la adjudicación básica. Todos los pedidos adicionales harán referencia al contrato básico, que documenta los términos y condiciones del IDC. El valor agregado máximo de las órdenes bajo el IDC por debajo del SAT se establece en el contrato básico; el valor agregado de todas las órdenes no excederá el umbral de adquisición simplificado o, para los IDC por debajo del SAT utilizando la subparte 13.5 de las FAR, los umbrales en 13.500(a).
(4) Precios de los pedidos. El precio unitario de los pedidos se basa en el precio del rango de cantidades que cubrirá la cantidad total del pedido, independientemente del destino, si corresponde.
****
H06 Contrato Unilateral de Entrega Indefinida (IDC) Por debajo del Umbral de Adquisición Simplificado (SAT) (SEP 2017)
(1) El Gobierno adjudicará un IDC por debajo del SAT resultante de esta solicitud de cotización al oferente responsable cuya oferta conforme a los términos y condiciones de la solicitud de cotización sea más ventajosa para el Gobierno, el precio y otros factores considerados.
(2) La evaluación de precios se basará en el precio cotizado para la demanda anual estimada en el cronograma.
(3) El desempeño aceptable del contratista en la orden de entrega inicial crea el IDC debajo del SAT, y es un acuerdo por parte del contratista para aceptar pedidos adicionales bajo los mismos términos y condiciones especificados en el premio básico.
(4) Una vez alcanzada la cantidad mínima garantizada para el CID, el Gobierno no está obligado a realizar pedidos adicionales. El Gobierno podrá dictar órdenes adicionales por el período de cumplimiento establecido en el laudo básico, con efecto a partir de la fecha del laudo. Todos los pedidos adicionales harán referencia al premio básico, que documenta los términos y condiciones del IDC. El valor agregado máximo de las órdenes bajo el IDC por debajo del SAT se indica en la adjudicación básica; el valor agregado de todas las órdenes no excederá el umbral de adquisición simplificado o, para los IDC por debajo del SAT utilizando la Subparte 13.5 de FAR, los umbrales en 13.500(a).
(5) Precios de los pedidos. El precio unitario de los pedidos se basa en el precio del rango de cantidades que cubrirá la cantidad total del pedido, independientemente del destino, si corresponde.
*****
SUBPARTE 13.4-PROCEDIMIENTO DE PAGO RÁPIDO
(Revisado el 1 de septiembre de 2017 hasta PROCLTR 2017-14)
13.402 Condiciones de uso.
(a) Los programas de Proveedores principales de Construcción y Equipo de Apoyo de tropas de DLA y los Productos Químicos de Aviación de DLA y los Requisitos de Petróleo, Aceites y Lubricantes Envasados para OCONU están autorizados a utilizar procedimientos de pago rápido en pedidos individuales de hasta $150,000. (Refiérase a PROCLTR 16-03. Se autoriza a la DLA para la construcción y el Equipo de Apoyo de tropas a utilizar procedimientos de pago rápidos para su apoyo logístico adaptado a las necesidades de FSG 80 en pedidos individuales con un umbral máximo de 35.000 dólares para las CONU y 150.000 dólares para las OCONU. Las iniciativas de contratación de apoyo logístico a medida (véase 17.9500) son programas de proveedores principales a los efectos de estas autoridades.
(f) Los controles internos para supervisar las acciones contractuales mediante procedimientos de pago rápido son:
(1) Cumplimiento de la cláusula. La División de Cumplimiento, Políticas y Precios de Adquisición de DLA revisará los premios mensuales para verificar el cumplimiento.
(2) validación de Recepción. La Administración de Órdenes de Operaciones de DLA identificará y obtendrá acuses de recibo de material (ARM) faltantes.
(3) Discrepancias de envío. La Administración de Órdenes de Operaciones de DLA identificará y tomará medidas en caso de órdenes discrepantes.
Los informes trimestrales a la SPE deben incluir métricas, deficiencias y planes de acción correctiva.
(S-90) Se pueden utilizar procedimientos de pago rápido para—
(1) iniciativas OCONUS DLA Direct supporting Forward Stock Locations (FSL) cuando la inspección y la aceptación están en destino.
(2) OCONUS Directo al cliente cuando la inspección y la aceptación están en destino.
(3) Envíos directos del cliente a Puntos de Contenedorización Consolidados (CCP) cuando la inspección y la aceptación están en destino.
13.404 Cláusula contractual.
(S-90) LA DESVIACIÓN 20-05 exime los requisitos del FAR 52.213-1(c) (2) para el Programa FDT.
SUBPARTE 13.5-PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS PARA CIERTOS ARTÍCULOS COMERCIALES
(Revisado del 1 de octubre de 2020 al PROCLTR 2020-18)
13.501 Requisitos especiales de documentación.
(b) Documentación del expediente de contrato.
(3) Los oficiales de contratación utilizarán el formato de Investigación de Mercado para Artículos Comerciales y Memorándum de Determinación de Comercialización (MRCICDM) en 53.9013(b) para documentar la investigación de mercado que la organización contratante realizó para determinar si el artículo es comercial. Cada organización contratante puede agregar información complementaria estandarizada solo agregándola al final del formato MRCICDM, con el fin de fomentar la presentación uniforme en toda la Agencia. Se alienta a los oficiales contratantes, pero no se les requiere, a usar el formato SAAD en 53.9013 (a) o el formato SAAD alternativo en 53.9013 (c), como se prescribe en 13.106-3(b) y 15.406-1(b) (1), en lugar de un PNM, para documentar la base para la adjudicación de acciones valoradas dentro de los umbrales de FAR 13.500(a).
