projektia on vaikea arvioida, koska koskaan ei löydy täsmälleen samoja, joista ottaa esimerkkejä ja arvaa kuinka paljon vaivaa, aikaa ja budjettia se voi vaatia. Se, mikä toimii parhaiten yhdessä tapauksessa, ei toimi lainkaan missään muussa, vaikka tiedot, tiimit ja budjetti olisivat samat. Lisäksi parhaatkin projektien estimointitekniikat voivat epäonnistua ja ainoa tekniikka, joka todella toimii, on itse projektin toteutus. Vain sen täyttyminen näyttää tarkan ajan.

jokaisen projektipäällikön tulisi tietää: mitä paremmin olet valmistautunut projektiarvioihin, sitä todennäköisemmin saat projektin valmiiksi ja säästät budjettia.

mikä on estimointi?

asia, joka pitää oppia heti. Yleisesti sanottuna estimointi on jonkinlainen prosessi, jonka tarkoituksena on löytää tietty arvo – arvio. Käyttämällä tätä arviota lähtötilanteena projektipäälliköt pystyvät määrittämään keskeisiä kohtia, kuten ponnisteluja, budjetti, resurssit, aika ja jotkut muut onnistuneesti päätökseen hankkeen.

hankkeen estimointitekniikat

1. Analoginen estimaatti

2. Parametrinen estimaatti

3. 3-pisteen estimaatti

4. Alhaalta ylös-arvio

aloittaakseni arvioista mainitsen erittäin tärkeän seikan. On tärkeää olla mahdollisimman tarkka projektin laajuuden kanssa ja tuntea mahdollisimman monta onnistunutta projektin laajuuslausuntoesimerkkiä. Jos kaikki on määritelty alusta alkaen, se on paljon parempi pidemmälle hankkeen kehittämiseen ja toteuttamiseen. Hankkeen laajuudesta pitäisi olla selvää, mitä hankkeella pitäisi saavuttaa.

projektin estimointitekniikat ovat kriittisiä sen toteutumisajankohdan ja sen vaatiman rahan ennustamisessa. Kuvatut tekniikat arvioida voidaan soveltaa missä tahansa menetelmässä on se jotain perinteistä kuten vesiputous tai moderni kuten Ketterä. Tietenkin, jos menemme syvemmälle, vaikkapa Ketterä, löydämme paljon muita tekniikoita. Mutta kiinnitän huomionne 4 merkittävään. Niiden hallussapito on myös tarpeen, että on hyvä hallita top 10 projektinhallinnan taitoja.

1. Analoginen arvio

jotkut kutsuvat sitä myös ylhäältä alas-arvioksi. Projektiarviota käytetään tapauksissa, joissa dokumentaatiota tai tietoa ei ole paljon. Arvioiden tekemiseksi otetaan vastaava hanke tai hankkeet menneisyydestä. On tietysti paljon parempi, jos aikaisemmat projektit ottaa niitä hallinneet ihmiset ja tietää, mitä sen loppuun saattaminen tarkalleen ottaen vaati.

esimerkki

on tehtävä – kehittää viisi uutta markkinointilaskua. Tiimisi hoiti jo vastaavia tehtäviä viidellä laskeutumisella ja se kesti 1 viikon. Näin ollen otat tämän ajan esimerkiksi. Näin ollen, jos sinun täytyy kehittää 10 laskua, kerrot 1 viikko 2 ja saat 2 viikkoa.

plussat: laskenta on nopeaa, dokumentointia ei tarvita paljoa.

miinukset: ei niin tarkka verrattuna muihin tekniikoihin.

tarkkuus: alin

parametrinen estimaatti

se on hyvin samanlainen kuin analogien estimointi. Mutta se on tarkempi, koska koko työ projektissa on jaettu osiin tai yksiköihin, jotka voidaan mitata. Jotkut ihmiset pitävät sitä yhtenä tarkimmista menetelmistä määrittää kustannukset ja kestot hankkeen.

lähestymistapa perustuu edellisistä hankkeista tai toimista saatuihin yksityiskohtaisiin tietoihin. Tätä varten sinun täytyy määritellä kunkin toimituksen ja mitä se vaatii ja sitten tutkimustietoa, joka kertoo kesto tai kustannukset kunkin toimituksen. Ero tämän arvion ja analoginen yksi on, että täällä on tilastollinen todistaa tekniikkaa.

esimerkki

jälleen laskeutumisesimerkki. Haemme verkosta löytääksemme olennaista tietoa siitä, kuinka paljon aikaa vastaavanlaisen laskeutumisen kehittämiseen menee. Se tarvitsee noin 10 tuntia. Jos tarvitsemme 5, kerromme 10 kertaa 5 ja saamme 50 tuntia.

plussat: fast calculation; probably, fast search for data.

miinukset: ei niin tarkkoja kuin muut Projektiarviot (mutta tarkempia, että analoginen).

tarkkuus: suurempi kuin analoginen.

3-pistearvio

tällä projektinhallinnan arviointitekniikalla on toinen nimi – projektin arviointi-ja Arviointitekniikka, tai lyhyesti PERT (nyt ei tarvitse kysyä kaikilta, mitkä ovat PERT-kaaviot). Sen avulla tiimin jäsenet voivat antaa apuaan tai panostaan tehtävien arvioimiseen ja helpottaa tätä prosessia.

projektin estimointitekniikka, kuten luettelossa seuraavana oleva alhaalta ylös-estimaatti, käyttää myös menetelmää, jolla projekti hajotetaan pienempiin tehtäviin. Sitten manageri työskentelee tiiminsä kanssa ja tunnistaa siihen liittyvät riskit. Jos sen sanoo muutamalla sanalla, positiiviset riskit vaativat vähemmän aikaa ja negatiiviset-päinvastoin.

silloin jokainen tehtävä arvioidaan 3 pisteen mukaan: best case tai optimistic (sanotaan O), most likely case (M) ja worst case tai pessimistic (P). Pitäisi olla selvää, että M vaihtoehto on eniten painoa.

jos mennään yksityiskohtiin, projektin arvioimiseen on kolme kaavaa.

yksinkertaisin: (O+M+P)/3

tarkempi: (O+4m+P)/6

se, joka antaa keskihajonnan: (P-O)/6

esimerkki

palataan taas esimerkkiimme ja laitetaan se hyvin yksinkertaiseksi. Laskujen kehittämiseksi arvioimme O: n 40 tunniksi, M: n 45 tunniksi ja P: n 55 tunniksi. Toisen kaavan mukaan olemme (40+4*45+55)/6 = 46 tunteja.

plussat: sitä pidetään yhtenä projektinhallinnan tarkimmista estimointitekniikoista; se alentaa skenaariota liian optimistisilla ja liian paisutetuilla arvioilla.

miinukset: jokaisen tehtävän kolmen estimaatin antamiseen tarvitaan enemmän aikaa.

tarkkuus: lähellä korkeinta arvoa.

alhaalta ylös-estimaatti

tämä projektiarviotekniikka käyttää Työnjakorakennetta. Tällöin projekti tai tehtävä pilkotaan pienempiin osiin, kunnes on mahdollista arvioida jokainen niistä. Näin tietäen, kuinka paljon aikaa, ponnisteluja, resursseja tai rahaa tarvitaan tietyn tehtävän, se saa mahdollista tiivistää ne kaikki ja saada kuva koko hankkeen arvio.

tekniikka vaatii enemmän aikaa arvioimiseen, mutta se antaa tarkimmat tulokset.

esimerkki

Jos pitää kehittää laskuja, koko prosessi hajotetaan, kuten todettiin, pienempiin osiin, jotka voidaan helposti arvioida. Se vaatii jonkin verran syvempää analysointia pakollisine asioineen, mutta ensinäkemältä se sisältää tekstin kirjoittamisen, suunnittelun, etupään ja joitakin muita vaiheita. Sen jälkeen summa kunkin arvion ylös ja saat koko arvion.

plussat: korkein tarkkuus; koska kaikki projekti on jaettu pienempiin osiin, on erittäin todennäköistä, että mitään yksityiskohtaa ei jää huomaamatta.

miinukset: se vaatii eniten aikaa verrattuna muihin tekniikoihin.

tarkkuus: korkein.

miten saada selkeä kuva projektista Gantt-kaavion avulla?

yksi tärkeimmistä vinkeistä onnistuneeseen projektinhallintaan, joka voi auttaa kustannusarvioinnissa, on käyttää Gantt-karttaohjelmistoa kustannusarviointiohjelmistona.

ganttpro Gantt chart-ohjelmistossa manageri voi helposti työskennellä kustannusarvion kanssa. Työkalu näyttää, kuinka paljon kukin tehtävä maksaa resurssin arvioidun ajan ja nopeuden perusteella. Kaikki tämä tekee sitten koko hankkeen budjetin.

Ganttprossa on kolmenlaisia kustannusarvoja: per tunti, per tuote ja kiinteä hinta.

Yhteenveto

edellä kuvatut menetelmät ovat erittäin yleisiä ja niitä käytetään kaikissa hankkeissa. Kokeile yksi niistä tai yrittää yhdistää ne saada paras toimiva ratkaisu sinulle. Tai voit yksinkertaisesti hallita kaikkia tehtäviä ja hankkeita ammatillinen online Gantt kaavio ohjelmisto, joka helposti arvioi kaiken puolestasi.