blanket purchase order (BPO) on organisaation ja toimittajan välinen pitkäaikainen sopimus tavaroiden tai palvelujen toimittamisesta määrättyyn hintaan toistuvasti tietyn ajanjakson aikana. Jos yrityksesi suorittaa useita maksuja samoista tavaroista tai palveluista, jo määritettyjen yksityiskohtien, kuten hinnan ja toimitusaikataulun sisältävä kattava ostotilaus on tehokas tapa vähentää käytettyä aikaa ja käsittelyviiveitä.

toimittajat voivat puolestaan lähettää useita laskuja vedoten samaan BPO-numeroon. Yleinen ostotilausrajoitukset voivat perustua tiettyyn aikaan, esimerkiksi vuoteen, tai tiettyyn rahamäärään. Lisäksi aikataulu, määrä, ja hinta, huopa ostotilaukset voivat sisältää kohteen laatuvaatimukset.

yleisostotilausten edut

Hankintaosastot käyttävät kattotilauksia, joita voidaan kutsua myös pysyviksi ostotilauksiksi, kustannusten alentamiseen ja kevyempien, tehokkaampien työprosessien rakentamiseen. Seuraavassa on useita tapoja huopa ostotilaukset voivat lisätä bottom line ja parantaa työnkulkua.

hankinnan ammattilaiset voivat käyttää kattavia ostotilauksia varmistaakseen alhaisemman tukkuhinnoittelun, joka perustuu kokonaistilausmäärään, vaikka toimituksia tarvittaisiin ajan mittaan useita. Kun tehdään yksi tilaus kerrallaan tietyn ajan kuluessa, neuvotellaan pienemmistä määristä. Yleinen ostotilaus poistaa tarpeen turvata hankinta ja neuvotella sopimukset kunkin tilauksen, mikä mahdollistaa hankintaosaston henkilöstön keskittyä tärkeisiin toimintoihin yli toistuvia tehtäviä.

taitavat hankintapäälliköt voivat yhdistää koko yrityksen suorat ja epäsuorat kulut edullisempaan bulkkihinnoitteluun. Ja koska sopimuksessa määritellään tilauksen erityispiirteet ja laajuus, hinta ei heilahda ajan mittaan, riippumatta siitä, mikä vaikuttaa markkinoihin.

yleisostotilaus tehostaa tilausprosessia odotettavissa olevien toistuvien ostosten osalta. Jos esimerkiksi tuotantoyhtiö tarvitsee vuoden aikana kaksikymmentä lähetystä tuotantoon tarvittavia raaka-aineita, pysyvä ostotilaus tarkoittaa kahdenkymmenen sijasta yhtä neuvottelua, yhtä sopimusta ja yhtä hyväksymisprosessia. Useita lähetyksiä tarpeen mukaan tarjoaa lisähyötyä minimoimalla tavaroiden varastointiin liittyvät riskit ja kustannukset.

”Yleisostotilaukset voivat antaa hankintaosastoille vipuvartta huomattavasti alhaisempiin yleisesti käytettyjen tavaroiden ja palvelujen ostokustannuksiin.”

when to use a blanket purchase order

Blanket orders are on viisasta käyttää vain tietyissä olosuhteissa:

• kun samojen tavaroiden tai palvelujen määriä tarvitaan koko ajan, tyypillisesti vuoden ajan.
• kun yksikkökustannukset voidaan määritellä tarkasti ja yksityiskohtia voidaan tarkentaa.
• kun yksi myyjä pystyy toimittamaan koko sopimuksen keston ajan.
• tilattaessa määrällisesti helpottaa edullisempia sopimusehtoja, kuten irtoalennuksia.
• porrastetuissa toimituksissa minimoidaan varastointiriski ja-kustannukset.

Vilttikauppatilauksia ei pidä koskaan kirjoittaa tilauksista, joissa hinta ei ole taattu, tuotteen laatu on epäluotettava tai myyjään ei voi luottaa.

mitä sisällyttää blanket-ostotilaukseen

Blanket – ostotilauksiin tulisi määritellä seuraavat sopimusehdot:

• sopimuksen kesto
• hinnoittelu ja sopimusehdot
• laskutustiedot – kuinka myyjä toimittaa laskut maksettavaksi
• Erittelyt, mukaan lukien odotukset laadusta, koosta ja määrästä
• toimitusmäärä, kellonajat ja paikat
• Peruutuslauseke

yleisostotilausten käytön haasteet

Ennakointitarve on haastavin osa yleisostotilauksen laatimisessa. Data-analyysi voi tarjota tarkkoja määriä tarvitaan liiketoiminnan määritetyn ajanjakson aikana. Tieto siitä, mitä tarvitaan, kertoo toimittajalle, mikä määrä varastoidaan ajoissa toimitettavaksi sopimusehtojen mukaisesti. Sopimusneuvotteluissa yhtiö voi jättää säätövaraa, kun tavarat ja palvelut toimitetaan käyttöön.

tämäntyyppiset sopimukset venyvät usein vuosi vuodelta, kun yritykset ja myyjät rakentavat työsuhteita. Tarkka ennustaminen on ratkaisevan tärkeää budjetin optimoimiseksi ja varastointikustannusten minimoimiseksi. Myyjä puolestaan realisoi taatun pitkäaikaisen tilauksen hyödyn riittävällä ajalla tavaran valmistamiseen toimitusta varten.

kun kauppasopimus on tehty ja ehdot määritelty, luotettava myyjä toimittaa tavaroita ja palveluita tarvittaessa ilman ylimääräistä hallinnollista työtä. BPO: ta ja saapuvia laskuja tulee seurata, jotta kokonaismäärä ei ylitä sopimuksen rajoja. Tehokkain ja vähiten virheitä aiheuttava valvontamenetelmä on automatisoitu kolmiosainen täsmäytys, jolla varmistetaan tavaran vastaanotto tilausta ja PO: ta vastaan kattavalla hankintaohjelmistolla.