nämä muistiinpanot ovat peräisin viiden onnistuneen vuoden avoimen datan päivän DC: stä ja muista civic hackathoneista, joita olen pyörittänyt, sponsoroinut tai osallistunut.

ideoita ovat inspiroineet monet henkilöt, erityisesti Open Data Day DC: n järjestäjät Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend ja Julia Beggacheva sekä Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann ja Greg Bloom.

mikä on hackathon?

määritelty

i määrittelee ”hackathonin” hyvin laajasti:

• hakkerointi on luovaa ongelmanratkaisua. (Siihen ei tarvitse liittyä teknologiaa.)
• hackathon on mikä tahansa minkä tahansa pituinen tapahtuma, jossa ihmiset kokoontuvat ratkomaan ongelmia. Useimmissa hackathoneissa, joita olen vetänyt, on myös rinnakkaisrata työpajoja varten.

osallistujat muodostavat tyypillisesti noin 2-5 yksilön ryhmiä, ottavat esiin läppärinsä (jos tapahtuma on teknologiateemainen) ja sukeltavat ongelmiin. Koulutuspajat ovat oiva rinnakkaisrata erityisesti tulokkaille, mutta myös kaikille osallistujille.

positiivinen energia

Hackathonit ovat saaneet huonon rapin, koska osalla on epäterve kilpailurakenne ja epärealististen odotusten asettaminen. Älä pyöritä hackathonia noin, niin olet oikeilla jäljillä. Tässä ovat tavoitteet pidän mielessä:

• vahvistaa yhteisöä, jota hackathon on.
• Toivottakaa tervetulleeksi tulokkaat yhteisöön.
• tarjoavat osallistujille mahdollisuuden oppia jotain uutta.
• tarjoa osallistujille tilaa ja aikaa edetä heitä kiinnostavissa ongelmissa.

Älä oleta ratkaisseesi ongelmaa hackathonin loppuun mennessä. Tosielämän ongelmat ovat vaikeita! Ajattele hackathonia varikkokäyntinä pitkällä matkalla ongelmien ratkaisemiseksi tai harjoitteluna, jolla osallistujia valmistellaan ongelmien ratkaisemiseen.

koska et aio ratkaista ongelmaa, älä aseta epärealistisia (ja epäterveitä) paineita osallistujillesi. Älä valvo koko yötä, älä pumppaa osallistujia kofeiinilla, äläkä tee voittajista ja häviäjistä. Hackathoneissani ei ole koskaan ollut olutta, kilpailuja tai aikapainetta. Osallistujien pitäisi tulla energisoituneina ja heitä pitäisi tervehtiä positiivisella energialla.

odota — ehkä hackathon ei ole oikea asia

alla olevat muistiinpanoni ovat enimmäkseen logistisia ja olettavat teknologiakeskeistä lähestymistapaa. Oletan, että haluat johtaa hackathonia. Mutta lue niin haluat ajaa Hackathon? Think Again laurenellen McCann for thoughts on other (and sometimes better) ways to engaging a community.

harkitse myös, ettet kutsuisi tapahtumaasi ”hackathoniksi”. Kaikki eivät tiedä, mitä tarkoitat, ja ”hakkerointi” saattaa vähentää todennäköisyyttä, että kaikki ryhmät tuntevat itsensä tervetulleiksi.

jos hackathonisi tavoitteena on markkinoida tuotetta, pysähdy tähän ja lue toisenlainen opas. Sinun ja minun tavoitteeni eivät ole samat.

tulokkaiden toivottaminen tervetulleiksi

vaikeinta menestyksekkään hackathonin pyörittämisessä on tulokkaiden vastaanottaminen ja heidän auttamisensa mukaan toimintaan.

tulokkaat kärsivät usein ”huijarisyndroomasta”, tunteesta, että he eivät kuulu, koska heillä ei ole taitoja, eivät ole tarpeeksi älykkäitä jne. He ovat tietenkin väärässä, mutta ennen kuin he tuntevat kuuluvansa joukkoon, he eivät voi saada tyydyttävää kokemusta. Hackathonin Järjestäjän tehtävä on auttaa heitä ymmärtämään, että heillä on jotain annettavaa.

ensimmäistä kertaa hackathoniin osallistuneet ovat usein häkeltyneitä, kun on aika löytää projekti, jonka parissa työskennellä. He eivät välttämättä vielä osaa suhteuttaa omaa osaamistaan siihen, minkälaisten projektien parissa työskennellään. Hyödyllisyyden osaaminen on taito sinänsä. Sinun täytyy ohjata heidät projektiin ja prosessin kautta, jotta he ymmärtävät, miten he voivat edistää. Jos sinulla on liikaa menetettyjä osallistujia eikä riittävästi apua heidän aloittamisessaan projektissa, he lähtevät — yritä välttää sitä.

hackathonin järjestäjän on varmistettava, että kaikilla on jotain tekemistä. Yksi tapa tehdä tämä on saada lista hankkeiden vetäjistä etukäteen: ihmiset, joiden tiedät tulevan tiettyjen projektien kanssa, joihin voit opastaa muita osallistujia. Ja voit työskennellä varmistaa hakkerointi projektit ovat valmiita hyväksymään tulokkaita. Voit järjestää myös muita kuin hanketoimintoja-jäljempänä kuvattuja työpajoja-joihin uusien tulokkaiden on helpompi osallistua.

voit myös harkita uusien tulokkaiden yhdistämistä mentoreihin tai tapahtumaa edeltävän istunnon pitämistä vain uusille tulokkaille, kuten Wikimedia äskettäin teki.

hakkerointi

hakkerointiradalla osallistujat sukeltavat ongelmiin. Usein Projektin ympärille muodostuu 2-5 yksilön ryhmiä, kuten uuden datan visualisoinnin rakentaminen, dokumentin kirjoittaminen tai ongelman tutkiminen yhteistyössä. Osallistujat ottavat läppärinsä esille, kytkeytyvät sähköön ja wifi-verkkoon ja ryhtyvät töihin.

hakkerointi alkaa projektin esittelystä. Osallistujilla, jotka tuovat projekteja tapahtumaan, on mahdollisuus lyhyesti (enintään 1 minuutti) selittää, mitä he työskentelevät heti tapahtuman alussa, jotta muut osallistujat voivat liittyä kyseiseen projektiin. Tapahtuman lopussa, wrap-up session antaa jokaiselle hankkeelle mahdollisuuden osoittaa joitakin saavutuksia.

hyvien projektien viljeleminen

jokaisesta projektista ei tule hyvää hackathon-projektia. On äärimmäisen tärkeää maksimoida tapahtumasi projekteissa seuraavat ominaisuudet:

• selkeästi artikuloitu. Hankkeilla pitäisi olla selkeä kysymys tai ongelma, jota ne yrittävät ratkaista, sekä kohtuullisen tarkka ratkaisuehdotus.
• saavutettavissa. Useimmat projektit saavuttavat noin 25% siitä, mitä he uskovat saavansa aikaan rajallisessa ajassa. Hallitse kunkin projektin tavoitteita, jotta osallistujat voivat tuntea saavansa aikaan istunnon lopussa, ei keskeytetä.
• helppo ottaa tulokkaat kyytiin. Hankkeissa tulisi olla valmiita tehtäviä uusille tulokkaille, joilla on erilaisia taitoja ja erilaisia taitotasoja. Koodausprojekteissa nämä tehtävät eivät voi vaatia koodikannan intiimiä ymmärtämistä, ja varmista, että rakennusympäristö voidaan pyörittää alle 20 minuutissa. Tee lista tehtävistä tai luo GitHub kysymyksiä etukäteen!
• sidosryhmän johtamana. Sidosryhmä (tai” aiheasiantuntija”) ohjaa hanketta reaalimaailman merkityksellisyyteen. Hankkeet ilman sidosryhmää voivat ”ratkaista” ongelman, jota ei ole olemassa. Ihannetapauksessa johtaja (tai yksi johtajista) on sidosryhmä tai hyvä edustaja sidosryhmälle. Suosittelen lämpimästi tarkastelemaan Laurenellen McCann ’ s Build With, Not For series on involving sidosryhmät kaikessa civic tech-työssä. Lisäksi koskaan ei riitä, että hankkeen vetäjä on vain ideoija. Varo, kun johtaja on sidosryhmä, mutta ei voi ennakoida, miten hän saattaa toteuttaa yhdessä muun tiimin kanssa.
• järjestäytynyt. Hankkeissa, joissa on vähintään neljä jäsentä, erityisesti uusia tulokkaita, hankkeen vetäjän tehtävänä tulisi olla koordinoida, varmistaa, että jokaisella tiimin jäsenellä on jotain työstettävää ja auttaa uusien tiimin jäsenten vastaanottamisessa.

käsittele näitä luoteja kuin muistilistaa. Hankkeet, jotka ajattelevat itseään näiden ominaisuuksien kannalta, ovat yleensä onnellisempia ja tuottavampia.

Jos tietää, mitä projekteja tapahtumassa aiotaan työstää, niin mitä aikaisemmin näitä projekteja saa tätä miettimään, sen parempi. Tapaa projektin vetäjiä ja keskustele näistä projektin osista etukäteen, jos mahdollista. Koska järjestäjä, ottaa nämä tiedot projekteista voi myös auttaa sinua reitittää osallistujia projekteihin he voivat haluta työskennellä.

Teemaisilla Hackathoneilla

teemallinen hackathon on sellainen, jossa hankkeet rajoittuvat tiettyyn ongelmaan: kuten ruoan kestävyyteen tai palaaviin kansalaisiin. Teemalliset hackathonit pystyvät houkuttelemaan aiheasiantuntijoita (mihin avoimen datan Hackathonit kuten Open Data Day DC eivät ole hyviä), ja projektit pyörivät tyypillisesti aiheasiantuntijoiden tuomien ongelmien ympärillä.

kun teemalliset hackathonit ovat myös technology hackathoneja, on yleinen ongelma: Aiheasiantuntijat tunnistavat helposti oman alansa ongelmat, mutta eivät aina pysty muuttamaan niitä toimiviksi teknologiahankkeiksi. Muut osallistujat voivat olla valmiita soveltamaan taitojaan, mutta eivät tiedä mitään hackathonin teemasta. Tuon kuilun umpeen kurominen vaatii huolellista suunnittelua etukäteen.

usein tuloksena on huoneen jakaminen kolmeen ryhmään:

1. Aiheasiantuntijat ja muut osallistujat onnistuivat työskentelemään yhdessä.
2. Aiheasiantuntijat työskentelevät muiden aiheasiantuntijoiden kanssa ongelmatutkinnassa, mutta eivät toteutuksessa.
3. muut osallistujat kamppailevat löytääkseen jotain merkityksellistä työstääkseen / toteuttaakseen ratkaisun, jolla on minimaalinen arvo teeman todellisten ongelmien ratkaisemiseksi.

#1 on mahtava. #2 on hyvä, jos ryhmä on tyytyväinen. Mutta #3 on huono: osallistujat ilman aiheohjausta tuntevat eksyneensä. Tämän välttämiseksi varmista, että sinulla on tarpeeksi toimivia projekteja kaikille ennen tapahtumaa. Tee ennen tapahtumaa yhteistyötä aiheasiantuntijoiden kanssa, jotta heidän ongelmansa muuttuvat projekteiksi. KS.yllä oleva jakso, jossa käsitellään hyviä hankkeita, jotta voidaan varmistaa, että on olemassa johdonmukainen kysymys, että tarvittavat resurssit ovat olemassa (esim. tietokokonaisuudet) ja että hankkeessa tarvittavat taidot vastaavat muiden osallistujien odotettuja taitoja (ja riittävässä määrin).

lisäksi aineasiantuntija voi ehdottaa monia ideoita, mutta hän voi osallistua tehokkaasti vain yhteen projektiin tapahtuman aikana, joten varmista, että noin neljää Ei-asiantuntijaa kohden on vähintään yksi aiheasiantuntija + toimiva projekti.

tulokkaiden sijoittaminen uusiin hankkeisiin

osallistujien perehdyttäminen olemassa oleviin hankkeisiin voi olla hyvin vaikeaa. Se on yksi hakkeroinnin vaikeimmista osista. Joten on ideoita uusia projekteja, jotka on erityisen helppo aloittaa, jos he eivät voi liittyä olemassa olevaan projektiin. Projektiideoiden saaminen valmiiksi on erityisen tärkeää, jos et odota monen osallistujan tuovan projekteja! Ja aina avoin projekti ideoita osallistujilta. Projekti yksi, eli joku työskentelee yksin, on OK liian!

muut vinkit

eivät anna kenenkään esittää ideaa, jota he eivät tapahtumassa kehittele, ellei ideoita todellakaan ole tarpeeksi. Muuten tämä on kaikkien arvokkaan ajan tuhlausta.

kun hakkerointi on alkanut, älä keskeytä hakkereita muuten kuin varmistaaksesi hakkeroinnin sujuvan, tarkistaaksesi, että kaikilla on jotain tekemistä, ja pitääksesi ihmiset kokonaisaikataulussa. Keskipäivän toiminnot, kuten lounasajan kaiuttimet ja videopuhelut ihmisten kanssa paikan päällä, ovat uskomattoman häiritseviä osallistujille, jotka ovat nyt innokkaita työskentelemään ongelman parissa.

Harjoittelu

onnistunut hackathon saattaa olla pelkkää hakkerointia, pelkkää harjoittelua tai sekä hakkerointia että harjoittelua.

Jos sinulla on merkittävä määrä uusia tulokkaita, koulutuspajojen pitäminen on loistava tapa antaa heille jotain tekemistä, johon he ovat mukavampia kuin hakkerointiin Sukeltaminen. Voit järjestää työpajoja, joissa osallistujat tutustuvat hackathonin aiheeseen tai hackathonin kannalta hyödyllisiin teknisiin taitoihin. Työpajat voivat olla myös paikkoja, joissa voi keskustella hackathoniin liittyvistä alan asioista. Työpajojen tulisi olla vuorovaikutteisia mahdollisimman paljon

valitse työpajojen vetäjät huolellisesti. Ihannetapauksessa johtajat ovat vetäneet samaa työpajaa ennenkin, joten he ovat hyvin harjoiteltuja. Niiden tulisi myös olla niin erilaisia kuin osallistujat haluat nähdä läsnä tapahtumassa (sukupuoli, rotu,ikä, jne.). Lue Hopper Conference Diversity Guiden vinkit puhujien valintaan.

Suorita työpajat toisessa huoneessa, jos suinkin mahdollista. 45-90 minuutin työpajat ovat hyvän mittaisia. Jos sinulla on enemmän kuin yksi työpaja, jätä työpajojen väliin 15-30 minuuttia vapaata, jotta ensimmäinen johtaja voi sulkea ja toinen aloittaa toimintansa.

Open Data Day DC: ssä olemme kahden päivän aikana järjestäneet kuusi työpajaa, jotka käsittelevät avoimen datan ja sovellusliittymien esittelyä, GitHubia käyttävän yhteistyön esittelyä, open mappingia, Pythonin esittelyä ja yhteisöllistä sitoutumista.

paikka & date

perusvaatimukset

Etsi tapahtumapaikka ja varaa päivämäärä. Tämä on ainoa asia, joka sinun täytyy tehdä merkittävästi ennen tapahtumaa. Mitä aikaisemmin tilaa voi varata, sen parempi.

Etsi paikka, josta löytyy:

• kunnolliset istumapaikat (katso alla)
• yksi tehoraita per pöytä
• Wifi (onko se nopea ja luotettava? voiko se yhdistää kaikki osallistujat? tukkiiko se mitään portteja?)
• projektori
• mikrofoni, ainakin suurissa huoneissa
• esteettömät sisäänkäynnit ja Pyörätuoliystävällinen istumapaikka (ja jos on Lava, tarkista, onko se esteetön, soveltuvin osin)
• sukupuolineutraali, yhden hengen huone, Esteetön kylpyhuone

(Jos sinulla on käynnissä suuri tapahtuma, lue myös kaikki tässä listatut esteettömyyshuolet läpi.)

istumapaikat

istumavaatimukset ovat erilaiset hakkeroinnille ja työpajoille. Hakkerointia varten tarvitset juhla-tyylisen asetelman, jossa on suuret pyöreät pöydät, joihin mahtuu noin 10 henkilöä. Banket-setup-huoneissa on vähiten ihmisiä verrattuna muihin pöytä / tuoli-järjestelyihin, joten ota tämä huomioon laskettaessa kapasiteettia. Työpajoihin halutaan luokkahuonetyyliset istumapaikat eli suorakulmaiset pöydät, joissa on toisella puolella tuolit.

kun

valitse tapahtumapäivä huolellisesti. Vältä kesää, lomia ja muita alasi suuria tapahtumia. Viikonloput ovat vaikeita ihmisille, jotka käyvät ammatikseen. Arki on rankkaa vanhemmille.

Kysy paikaltasi sallituista alku-ja loppuajoista. Aseta aika, jolloin tulet / lähdet ja milloin osallistujat saapuvat/lähtevät. Suunnittele vähintään 30 minuuttia ennen tapahtumaa ja sen jälkeen, että pystyt ja purat/siivoat.

varmista, että pääset sisään ja että osallistujasi pääsevät sisään. Jos rakennuksen ulko-ovi on lukittu, varmista, että sinulla on avain ja että sinulla on joku lähetetty ovelle päästää osallistujia (saatat tarvita tiimi ihmisiä kiertää etuovella koko päivän).

tarkista myös…

Tarkista, salliiko tapahtumapaikka, että huoneessa on ruokaa.

Jos tapahtuma pidetään virka-ajan ulkopuolella, tarkista, että paikassa on ilmastointi / lämmitys.

keikkapaikan budjetointi

Ammattilaispaikat veloittavat melkoisesti rahaa, joten on löydettävä jotain omaan budjettiin sopivaa. Toivottavasti löydät vapaata tilaa hyvä wifi (paikallinen kirjasto, ystävän yritys, jne.).

suuressa kaupungissa järjestettävässä suurtapahtumassa odotetaan tapahtumapaikkojen vaihtuvan tuhansiin dollareihin päivässä. Se riippuu siitä, kuinka paljon tilaa tarvitset, ja ei ole riimi tai syy hinnoitteluun, mutta se yleensä tulee ulos noin $10-$30 per henkilö.

sponsorointi

suurtapahtumissa tarvitaan todennäköisesti sponsoreita, jotka auttavat kulujen kattamisessa.

sponsorit antavat sinulle jotain — rahaa, tilaa, ruokaa, T-paitoja — sillä odotuksella, että he saavat jotain tuestaan tapahtumallesi. He saattavat olla rekrytointi / vuokraus ja haluavat scout out osallistujat, tai he saattavat markkinoida tuotetta, että he haluavat edistää.

mieti, mitä olet valmis antamaan sponsoreille vastineeksi heidän tuestaan. Kiität varmasti sponsoreitasi nimeltä avaus-ja päätösjaksosi aikana, ja haluat todennäköisesti twiitata kiitoksesi myös. Sen lisäksi, haluatko antaa heille aikaa korokkeella puhua osallistujille? Tai pöydän takana esittelemässä tavaroitaan? Se on sinusta kiinni, ja sinun täytyy löytää oikea tasapaino sen välillä, että saat tarpeeksi sponsoreita häiritsemättä tapahtumasi tavoitteita.

selvitä ensin budjettisi — etenkin keikkapaikkasi ja ruokakulusi — niin tiedät, kuinka paljon tarvitset sponsorirahoja. Mutta ryhdy sitten hankkimaan sponsoreita etuajassa.

ruoka

mieluiten aamupalaksi ja juomaksi kannattaa tarjota kahvia ja kevyttä ruokaa koko päivän ajan (erityisesti vettä). Ruoka on kuitenkin yllättävän kallista, joten tee voitavasi.

mitä ostaa

Jos tarjoat jotain ruokaa, sinun todella täytyy tarjota kasvis-ja maidottomia vaihtoehtoja, koska nämä ruokavaliorajoitukset ovat hyvin yleisiä. Kasvissyönti ei ole huono idea. Sen jälkeen harkitse muita rajoituksia, joita osallistujillasi voi olla (vegaani, kosher, gluteeniton) ja tee parhaasi.

ole vastuussa ruuastasi. Ajattele kuin vanhempi. Tilaa ruokaa, joka on suhteellisen terveellistä. Vältä raskaita ruokia, jotka tekevät ihmisistä uneliaita (kuten leipä) tai tehottomia (kuten alkoholi). Kofeiini ja sokeri ovat hyviä (energia on tärkeää), mutta on todellista ravintoa liian..

budjetointi ja logistiikka

luku 7-15 dollaria per henkilö. Pizza on halvinta ruokaa saada, mutta se on myös periaatteessa pahinta, mitä ihmiselle voi mahdollisesti syöttää (eivätkä kaikki syö sitä) — Vältä pizzaa, jos vain voit.

Jos tilaat ruokaa, teet tilauksen todennäköisesti vähintään kolme päivää ennen tapahtumaa.

Swag

jotkut tapahtumat haluavat tarjota swagia, kuten T-paitoja tai tarroja. Henkilökohtaisesti olen sitä mieltä, että on paljon parempiakin tapoja käyttää budjettia, mutta jos todella haluat tarjota nyyttikestejä, pidä mielessä–

älä hanki yhden koon t-paitoja, koska ihmiset eivät ole kaikki samanlaisia. Lue Hopper Conference Diversity Guiden osio T-paidoista.

Code of conduct

Teknologiatapahtumissa on ollut tapana, ettei naisia ja vähemmistöjä aina oteta vastaan. Siihen on saatava muutos. Voit olla osa tätä muutosta hyväksymällä tapahtuman toimintaohjeet. Käytännesäännöissä ei ole kyse vain sääntöjen noudattamisesta. Se asettaa yhteisön normit ja lähettää viestin mahdollisille osallistujille siitä, että yrität luoda viihtyisän ympäristön. Ja tietenkin, jos on ongelma teidän tapahtuma ottaa käytännesäännöt etukäteen auttaa ratkaisemaan ongelman.

Etsi ihailemissasi tapahtumissa käytettyjä käyttäytymissääntöjä tai kopioi Code for DC ’s code of conduct tai Tech Lady Hackathon + Training Day’ s code of conduct. Lue myös Hopper Conference Diversity Guiden osio tästä.

Happy Hour

tapahtumaa edeltävä happy hour auttaa osallistujia tutustumaan toisiinsa rentouttavissa puitteissa. Tapahtuman jälkeinen happy hour illan jälkeen hackathon lopettaa antaa osallistujille mahdollisuuden seurustella nyt, kun he tuntevat toisensa.

suurtapahtumissa kannattaa valita Baari etukäteen ja keskustella baarin kanssa ja varmistaa, että on ok, että tuo iso porukka. Saatat haluta varata osan baarista (he voivat pyytää maksua etukäteen tai taattu vähimmäiskulutus, että he veloittavat sinua jälkeen, jos ihmiset eivät tilaa tarpeeksi).

Jos tarjoilet alkoholia, muista: kaikki eivät juo (alle 21-vuotiaat, raskaana olevat ja monet monet muut ihmiset eri syistä); alkoholi voi johtaa turvattomaan tai epämukavaan ympäristöön; ne, jotka juovat, tarvitsevat julkisen liikenteen päästäkseen kotiin. Siksi: tarjoa alkoholittomia juomia, valvo ympäristöä, jotta se pysyy ammattimaisena ja miellyttävänä kaikille, ole lähellä julkista liikennettä.

rekisteröinti

Ota käyttöön Eventbrite-rekisteröintilomake.

Rekisteröintiraja

Määritä maksimikapasiteetti. Jos kyseessä on tapahtuma, jossa on rinnakkaisia kappaleita, muista, että osallistujat kokoontuvat yhteen huoneeseen tapahtuman alussa, joten maksimikapasiteettisi on hieman suurempi kuin pääsalisi kapasiteetti (jotkut ihmiset voivat puristaa/seistä alussa).

maksuttomaan tapahtumaan ilmoittautuneista noin 65 prosenttia tulee oikeasti paikalle. Tämä määrä näkyy hyvin johdonmukaisesti eri tapahtumissa. Joten cap rekisteröinti 150% todellisesta maksimikapasiteetista.

kerää tietoa

käytä ilmoittautumislomaketta kerätäksesi tietoja osallistujista:

• nimi (ja mahdollisesti muita tietoja, joita tapahtumapaikan turvallisuus edellyttää)
• sähköpostiosoite
• tehtävänimike
• ovatko he uusia hackathoneille?
• millainen hakkeri he ovat? Esimerkkejä: Kehittäjä. Suunnittelija. Datatieteilijä. Domain Expert. Hallituksen Henkilökuntaa. Kommunikaattori. Projektipäällikkö. Puolestapuhuja.
• mikä heitä kiinnostaa hakkeroinnissa? (vapaamuotoinen kysymys)
• ovatko he kiinnostuneita mistään työpajoista?
• miten he kuulivat tapahtumasta
• erityistarpeet/pyynnöt

Mitä enemmän tietoa voit kerätä etukäteen, sitä paremmin voit suunnitella. Voi alkaa miettiä, kuka tekee mitäkin töitä heti, kun ilmoittautumisia alkaa tulla. Kirjaimellisesti yrittää kuvitella, miten jokainen rekisteröitynyt osallistuja pitää miehitetty tapahtuma perustuu siihen, mitä tietoja tiedät niistä.

kymmenen päivää ennen

Etsi projektinjohtajat

Katso, kuka on tulossa ja jos tiedät, että jotkut heistä ovat tulossa tiettyjen projektien kanssa, tunnista projektinjohtajat. Voit myös haluta tavata heidät tällä kertaa:

• opastaa heitä etenemään hankkeissaan
• tunnistamaan, miten he voivat ottaa uusia tulokkaita vastaan, mitä tehtäviä uusille tulokkaille on tehtävissä
• tunnista, millaista apua heidän hankkeensa tarvitsee

katso yllä olevasta osiosta hyviä projekteja viljelevä osio.

Find helpers

jos järjestät interaktiivisia työpajoja, joissa osallistujat seuraavat kannettavalla tietokoneellaan ja odottavat monen osallistujan osallistuvan, saatat haluta työpajaapulaisia auttamaan osallistujia, jotka jumiutuvat. Suunnittele vähintään yksi auttaja jokaista 10-20 osallistujaa kohti.

etsi myös auttajia pyörittämään rekisteröintipöytää ja rakennuksen ulko-ovea, jos se on lukossa, ja voit myös harkita vapaaehtoisten tunnistamista valokuvaukseen, sosiaalisen median hallintaa ja tapahtuman tapahtumien dokumentointia tarinankerrontaa varten jälkeenpäin.

Email attendees

you Main want want to email the registered attende in this point with as much of the logistics information as you know, so that they can planned ahead. Katso ”edellisenä päivänä” alla, mitä sisällyttää sähköpostiin.

kolme päivää ennen

Järjestä ryhmäviestintä

Järjestä osallistujillesi tapa kommunikoida digitaalisesti ja pitää yhteyttä tapahtuman jälkeen. Joitakin vaihtoehtoja ovat:

• Keskusteluhuone, kuten Slack
• sosiaalisen median kanava, kuten hashtag Twitterissä tai Facebook-ryhmässä
• jaettu asiakirjatila, kuten Google Docs tai Dropbox-paperi
• sähköpostilista, kuten Google-ryhmässä

mieti, miten kerrot tarinasi

osa tapahtumasi pysyvästä vaikutuksesta on siinä, miten ihmiset muistavat sen:

• valitse hashtag.
• perusti Tumblrin tai muun julkisen jaetun dokumenttiavaruuden (KS.yllä) projektien edistymisen tallentamista ja linkkien lähettämistä varten.
• mieti, miten hackathonista otetaan kuvia, jotka kertovat sen tarinan.
• luki Nathan Matiaksen ja Willow Brughin media-making-strategiat hackathoneille.

Hanki tarvikkeita

sinun tulisi tuoda tapahtumaan:

• paperia, tusseja ja teippiä, joilla voi kirjoittaa ja postittaa kylttejä, joissa on
• Nimilapputarroja ja tusseja, joiden avulla ihmiset voivat kirjoittaa nimensä nimilappuun
• muistikortteja, kyniä, paperia ja muita hankesuunnittelua helpottavia tarvikkeita
• muovikupit, Paperilautaset ja kertakäyttöastiat, jos tarjoat ruokaa

myös…

• tee mahdolliset ruokatilaukset
• Lähetä kaikki tuntemasi toimittajat, jotka saattavat olla kiinnostuneita tapahtumasta
• Lataa kamerasi, jotta olet valmis ottamaan kuvia
• jotkut paikat vaativat osallistujalistan turvallisuussyistä. Jos haluat lähettää listan, muista aakkostaa se! Turvallisuus luultavasti tulostaa mitä sinulla on-on ja asiat mutkistuvat nopeasti, kun lista ei ole kunnossa.

Email attendees again

you may want to email the registered attendees at this point, again, with as much of the logistics information as you know, so that they can planned ahead. Katso ”edellisenä päivänä” alla, mitä sisällyttää sähköpostiin.

edellisenä päivänä

läpikulku

tee kävelykierros tapahtumapaikastasi. Varmista, että sinulla on:

• juhlapöydät hakkerointiin, suorakulmaiset pöydät työpajoihin
• tarpeeksi tuoleja (laske ne!)
• yksi tehonauha per pöytä
• toimiva WiFi
• toimiva projektori ja VGA-dongle (ehkä jopa testaa tietokonettasi)
• mikrofoni, ainakin suurissa huoneissa

Jos sinulla on kaksi rinnakkaista raitaa:

• käy yllä oleva lista kertaalleen hakkerointihuoneeseen ja uudelleen harjoitushuoneeseen
• varmista, että sinulla on tarpeeksi tilaa pitää kaikki samassa huoneessa, koska osallistujat kokoontuvat yhteen huoneeseen ensin tervetuliaissessioon

email Blast

lähetä rekisteröityneille osallistujille logistiikkasähköposti. Sisältää:

• yhteystietosi, mukaan lukien matkapuhelinnumerosi, jotta osallistujat voivat soittaa/tekstata sinulle, jos he eivät löydä paikkaa
• kaikki tapahtumaa edeltävät ja tapahtuman jälkeiset happy hour-tiedot: sijainti, päivämäärä ja kellonaika
• Tapahtuman alku-ja päättymispäivät ja kellonajat
• tapahtuman sijainti (osoite ja rakennuksen nimi), Tarkka sisääntulopaikka, ajo-ohjeet ja kartta
• muistutus henkilöllisyystodistuksen tuomisesta, jos tapahtumapaikalla on turvatarkastus
• muistutus kannettavan tietokoneen ja laturin tuomisesta
• mitä ruokaa/juomia tarjotaan ja milloin (aamiainen, lounas, päivällinen?), ja mitä rajoituksia majoitetaan (kasvissyöjä jne.)
• työpajojen aikataulu, soveltuvin osin
• toimintaohjeesi (tai linkki)
• Jos tapahtumapaikalla on vammaisten saavutettavuusongelmia, sisällytä
• kaikki luettava aineisto, joka valmistaa heitä tapahtuman aiheeseen
• Järjestäjien nimet ja kiitokset / kiitokset sponsoreille

monisteet

tulosta osallistujille, jotka sisältävät:

• WiFi info (SSID ja salasana)
• tapahtuman hashtag ja URL
• aikataulu (alkamisaika, Lounas, päättymisaika ja työpajan aikataulu soveltuvin osin)
• lista taukohuoneista
• suosittele lähellä olevia paikkoja lounaalle/illalliselle (ja sisällytä mahdollisuuksien mukaan kartta)
• lyhyt URL (esim.bitly) tumblr-tai hackpad-sivulle

tulosta yksi kappale per taulukko (eli yksi kappale jokaista ~5-10 osallistujaa kohti).

myös

• valmista dioja tervetuliaissessiota varten (jos haluat)
• Lataa puhelin. Huomisesta tulee pitkä päivä.

Hackathonin aikataulu

kun saavut ajoissa

• varmista, että kaikki on kunnossa: pöydät/tuolit ovat olemassa, projektori toimii, vessat ovat toimintakunnossa
• postita kyltit rakennuksen pääsisäänkäynniltä sinne, minne osallistujien tulisi mennä ensin
• Postittakaa kyltit vessoihin ja kaikkiin muihin huoneisiin, joihin osallistujien on ehkä mentävä
• Asettele nimikyltit. Jos ne on painettu nimet, aseta ne aakkosjärjestyksessä ja jos on paljon ryhmitellä ne osa aakkoset ja post merkkejä.

Tervetuliaissessio

Aloita lyhyt sessio toivottamalla kaikki tervetulleiksi ja laatimalla päivä:

• Esittele järjestäjät
• kiitä tapahtumapaikkaa ja sponsoreita (älä unohda ketään — siksi he sponsoroivat sinua)
• selitä Tapahtuman historia ja tarkoitus
• mainitse käyttäytymissäännöt (taas usein on kyse normien asettamisesta, ei pelkästään sääntöjen valvomisesta)
• kysy kuka ei ole ollut hackathonissa ennen, tai sinun nimenomaisessa tapahtumassasi ennen; Anna aplodit
• selitä logistiikka: Tumblr, työpajojen aikataulu, Lounas, päättymisaika
• rohkaisevat ihmisiä ottamaan ja jakamaan session muistiinpanoja ja tallentamaan projektien etenemistä (katso yllä olevat muistiinpanot hackathonin tarinan kertomisesta)

pienessä tapahtumassa (enintään noin 30 henkilöä) voi saada kaikki osallistujat esittäytymään.

jokaisen, joka on tuonut projektin työstettäväkseen, tulisi sitten esitellä projekti kaikille. Tätä kutsutaan joskus nimellä ” project pitches.”Pidä jokainen piki lyhyenä: johtajan nimi ja kuuluminen, ongelmalausunto, ratkaisu ja tarvittavat taidot/apu. Projektinjohtajilla on tapana puhua niin kauan kuin he voivat, joten saatat joutua katkaisemaan ne minuutin kuluttua kunnioittaaksesi yleisön aikaa. Rohkaise johtajia ajattelemaan, ettei tämä ole värväystä vaan kerskailua siitä, miten mahtava heidän päivästään tulee.

päivällä

joku hoitaa hakkerointihuonetta. Käy tarkistamassa, että kaikki projektit sujuvat ongelmitta. Katso, tarvitseeko joku jotain tai ei löydä jotain työstettävää. Pidä ihmiset aikataulussa. Hälytä kaikki, kun on lounasaika ja tunti ennen lopetusta. Ennen kuin lopetat, varmista, että jokainen projekti on valmis selittämään, mitä he tekivät. Pyydä heitä nauhoittamaan edistymisensä Tumblrissa.

joku johtaa työpajoja. Varmista, että työpajat pysyvät aikataulussa, että osallistujat ymmärtävät johtajan, voivat kuulla johtajan huoneen takaosasta jne. Ole paikalla varmistamassa, ettei Korjaamon johtajalla ole teknologiaongelmia. Järjestäjän pitäisi olla paikalla työpajoissa koko ajan.

Wrap-up

wrap-up-sessio antaa kaikille mahdollisuuden kuulla, mitä muut tekivät päivän aikana. Pienelle ryhmälle pyydä vapaaehtoisia raportoimaan saavutuksistaan tai oppimastaan (erityisesti Työpajan osallistujille). Antakaa aplodit.

isoissa ryhmissä jokainen projekti raportoi saavutuksistaan. Jos mahdollista, anna heidän näyttää töitään projektorilla. Mutta pidä kiirettä. Tässä vaiheessa hankkeilla voi olla paljon sanottavaa. Pidä jokainen projekti 1 tai 2 minuuttia, ja jos ne aikovat näyttää jotain projektorissa varmista, että se on valmis ennen kuin lopetussessio alkaa.

lopulta:

• kiitä tapahtumapaikkaa ja sponsoreita
• kiitä osallistujia ja järjestäjiä
• Jos on jälkitapahtuma, ohjaa ihmiset sinne tai pyydä vapaaehtoista taluttamaan ihmisiä

repimään

lopuksi, kun kaikki osallistujat ovat poissa, varmista, että paikka palautetaan alkuperäiseen tilaansa:

• Siivoa
• poista kyltit
• tarkista löytötavarat

post mortem

tapahtuman jälkeen:

• Kirjoita ylös kaikki mikä meni oikein, jotta voit toistaa sen seuraavalla kerralla
• Kirjoita ylös kaikki mikä meni pieleen, jotta voit välttää sen seuraavalla kerralla
• Laske kuinka paljon tapahtuma maksoi yhteensä ja osallistujaa kohden, vain tietääksesi
• Kartoita osallistujille, mistä he pitivät ja mistä eivät pitäneet
• blogi tapahtumasta