aina silloin tällöin huomaan neuvovani työnantajaa, jolla ei ole FMLA-politiikkaa tai joltain puuttuu täysin mielekkäitä yksityiskohtia. Usein näihin politiikkoihin ei sisälly keskeisiä määräyksiä, joilla suojauduttaisiin vastuusta.
otetaan esimerkiksi FMLA: n 12 kuukauden jakso.
kuten työnantajat tietävät, muulla tavoin tukikelpoisella työntekijällä on oikeus 12 viikon FMLA-lomaan 12 kuukauden aikana. Työnantaja määrittelee erityisesti tämän ”12 kuukauden jakson”. Mitä tapahtuu, kun työnantaja ei ilmoita 12 kuukauden määräaikaa FMLA-linjauksessaan? Heille voi käydä kuten Illinoisin Vankeinhoitolaitokselle (IDOC).
IDOC ilmeisesti ylläpiti FMLA-käytäntöä, mutta se ei tiedottanut työntekijöille, miten 12 kuukauden FMLA-ajanjakso määriteltiin. Silloin käytetään sitä 12 kuukauden optiota, joka tuottaa työntekijälle edullisimman lopputuloksen. IDOC oppi tämän kantapään kautta. Yksi sen työntekijöistä, Mike, otti ja näytti uupuneelta FMLA: lta loman. Hänet irtisanottiin myöhemmin kolmen mittaamattoman poissaolon vuoksi.
päätettyään, että IDOC ei ilmoittanut työntekijöille, mitä se käytti 12 kuukauden FMLA-ajanjaksona, tuomioistuin päätti, että Mikelle olisi pitänyt käyttää ”hyödyllisintä” lopputulosta, mikä käytännössä ansaitsi hänelle takaisin kahden viikon FMLA-loman, jonka hän olisi voinut käyttää tässä tapauksessa. Caggiano vastaan Illinois Dept. korjauksista (pdf)
Auts. Tuo kirvelee.
montako tapaa on laskea 12: een?
käytetään IDOCIN tappiota mahdollisuutena keskustella siitä, mitä 12 kuukauden FMLA-aikaa sinun pitäisi käyttää työvoimasi. FMLA: n säännösten mukaan työnantajat voivat käyttää mitä tahansa neljästä eri menetelmästä laskiessaan työntekijän käyttämän FMLA: n jättämän määrän 12 kuukauden aikana. Sääntöjen mukaan työnantaja voi valita minkä tahansa seuraavista 12 kuukauden jaksoista:
- kalenterivuosi
- mikä tahansa kiinteä 12 kuukauden ”lomavuosi”, kuten verovuosi, valtion lain edellyttämä vuosi tai vuosi, joka alkaa työntekijän ”vuosipäivästä”
- 12 kuukauden jakso, joka on mitattu eteenpäin siitä päivästä, jona työntekijän ensimmäinen vapaa alkaa
- ”liukuva” 12 kuukauden jakso, joka on mitattu taaksepäin siitä päivästä, jona työntekijä käyttää vapaata
tietyn 12 kuukauden jakson valitseminen
työnantajat voivat valita minkä tahansa näistä neljästä laskentamenetelmästä, kunhan menetelmää sovelletaan johdonmukaisesti ja yhdenmukaisesti kaikkiin työntekijä. Kun työnantaja valitsee tietyn 12 kuukauden jakson, se ei kuitenkaan voi siirtyä toiseen 12 kuukauden jaksoon antamatta ensin kaikille työntekijöille vähintään 60 päivän varoitusaikaa muutoksesta. 29 CFR 825.200(D) (1) kuten edellä mainitsin, jos työnantaja ei valitse jotakin edellä mainituista 12 kuukauden jaksoista tai jos työnantaja on muuttanut menetelmää, mutta se on 60 päivän aikajakson sisällä, työnantajan on käytettävä 12 kuukauden jaksoa, joka on kyseisen työntekijän kannalta suotuisin tulos.
on selvää, että jokaisella näistä neljästä menetelmästä on hyvät ja huonot puolensa. Mutta yksi menetelmä erottuu ylitse muiden:” liikkuvan ” 12 kuukauden ajan mitattuna taaksepäin päivästä työntekijä käyttää mitään FMLA vapaata.
anna kun selitän.
menetelmät yksi ja kaksi
kaksi ensimmäistä menetelmää ovat aineellisesti samat siinä mielessä, että ne asettavat kiinteän ajankohdan, johon mennessä FMLA-loman laskeminen aloitetaan. Vaikka nämä kaksi vaihtoehtoa ovat ylivoimaisesti helpoin hallinnoida, ne mahdollistavat työntekijöiden ”pino” 12 viikon FMLA aikoja takaisin, mikä mahdollisesti tarjoaa enemmän lomaa kuin on tarpeen. ’Pinoamisella’ FMLA-loman pitämistä seuraavan FMLA-lomavuoden aikana heti edellisen vuoden aikana pidetyn loman jälkeen.
otetaan esimerkiksi Jane. Työnantajansa” kalenterivuosi ” – menetelmällä Jane pitää neljä viikkoa FMLA-lomaa ensimmäisen kerran 1. helmikuuta. Myöhemmin marraskuussa hän pitää vielä kahdeksan viikon loman, joka vie kalenterivuoden loppuun. Teoriassa tammikuun 1. päivästä alkaen Jane voisi käyttää vielä 12 viikkoa FMLA-lomaa. Tässä esimerkissä tämä laskentatapa mahdollistaa Janelle yhteensä 20 peräkkäisen FMLA-viikon loman. (Se olisi voinut olla huonompi — Jane olisi voinut ottaa 12 viikkoa lopussa vuoden ja toiset 12 alussa seuraavan kalenterivuoden, yhteensä 24 peräkkäistä työviikkoa FMLA vapaata.) Liiketoiminnan jatkuvuutta tavoitteleville työnantajille tämä tahaton tulos voi olla vaikea pala nieltäväksi.
menetelmä kolme
kolmas menetelmä ei poikkea täysin kahdesta edellä mainitusta, mutta se tarjoaa hieman paremman tasapainon yritysten toiminnan jatkuvuuden turvaamisen ja hallinnon helppouden välillä. Tämän menetelmän mukaan työntekijällä olisi oikeus 12 viikon lomaan sen vuoden aikana, joka alkaa FMLA-vapaan ensimmäisestä pitopäivästä. Hallinnollisesta näkökulmasta tämä on helpompi ymmärtää: työntekijä aloittaa virkavapaan 1.helmikuuta, joten työntekijän virkavuosi alkaa 1. helmikuuta. Tällä menetelmällä ei kuitenkaan vältetä edellä mainittua ”pinoamista”. Tässä tapauksessa työnantajat eivät voi välttää tilannetta, jossa työntekijä pitää FMLA-lomaa myöhemmin FMLA-lomavuonna, jota seuraa peräkkäin jopa 12 viikkoa seuraavan FMLA-vuoden alussa (1.helmikuuta).
erityisesti FMLA: n säännösten mukaan työnantajien on käytettävä tätä menetelmää laskiessaan lomaa työntekijälle, joka hoitaa vakavaan vammaan tai sairauteen sairastunutta vakuutetun työntekijää. 29 C. F. R. 825.200(f)
menetelmä neljä
yleisintä (mutta selvästi hämmentävintä) menetelmää, jota työnantajat käyttävät, kutsutaan ”valssausmenetelmäksi”. ”Rolling” – menetelmässä, joka tunnetaan myös HR-piireissä ”look-back” – menetelmänä, työnantaja” look back ” viimeisten 12 kuukauden ajalta, laskee yhteen kaikki työntekijän käyttämä FMLA-aika edeltävien 12 kuukauden aikana ja vähentää tämän yhteensä työntekijän 12 viikon lomaosakkeesta. Näin ollen laskettaessa työntekijän käytettävissä olevaa FMLA-lomaa työntekijän jäljellä oleva käytettävissä oleva saldo on 12 viikkoa miinus se osa FMLA-vapaasta, jonka työntekijä on käyttänyt kyseistä päivää edeltäneiden 12 kuukauden aikana.
säännökset antavat melko suoraviivaisen esimerkin siitä, miten työnantaja laskisi loman tällä menetelmällä:
Jos työntekijä käyttäisi neljä viikkoa 1.helmikuuta 2008 alkaen, neljä viikkoa 1. kesäkuuta 2008 alkaen ja neljä viikkoa 1. joulukuuta 2008 alkaen, työntekijällä ei olisi oikeutta ylimääräiseen lomaan ennen 1. helmikuuta 2009. Helmikuun 1. päivästä 2009 alkaen työntekijä olisi kuitenkin jälleen oikeutettu FMLA-lomaan, jolloin hän saisi takaisin oikeuden pitää lomaa samalla tavalla ja samalla summalla kuin se oli käytetty edellisenä vuonna. Näin työntekijä saisi takaisin (ja hänellä olisi oikeus käyttää) yhden ylimääräisen FMLA-vapaapäivän joka päivä neljän viikon ajan 1.helmikuuta 2009 alkaen. Lisäksi työntekijä alkaisi ottaa takaisin lisäpäiviä 1.kesäkuuta 2009 alkaen ja lisäpäiviä 1. joulukuuta 2009 alkaen. Vastaavasti työnantajat, jotka käyttävät liukuvaa 12 kuukauden jaksoa, saattavat joutua laskemaan, onko työntekijällä oikeus pitää FMLA-lomaa aina, kun lomaa pyydetään, ja työntekijät, jotka pitävät FMLA-lomaa tällä perusteella, voivat joutua FMLA-suojan piiriin sen perusteella, miten he ovat käyttäneet FMLA-lomaa edeltävien 12 kuukauden aikana. Esimerkiksi edellä olevassa esimerkissä, jos työntekijä tarvitsee kuusi viikkoa lomaa vakavan terveydentilan vuoksi 1.helmikuuta 2009 alkaen, vain neljä ensimmäistä viikkoa vapaata olisi FMLA-suojattu.
voittaja
kun käytetään rullaavaa kalenteria tai tarkastelujaksoa, työntekijän 12 viikon FMLA-lomaoikeuteen jäävä vapaa voi sananmukaisesti muuttua päivittäin, koska työnantajan on lisättävä FMLA-poissaolon 12 kuukauden vuosipäivän yhteydessä käytetyt päivät (tai tunnit). Vaikka tämä menetelmä voi olla sekava hallinnoida (kuten laskemalla vapaata käytettävissä eri FMLA päivämäärät kunkin työntekijän, ja tehdä niin aina FMLA vapaata pyydetään), se on ainoa menetelmä käytettävissä asetusten mukaan varmistaa, että työntekijä ei pidä lohko FMLA vapaata yli 12 peräkkäistä viikkoa. Tämän menetelmän toteuttaminen on työnantajan paras puolustus FMLA: n väärinkäyttöä vastaan, ja sillä on taipumus säästää kustannuksia pitkällä aikavälillä. Lisäksi se estää työntekijöitä käyttämästä pitkiä lomia yhtäjaksoisina 12 kuukauden jaksoina. Kun tätä menetelmää verrataan muihin, se on usein työnantajien kannalta paras valinta.
työskentele työsuhdeneuvojasi kanssa varmistaaksesi, että käytät FMLA-vuotta, joka täyttää operatiiviset ja liiketoiminnalliset tarpeesi.
mutta muista!
Älä tee samaa virhettä kuin IDOC teki edellä. Riippumatta siitä, mitä 12 kuukauden FMLA aikana valitset, varmista, että se on selvästi määritelty FMLA politiikka.