tässä artikkelissa annamme lyhyet ohjeet kuittauskirjeen kirjoittamiseen. Kuten näet alla olevasta tekstistä kuittauskirje on virallinen kirje, jossa vahvistetaan asiakirjan tai tavaroiden vastaanottaminen. Se voi viitata myös tapaamiseen tai puhelinkeskusteluun, jonka olet käynyt aiemmin jonkun kanssa, ja siinä tapauksessa kuittauskirje vahvistaa sovitut tai keskustellut tosiasiat ja neuvoo molempia osapuolia tulevissa toimissa.
mikä on kuittauskirje?
Kuittauskirjeet ovat todellisuudessa vastaanottokirjeitä. Ne ovat yleensä hyvin lyhyitä ja palvelevat lähinnä oikeudellisia tarkoituksia vahvistaakseen tietyn asiakirjan tai tavaran vastaanottamisen. Niiden tarkoittaman asiakirjan perusteella voidaan erottaa useita erilaisia kuittauskirjeitä, kuten:
- CV / hakemuskirje, joka vahvistaa ammatillisen ansioluettelon vastaanottamisen, ja/tai hakemusasiakirja tiettyä tehtävää varten;
- irtisanoutumiskirje, joka vahvistaa työntekijän irtisanoutumiskirjeen hyväksymisen;
- Yritysvahvistuskirje, jossa vahvistetaan tietyn asiakirjan tai tavaran vastaanottaminen.
mikä on kuittauskirjeen merkitys?
liikekäytännössä kuittauskirjeillä on tärkeä rooli, sillä ne kertovat päivämäärän, jolloin tietyt asiakirjat tai tavarat on vastaanotettu. Tämä on tärkeää, koska ne todistavat, että toinen osapuoli on täyttänyt sopimuksessa määrätyt velvoitteensa. Siksi ne ovat tärkeitä, koska ne voivat auttaa sinua rakentamaan hyvää luottamusta ja yhteistyötä liikekumppaneiden kanssa.
aina kun yrityksenne saa keneltä tahansa liikeasiakirjan, tulee teidän puoleltanne tärkeäksi lähettää vastalahjaksi kuittauskirje.
kuittauskirjeen asettelu?
letter-otsikkoon kannattaa lisätä yrityksen ja vastaanottajan nimi ja osoite. Alle kannattaa laittaa päivämäärä, jolloin kirje lähetetään / kirjoitetaan.
tutkittavan tulee ilmoittaa tietyn asiakirjan / tavaran vastaanottovahvistus tai tilauksen tai hakemuksen viitenumero.
kirjeen pääosassa tulee ilmoittaa vastaanottovahvistus, sen jälkeen tarkka vastaanottopäivä sekä tieto siitä, onko asiakirjat / tavarat vastaanotettu hyvässä järjestyksessä. Jos tavara on vahingoittunut tai sopimaton, tämä on paikka, jossa se on ilmoitettava.
Seuraavassa ja viimeisessä kohdassa olisi ilmoitettava vastaanottajalle tulevista toimista, joihin on ryhdyttävä, kuten maksupäivä, määräaika, jossa hakija saa ilmoituksen työhaastatteluun jne.
lopuksi kannattaa kiittää vastaanottajaa ja käyttää kunnon tervehdystä.
huomaa, että automaattiset kuittauskirjeet eivät yleensä sisällä henkilökohtaista allekirjoitusta.
tärkeissä kuittauskirjeissä
yleensä kuittauskirjeissä käytetään hyvin samanlaista sanamuotoa, kuten:
- yritys ilmoittaa vastaanottaneensa seuraavat asiakirjat:
- täten ilmoitan vastaanottaneeni seuraavat asiakirjat:
- kirjoitan vahvistaakseni vastaanottaneeni:
- haluamme kiittää lähettämisestä (lainaus, tavarat, asiakirjat jne.)
- kirjoitan viitaten puhelinkeskusteluumme vahvistaakseni …
- saimme paluulähetyksenne(tuotenimi (- nimet))